文書學(xué)第六章文檔系統(tǒng)的建立復(fù)習(xí)思考題答案-預(yù)覽頁
【正文】 檔案人員參加的全局檔案工作會議，會上由檔案室的業(yè)務(wù)人員講授了新規(guī)則的新做法，并要求各個部門將自身形成積累的文件分為永久、長期、短期三個期限，按照新規(guī)則要求整理2000年的文書檔案。（4） 按照排列順序，在文件首頁的右下角逐件對文件編制件號。分類法：機構(gòu)年度保管期限第一， 不需為每一份文件加封面和封底；第二， 保管期限應(yīng)定為永久、定期（30或10年）；第三， 在最低一級類目下應(yīng)按事由原則排列；第四， 件號位置應(yīng)在文件首頁上方空白處；第五， 檔案盒只是歸檔文件的保管裝具，而不再是一級整理單位。該局采用了“年度—機構(gòu)—保管期限”分類方法，使分類方案在同一層次既出現(xiàn)了按機構(gòu)分類，又按問題分類情況，使分類體系隨意、混亂，影響檢索。會議文件作為成套文件可排列在一起，保持文件間的有機聯(lián)系，但每一件需單獨編件號，并逐一填寫歸檔文件目錄。為某單位擬制一份歸檔文件整理的流程圖。排在最前面的文件（6）某機關(guān)一部分內(nèi)部文件(白頭文件)文件沒有標(biāo)注日期，歸卷時應(yīng)——歸類。，請分別確定以下文件的立卷分工。黨辦，復(fù)本（4） 會議文件——以該大學(xué)名義召開的多個機構(gòu)召開的綜合性會議，歸入——；以學(xué)校名義召開的招生工作專業(yè)會議，歸入——。3. 由檔案室集中整理歸檔文件的大型機關(guān)是否可以采用“年度—保管期限”分類方法？【答案提示】 大型機關(guān)無論選擇在哪個環(huán)節(jié)整理歸檔，都不宜選用此分類法，因為不利于“隨辦隨歸”；也未體現(xiàn)出形成規(guī)律和聯(lián)系，給今后的檔案管理和提供利用造成困難。因為其他方法不足以反映歸檔文件形成的客觀規(guī)律，違背“事由原則”，提供利用困難。2． 文件立卷的組織機構(gòu)和組織形式的正確確定。 5
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