淺析秘書(shū)的會(huì)議管理-資料下載頁(yè)
2025-06-20 01:16本頁(yè)面
【正文】 如果明確能承受最大的損失和最壞的結(jié)果，這樣決策了也不會(huì)輕易搖擺；六是該議的時(shí)候要議，該決的的時(shí)候要決，該舉手的時(shí)候要舉手，該簽字的時(shí)候要簽字，盡可能會(huì)上形成決議而不要拖到會(huì)議結(jié)束了還沒(méi)有結(jié)論，要落實(shí)責(zé)任人、關(guān)鍵行動(dòng)措施、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、完成時(shí)間、風(fēng)險(xiǎn)防范措施、配套資源支持和關(guān)鍵里程碑等。要事先規(guī)定會(huì)議時(shí)間，一般的會(huì)議不要超過(guò)一小時(shí)，較長(zhǎng)的會(huì)議要分大階段進(jìn)行，每階段發(fā)言人的時(shí)間要規(guī)劃和控制好，主持人要把握好會(huì)議節(jié)奏。對(duì)較長(zhǎng)的會(huì)議要安排中場(chǎng)休息，且最好提前準(zhǔn)備好茶水、甜點(diǎn)和水果等，否則開(kāi)會(huì)時(shí)間開(kāi)長(zhǎng)了，大腦轉(zhuǎn)得慢了注意力也不容易集中。會(huì)議的記錄一定要完整、規(guī)范、完整，從會(huì)議主題、與會(huì)人員/缺席人員、發(fā)言、討論記錄到會(huì)議決議、表決情況等都要進(jìn)行詳細(xì)記錄，可采用專用記錄格式、卡片，做到規(guī)范、準(zhǔn)確、可查，避免事后不認(rèn)賬。會(huì)議結(jié)束后，應(yīng)盡快下發(fā)會(huì)議決議。會(huì)議決議不同于會(huì)議簡(jiǎn)單的流水帳記錄，需要做一定的整理、調(diào)整和提升，因?yàn)闀?huì)議臨時(shí)講的可能不全面或有遺漏。會(huì)議決議一定要落實(shí)責(zé)任人、關(guān)鍵行動(dòng)措施、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、完成時(shí)間、風(fēng)險(xiǎn)防范措施、配套資源支持和關(guān)鍵里程碑等，要簡(jiǎn)單、明了。會(huì)議決議正式簽發(fā)之前最好安排幾個(gè)人交叉檢查，決策人簽發(fā)后最好給與會(huì)及決議相關(guān)人員簽名確認(rèn)以有人推脫。為了要及時(shí)貫徹會(huì)議精神，要及時(shí)發(fā)放會(huì)議決議：一可增強(qiáng)會(huì)議時(shí)效性，發(fā)揮會(huì)議的作用；二可乘熱打鐵，取得事半功倍的效果；三可提高會(huì)議的效益，增強(qiáng)執(zhí)行力；四可明確責(zé)任，并通知到相關(guān)部門(mén)。會(huì)前充分準(zhǔn)備，多應(yīng)用PPT，要求簡(jiǎn)明扼要、重點(diǎn)突出、邏輯清晰，不要整版的文字而應(yīng)圖表結(jié)合(如果基礎(chǔ)較弱對(duì)這一塊最好組織專門(mén)如何準(zhǔn)備和匯報(bào)PPT的培訓(xùn)，并事先做一些參考模板)。另外，能開(kāi)電話會(huì)議、視頻會(huì)議的盡可能利用這些高科技，可大幅節(jié)省交通、住宿等費(fèi)用和往返的時(shí)間成本，大大提高溝通的效率，其投入產(chǎn)出比是非常合算的，尤其是金融危機(jī)的情況下多地點(diǎn)辦公、全國(guó)性或全球化公司更應(yīng)多應(yīng)用一些高科技工具和手段。(三)會(huì)后督促會(huì)議決策情況的跟蹤檢查，尤其是關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)的把握，秘書(shū)需要有“盯牢”“管好”“跟到底”的執(zhí)行力來(lái)持續(xù)跟進(jìn)和追蹤，直到相關(guān)部門(mén)和人員養(yǎng)成習(xí)慣為止，當(dāng)然最好能有配套的培訓(xùn)來(lái)進(jìn)一步強(qiáng)化執(zhí)行力。會(huì)議決議發(fā)放、跟蹤等也可通過(guò)Email、OA、IM（包括、POPO、MSN、SKYPE、RTX等）等多種工具和手段來(lái)宣導(dǎo)、提醒和落實(shí)。2.結(jié)果要獎(jiǎng)懲對(duì)不能及時(shí)、較好完成任務(wù)的予以幫扶、培訓(xùn)、批評(píng)，仍不行的可能須調(diào)崗或淘汰；對(duì)主動(dòng)、積極、按時(shí)、高質(zhì)量完成任務(wù)的則予以表?yè)P(yáng)、獎(jiǎng)勵(lì)或晉升等，讓大家清楚地知道什么樣的行為會(huì)受到獎(jiǎng)懲從而改變行為甚至習(xí)慣。參考文獻(xiàn)[1]樓宇生 《通用秘書(shū)學(xué)》 同濟(jì)大學(xué)出版社, 1991?[2]王道榮 《秘書(shū)之友》 《秘書(shū)之友》編輯部, 1995?[3]袁維國(guó) 《秘書(shū)學(xué)》 高等教育出版社, 1991?[3]楊劍宇 《中國(guó)秘書(shū)史》 武漢大學(xué)出版社，2009047 /
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