【正文】 提前一個月發(fā)出通知，了解客人意向，在協(xié)議終止前一個月書面通知部門。7. 持銷售經(jīng)理簽發(fā)的“離店通知單”(一式二份)請客人簽字并到前臺辦理結賬手續(xù)。8. 客人如要續(xù)租應在協(xié)議終止前與銷售部具體談判并簽約。十八、銷售經(jīng)理外出走訪流程1. 銷售經(jīng)理每周外出走訪不得少于規(guī)定數(shù)，如因特殊任務（如接待會議）不能完成走訪任務的要在每周工作報告中說明原因。2. 原則上每周一次部門例會，部門秘書負責通知部門人員會議時間，部門人員不得無故缺席。3. 做好每天的工作日記，填寫銷售報告（月行動計劃）4. 對所有重要的會議，客源信息要及時反饋，以書面形式表現(xiàn)在報告中。5. 定時交納個人的營銷報告，提出新思路、新方法。6. 走訪過程中，對于可能出現(xiàn)的重復現(xiàn)象要盡量避免，原則上已有銷售經(jīng)理走訪的公司，非特殊情況不在走訪。7. 對已有走訪記錄但2個月內無客人來酒店住宿用餐的，可視為全新客戶，由其他人員走訪。十九、會議銷售的操作程序會議洽談前（1）各種會議原則上由市場營銷部負責，涉及租場、住房、宴會等方面的大型綜合活動由市場營銷部會同餐飲公司等共同接洽承辦。（2）先準備好有關推銷資料，如會議價目表、會議宣傳資料，餐飲各類菜譜，租用設備價目表、名片、洽談記錄單位等并按時與客戶見面。（3）帶領客戶參觀會議場地及設施做好介紹性推銷。 會議洽談中（1）根據(jù)預訂要求，查閱《會議/團隊客情一覽表》；（2）了解會議的性質、名稱、時間、人數(shù)、舉辦單位、聯(lián)系人、電話號碼并準確地記錄其要點。（3）確定會場的地點、形式、音響、燈光、服務、項目、所需的橫幅、會標、告示牌、花草布置、簽到臺、迎賓臺、歡迎隊伍、文藝演出等要求。（4）確定用餐標準，宴會人數(shù)、標準、地點、日期以及會議的茶水、水果點心、飲料等要求和標準。（5）確定用房要求，如房間種類、間天數(shù)、日期、價格等。（6）確定場租、設備租用以及其它娛樂配套設施的價格。（7）確定支付方式，并要求會議方支付預算費用的20%作為訂金。（8）確定參會人員泊位數(shù)，司機、陪同就餐休息地點。（9）盡量滿足會議方要求，若有困難需事先向客人解釋清楚，以免誤會。（10）洽談結束前，重復各項要點最終確定，簽定《會議協(xié)議書》，一式二份，雙方各執(zhí)一份。（11）根據(jù)洽談要求，填寫《會議接待通知單》《會議室使用通知單》《用餐通知單》，按所涉及的部門，一式幾份，一份留存，其余送到有關部門，要求至少提前三天送達。會議期間（1）會議前一天，與財務聯(lián)系，了解會議方支付訂金情況，如未交，要提醒；對信譽欠佳者，可采取相應的措施，對老客戶可酌情放寬有關限制；總之，要區(qū)別對待，確保所有款項收齊。（2）如有變化，應及時填寫《變更通知單》通知有關部門，細小變化可電話通知，記下對方姓名，以便查實。（3）會前一小時檢查會場布置情況。（4）會議期間，全方位跟蹤服務，了解客人的反映，及時處理與協(xié)調有關問題。保證會議客人滿意。會議結束后（1）會議結束時，及時與總臺聯(lián)系，確保所有款項收齊，處理可能出現(xiàn)的問題，如匯款到飯店則需經(jīng)辦人對所有款項簽字認可。（2）征求會務和開會者的意見，作好記錄，并填寫《客戶意見反饋表》。（3）由部門文員將《會議協(xié)議書》、《會議接待通知單》歸類，并登記在《會議/團隊經(jīng)營情況一覽表》上。（4）由公關銷售部經(jīng)理為會議客戶建檔，注明所有細節(jié)，以便今后有針對性地推銷。二十、重點賓客/公關接待服務操作程序 接受預訂（1）由公關銷售部經(jīng)理將《重點賓客/公關接待申報單》報送總經(jīng)理審批。（2）營銷經(jīng)理根據(jù)前廳部下發(fā)的《重點賓客接待通知單》，根據(jù)接待規(guī)格安排部門人員接待。（3）公關客人由營銷總監(jiān)根據(jù)接待規(guī)格安排部門人員接待?？腿说竭_前的準備工作（1）與前廳部緊密配合，作好各類房間的安排工作，在客人到店前一天作好房卡、房間鑰匙、信封等的準備工作。（2）與管家部緊密配合，按照接待標準提前布置好房間，公關銷售部經(jīng)理于客人提前三小時協(xié)助檢查房間設施是否完好，鮮花、水果、歡迎卡等是否擺放到位。（3）與餐飲公司緊密配合，公關銷售部經(jīng)理于客人提前兩小時，按照接待標準安排好用餐地點、時間、人數(shù)等。（4）由公關銷售部經(jīng)理負責準確掌握客人使用的交通工具、車次/航班、接站車輛等通知前廳部安排接站?？腿说竭_時的服務（1）按照接待等級，相關接待人員提前10分鐘到達大堂門口，等候客人到達。（2）人事培訓部保安人員負責維持好門口秩序，引導車輛的停放。（3）客人到達時按照等級要求鮮花，介紹主要領導。（4）相關領導陪同客人乘電梯至入住的客房。（5）前廳部負責登記、行李運送等工作?？腿俗〉昶陂g服務（1）客人在店期間，由公關銷售部經(jīng)理負責在店協(xié)調、及時解決各類問題。（2）負責每日落實客人次日的用餐及活動安排。（3）如有必要，安排照相事宜?？腿穗x店服務（1）落實客人準確的離店時間，通知前廳部等相關部門。（2）至總臺了解客人帳務情況。（3）通知相關送行人提前10分鐘至大堂等候。（4）提前落實送客車輛并通知前廳部。（5）前廳部禮賓班組負責運送客人行李。（6）與客人握手告別，直至目送客人離去。客人離店后工作（1）公關銷售部經(jīng)理做好資料、圖片的存檔工作。（2）適時與客人聯(lián)絡，增進彼此友誼。（3）對有新聞價值的接待活動，可撰寫新聞稿送新聞單位。二十一、與各部門溝通協(xié)調的操作程序 （一）公關銷售部與前廳部公關銷售部對收到的每份客戶訂房傳真、已確認的團隊訂房、已確認的會議、已確認的長包房，應及時填寫相關表單交前廳部客房預訂。公關銷售部應將所接待的重點賓客客人等級及餐飲、住房安排標準等內容及時填寫相關表單交前廳部客房預訂，由前廳部客房預訂負責通知其他相關部門。預訂單上有關旅游團隊、散客餐飲標準信息的，公關銷售部應根據(jù)規(guī)定及時通知前廳預訂組。公關銷售部應將所有海內外客戶的詳細地址、郵政編號、電話、傳真、聯(lián)系人名單及飯店給予該公司的折扣標準等信息以表格形式遞交前廳部客房預訂。關于旅游團隊延長住房的房價，公關銷售部應與前廳部協(xié)商，并由公關銷售部將協(xié)商后的價格通知團隊領隊。公關銷售部應將海外訂房中心及網(wǎng)絡的銷售價格、產品組合、訂房情況和流量報告及進程報告通知前廳部。公關銷售部應及時向前廳部反饋賓客意見，并與前廳部共同安排好來飯店參觀者的有關工作。（二）公關銷售部與餐飲部公關銷售部接到海內外客戶有關餐飲預訂內容的電話、傳真時，應填寫有關通知單送交餐飲部。公關銷售部對特殊團隊、散客需要免費、優(yōu)惠用餐的，經(jīng)報營銷總監(jiān)審批同意后送交餐飲部執(zhí)行。涉及在餐飲場所進行的重大促銷活動或經(jīng)營活動，公關銷售部應事先向餐飲部送達任務通知單，并就任務落實進行協(xié)調、擬寫備忘錄。將接到的訂餐、酒會、宴會及其他有關任務及時通知餐飲部。公關銷售部負責協(xié)助餐飲公司進行營業(yè)場所內所需的廣告、橫幅、裝飾設計及各項餐飲促銷活動宣傳單片的設計、制作工作。（三）公關銷售部與財務部公關銷售部制定各項促銷價格需及時通知財務部。公關銷售部與相關單位簽定的應收帳協(xié)議需符合財務部的有關規(guī)定，應收帳協(xié)議文本應交財務部留存。公關銷售部每月收到財務部開具的各類長包房及應收款帳單時，應積極配合做好催款工作。（四）公關銷售部與總經(jīng)理辦公室公關銷售部將搜集的賓客意見和重大投訴及時以書面形式報告總經(jīng)理閱示，遵照指示妥善處理，并將處理結果反饋給賓客。公關銷售部須于每年的10月份將次年的市場計劃、重大活動計劃、市場信息報告及各類預算上報總經(jīng)理室。（五）公關銷售部與工程部公關銷售部接到重要團隊或重大接待任務需臨時增加設備、設施時，應至少提前三天將有關計劃和要求預先通知工程部。公關銷售部接到租用長包房、租賃或承包飯店經(jīng)營場所等業(yè)務時，應至少提前三天將租用方需用的電器設備的情況及時通知工程部，由工程部負責對租用區(qū)域內的電器容量進行測定審核后方可使用。若承租方提出需對租用場所進行必要的裝修改造時，公關銷售部應與工程部共同研究提出實施方案，報總經(jīng)理批準后由工程部落實實施。（六）公關銷