【正文】 ____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________第9講 會議記錄【本講重點】會議記錄者的功能誰能勝任會議記錄者對會議記錄的10大建議會議記錄者的功能會議記錄者主要有4種功能。◆會議記錄者特別重要。會議記錄在會議中的重要性僅次于主持人，他也是導致一個會議成敗的關(guān)鍵?！魰h記錄者的一個主要功能是記錄和維持議程所設(shè)計的程序。這一功能主要表現(xiàn)在會議的事后跟蹤這個部分。會議記錄者在會議的過程中主要負責記錄、維持會議的議程所設(shè)計的程序，可以起到“和事佬”的作用?！魰h記錄者還有協(xié)助主持人做好會議總結(jié)與歸納的功能。比較落后的工作方法是指派秘書或普通的文員去做會議記錄，現(xiàn)在則流行指派那些有潛力做主持人的員工去做這項工作。因為這樣做可以幫助公司培養(yǎng)后備人才(這里專指那些將來可以去做主持人的人才)。而且，在這個問題上，主張要由不同的員工輪流擔任會議記錄者，而不是由固定的部門秘書來專職擔任，因為這一做法有助于鍛煉一群人，而不是一個人?！粲^察預(yù)防功能。會議記錄者的觀察預(yù)防功能是比較容易被忽視的一大功能。簡單來說，會議記錄者可以以一個旁觀者的角度來觀察會議中是否存在一些誤區(qū)，同時可以從旁對主持人做出提醒。例如，可以清楚地觀察在會議中哪些人發(fā)言過長，哪些人尚未發(fā)言，并對這些情況做好相關(guān)紀錄，以此來提醒主持人。當然，最主要的觀察預(yù)防功能體現(xiàn)在他可以警醒主持人避免走入以下3大會議誤區(qū)：第一誤區(qū) 社會性懈怠社會性懈怠是一個心理學上的名詞，它指的是一種群體的無所謂狀態(tài)。以會議為例，許多會議決議的產(chǎn)生通常都要使用“全體通過”這個名詞，其實這個名詞代表的意義并不是真正的全體意見一致，而是一種群體性的漠視結(jié)果。大多數(shù)人對于主持人或發(fā)言者提出的問題不感興趣或是不予理睬，聽之任之，從始至終好像是在一種參會狀態(tài)，實際是處在一種參與的假象中。對于這種會議誤區(qū)，身在其中的主持人和對答者均不易察覺，只有站在第三者角度上的會議記錄者可以清楚看到，因此，它可以針對此種情況適時做出提醒，避免會議作出少數(shù)人的決議，從而失去了開會的真正價值。第二誤區(qū) 從眾心理從眾心理就是大家都用一種聲音說話。參會者之所以會用一種聲音說話，不是因為站在真理的角度上，而主要是因為規(guī)范性的從眾壓力。例如某個小團體或是很有權(quán)威的某個人的影響力很強，他們的想法因為他們的影響力而對很多個體產(chǎn)生一種強大的壓迫力，迫使許多個體同意其決策。這種誤區(qū)也需要類似會議記錄者這樣的第三者來觀察發(fā)現(xiàn)，并幫助大家及時預(yù)防。第三誤區(qū) 團體極化團體極化指的是會議的討論有時會趨于極端化，或者極好或者極壞。無論是哪種情況，都不利于形成客觀的決議。會議記錄者的客觀立場能夠幫助克服這種誤區(qū)?！咀詸z】會議中非常容易出現(xiàn)社會性懈怠，即許多參會者始終沒有進入會議狀態(tài)，始終不發(fā)表意見，因此，往往影響會議決策的客觀性。如何克服這種情況？為什么？@__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________◆見參考答案91誰能勝任會議記錄者許多傳統(tǒng)的觀點認為會議記錄者是會議中最“簡單”的角色，其實這種觀點已然落后了許多。會議記錄者在現(xiàn)代會議中是僅次于會議主持人的一個重要角色。因為，一名好的會議記錄者可以增進議事效率，而一名不好的會議記錄者不僅徒增誤會，還浪費時間；一名稱職的會議記錄者不僅能仔細傾聽發(fā)言，而且能準確陳述聽到的內(nèi)容，同時記錄好幾項發(fā)言而不失誤。所以，一名會議記錄者需要同時具有多項才能：◆反應(yīng)快。對于大家提到的問題，能夠迅速反應(yīng)。◆寫字快。做會議記錄，寫字速度當然有一定要求?！糁R面廣。在做會議記錄時，經(jīng)常會聽到一些專業(yè)術(shù)語，沒有相對廣的知識面，對這些專業(yè)術(shù)語，你可能既聽不懂，也不會寫。這屬于一個會議記錄者的硬件能力?！粲洃浟μ貏e強。會議記錄者要能記住發(fā)言者所說事情的前因后果，遇到一個很復(fù)雜又冗長的問題時，更需要超強的記憶力，否則，很可能記到最后已經(jīng)不知發(fā)言者所云了?！艚M織能力強?！魞A聽能力強?！艨偨Y(jié)能力強。對會議記錄的10大建議對會議記錄的十大建議：重要的會議應(yīng)錄音下來，從而使整理會議記錄時有依據(jù)。除非有必要，定期召開的會議通常不用錄音。因花費時間記下的詳細發(fā)言內(nèi)容，可能毫無用武之地。大多數(shù)會議都能指定一個會議記錄者。主席最好不要兼任此項工作。此外，會議記錄者最好由與會者輪流擔任。會議記錄者的筆記最好要流暢，易于了解，同時不失真。筆記最好用電腦打出來，方便參閱。會議記錄者的責任還包括：要及時指出令人困惑的發(fā)言，請該發(fā)言人解釋清楚。適時做總結(jié)，協(xié)助討論進行。向與會者確認各議案的排序是否無誤。會議記錄內(nèi)容包含：討論過程中所達成的各種共識（要不厭其煩地向與會者確認每個結(jié)論都無誤）有哪些證據(jù)支持次議案的通過，及反對意見如何分派工作的詳細情形及完成日期。會議結(jié)束后重新整理所記錄的內(nèi)容，盡可能維持在一頁的長度。會議記錄應(yīng)有組織地整理如下：標題，會議目標，主席名字，缺席及出席人名單應(yīng)列在會議記錄起頭處。使用列點或簡短的一段文字，名數(shù)與會者重點工作分派情形及完成日期記錄無誤。通過此決議的評估標準（如有必要）。會議記錄者應(yīng)與主席共同修正會議記錄者錯誤的部分。將此份會議記錄發(fā)送給與會者。【本講總結(jié)】會議記錄者在傳統(tǒng)的會議觀中往往是不受重視的，但是，現(xiàn)代會議使我們認識到會議記錄者在一次高效的會議中占有舉足輕重的地位。會議記錄者的作用僅次于會議主持人，要想成為一名合格會議記錄者一定要具有多項技能。會議記錄者還要充分重視有關(guān)會議記錄的10大建議。只有如此，會議記錄者才能在會議中充分發(fā)揮自己的作用。【心得體會】____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________團隊會議的誤區(qū)會議記錄者除了記錄會議的內(nèi)容外，還必須負責監(jiān)督整個會議的過程，保證會議決策的正確性和規(guī)范性。團隊會議的誤區(qū)主要有以下三點：1：社會性懈怠2：團隊思維3：團隊極化團隊思維產(chǎn)生的原因有：1：達成一致的時候，沒有考慮所有的信息；2：可能是團隊有很強的凝聚力和特別強的領(lǐng)導，他占主導地位，逼著大家都往一個方向思考；3：更重要的是來自規(guī)范性的從眾壓力，使得學員不得不同意最終的決策，而不是內(nèi)心的。 在會議結(jié)束之前，主席發(fā)言5到7分鐘總結(jié)之后，會議記錄者發(fā)給參會人會議評估單，評估這個會質(zhì)量的好與壞。例如會議核對單的條款如下：1：你認為這會議有必要嗎？2：你認為你作為參會者，你的出席有必要嗎？評價會議好壞的標準：1：主持人準備了議程沒有？請大家評議一下。2：開會的目的清楚嗎？3：會議記錄者有沒有？4：會議議程照章進行了嗎？5：是否適時整合了與會者的意見呢？6：工作分配是否得當呢？第10講 會后跟進【本講重點】作為參會者的會后跟進作為主持人的會后跟進自我評定怎樣提高下次會議的質(zhì)量關(guān)于習慣作為參會者的會后跟進人們會以時間緊，任務(wù)急為借口，會后不再考慮開會過程中的各種情形，對于那些認為與自己無關(guān)的會議則更是如此。其實，會后的回顧能幫助自己反思并澄清一些事情，從會議中得到更多的收獲，這是一種良好的習慣。【自檢】在實際工作中，很少有人會在開會之后繼續(xù)跟進工作，人們只是把開會當作開會而已。這種習慣好嗎？如何改正？ @______________________________________________________________________________________________________________________◆見參考答案101作為主持人的會后跟進作為一名會議主持人，在具體工作中不能有任何閃失。即使是會后的跟進工作，也要環(huán)環(huán)相扣，一步一個腳印的認真完成，只有這樣才能給自己和別人不斷創(chuàng)造新的機會。自我評定主持人及參會者自我評定單具體表現(xiàn)是否存在以下問題（1）別的員工曾誤會我的意思有□ 無□（2）與別人談話時我經(jīng)常離開話題本意跳到別的話題有□ 無□（3）如果主持一個會議，我會讓參會人員先了解會議內(nèi)容有□ 無□（4）面對一些人說話時我很緊張有□ 無□（5）在會上，總是只有我一個人說話，沒有成員參與有□ 無□（6）談話結(jié)束時，我會問員工是否明白我的意思有□ 無□（7）我分派工作后他們從不提問有□ 無□（8）我總是把一件事的前因后果澄清給別人有□ 無□（9）如果我表達的意思很復(fù)雜，令人難以明白，我會事先考慮有□ 無□（10）我總是會問：大家還有什么問題嗎？有□ 無□◆以自我評定單中的第6條為例主持人一定要詢問大家是否都已明白自己的意思。值得注意的問題是：詢問要注意方式，最好不要直接問“你們聽明白了嗎？”這樣容易給人造成一種高人一等的感覺，對成年人而言，這顯然會傷及別人的自尊。最好這樣提問：“你們覺得我說清楚了嗎？”其實這樣的問話暗含著你是否聽懂的意思，但是由于語氣非常委婉得體，所以，既可以鼓勵別人提問，又充分顧及了別人的自尊心，可謂一舉兩得?！粢宰晕以u定單中的第9條為例如果主持人在發(fā)言中表達的意思很復(fù)雜，令人難以明白，那你最好事先考慮好這個問題，找到一種能讓大家迅速明白的說話途徑。一般來說，你可以先將這些內(nèi)容作個解釋，然后不斷重復(fù)說明，這樣既可以節(jié)省溝通時間，又能讓別人很快領(lǐng)會你的真意。例如做人力資源管理工作經(jīng)常會使用到一些術(shù)語，這些術(shù)語可能有很多人不太熟悉，諸如H2D（人力資源管理）、H2M（人力資源開發(fā)）等。所以，你要養(yǎng)成一種習慣，在你發(fā)言的時候，首先介紹這些詞語的意思。以免有人不解其意，又不好意思發(fā)問，致使耽擱會議時間，影響溝通效果。怎樣提高下次會議的質(zhì)量怎樣提高下次會議的質(zhì)量：只有必要時才開會。召集會議之前及早著手準備是有效會議的關(guān)鍵。制訂出色的會議議程并事先分發(fā)。時間是寶貴的，開會是要花錢的。準時開會，才能準時結(jié)束。經(jīng)常加以歸納,有意識地把握會議的方向。注意力集中在政策和行動上,別讓意外事件讓你陷入困境。會議記錄應(yīng)闡明最后的結(jié)論。會議成功只有用結(jié)果來衡量。注重結(jié)果，但更強調(diào)實施所有的決定。作為主持人，要勸阻冗長的發(fā)言,鼓勵沉默的人發(fā)言,闡明糊涂的觀點,刪除重復(fù)的話題。關(guān)于習慣【本講總結(jié)】會后的跟進工作既可以說是一次會議的收尾工作，在一定意義上也是下一次會議的準備工作，因此必不可少。會后的跟進包括主持人的會后跟進和參會者的會后跟進。無論是主持人還是參會者，都要學會使用自我評定單，以此來檢查自己工作中的得失，從而為下一次會議質(zhì)量的提高準備條件?！拘牡皿w會】____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________39 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