文書學第六章文檔系統(tǒng)的建立復習思考題答案-資料下載頁
2025-06-20 04:54本頁面
【正文】 歸入其中，這種做法是否正確？【答案提示】 錯, 采用復式分類法同一分類層次只能采用一種分類方法。該局采用了“年度—機構(gòu)—保管期限”分類方法，使分類方案在同一層次既出現(xiàn)了按機構(gòu)分類，又按問題分類情況，使分類體系隨意、混亂，影響檢索。3. 由檔案室集中整理歸檔文件的大型機關是否可以采用“年度—保管期限”分類方法？【答案提示】 大型機關無論選擇在哪個環(huán)節(jié)整理歸檔，都不宜選用此分類法，因為不利于“隨辦隨歸”；也未體現(xiàn)出形成規(guī)律和聯(lián)系，給今后的檔案管理和提供利用造成困難。4. 為什么將保管期限作為一項分類標準?【答案提示】 是《規(guī)則》首次提出, 此前僅作為排列要求?，F(xiàn)首先要進行價值鑒定，使同一期限的檔案相對集中；同一事由文件因價值不同分存，就要求計算機發(fā)揮其特有作用，實現(xiàn)相關文件的族性檢索，在手工管理中應編制專題目錄。5. 可否使用文號、級別等其他分類方法?【答案提示】 按《規(guī)則》不允許使用除年度、保管期限和組織機構(gòu)（問題）之外的其他分類方法。因為其他方法不足以反映歸檔文件形成的客觀規(guī)律，違背“事由原則”，提供利用困難。6. 某項工作從1998——2003年持續(xù)5年方結(jié)束，其形成文件如何整理歸檔？【答案提示】 全部文件原則上在結(jié)束年2003年整理歸檔。量大亦可分散到5個年度內(nèi)歸檔，歸檔、排列應掌握同一尺度?！颈菊滤伎碱}】1． 歸檔文件的整理（立卷）的意義。2． 文件立卷的組織機構(gòu)和組織形式的正確確定。3． 歸檔文件整理（立卷）的基本原則及其理解。4． 文件級整理方法的工作流程與主要操作規(guī)范。5． 闡釋主要的文件分類方法。 5
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