【正文】 所有的電話都一次回完。把備忘錄和信都一口氣寫完。盡量減少?gòu)淖鲆患罗D(zhuǎn)到做另一件事的次數(shù)。 “下面這種做法可以幫你輕松地從一天中擠出十分鐘，或是十五分鐘的時(shí)間。十一點(diǎn)或一點(diǎn)鐘吃午餐。為什么每個(gè)人都正好在中午十二點(diǎn)去吃午餐?這讓我覺(jué)得很奇怪。他們等在電梯門口，在熟食店前排隊(duì)、再在電梯門口排隊(duì)等候返回，然后還抱怨說(shuō)午餐時(shí)間不夠。 “下面我們來(lái)談?wù)剷r(shí)間管理的另一個(gè)重要方面——干擾。大部分人都不知道誰(shuí)在干擾他們，或是不知道他們?yōu)槭裁幢桓蓴_了。留意一下誰(shuí)總在干擾你，他們?yōu)槭裁催@樣。然后你就可以據(jù)此想想解決的辦法了。 “我發(fā)現(xiàn)，即使你沒(méi)法阻止別人的干擾，也可以縮短他們干擾你的時(shí)間。一般來(lái)說(shuō)，干擾的時(shí)間直接與干擾者的舒適程度成正比。不要讓干擾者坐下，不要讓他在你的辦公室中覺(jué)得輕松自在。當(dāng)有人走進(jìn)你的辦公室時(shí)，站起來(lái)。你可以讓禮節(jié)性的起立比他坐下的速度更快一些。 “辦公陳設(shè)也會(huì)引來(lái)干擾，從而占用了你的時(shí)間。我建議你重新擺放桌椅，避免桌子正對(duì)著人流。如果不斷地看走過(guò)大廳的每個(gè)人，你會(huì)浪費(fèi)大量的時(shí)間?！芭c下屬和老板安排一對(duì)一的會(huì)談，這樣每次都可以收獲頗豐。把需要談的事情集中在一起，一口氣談完，不要一出現(xiàn)問(wèn)題就去打斷別人。 “也許你想問(wèn)問(wèn)下屬：‘我做的哪些事浪費(fèi)了你們的時(shí)間?妨礙了你們的工作?’有些回答也許會(huì)令你大為吃驚。這將節(jié)約你和整個(gè)團(tuán)隊(duì)寶貴的時(shí)間。 “最后，我們來(lái)談?wù)勎宜赖淖罾速M(fèi)時(shí)間的事情——開(kāi)會(huì)。 “杰夫，我曾經(jīng)參加過(guò)數(shù)不清的會(huì)議。我發(fā)現(xiàn)，如果每個(gè)人都事先有所準(zhǔn)備、都很準(zhǔn)時(shí)，而且議題都很集中的話，大部分會(huì)議可以以現(xiàn)在所用時(shí)間的一半成功地開(kāi)完。平均每個(gè)人每年浪費(fèi)在毫無(wú)效果的會(huì)議中的時(shí)間有250個(gè)小時(shí)。有太多的時(shí)間和金錢就這樣被浪費(fèi)掉了!讓會(huì)議更加有效、更加簡(jiǎn)短吧。 “不要染上‘永遠(yuǎn)都定期召開(kāi)會(huì)議’的綜合癥——只因?yàn)闀?huì)議是周期性召開(kāi)的就召開(kāi)會(huì)議。每次會(huì)議都得有必要開(kāi)才行。例會(huì)不是一種回報(bào)豐厚的投資，除非它有助于實(shí)現(xiàn)你們的目標(biāo)。 “要以最重要的事務(wù)作為開(kāi)場(chǎng)白，這樣才不會(huì)有遺漏，而且也不會(huì)過(guò)于匆忙。 “人們遲到時(shí)，不要重復(fù)你已經(jīng)講過(guò)的事情。如果你重復(fù)，其實(shí)相當(dāng)于獎(jiǎng)勵(lì)懶散了的人，懲罰了準(zhǔn)時(shí)的人。 “也許最簡(jiǎn)單最有效的時(shí)間管理之法是準(zhǔn)時(shí)開(kāi)會(huì)，準(zhǔn)時(shí)結(jié)束。比預(yù)定的時(shí)間開(kāi)始得晚是種既無(wú)禮又糟糕的投資。如果十人的會(huì)議上，每個(gè)人都遲到三分鐘的話，就會(huì)有三十分鐘的生產(chǎn)力損失。要好好考慮一下啊! “我只說(shuō)了幾種幫你充分利用時(shí)間的方法而已。其實(shí)方法還有很多。我建議你花時(shí)間讀一本時(shí)間管理方面的書籍，找找其他節(jié)約時(shí)間的方法。” “談到時(shí)間，這次會(huì)談的時(shí)間又到了，”托尼緊接著說(shuō)，“那你本周會(huì)怎么做呢?” “唔，我要完成招聘工作，”我回答說(shuō)，“這是這周的重中之重。您講話時(shí)，我對(duì)我召開(kāi)的會(huì)議做了番回顧，發(fā)現(xiàn)可以更好地為團(tuán)隊(duì)和自己節(jié)省時(shí)間。我還要留心一下誰(shuí)會(huì)干擾我，以及我干擾別人的次數(shù)。如果我是下屬的頭號(hào)干擾者的話，我會(huì)感到內(nèi)疚的。我要去買一本時(shí)間管理方面的書，尋找?guī)臀铱刂茣r(shí)間、控制生活的其他方法?！薄昂芎茫芊?”托尼熱情的鼓勵(lì)堅(jiān)定了我的決心。“從中篩選些方法。我知道你會(huì)為自己和家人擠出更多時(shí)間的?！薄跋轮芤?jiàn)!”效率！效率！規(guī)劃時(shí)間是你自己的責(zé)任?？刂谱约旱臅r(shí)間，這樣就可以控制自己的生活了。通過(guò)理清事情的輕重緩急并進(jìn)行合理統(tǒng)籌，減少干擾，有效地管理會(huì)議來(lái)擠出一點(diǎn)一滴的時(shí)間。 桶和勺子我在早晨八點(diǎn)半時(shí)迅速趕到托尼家。他在門口迎接我。 “杰夫，今天好嗎?上周的工作進(jìn)展如何?”他邊問(wèn)邊把我?guī)нM(jìn)藏書室。“填補(bǔ)職位空缺的工作有進(jìn)展嗎?時(shí)間管理怎么樣?找到可以充分利用時(shí)間的方法了嗎?當(dāng)然，我還想聽(tīng)聽(tīng)團(tuán)隊(duì)是怎樣做的。” “我整個(gè)周末都在期待周一清晨的會(huì)談。上周一切都進(jìn)行得非常好。金和我完成了招聘工作，招收了三名最佳應(yīng)聘者?！蔽艺f(shuō)。 “其中兩位將在兩周內(nèi)上班。還有一位不來(lái)了，他要留在目前就職的公司中。我打算把這份工作交給下一位最佳應(yīng)聘者，但馬克(協(xié)助招聘的一位超級(jí)明星)說(shuō)這位應(yīng)聘者不太適合我們的團(tuán)隊(duì)。他建議我們?cè)僬乙晃桓细竦膽?yīng)聘者。 “因?yàn)槟f(shuō)過(guò)要精挑細(xì)選，永遠(yuǎn)都不要降低標(biāo)準(zhǔn)，所以我讓金重新開(kāi)始尋找合適的人選來(lái)填補(bǔ)最后一個(gè)空缺。沒(méi)錯(cuò)，新來(lái)的兩個(gè)下屬讓我很興奮。 “我還嘗試了幾種管理時(shí)間的技巧。我對(duì)所花的時(shí)間做了記錄，發(fā)現(xiàn)大量的時(shí)間都用在了不重要的事情之上。我還發(fā)現(xiàn)我們辦公室的某個(gè)人一天至少干擾我六次。我給她看了看我們每天交談次數(shù)的記錄，她都不敢相信她給我打過(guò)那么多電話。 “我們約好只在上午十點(diǎn)和下午三點(diǎn)交流意見(jiàn)。我猜您會(huì)稱之為‘集中’。 “我還把每周的會(huì)議時(shí)間砍掉了一半。以前我們一般都開(kāi)一小時(shí)的會(huì)議，不管需不需要我們都會(huì)開(kāi)滿一小時(shí)。這周，我說(shuō)我們要進(jìn)展得快一點(diǎn)兒，三十分鐘內(nèi)結(jié)束會(huì)議。您知道嗎?我們做到了。我們從最重要的事情開(kāi)始談起，全都討論了一遍。團(tuán)隊(duì)中的每個(gè)人那天都多了三十分鐘的時(shí)間，我們用它做了一個(gè)沒(méi)人干擾的計(jì)劃。 “我們想測(cè)驗(yàn)一下您的理論——不被打擾的三十分鐘與被打擾的九十分鐘效果一樣。結(jié)果您說(shuō)的沒(méi)錯(cuò)!有些說(shuō)風(fēng)涼話的下屬認(rèn)為，我們?nèi)昼娡瓿傻墓ぷ鞑豢赡芷匠Ｒň攀昼姷臅r(shí)間，不過(guò)每個(gè)人都說(shuō)，我們這三十分鐘的生產(chǎn)率至少翻了一番。真是不錯(cuò)啊! “您看，托尼。我聽(tīng)從了您的建議，您的建議真是太好了!我覺(jué)得自己現(xiàn)在對(duì)時(shí)間的控制更得心應(yīng)手了，不過(guò)還要繼續(xù)努力。我還買了一本時(shí)間管理方面的書，一有時(shí)間就閱讀。” “那你現(xiàn)在可以笑口常開(kāi)了吧?”托尼笑道，“上周你做了許多不錯(cuò)的選擇。聽(tīng)起來(lái)新員工很有才干，而且愿意加入你的團(tuán)隊(duì)。你在如何利用時(shí)間方面也做得不錯(cuò)。干得好! “現(xiàn)在，如果我是你，就會(huì)去請(qǐng)查德和珍妮回來(lái)工作。你已經(jīng)知道他們是超級(jí)明星了，他們會(huì)與團(tuán)隊(duì)融為一體的。請(qǐng)他們回來(lái)時(shí)，也許你要降低姿態(tài)，不過(guò)我覺(jué)得這個(gè)主意不錯(cuò)。 “打開(kāi)筆記本，看一下與查德和珍妮的談話記錄。他們提到期望你能做到的三件事，是哪三件事來(lái)著?” “讓我看看，”我說(shuō)著，翻到筆記本的前面，“他們說(shuō)要我雇傭優(yōu)秀的員工，指導(dǎo)團(tuán)隊(duì)中的每個(gè)人，讓他們更能勝任本職工作：解雇在其位不謀其政的員工。這是您要問(wèn)的嗎?” “是的，”托尼回答，‘我們’在這三個(gè)方面做得怎么樣?” “我想在雇傭優(yōu)秀員工方面我取得了很大的進(jìn)展，”我回答說(shuō)，“托尼，您真是指導(dǎo)有方啊!我現(xiàn)在對(duì)員工都精挑細(xì)選。金在整個(gè)招聘過(guò)程中給了我有力的支持。我對(duì)新招聘的兩位員工真的感覺(jué)不錯(cuò)。 “至于指導(dǎo)每位員工，讓他們更加勝任工作這方面，我覺(jué)得進(jìn)展還不太大。我對(duì)超級(jí)明星和中層星更為關(guān)注了，但對(duì)他們的指導(dǎo)卻重視得不夠。 “當(dāng)然，我必須要解雇托德。真令人驚訝，我原來(lái)一直覺(jué)得他是個(gè)超級(jí)明星，直到發(fā)現(xiàn)團(tuán)隊(duì)中的其他人在為他掩飾過(guò)錯(cuò)，我才發(fā)現(xiàn)自己錯(cuò)了。我想這說(shuō)明我在管理黑洞中浪費(fèi)了太多的時(shí)間。 “在解雇更多的人之前，我需要明確自己的期望，還要完善對(duì)員工的培訓(xùn)。在該過(guò)程中，我發(fā)現(xiàn)原來(lái)的業(yè)績(jī)?cè)u(píng)估不能準(zhǔn)確地反映真實(shí)的業(yè)績(jī)，所以在解雇員工方面，還有許多事情亟待解決?！? “哦，杰夫，至少在查德和珍妮所提出的三件事上，你已經(jīng)有了進(jìn)展。很不錯(cuò)啊。”我的良師鼓勵(lì)道。 “由于時(shí)間的關(guān)系，我們來(lái)談?wù)勗趺粗笇?dǎo)團(tuán)隊(duì)中的每位員工，讓他們更加勝任工作吧。今天我不打算討論提高業(yè)績(jī)的問(wèn)題，我要談?wù)劚頁(yè)P(yáng)員工以及與團(tuán)隊(duì)中每位員工交流的問(wèn)題。 “幾周前，我們討論了‘管理黑洞’，有時(shí)我們會(huì)因?yàn)楹鲆晥F(tuán)隊(duì)中的重要問(wèn)題，而陷入管理黑洞之中。不管你的頭銜或職位如何，下面的兩條內(nèi)容你要牢記不忘： 1．作為領(lǐng)導(dǎo)者，你的業(yè)績(jī)是團(tuán)隊(duì)共同努力的結(jié)果。員工們需要你——你是重要人物。然而你的成功是下屬的功勞，并非完全源于你自身的努力。2．你對(duì)團(tuán)隊(duì)的需要甚于團(tuán)隊(duì)對(duì)你的需要。不要誤會(huì)了我的意思——你與員工彼此都離不開(kāi)對(duì)方，但團(tuán)隊(duì)中1 7位員工的貢獻(xiàn)加在一起，比你一個(gè)人的貢獻(xiàn)更大。 “為了證明我的觀點(diǎn)，我們來(lái)回答兩個(gè)問(wèn)題。第一，我們兩個(gè)呆在一起的這個(gè)早晨，有百分之多少的工作已被完成了?”像往常一樣，托尼的問(wèn)題總是切中要害。 “我想雖然我不在公司，但員工們大概已經(jīng)完成了95％的工作了吧?！蔽页姓J(rèn)道。 “好的，我同意——95％也許是個(gè)準(zhǔn)確的數(shù)字。有些員工可能會(huì)說(shuō)是105％——你不在時(shí)，他們完成的更多。也許吧，不過(guò)我們以你的95％為例?！? “現(xiàn)在，設(shè)想你的十七位下屬與我在一起，你一個(gè)人留在辦公室中。你能做完百分之多少的工作呢?”他問(wèn)。 “沒(méi)多少!我也許只能做完10％的工作?！蔽依侠蠈?shí)實(shí)地回答。 “你的團(tuán)隊(duì)能完成95％的工作，而你只能完成10％的工作?那么誰(shuí)更需要誰(shuí)呢?顯然你們彼此依賴，但別忘了，你要幫助團(tuán)隊(duì)中的每個(gè)人更加勝任他們所選擇的工作。他們把生命的一部分托付給了你，你有責(zé)任幫助他們成長(zhǎng)——在個(gè)人及職業(yè)生涯兩方面皆是如此。所以你要竭盡全力幫他們成長(zhǎng)為杰出的人物。 “我們來(lái)打個(gè)比方：每個(gè)人都有一桶動(dòng)力。是滿溢的，可能是空的，也可能迫切需要灌滿。桶上有漏洞——你越努力，桶里的動(dòng)力流失得越快。 “每個(gè)人還有一把勺子。實(shí)際上，有些人的勺子又大又長(zhǎng)，總喜歡放進(jìn)別人的桶里。他們的勺子代表著玩世不恭、消極、迷惑、壓力、懷疑、恐懼、焦慮以及其他消磨他人希望和積極性的情緒。 “作為一名領(lǐng)導(dǎo)者，你要讓每個(gè)人的桶里都是滿滿的。你是主要的裝桶人，裝桶的最佳方法是良好的溝通。實(shí)際上，要讓下屬的動(dòng)力桶保持充盈，必須做到四件事。 “第一，要保持桶的充盈，需要知道哪些是要事——這對(duì)做好工作很重要。以前我們談過(guò)這個(gè)問(wèn)題，你和你的團(tuán)隊(duì)已經(jīng)搞清楚了哪些是要事。但如果員工不知道的話，他們的動(dòng)力桶上就會(huì)有漏洞，像滿是槍眼的桶一樣。有目標(biāo)有方向的領(lǐng)導(dǎo)會(huì)填桶。制造混亂和矛盾的領(lǐng)導(dǎo)會(huì)手持勺子，把他人桶中的東西舀光。 “第二，向提桶的人反饋意見(jiàn)，告訴他們應(yīng)當(dāng)怎樣做。也許你認(rèn)為對(duì)員工的表現(xiàn)稱贊一番就可以讓桶滿盈，那你就錯(cuò)了，事實(shí)并非如此。贊揚(yáng)員工可以在短期內(nèi)把桶裝滿，但幾天后，桶上就有漏洞了。不要曲解了我的意思——要記錄績(jī)效，績(jī)效評(píng)估很重要而且很有必要，但這不會(huì)形成長(zhǎng)期的動(dòng)力。 “員工不僅是在績(jī)效評(píng)估時(shí)，其他時(shí)候也要知道自己該怎樣做。給你個(gè)忠告：你的初衷很好——想把桶裝滿，但若不及時(shí)有效地提出反饋意見(jiàn)，桶反而空了。 “要誠(chéng)摯。如果你不誠(chéng)摯地提出反饋意見(jiàn)，員工就會(huì)當(dāng)你不存在。虛情假意的反饋是舀空他人桶中之物的一把大勺子。 “要想把桶裝滿，反饋意見(jiàn)必須明確。如果不說(shuō)明贊揚(yáng)的是誰(shuí)，桶也不會(huì)滿。為什么呢?因?yàn)樘嵬罢卟聹y(cè)你的意圖時(shí)，禁不住會(huì)搔頭皮，桶因而傾斜了。 “要及時(shí)反饋。你裝桶前等待的時(shí)間越長(zhǎng)，他人把勺子伸入桶中的幾率越大。這樣你就得再次返工。 “反饋意見(jiàn)一定要與接受者的價(jià)值體系相一致。不要試圖以對(duì)你很重要、對(duì)別人不重要的東西來(lái)裝滿他們的桶。裝桶發(fā)生在提桶者的心中，而不足裝桶人的心中。 “第三，讓下屬知道你很在意他們，也很關(guān)心他們的工作。要表達(dá)你的關(guān)心、從而填滿團(tuán)隊(duì)之桶的方式可以有多種。當(dāng)然，薪水可以填充他們的桶，但如果你只在遞給他們薪水時(shí)裝滿了桶，它很快就又會(huì)枯竭。找一些對(duì)團(tuán)隊(duì)成員奏效的裝桶方法，以此來(lái)不時(shí)地裝滿員工們的桶。 “下面列出的12種方法可以讓你的下屬們知道，你很在意他們——這些方法對(duì)我認(rèn)識(shí)的一些裝桶人來(lái)說(shuō)，似乎非常奏效。 ●讓員工參與重大決策。傾聽(tīng)他們的意見(jiàn)——他們經(jīng)常能想出最好的主意。 ●記住提桶者及其家人的情況。人們喜歡向他人訴說(shuō)自己家中發(fā)生的事情。當(dāng)你傾聽(tīng)時(shí)，你將讓他們自己填滿自己的桶。 ●為員工倒咖啡。倒咖啡是件輕而易舉的事，而且能讓員工心存感激——這是種輕松地把桶裝滿的方法。 ●將感謝信送到員工家中。人們?cè)诩抑幸话愣贾荒苁盏劫~單和宣傳單，一封措辭懇切的感謝信對(duì)把桶裝滿大有裨益?！袼吞嵬罢咭粡埜卸骺ㄆ?。你的成功有賴于他們的努力——還有什么人能值得你更為感謝呢?●要超級(jí)明星做中層星和流星的良師益友——如果他們感興趣的話。這是種雙贏策略——每個(gè)人的桶都裝滿了?！褚N近員工，記錄下每次重大的裝桶事宜?！裨诠局蟹N一顆樹(shù)，以示對(duì)團(tuán)隊(duì)的敬意。 ●建一個(gè)存有書籍，錄像帶和雜志的圖書館，時(shí)時(shí)整理更新，這樣員工就可以裝滿自己的桶了。 ●用員工及其家人的照片做一面‘榮譽(yù)墻’。 ●遵守裝桶的黃金定律：以員工期望的方式來(lái)對(duì)待他們?！衽c所有員工共度時(shí)光。有時(shí)，只是站在員工身旁，向他們表示你的關(guān)心，就會(huì)自動(dòng)地把他們的桶裝滿。 “第四條，也是最后一條；讓團(tuán)隊(duì)知道他們凝聚為一體有多好。每個(gè)人都想成為成功團(tuán)隊(duì)中的一員。讓員工時(shí)刻保持清醒，知道他們是否正在贏得目標(biāo)； “如果你做到了以上四條——知道首要事務(wù)是什么、提出對(duì)業(yè)績(jī)的反饋意見(jiàn)、工作出色時(shí)給予表?yè)P(yáng)、交流對(duì)團(tuán)隊(duì)的評(píng)價(jià)——員工們就會(huì)不斷地問(wèn)你，他們?cè)撛鯓幼霾拍苎b滿你的桶。你越努力裝桶，自己的桶越充盈?！蓖心崞沉艘谎凼直?，“時(shí)間又到了。那么你本周內(nèi)打算怎么做呢?”“我打算做幾件事。第一，給珍妮和查德打電話，看他們對(duì)重返團(tuán)隊(duì)是否感興趣。我要與他們分享現(xiàn)在已做的及以后將做出的轉(zhuǎn)變。 “我很喜歡你的裝桶比喻。我要拿來(lái)與團(tuán)隊(duì)共享。如果我們都讓勺子遠(yuǎn)離他人的桶，我想我們都將更加動(dòng)力十足、更加高效，也更為快樂(lè)。我也許還會(huì)給他們每人一個(gè)桶、一把勺子，幫助他們理解這個(gè)比喻，同時(shí)也讓大家樂(lè)一樂(lè)。”我說(shuō)。 “非常好，杰夫。祝你成功地請(qǐng)回珍妮和查德。但愿你一帆風(fēng)順。下周是我們的最后一次會(huì)談了。我們將談?wù)勀阕约?，探討一下如何努力才能達(dá)到個(gè)人目標(biāo)。下次見(jiàn)?！毖b滿許多的桶裝桶的四種方法：1. 知道首要的事務(wù)是什么.2. 提出對(duì)業(yè)績(jī)的反饋意見(jiàn)。3. 表?yè)P(yáng)員工。4. 交流對(duì)團(tuán)隊(duì)的評(píng)價(jià)。* 你越努力裝桶，自己的桶越充盈。 進(jìn)入學(xué)習(xí)地帶杰夫。今天你要畢業(yè)啦?！碑?dāng)我們邊握手邊向藏書室走去時(shí)，托尼滿臉含笑地說(shuō)，“上回你畢業(yè)時(shí)，我告訴你學(xué)習(xí)才剛剛開(kāi)始?，F(xiàn)在依舊如此——即使你已經(jīng)驗(yàn)豐富。說(shuō)實(shí)話，也許我從