文書學第六章文檔系統(tǒng)的建立復習思考題答案-全文預覽
【正文】 7． 指出下列《歸檔文件目錄》中項目填寫的不規(guī)范之處，并予以改正。提供利用時，檔案人員是根據(jù)歸檔文件目錄按照“全宗、年度、保管期限、機構（問題）、件號”的順序確定所需檔案的位置后，再按照盒脊上的起止件號找到相應檔案盒需要抽取的實體。（5） 填寫一式二份的歸檔文件目錄，一份裝訂成冊，另一份放入檔案盒中作為盒內(nèi)文件目錄。會后，宣傳處兼職檔案員小文按照以下的方法整理其歸檔文件：（1） 按件裝訂文件，并給每一份文件加封面和封底，以便保護文件。你認為這種分類方法是否合適？為什么？不合適，（按《細則》要求，不允許使用除年度、保管期限和組織機構（問題）之外的其他分類方法。此外，如果這項工作每年的文件形成量較大，如果不及時歸檔就有可能會影響到這些文件的齊全完整并加大平時管理的難度，同樣可以將這些文件分散到5個年度內(nèi)歸檔。2． 某公司一個案件的處理工作從1998年開始至2003年結(jié)束，前后整整持續(xù)了5年，為了遵守歸檔制度，辦案人員每年6月以前都向綜合檔案室移交該案件前一年形成的檔案文件，這樣做是否正確？為什么？上述工作形成的全部歸檔文件，原則上應在工作結(jié)束年即2003年一并整理歸檔。該局采用了“年度—機構—保管期限”分類方法，使分類方案在同一層次既出現(xiàn)了按機構分類，又按問題分類情況，使分類體系隨意、混亂，影響檢索。如果機關文件歸檔制度要求必須逐年歸檔，那么將這些文件分散到5個年度內(nèi)歸檔也是可以的，但在分類、排列等環(huán)節(jié)上應掌握同一尺度，保證查找時的方便。4． 某市某局每年的收文和發(fā)文數(shù)量都很大，該局對本機關的收發(fā)文采用文號、級別分類排列的方法，將本機關的收文全部都按照發(fā)文順序，單份裝訂，按發(fā)文號依次排列。5．某局為貫徹《歸檔文件整理規(guī)則》，于2001年3月18號召開了由辦公室張主任主持、各部門專兼職
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