高效會(huì)議管理技巧(doc8)-會(huì)議管理-資料下載頁
2025-08-08 09:27本頁面
【導(dǎo)讀】頻繁的會(huì)議與主管層的隨意決策，常常是員工的夢魘；員工花太多時(shí)間在無效率的會(huì)議上，不僅浪費(fèi)公。司成本，也造成工作效率低下。如上圖1-1，會(huì)議是一個(gè)集合的載體。通過會(huì)議使不同的人、不同的想法彙聚一堂，相互碰撞，從而産生。許多高水準(zhǔn)的創(chuàng)意就是開會(huì)期間不同觀念相互碰撞的産物。會(huì)的組織或部門，一個(gè)組織或部門不召開會(huì)議，它的存在價(jià)值就會(huì)受到質(zhì)疑。因此，會(huì)議能夠充分顯示一個(gè)組。來越多，現(xiàn)在人們可以通過Ｅ-mail、多媒體等種種形式進(jìn)行溝通，但是，群體溝通，即會(huì)議這種方式，是任。會(huì)議是一種多項(xiàng)交流，可以集思廣益，實(shí)現(xiàn)有效溝通是會(huì)議的一個(gè)主要目的。度；同時(shí)，借助會(huì)議這種“集合”的、“面對(duì)面”的形式，來有效協(xié)調(diào)上下級(jí)以及員工之間的矛盾。利用開會(huì)彙集資源，以期相互幫助，共同進(jìn)步。年初或年底的會(huì)議通常具有這一目的性。這3種原因是：主持人的技能、會(huì)議的地點(diǎn)以及會(huì)議的準(zhǔn)備工作。
【正文】 安排會(huì)議。這個(gè)時(shí)段的員工開始進(jìn)入一天當(dāng)中的倦怠期，人人希望馬上回家，在這個(gè)時(shí)段舉行會(huì)議往往會(huì)事倍功半。 2．會(huì)議規(guī)範(fàn)本身 會(huì)議規(guī)範(fàn)是指大家達(dá)成共識(shí)的會(huì)議守則。會(huì)議規(guī)範(fàn)主要包括以下條款： ◆所有與會(huì)者將每周工作安排時(shí)間表交給會(huì)議安排人，以找出最適宜所有參 會(huì)人的開會(huì)時(shí)間。 8 ◆超過 1小時(shí)的會(huì)議應(yīng)有書面通知、議程表及相關(guān)資料。 ◆所有與會(huì)者都要準(zhǔn)備在會(huì)上發(fā)言。 ◆準(zhǔn)時(shí)開始，準(zhǔn)時(shí)結(jié)束。 ◆各業(yè)務(wù)單位負(fù)責(zé)人對(duì)決議能否達(dá)成負(fù)直接責(zé)任。 ◆所有與會(huì)者應(yīng)知道維護(hù)別人的尊嚴(yán)，不在會(huì)中羞辱別人，這條規(guī)則最重要，需特別注意。 ◆意見不同是好事，議論才能面面俱到，甚至有人扮“黑臉”。 ◆會(huì)議結(jié)束 23天後，所有與會(huì)者應(yīng)拿到會(huì)議記錄。 ◆所有與會(huì)者應(yīng)承擔(dān)起對(duì)會(huì)議質(zhì)量進(jìn)行反饋的職責(zé)。 ◆必要時(shí)請(qǐng)第三方監(jiān)控，以保證會(huì)議質(zhì)量。 3．固定的會(huì)議流程規(guī)範(fàn) 圖 21 固定的會(huì)議規(guī)範(fàn)流程 固定的會(huì)議流程規(guī)範(fàn)主要包括一個(gè)中心、兩個(gè)基本點(diǎn)。 （ 1）一個(gè)中心 一個(gè)中心是指整個(gè)會(huì)議的議程。一個(gè)中心包括： ■ 會(huì)議的開始，具體包括：致歡迎詞；闡明會(huì)議目的；交流會(huì)議議程；介紹時(shí)間安排、相關(guān)規(guī)章制度；指定會(huì)議記錄人。 ■ 進(jìn)行會(huì)議討論，可以分爲(wèi)不同的議程，比如議程一、議程二、議程三等。具體包括：分享話題和目標(biāo)；交流資訊；産生主意、做決定、確認(rèn)行動(dòng)；總結(jié)。 ■ 結(jié)束會(huì)議，具體包括：總結(jié)；安排下次會(huì)議。 （ 2）兩個(gè)基本點(diǎn) 兩個(gè)基本點(diǎn)是指會(huì)議的一頭一尾，即會(huì)議開始前的準(zhǔn)備和會(huì)議結(jié)束後的跟蹤，這兩個(gè)基本點(diǎn)是最容 易被忽視的。但是，它們卻是保證會(huì)議成敗的關(guān)鍵。所以，一個(gè)規(guī)範(fàn)的會(huì)議流程必須包含會(huì)前的準(zhǔn)備工作與會(huì)後的跟蹤工作。會(huì)前的準(zhǔn)備工作與會(huì)後的跟蹤工作具體包括寫、發(fā)備忘錄，制定跟蹤計(jì)劃，以及安排下次做彙報(bào)的人選等。 【本講總結(jié)】 會(huì)議效率不高是當(dāng)前許多會(huì)議的現(xiàn)狀。因此，找出會(huì)議效率低下的原因就顯得格外重要。通常有 7 大因素致使會(huì)議效率低下，針對(duì)這些因素，應(yīng)在會(huì)前充分做好預(yù)防性管理。 與此同時(shí)，清楚瞭解什麼是高效會(huì)議、會(huì)議規(guī)範(fàn)有哪些也至關(guān)重要，只有掌握了這些，才能從正面引導(dǎo)我們?nèi)绾翁岣邥?huì)議的效率。 【心得體會(huì)】 ___________________________________________________________
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