文書學(xué)第六章文檔系統(tǒng)的建立復(fù)習(xí)思考題答案-全文預(yù)覽
【正文】 7． 指出下列《歸檔文件目錄》中項(xiàng)目填寫的不規(guī)范之處，并予以改正。提供利用時(shí)，檔案人員是根據(jù)歸檔文件目錄按照“全宗、年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）、件號(hào)”的順序確定所需檔案的位置后，再按照盒脊上的起止件號(hào)找到相應(yīng)檔案盒需要抽取的實(shí)體。（5） 填寫一式二份的歸檔文件目錄，一份裝訂成冊(cè)，另一份放入檔案盒中作為盒內(nèi)文件目錄。會(huì)后，宣傳處兼職檔案員小文按照以下的方法整理其歸檔文件：（1） 按件裝訂文件，并給每一份文件加封面和封底，以便保護(hù)文件。你認(rèn)為這種分類方法是否合適？為什么？不合適，（按《細(xì)則》要求，不允許使用除年度、保管期限和組織機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）之外的其他分類方法。此外，如果這項(xiàng)工作每年的文件形成量較大，如果不及時(shí)歸檔就有可能會(huì)影響到這些文件的齊全完整并加大平時(shí)管理的難度，同樣可以將這些文件分散到5個(gè)年度內(nèi)歸檔。2． 某公司一個(gè)案件的處理工作從1998年開始至2003年結(jié)束，前后整整持續(xù)了5年，為了遵守歸檔制度，辦案人員每年6月以前都向綜合檔案室移交該案件前一年形成的檔案文件，這樣做是否正確？為什么？上述工作形成的全部歸檔文件，原則上應(yīng)在工作結(jié)束年即2003年一并整理歸檔。該局采用了“年度—機(jī)構(gòu)—保管期限”分類方法，使分類方案在同一層次既出現(xiàn)了按機(jī)構(gòu)分類，又按問(wèn)題分類情況，使分類體系隨意、混亂，影響檢索。如果機(jī)關(guān)文件歸檔制度要求必須逐年歸檔，那么將這些文件分散到5個(gè)年度內(nèi)歸檔也是可以的，但在分類、排列等環(huán)節(jié)上應(yīng)掌握同一尺度，保證查找時(shí)的方便。4． 某市某局每年的收文和發(fā)文數(shù)量都很大，該局對(duì)本機(jī)關(guān)的收發(fā)文采用文號(hào)、級(jí)別分類排列的方法，將本機(jī)關(guān)的收文全部都按照發(fā)文順序，單份裝訂，按發(fā)文號(hào)依次排列。5．某局為貫徹《歸檔文件整理規(guī)則》，于2001年3月18號(hào)召開了由辦公室張主任主持、各部門專兼職
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