【正文】 氣凌人者打斷別人講話并大聲發(fā)言，企圖破壞不太強(qiáng)硬的與會(huì)者的信心。挑戰(zhàn)挑釁者了解誰(shuí)是盛氣凌人的與會(huì)者，在會(huì)上通過(guò)強(qiáng)調(diào)紀(jì)律性來(lái)對(duì)付他們。空洞的大話這種浪費(fèi)時(shí)間的做法包括有人對(duì)與討論內(nèi)容無(wú)關(guān)的題目作大聲的夸夸其談的講話。使大聲講話者安靜下來(lái)在其他人講話之前避免與潛在的大聲說(shuō)話者進(jìn)行目光接觸，準(zhǔn)備孤立他們。發(fā)怒有些人在會(huì)上利用發(fā)怒作為戰(zhàn)術(shù)武器以求阻止討論，并讓會(huì)議延期。保持平靜找出那個(gè)利用這種高度破壞性的策略的與會(huì)者，如果必要，沉著地講他們逐出會(huì)議。準(zhǔn)確掌握會(huì)議的節(jié)奏是主席的一個(gè)重要任務(wù)。始終要保證有一個(gè)議程且按照議程進(jìn)行，并且既能讓發(fā)言人有充分的時(shí)間講述他們的論點(diǎn)，又不會(huì)使會(huì)議超過(guò)預(yù)定時(shí)間。小提示68：將會(huì)議安排在午餐之前，這樣會(huì)議就更有可能準(zhǔn)時(shí)結(jié)束。小提示69：會(huì)議開(kāi)始時(shí)，告訴與會(huì)者會(huì)議將開(kāi)多久。 當(dāng)你主持會(huì)議時(shí)，要提出準(zhǔn)時(shí)開(kāi)會(huì)這一點(diǎn)，并在預(yù)定開(kāi)會(huì)時(shí)間之前抵達(dá)會(huì)議地點(diǎn)。若有些與會(huì)者遲到了，不等他們趕到就先開(kāi)始。然而若一個(gè)關(guān)鍵的發(fā)言人遲到，等他到來(lái)再開(kāi)始會(huì)議是可以接受的，或者改變議程順序以免延誤會(huì)議。如果延遲開(kāi)會(huì)時(shí)間無(wú)法避免，一定要在會(huì)議記錄中注明延遲的原因。不要浪費(fèi)時(shí)間去為遲到者作扼要重述，而讓他們?cè)跁?huì)議結(jié)束后，自己去弄清他們所遺漏的內(nèi)容，除非他們需要信息以便迅速作處決定。如果會(huì)議的節(jié)奏拖拖拉拉，應(yīng)采取補(bǔ)救措施，盡量在會(huì)議的其余部分作得最好。l 改變位置和聲調(diào)——起立，講得更響一點(diǎn)，更快一點(diǎn)，以振奮與會(huì)者。l 選擇你所知道的健談?wù)咴跁?huì)上發(fā)言，產(chǎn)生一些討論的契機(jī)。l 考慮越過(guò)議程上一些非重要事項(xiàng)，但要保證全體與會(huì)者事先同意你這樣做。l 如果議程上某些部分實(shí)際上要用更長(zhǎng)時(shí)間，可就未盡事宜再安排一次后續(xù)會(huì)議。就完成會(huì)議所有議程來(lái)講，對(duì)總的時(shí)間進(jìn)行分配是很重要的。研究表明，大多數(shù)與會(huì)者注意力集中時(shí)段為開(kāi)頭10到15分鐘，然后注意力下降，在會(huì)議結(jié)束時(shí)再次振作。45分鐘的開(kāi)會(huì)時(shí)間較理想，可使思想不集中的時(shí)間最少。主持會(huì)議時(shí)，嚴(yán)格按照議程，每項(xiàng)議程都應(yīng)有嚴(yán)格的時(shí)間限制，使會(huì)議輕松愉快地順利進(jìn)行。這樣，就能在會(huì)議進(jìn)程中建立并維持一種急迫感和動(dòng)力。l 與會(huì)者通常在會(huì)議開(kāi)始時(shí)處于最善于接受的狀態(tài)。l 每隔一段時(shí)間總結(jié)一下會(huì)議的進(jìn)展。l 提醒離會(huì)議結(jié)束還有多少時(shí)間。l 不能準(zhǔn)時(shí)結(jié)束會(huì)議會(huì)招致與會(huì)者反感。小提示70：讓遲到者明白他們的行為會(huì)產(chǎn)生負(fù)效應(yīng)。主席應(yīng)當(dāng)使每個(gè)與會(huì)者清楚地了解會(huì)議的目的，這很重要。不要讓與會(huì)者偏離主題而浪費(fèi)時(shí)間。如果討論開(kāi)始離題，可以講“今天我們這里不討論那件事，讓我們回到主題”這樣的話，把會(huì)議拉回到主要問(wèn)題上來(lái)?？偨Y(jié)爭(zhēng)論之前，留足時(shí)間給與會(huì)者作一個(gè)簡(jiǎn)短的討論，并且如果恰當(dāng)，對(duì)會(huì)上提出的問(wèn)題進(jìn)行一次表決。一個(gè)長(zhǎng)會(huì)的議程中應(yīng)當(dāng)留有休息和吃點(diǎn)心的時(shí)間。這種休息有幾個(gè)目的：讓與會(huì)者以小組的形式討論問(wèn)題，這可能會(huì)有助于消除一些尷尬的爭(zhēng)論；在特殊情況下為主席提供一個(gè)有用的緩沖時(shí)間，用于延長(zhǎng)或縮短一個(gè)會(huì)議；使身心放松一下。中間不休息的會(huì)議要獲得最佳效果，開(kāi)會(huì)時(shí)間不要超過(guò)90分鐘。點(diǎn)心：在規(guī)定的休息時(shí)間組織供應(yīng)點(diǎn)心。避免凌亂的小吃，不提倡會(huì)議上吃東西。控制會(huì)議的關(guān)鍵在于事先預(yù)見(jiàn)問(wèn)題所在，如果你學(xué)者解讀與會(huì)者的身體語(yǔ)言，你就能鼓勵(lì)正確的行為，避免發(fā)生問(wèn)題，并爭(zhēng)取獲得積極的富有成效的結(jié)果。小提示71：阻止任何次要爭(zhēng)論或個(gè)人談話。通過(guò)許多非語(yǔ)言信號(hào)，可以看出那些對(duì)會(huì)議過(guò)程感到不愉快的人，常?？幢?，朝窗子張望，揉紙片及打呵欠，這些動(dòng)作都表示不感興趣。排外的姿勢(shì)如雙肩聳起并避免目光接觸，表示不想交流，并可能提示沒(méi)有興趣，但也可能表示自信心不足。觀察這些信號(hào)，你才能做出適當(dāng)?shù)姆磻?yīng)，或許需要改變會(huì)議的節(jié)奏。表露憤怒：一種不愉快的表情表示出這個(gè)人對(duì)會(huì)議進(jìn)行的方式感到不高興。他握緊拳頭，低下了頭，挑釁性地瞪著眼，握緊拳頭，頭略低。表示不感興趣：與會(huì)者內(nèi)省的樣子清楚地表明對(duì)會(huì)議缺少興趣，注意力不集中。排外的姿勢(shì)。好爭(zhēng)辯的姿勢(shì)：這位男士舉起他的手吸引主席的注意。他的身體語(yǔ)言表明一種對(duì)抗態(tài)度。挑釁性地用手指著小提示72：請(qǐng)與會(huì)者表明他們發(fā)怒的原因，以打消怒氣。有一些積極的信號(hào)明確地表示與會(huì)者對(duì)會(huì)議的進(jìn)展感到高興。手臂放松且身體前傾或朝向發(fā)言人表示熱情和鼓勵(lì)參與。來(lái)自與會(huì)者持續(xù)的目光接觸表示他們集中注意力于你，并且對(duì)你的講話持有積極的興趣。如果你自己能敏銳覺(jué)察到這些信號(hào)，就能利用這些積極的身體語(yǔ)言來(lái)估計(jì)一個(gè)或多個(gè)與會(huì)者何時(shí)已做出決定，這能幫助你把握結(jié)束討論或付諸表決的正確時(shí)機(jī)。小提示73：以積極的反饋去鼓勵(lì)猶豫的與會(huì)者。小提示74：尋找表明與會(huì)者感興趣的積極信號(hào)。表示感興趣：這個(gè)與會(huì)者頭側(cè)向發(fā)言者，并采取一種開(kāi)放的表情。揚(yáng)起眉毛并微笑是鼓勵(lì)性的。表示熱情：一種支持性并且專注的姿勢(shì)，意味著這個(gè)人對(duì)發(fā)言者所講的內(nèi)容感興趣。密切注意的姿勢(shì)?？瓷先ハ嗨频纳眢w語(yǔ)言在不同文化中表示的內(nèi)容并不相同。例如在中東。頭向上運(yùn)動(dòng)并伴隨著舌頭發(fā)出卡塔聲表示“不”，而在其他地區(qū)，這個(gè)動(dòng)作表示點(diǎn)頭同意。類似地，在印度，搖頭可以表示“是的”，而不是“不”。地中海地區(qū)的居民比歐洲西北部人更多地用手勢(shì)表示。當(dāng)與會(huì)者來(lái)自不同的文化背景時(shí)，你要熟悉身體語(yǔ)言的差異。主席應(yīng)注意與會(huì)者不安定或不感興趣的最微小的信號(hào)。采取行動(dòng)抑制破壞性的信號(hào)，例如，企圖主宰討論的與會(huì)者發(fā)出的信號(hào)。另一些時(shí)候，你或許還得鼓勵(lì)性格內(nèi)向的與會(huì)者發(fā)言。若你感覺(jué)到那些害羞的與會(huì)者不會(huì)通過(guò)他們的發(fā)言來(lái)促進(jìn)討論，就不要強(qiáng)迫他們發(fā)言。想要發(fā)言：這位女士正力圖在討論中發(fā)言，她那夸張的姿勢(shì)是一種吸引主席注意的表示。抬起手以獲得注意害羞地躲避：這位男士不想被人注意，他抱著手臂，并且避免目光接觸。手臂交叉抱著。主席正確到評(píng)估會(huì)議的氣氛是很重要的。會(huì)議氣氛可以迅速地從熱情友好轉(zhuǎn)變?yōu)槭謹(jǐn)骋獾?。若氣氛緊張，應(yīng)趕快行動(dòng)，改善狀況。例如，你若發(fā)現(xiàn)與會(huì)者對(duì)某一個(gè)議項(xiàng)感到厭倦，則轉(zhuǎn)至議程的下一個(gè)項(xiàng)目；若你發(fā)現(xiàn)與會(huì)者對(duì)這個(gè)會(huì)議厭倦了，則可通過(guò)總結(jié)討論來(lái)結(jié)束會(huì)議。若必要，建議進(jìn)行一次最后的表決。Q 每個(gè)人都有機(jī)會(huì)表達(dá)他們的觀點(diǎn)嗎？Q 是否遵守了組織的程序規(guī)則？ Q 你是否牢牢地控制了會(huì)議？Q 你是否通過(guò)向大家提問(wèn)而鼓勵(lì)他們發(fā)言？小提示75：若有人被安排在你以后接著發(fā)言，要留意他們是否變得不耐煩。在正式會(huì)議上，保證所有問(wèn)題和提議的提出都通過(guò)你，以此來(lái)維持對(duì)會(huì)議的控制。任何人想要發(fā)言，都必須引起你的注意并經(jīng)你允許。在非正式會(huì)議上，你也可以充當(dāng)提問(wèn)或爭(zhēng)論的協(xié)調(diào)人來(lái)維持秩序。不要打斷發(fā)言者的發(fā)言，除非他們扯遠(yuǎn)了、超時(shí)了或試圖主宰會(huì)議。主席的責(zé)任是保證各個(gè)與會(huì)者以整個(gè)團(tuán)體的利益為重，必要時(shí)個(gè)人利益放在一邊，會(huì)上的每個(gè)人為著同一個(gè)目的工作。通過(guò)牢牢地控制偏離目的的那些人，并緊緊抓住議程，從而確保實(shí)現(xiàn)這一點(diǎn)。小提示76：點(diǎn)到個(gè)人，并直接向他們提問(wèn)題，以激起辯論。在俄羅斯的會(huì)議上，倘若主席允許交流激烈地進(jìn)行，甚至某些與會(huì)者走出去，不要驚奇。這些行為通常是一些手法，并不構(gòu)成破壞?！翱棺h者”常常會(huì)重新進(jìn)入會(huì)議，并重新參加討論。與會(huì)者經(jīng)過(guò)表決，或者主席利用所掌握的權(quán)威而做出決定，均可達(dá)成協(xié)議。在小會(huì)上表決時(shí)，要求舉手或投票。若你要達(dá)到一致通過(guò)，則可進(jìn)行多次投票。在大會(huì)上，一致同意不太可能，所以在投票開(kāi)始之前，先約定多少票數(shù)“同意”即可通過(guò)決議。估計(jì)會(huì)議的氣氛，如果你看到與會(huì)者對(duì)某一特定行動(dòng)都一致贊同，可不需投票而做出決定。如果會(huì)議因?yàn)榕c會(huì)者厭倦而停頓，或者偏離了主要議題，主席的責(zé)任是重新啟動(dòng)討論，并將它限制于正在討論的議題。為此，試著向在場(chǎng)的與會(huì)者提一個(gè)開(kāi)放性、有多個(gè)答案的問(wèn)題，例如：“讓我問(wèn)一下在場(chǎng)的各位，在那種情況下你會(huì)怎么做？”不要問(wèn)一個(gè)只要回答是或否的問(wèn)題。當(dāng)尋找答案時(shí)，利用你對(duì)與會(huì)者的了解，選擇一個(gè)表達(dá)能力強(qiáng)的人，他可充滿自信地回答你的問(wèn)題?；蛘?，試著自己表達(dá)一種有爭(zhēng)議的意見(jiàn)，以引起進(jìn)一步的爭(zhēng)論。例如，“在那種情況下我會(huì)開(kāi)除部門中的全部員工”。確保你的評(píng)論特別過(guò)分，而不僅僅是做表面文章。如果這還不能使討論再次熱烈起來(lái)，那就不要浪費(fèi)時(shí)間，轉(zhuǎn)到議程的下一個(gè)項(xiàng)目。 程序混亂，興趣各異，甚至故意搗亂，會(huì)導(dǎo)致會(huì)議秩序發(fā)生問(wèn)題。作為主席你必須保證會(huì)議有序進(jìn)行，如果發(fā)生爭(zhēng)吵，要使之恢復(fù)平靜。小提示77：充分了解會(huì)議中正式的紀(jì)律程序。會(huì)議的性質(zhì)決定你作為主席的權(quán)力范圍和程度，以及你能用于維持秩序的程序類型。有兩類會(huì)議：秘密會(huì)議和公眾會(huì)議。秘密會(huì)議由從一個(gè)組織如公司的某個(gè)部門中選擇出來(lái)的成員參加，組織的章程決定主席的權(quán)力范圍。公眾會(huì)議每個(gè)人開(kāi)放，會(huì)議在公共場(chǎng)所舉行，可能受地方法律或法令條例支配；而若在私人聚會(huì)地點(diǎn)進(jìn)行，則受組織者定下的規(guī)則約束。當(dāng)正式會(huì)議的嚴(yán)密程序被破壞時(shí)，便出現(xiàn)混亂。不按照次序講話是一種常見(jiàn)的混亂。倘若出現(xiàn)這種情況，你應(yīng)當(dāng)設(shè)法停止這種爭(zhēng)論。直視講話的人，邀請(qǐng)他們給大家談?wù)勊麄兊南敕?。如果這還不能使他們安靜下來(lái)，采用紀(jì)律程序，嚴(yán)重時(shí)甚至驅(qū)逐他們。若雙方的討論過(guò)于激烈，就站起來(lái)重新控制局面并使他們鎮(zhèn)靜下來(lái)。你站著，高高在上的位置會(huì)使你顯出更大的權(quán)威性。使用一種平靜的有分寸的語(yǔ)調(diào)。 （伸出雙手的姿勢(shì)是一種請(qǐng)求安靜的表示；目光與主要的對(duì)抗者直接接觸。）當(dāng)辯論趨于白熱化時(shí)，不加思考的或者針對(duì)個(gè)人的評(píng)論往往成為火藥庫(kù)，導(dǎo)致摩擦和爭(zhēng)論進(jìn)一步加劇。將討論引回主題并避免個(gè)人因素的卷入，通過(guò)調(diào)解來(lái)消除導(dǎo)火線，以平息爭(zhēng)論，例如“我肯定瓊不是這個(gè)意思……”小提示78：爭(zhēng)吵后讓大家安靜一會(huì)，以使會(huì)議恢復(fù)秩序。問(wèn)題可行的處理方法借口當(dāng)談及一項(xiàng)未完成的工作時(shí)，與會(huì)者會(huì)找借口，如“我忘了”，“這不是我的責(zé)任”。l 在這位與會(huì)者的同事們面前提醒他，希望他以后完成此項(xiàng)工作。l 約請(qǐng)某人監(jiān)督這位與會(huì)者，并保證他完成此項(xiàng)工作。l 將任務(wù)轉(zhuǎn)給他人。設(shè)伏與會(huì)者試圖暗中破壞會(huì)議，所以會(huì)議沒(méi)有達(dá)到預(yù)定的目標(biāo)。l 通過(guò)揭露他的策略來(lái)孤立他。l 若與會(huì)者繼續(xù)試圖阻撓會(huì)議，則休會(huì)。l 在極端情況下，將發(fā)難者逐出會(huì)議。對(duì)抗與會(huì)者對(duì)會(huì)議中所提出的觀點(diǎn)會(huì)采取一種不必要的消極態(tài)度和敵對(duì)態(tài)度，并挑起爭(zhēng)論。l 以會(huì)議目的和達(dá)成一致的需要來(lái)提醒反對(duì)者。l 緊扣事實(shí)，鼓勵(lì)與會(huì)者以平靜的態(tài)度進(jìn)行討論。l 在不損害反對(duì)者的情況下引入幽默，以緩和局面。嚴(yán)重混亂與會(huì)者開(kāi)始罵人，不守規(guī)則，甚至進(jìn)行人身攻擊，將會(huì)議搞得混亂不堪。l 要求大家遵守秩序。l 要求該與會(huì)者離開(kāi)，或趕他出去。l 休會(huì)，而且不確定重新集合的時(shí)間。小提示79：你必須明確每次會(huì)議的規(guī)章。出現(xiàn)混亂時(shí)，你必須迅速解決問(wèn)題，會(huì)議才能繼續(xù)進(jìn)行。會(huì)議的性質(zhì)決定用于恢復(fù)會(huì)議局面的最佳方法。保持低調(diào)的小型非正式會(huì)議，容易控制，倘若會(huì)議陷入混亂，你可行使紀(jì)律程序，休會(huì)直到恢復(fù)秩序，或者在嚴(yán)重混亂時(shí)，驅(qū)逐鬧事者。恢復(fù)大型會(huì)議的秩序，是困難的，尤其當(dāng)破壞是有預(yù)謀的時(shí)候。從一開(kāi)始就緊緊控制會(huì)議，以建立你的權(quán)威，并減少麻煩。l 會(huì)議的規(guī)章會(huì)隨會(huì)議的地點(diǎn)和參加者不同而變化。l 會(huì)議中的某些行為，如誹謗，可能違反刑法和會(huì)議本身的規(guī)章。l 法律程序可用于阻止或促進(jìn)一個(gè)會(huì)議的事宜。l 規(guī)章只有當(dāng)被嚴(yán)格執(zhí)行并一貫遵循時(shí)方才有效。小提示80：把與會(huì)者中的大多數(shù)爭(zhēng)取到自己一邊，孤立會(huì)議中的擾亂者。法律程序可用于控制或指導(dǎo)會(huì)議的事宜，這些程序反映了根據(jù)會(huì)議規(guī)則而授予主席的法律權(quán)力。會(huì)前你必須充分了解有關(guān)法律程序，這樣，你就能有效地主持會(huì)議。合法控制投票是一個(gè)十分重要的權(quán)力，所以開(kāi)會(huì)前與你公司的律師預(yù)先核對(duì)你所擁有的權(quán)力。如果一場(chǎng)激烈的爭(zhēng)辯將會(huì)失控，你可以堅(jiān)持通過(guò)投票解決問(wèn)題。作為主席，在僵持局面中你可能還有第二次或起決定作用的投票權(quán)。法律程序可以規(guī)范與會(huì)者的行為，規(guī)則能夠限制某些言行舉止。必要時(shí)，實(shí)施結(jié)束程序來(lái)結(jié)束會(huì)議。在日本，主席的作用是取得意見(jiàn)的一致。主席常常退出會(huì)議，讓與會(huì)者慢慢地進(jìn)行討論來(lái)獲得解決辦法。然而在美國(guó)，與會(huì)者希望主席用個(gè)人魅力和領(lǐng)導(dǎo)才能加與會(huì)以來(lái)取得一致意見(jiàn)。全力被明顯地用來(lái)維持秩序。積極結(jié)果 消極結(jié)果鬧事者立刻安靜下來(lái)鬧事者停止無(wú)禮行為鬧事者自愿退出會(huì)場(chǎng)鬧事者被住處后平靜地離開(kāi)鬧事者以擾亂治安而被控告鬧事者拒絕離開(kāi)并引起混亂鬧事者進(jìn)一步引起混亂鬧事者繼續(xù)挑起混亂要求鬧事者安靜正式要求鬧事者遵守規(guī)則要求鬧事者退出會(huì)場(chǎng)強(qiáng)制鬧事者離開(kāi)小提示81：通過(guò)改變會(huì)議的主題來(lái)改變會(huì)議的氣氛。小提示82：萬(wàn)不得已才驅(qū)逐鬧事者。如果某些與會(huì)者因妨礙治安的行為而被排斥，因而達(dá)不到法定人數(shù)（正式會(huì)議所要求的最少人數(shù)），則可以休會(huì)。有特殊的處理規(guī)則用于在爭(zhēng)吵或爆發(fā)混亂時(shí)休會(huì)。然而，當(dāng)你決定休會(huì)長(zhǎng)短時(shí)，你可運(yùn)用你的處理權(quán)。可以短暫休會(huì)，如半小時(shí)，讓怒氣平息下來(lái)。對(duì)于更加嚴(yán)重的混亂情形，會(huì)議可無(wú)限期延期。這種情況下，不確定繼續(xù)開(kāi)會(huì)的時(shí)間和地點(diǎn)。當(dāng)議程上的全部事項(xiàng)均已討論過(guò)，并一致同意采取必要的行動(dòng)時(shí)，主席該履行其結(jié)束會(huì)議的職責(zé)了。確保全部決定均被正確記錄，并且所有后續(xù)程序均在動(dòng)議中立項(xiàng)。小提示83：全體與會(huì)者在場(chǎng)時(shí)安排下一次會(huì)議。1． 結(jié)束其他事宜。2． 總結(jié)討論并扼要重述決定。3． 通知與會(huì)者下次會(huì)議的時(shí)間和地點(diǎn)。4． 所有重要的事項(xiàng)都被記下并列入下次會(huì)議中。大部分會(huì)議議程的最后議項(xiàng)是其他事宜，這就為與會(huì)者提供一個(gè)機(jī)會(huì)，提出會(huì)前未曾預(yù)料到的問(wèn)題，如在討論中引出的一些觀點(diǎn)。與會(huì)者有時(shí)策略性的應(yīng)用“其他事宜”向會(huì)議提出有爭(zhēng)議的問(wèn)題，或引入驚人的或未曾預(yù)料到的項(xiàng)目。作為主席你必須決定是否允許這么做。你可以允許討論，也可以就提出的問(wèn)題進(jìn)行表決，還可以將這個(gè)問(wèn)題列入下次會(huì)議的議程，以便在做出決定之前能夠進(jìn)行充分的討論。