淺析秘書的會議管理-資料下載頁
2025-06-20 01:16本頁面
【正文】 如果明確能承受最大的損失和最壞的結(jié)果，這樣決策了也不會輕易搖擺；六是該議的時候要議，該決的的時候要決，該舉手的時候要舉手，該簽字的時候要簽字，盡可能會上形成決議而不要拖到會議結(jié)束了還沒有結(jié)論，要落實責任人、關(guān)鍵行動措施、驗收標準、完成時間、風險防范措施、配套資源支持和關(guān)鍵里程碑等。要事先規(guī)定會議時間，一般的會議不要超過一小時，較長的會議要分大階段進行，每階段發(fā)言人的時間要規(guī)劃和控制好，主持人要把握好會議節(jié)奏。對較長的會議要安排中場休息，且最好提前準備好茶水、甜點和水果等，否則開會時間開長了，大腦轉(zhuǎn)得慢了注意力也不容易集中。會議的記錄一定要完整、規(guī)范、完整，從會議主題、與會人員/缺席人員、發(fā)言、討論記錄到會議決議、表決情況等都要進行詳細記錄，可采用專用記錄格式、卡片，做到規(guī)范、準確、可查，避免事后不認賬。會議結(jié)束后，應盡快下發(fā)會議決議。會議決議不同于會議簡單的流水帳記錄，需要做一定的整理、調(diào)整和提升，因為會議臨時講的可能不全面或有遺漏。會議決議一定要落實責任人、關(guān)鍵行動措施、驗收標準、完成時間、風險防范措施、配套資源支持和關(guān)鍵里程碑等，要簡單、明了。會議決議正式簽發(fā)之前最好安排幾個人交叉檢查，決策人簽發(fā)后最好給與會及決議相關(guān)人員簽名確認以有人推脫。為了要及時貫徹會議精神，要及時發(fā)放會議決議：一可增強會議時效性，發(fā)揮會議的作用；二可乘熱打鐵，取得事半功倍的效果；三可提高會議的效益，增強執(zhí)行力；四可明確責任，并通知到相關(guān)部門。會前充分準備，多應用PPT，要求簡明扼要、重點突出、邏輯清晰，不要整版的文字而應圖表結(jié)合(如果基礎(chǔ)較弱對這一塊最好組織專門如何準備和匯報PPT的培訓，并事先做一些參考模板)。另外，能開電話會議、視頻會議的盡可能利用這些高科技，可大幅節(jié)省交通、住宿等費用和往返的時間成本，大大提高溝通的效率，其投入產(chǎn)出比是非常合算的，尤其是金融危機的情況下多地點辦公、全國性或全球化公司更應多應用一些高科技工具和手段。(三)會后督促會議決策情況的跟蹤檢查，尤其是關(guān)鍵節(jié)點的把握，秘書需要有“盯牢”“管好”“跟到底”的執(zhí)行力來持續(xù)跟進和追蹤，直到相關(guān)部門和人員養(yǎng)成習慣為止，當然最好能有配套的培訓來進一步強化執(zhí)行力。會議決議發(fā)放、跟蹤等也可通過Email、OA、IM（包括、POPO、MSN、SKYPE、RTX等）等多種工具和手段來宣導、提醒和落實。2.結(jié)果要獎懲對不能及時、較好完成任務的予以幫扶、培訓、批評，仍不行的可能須調(diào)崗或淘汰；對主動、積極、按時、高質(zhì)量完成任務的則予以表揚、獎勵或晉升等，讓大家清楚地知道什么樣的行為會受到獎懲從而改變行為甚至習慣。參考文獻[1]樓宇生 《通用秘書學》 同濟大學出版社, 1991?[2]王道榮 《秘書之友》 《秘書之友》編輯部, 1995?[3]袁維國 《秘書學》 高等教育出版社, 1991?[3]楊劍宇 《中國秘書史》 武漢大學出版社，2009047 /
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