會(huì)議管理指引手冊(cè)-資料下載頁
2025-06-22 03:21本頁面
【正文】 情況。你認(rèn)為什么原因使我們?nèi)狈M(jìn)展？”●“看起來我們并不了解某些信息，無法立刻解決這個(gè)問題。那么，湯姆，你和我會(huì)后再談?wù)務(wù)l能為我們提供這些信息?！逼x正題●與會(huì)人員討論會(huì)議議程以外的話題，或不支持實(shí)現(xiàn)會(huì)議的理想結(jié)果?！衽c會(huì)人員討論的話題超前于議程的安排，如在沒有確定問題發(fā)生的原因以前已開始討論解決方案?！衽c會(huì)人員投入比議程規(guī)定的時(shí)間更多時(shí)間討論某一議題?！駨?qiáng)調(diào)會(huì)議議程/理想結(jié)果。要求與會(huì)人員發(fā)表與議題相關(guān)的意見?！穹窒碛^點(diǎn)，傳情達(dá)理。向與會(huì)人員解釋不完成議程討論的后果?！窬S護(hù)自尊和總結(jié)建議/行動(dòng)方案。小心打斷與會(huì)人員的談話，以防引起與會(huì)人員的尷尬?？偨Y(jié)與會(huì)人員的建議，隨后要求另一位與會(huì)人員發(fā)表自己的意見。●推后解決問題。當(dāng)與會(huì)人員提出某些未被列入議程相關(guān)問題時(shí)，在一張標(biāo)為“待決問題”的掛圖上記錄這些問題。同意在會(huì)議臨結(jié)束前或會(huì)后的某個(gè)時(shí)間再討論這些問題。●“你能不能告訴我你提的這些意見同今天會(huì)議的議題有什么關(guān)系嗎？”●“如果我們不把重點(diǎn)放在完成議程的討論上，我們可能無法作出決定。這將影響我們整個(gè)的時(shí)間安排。”●“安吉拉，盡管你不得不處理困難的情形，但你依然從中汲取了經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)。干得不錯(cuò)，謝謝你。讓我們聽聽其他人的意見吧，加里？”●“提姆，你說的對(duì)。這是個(gè)重要的問題，我們不應(yīng)該把它忘了。但這個(gè)問題同我們今天會(huì)議的目標(biāo)并不直接相關(guān)，你為什么不把它寫在待決問題掛圖上，讓我們稍后找個(gè)時(shí)間再來討論?！狈恋K討論●某位與會(huì)人員總在其他人發(fā)言時(shí)插嘴?！衲澄慌c會(huì)人員不時(shí)開玩笑，對(duì)會(huì)議流程提出反對(duì)意見，或要求澄清?！衽c會(huì)人員交頭接耳?！衲澄慌c會(huì)人員在遲到或離開又回來后要求你重復(fù)會(huì)議內(nèi)容?！窆膭?lì)輪流發(fā)言。禮貌地停下討論，要求打斷其他人發(fā)言的與會(huì)人員稍后再發(fā)言?！裥紩?huì)間休息。如果某位與會(huì)人員不斷干擾會(huì)議討論，利用會(huì)間休息時(shí)間與該與會(huì)人員私下進(jìn)行交流，并在交流時(shí)運(yùn)用合適的基本原則：－維護(hù)自尊。認(rèn)同與會(huì)人員在會(huì)議中的價(jià)值。－分享。說明你中斷與會(huì)人員繼續(xù)發(fā)表意見的理由。－參與。詢問與會(huì)人員能以什么其它方式參與會(huì)議討論。●強(qiáng)調(diào)會(huì)議議程/理想結(jié)果。強(qiáng)調(diào)完成議程討論和達(dá)成理想結(jié)果的重要性，以鼓勵(lì)與會(huì)人員不要提出任何不必要的問題或評(píng)論?！瘛罢?qǐng)等等。讓卡羅把話說完，然后湯姆你再提出你的意見?！薄瘛拔覀儸F(xiàn)在該休息了。休息十分鐘，怎么樣？”（謹(jǐn)慎地）“亞歷克斯，我能和你談?wù)剢?？”●（私下的）“亞歷克斯，你問的問題的確很有道理?！薄瘛暗乙呀?jīng)在會(huì)前發(fā)給你們的材料中回答了這些問題，我們現(xiàn)在沒時(shí)間再來討論了。”●“你認(rèn)為你能如何協(xié)助大家保持討論進(jìn)度？”●“我想提醒大家我們還有很多議題需要討論。如果我們想達(dá)成會(huì)議目標(biāo)，我們必須把重點(diǎn)放在會(huì)議議題上?！鼻榫w失控●與會(huì)人員大聲抱怨，心煩意亂或感到非常沮喪?！衽c會(huì)人員共同指責(zé)某些沒有出席會(huì)議的人員?！衲澄慌c會(huì)人員暗示另一位與會(huì)人員沒有做好自己份內(nèi)的工作?！褡屑?xì)聆聽，善意回應(yīng)。表示你理解與會(huì)人員的感受和他們產(chǎn)生如此感受的原因，以消除與會(huì)人員的負(fù)面情緒的推動(dòng)討論進(jìn)展?！駨?qiáng)調(diào)會(huì)議議程/理想結(jié)果。強(qiáng)調(diào)改善局面的最好方法應(yīng)是將重點(diǎn)放在團(tuán)隊(duì)能夠控制的方面，例如討論議程上的議題?！裢坪蠼鉀Q問題。如合適，安排某一時(shí)間跟進(jìn)了解與會(huì)人員擔(dān)心的問題。●“我知道這讓人感到不公平。你們覺得你們已經(jīng)得到了他們的同意，可現(xiàn)在他們又說還需要改動(dòng)。我對(duì)此也很失望。”●“讓我們把重點(diǎn)放在我們的議程上吧。能夠改變局面的最好方法之一就是實(shí)現(xiàn)我們?yōu)闀?huì)議設(shè)定的目標(biāo)?！薄瘛叭绻竽阏f的一樣出現(xiàn)了這些錯(cuò)誤，我們可真得想想該怎么解決了。我們什么時(shí)間能碰頭，商量一下如何與他討論？”不積極參與●某位與會(huì)人員只有在被問到問題時(shí)才發(fā)表自己的意見?！衲澄慌c會(huì)人員在回答問題時(shí)只有只言片語?！衲澄慌c會(huì)人員似乎根本不愿意參加討論。●某位與會(huì)人員邊開會(huì)邊做其他事情或思想開小差?！襁\(yùn)用合適的基本原則：－參與。詢問該與會(huì)人員的建議，以引導(dǎo)其暢所欲言。－維護(hù)自尊。表示你重視該與會(huì)人員的意見?！裥紩?huì)間休息。如該與會(huì)人員仍舊在會(huì)議上無所作為，利用會(huì)間休息的時(shí)間私下同與會(huì)人員進(jìn)行交談，并在交談時(shí)運(yùn)用合適的基本原則：－維護(hù)自尊。向該與會(huì)人員說明其在會(huì)議中的作用。－分享。說明你對(duì)該與會(huì)人員的擔(dān)心及你擔(dān)心的理由?！瘛鞍眨覀冞€沒聽聽你的意見。你有什么建議嗎？”●“我記得在去年發(fā)生的類似情況中，你提出了一些很有創(chuàng)造力的建議?！薄瘛拔覀冃菹?0分鐘吧？”（謹(jǐn)慎地）“朱莉，我們能談?wù)剢?？”●（私下地）“朱莉，我們確實(shí)需要聽聽你對(duì)解決這個(gè)問題的建議?！薄瘛澳闶遣皇怯惺裁葱氖?，你今天的話可不多。”五、例會(huì)后的跟蹤管理會(huì)議紀(jì)要應(yīng)于會(huì)議結(jié)束后兩個(gè)工作日內(nèi)完成，經(jīng)會(huì)議主持人或經(jīng)理審核后，傳閱給參會(huì)人員，并抄送給上級(jí)； 會(huì)議紀(jì)要應(yīng)包含：議題結(jié)論、臨時(shí)議題結(jié)論、下次開會(huì)日期； 會(huì)議紀(jì)要中的決策行動(dòng)應(yīng)有執(zhí)行人和完成日期，方便后續(xù)追蹤。12
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