淺析秘書的會議管理(編輯修改稿)
2025-07-17 01:16 本頁面
【文章內(nèi)容簡介】 會議值班起著溝通上下、聯(lián)系內(nèi)外、協(xié)調(diào)左右的作用，保證了會議的順利進行。明確值班工作任務(wù)在會議中協(xié)助搜集有關(guān)情況、文件和資料，傳遞各種信息。要堅守崗位，保證會議信息的暢通無阻。 由會議秘書撰寫新聞報道稿件，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審閱后，向媒體發(fā)送。 在會議召開期間，邀請有關(guān)報社、電臺、電視臺派記者駐會隨訪，發(fā)表消息。 在會議結(jié)束時，召開記者報告會，由會議領(lǐng)導(dǎo)者直接介紹會議情況，并親自回答記者提出的問題。 會議記錄的結(jié)構(gòu)是：標題+正文+尾部。 標題。一種是會議名稱+文種。另一種是文種。 正文。首部+主體+結(jié)尾。 尾部。右下方寫明“主持人：（簽字）”、“記錄人：（簽字）”。 做好會議的簡報工作 會議簡報要迅速反映會議的實際情況，交流會議的經(jīng)驗，溝通會議的信息。要反映出會議的新情況、新問題、新經(jīng)驗、新見解、新趨勢，更好地對會議起到指導(dǎo)和溝通作用。 反饋會前信息、會中信息以及會后傳達落實的情況。 （3）會后工作編寫會議紀要,做好會后督促工作。會議紀要要求實事求是，忠于會議實際，內(nèi)容要集中概括，要有條理，印制并分發(fā)給有關(guān)部門有關(guān)人員或歸檔保存。二 會議管理工作中出現(xiàn)的主要問題及原因解析會議的主要目的就是解決問題，但由于開會技巧不佳或過于頻繁，不但無益于解決問題，反而使問題愈趨復(fù)雜。頻繁的會議與主管層的隨意決策，常常是員工的夢魘；員工花太多時間在無效率的會議上，不僅浪費公司成本，也造成工作效率低下。（一） 會議管理工作中出現(xiàn)的主要問題常年不開會，某些人對會議的作用不夠了解，不知如果利用得好，會議能成為溝通信息、通報情況、交流和統(tǒng)一思想、集思廣義、資源共享、探討策略、商議事項、解決問題尤其是跨部門和跨系統(tǒng)問題和矛盾、布置任務(wù)、促進工作落實、總結(jié)經(jīng)驗、激勵士氣等的一個非常有效的工具和手段。但過多開會、過濫開會，就是一種“病態(tài)組織的表現(xiàn)”；會議拖拉嚴重，形成了效率低下的“大尾巴會”。秘書會前準備如匯報材料或會議流程、時間表不清晰也會造成會議拖沓；，重復(fù)會議會議議題過多，討論不深，都只能蜻蜓點水，一碰到大一點的或難一點就推到“下次專題討論”，同一議題不從根上解決徹底，不得不一次次開會討論治標卻不治本的方案；有些公司為了節(jié)省成本，會議都在公司召開?？墒且恍┲卮蟮氖马棻仨氁诔浞钟懻?、無太多干擾或頭腦風暴的情況下才能形成，在公司開很難不被打擾或受影響。、會下不溝通會議從零開始，與會人員一頭霧水，會議開始時要么花很多時間講明背景、概念或者干脆沒有共同言語。有些公司會議基本屬于臨時通知，相關(guān)人員也不可能做充分的準備，或者重要人員出差在外無法參加會議，這樣的會議效果自然要大打折扣；不到、遲到、早退，秘書會前簽到制度沒有落到實處，決而不議，決而不行，行而不果秘書的會后督促工作沒有做好。開會只是走形式。（二）會議出現(xiàn)問題，導(dǎo)致效果不佳的原因出現(xiàn)這些問題，通常由以下5種原因造成。在這5種原
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