總經(jīng)理室幕僚的角色和功能-資料下載頁
2025-05-28 00:04本頁面
【正文】 動(dòng)的項(xiàng)目，但是大多推行了一段時(shí)間后就無疾 而終，為什么呢 ? 就是缺少一個(gè)長(zhǎng)期運(yùn)作的機(jī)制，所以5S真的變 成一個(gè)活動(dòng)，等活動(dòng)結(jié)束之后，5S真的也結(jié)束了。像類似這種CASE 一多，總經(jīng)理室要在推項(xiàng)目，大家的信心當(dāng)然會(huì)比較低。當(dāng)然幕 僚人員規(guī)劃的能力與經(jīng)驗(yàn)不足，也是另一種原因。其它像提案改 善制度、品管圈等等都是常見項(xiàng)目，但也是推動(dòng)后最常會(huì)無疾而 終的項(xiàng)目。 有時(shí)候推動(dòng)的項(xiàng)目是因?yàn)閷儆谄娴?，缺乏整體規(guī)劃，所以 注定要失敗。例如，有的公司總經(jīng)理室，要各部整理部門及個(gè)人 職掌，以便進(jìn)行工作合理化，但是當(dāng)各部門大費(fèi)周章整理出來之 后，卻被束之高閣，因?yàn)楦鞑块T所寫的，是否合理? 合理性的檢 討依據(jù)是什么 ?等等這些都是重點(diǎn)，如果未能確實(shí)了解檢討及應(yīng) 用的方法，則各部門所寫的資料，往往只是浪費(fèi)時(shí)間而已。所以， 當(dāng)有問到，”你們公司有個(gè)人職掌資料嗎?”，雖然回答”有”， 但是事實(shí)真的是這樣嗎? 恐怕內(nèi)容多少會(huì)心虛吧！等過了一陣子 之后，還要在寫個(gè)人職掌資料時(shí)，各部門一定會(huì)說”又來了”、 ”真是煩ㄟ”。 另外，有些老板在外面聽到一些課程或看到什么報(bào)導(dǎo)，或是 在”別人有推動(dòng)我怎么可以沒有”的情況下，就要總經(jīng)理室的幕 僚跟著推行，這種情況下推的項(xiàng)目，失敗的比率特別高。如果這 些項(xiàng)目沒有經(jīng)過較仔細(xì)的評(píng)估或是在經(jīng)營(yíng)干部間形成共識(shí)，總經(jīng) 理室就冒然推出，以雞毛當(dāng)令箭，其下場(chǎng)是可想而知的。如果經(jīng) 營(yíng)者內(nèi)心事先就認(rèn)為許多沒有這樣來來幾回的推動(dòng)是不行的，那 還好。否則企業(yè)內(nèi)經(jīng)過各種不同項(xiàng)目的折騰，管理水準(zhǔn)及獲利卻 未見提升，這種情況下，幕僚是會(huì)逐漸走光光的。 七、幕僚人員的培訓(xùn) 從前面的說明可知，幕僚的主要功能。但是幕僚要如何培養(yǎng) 呢? 這可分基層與高層幕僚來探討?；鶎拥哪涣牛上扔筛鞑块T 幕僚先培養(yǎng)起，然后再輪調(diào)至總經(jīng)理室擔(dān)任幕僚，因?yàn)橛谢鶎拥?經(jīng)驗(yàn)，這樣比較能夠理解基層的想法，也比較能被其它人員及主 管認(rèn)同。而高層的幕僚，最好是擔(dān)任過其它部門課長(zhǎng)以上的主管 ，再調(diào)任比較適合。 其實(shí)幕僚的培養(yǎng)，與公司的輪調(diào)制度息息相關(guān)。尤其高層的 幕僚若能先歷練不同的領(lǐng)域與部門，對(duì)幕僚獨(dú)立作業(yè)的能力及思 考的廣度也會(huì)比較好。因?yàn)榭偨?jīng)理室的高階幕僚，如果對(duì)公司的 經(jīng)營(yíng)面了解不夠深入的話，會(huì)很難與各部門課長(zhǎng)或是主管周旋， 三兩下就被考倒，是不利總經(jīng)理室推行任何項(xiàng)目的。 一般說來，幕僚須具備的能力包含生產(chǎn)、銷售、人力資源、 研發(fā)、財(cái)務(wù)，視個(gè)人負(fù)責(zé)的業(yè)務(wù)不同，而產(chǎn)生涉入程度的不同。 不過，不論哪一種領(lǐng)域，共通的能力卻是相同的，例如成本概念 、產(chǎn)品知識(shí)、語言能力、企劃能力、業(yè)務(wù)協(xié)商能力、PC應(yīng)用能力 等等，這些都是幕僚人員不可或缺的部分。 所以一個(gè)無工作經(jīng)驗(yàn)的新進(jìn)人員，是無法獨(dú)立承擔(dān)經(jīng)營(yíng)幕僚 的責(zé)任，即便其個(gè)人很快與其它部門的人員混得很熟，但是對(duì)各 個(gè)領(lǐng)域的作業(yè)流程習(xí)性、產(chǎn)品特性等等尚未能夠深入了解的情況 下，若賦予重責(zé)大任，很快就會(huì)夭折的。理由很簡(jiǎn)單，因?yàn)閷?duì)公 司作業(yè)流程上不熟悉的情況下，會(huì)產(chǎn)生許多挫折感。 因此如果幕僚是從總經(jīng)理室自己培養(yǎng)，那么新人從簡(jiǎn)單事務(wù) 開始與相關(guān)聯(lián)系，透過人派的建立與基層作業(yè)流程的了解，逐漸 提高自己的專業(yè)。不過這個(gè)過程，如果沒有計(jì)劃性的進(jìn)行，越來 越多的新進(jìn)人員不能夠適應(yīng)這種放牛吃草型的培訓(xùn)方式。一來短 期內(nèi)沒有目標(biāo)，二來時(shí)間太長(zhǎng)，在這種講求速成的時(shí)代，雖然有 時(shí)我們會(huì)很感嘆「有七歲的數(shù)學(xué)天才，卻沒有七歲的管理天才」 來向新人表示要學(xué)經(jīng)營(yíng)管理需要一段時(shí)間的投入，但是大多人還 是不愿意花這么多的時(shí)間來學(xué)習(xí)。 因此，如果能夠從公司中有管理興趣的員工中發(fā)覺人才，也 是一種很好的方式。有些不適合擔(dān)任主管職，卻對(duì)經(jīng)營(yíng)管理很有 sense的人，都是總經(jīng)理室幕僚的適合人選，如果是擔(dān)任主管的人 才，最好也能先輪調(diào)至總經(jīng)理室，負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)各部門的沖突、推動(dòng) 改善項(xiàng)目等等，讓這些人員比較能以宏觀的想法，來看待各部門 間的沖突與改善項(xiàng)目，等到自己被派任擔(dān)任部主管時(shí)，眼光就不 會(huì)短淺。 高層在鼓勵(lì)幕僚人員時(shí)，最好要顧慮其它部門吃味的心理， 因?yàn)楫吘构緝?nèi)還有其它直線的部門，太搶鋒頭，以后可能比較 難獲得各部門的支持。因此對(duì)幕僚人員臺(tái)面上可以給掌聲，而其 他部門則要給臺(tái)面上的實(shí)質(zhì)鼓勵(lì)，例如獎(jiǎng)金，即便要給幕僚獎(jiǎng)金 或是其它好處都要私下低調(diào)比較好，這樣或許有助于幕僚的存活 率。 八、結(jié)論 幕僚人員應(yīng)該了解，即便自己在公司中沒有很清楚的定位， 自己卻不能跟著這樣迷糊地過日子。只要認(rèn)清自己希望朝幕僚工 作領(lǐng)域發(fā)展，則一定要有自我充實(shí)的計(jì)劃，這樣才不會(huì)因公司的 環(huán)境不好，連帶著也讓自己原地踏步?；蛟S從事幕僚工作的人， 多少需要帶點(diǎn)理想性格吧，本著我們可改變企業(yè)文化的精神與信 念，往目標(biāo)邁進(jìn)。我們可以用「change」這個(gè)單字來鼓勵(lì)我們自己。 C: Character 品格及人格特質(zhì) 一個(gè)協(xié)助經(jīng)營(yíng)管理的幕僚，一定要注意自己的品格。推動(dòng)各 項(xiàng)項(xiàng)目獲改善的工作，需要取得他人的信任，如果同事對(duì)我們的 操守品格不信任，那一定會(huì)遭受非常多的困難。并且要調(diào)整自己 的個(gè)性，使自己常常充滿抱負(fù)與服務(wù)熱誠(chéng)。一個(gè)沒有熱誠(chéng)的人， 是無法吸引別人的，如果是這樣，還能談得上改變別人、改變企 業(yè)文化嗎? H: Help others hear the policy 公司任何政策，不是公告一貼、規(guī)章辦法發(fā)出或是EMAIL送 出就會(huì)達(dá)到效果，幕僚要勤于走動(dòng)，與人實(shí)際面對(duì)面的互動(dòng)，向 他們不厭其煩的解釋各項(xiàng)政策，這樣干部與員工才能確實(shí)了解政 策制度的意義與他們的關(guān)系。員工與經(jīng)營(yíng)高層的共識(shí)才能建立， 而幕僚也才能知道基層人員的心聲，各種項(xiàng)目的推動(dòng)阻力才會(huì)變 少。 A: Actively works hard 努力為著別人的好處工作，而不是處處想到自己。別人經(jīng)由 我們的努力工作而取的成就，其實(shí)也是我們的成就。幕僚本來就 是幕后的操縱者，舞臺(tái)是第一線人員的，將掌聲歸與他們，日后 他們更能體會(huì)我們推動(dòng)任何項(xiàng)目的意義，沒有他們的配合，幕僚 玩得下去嗎? N: Notice achievements 注意各部門人員或主管的優(yōu)點(diǎn)與成就，并公開稱鉆。各項(xiàng)專 案的推動(dòng)，在過程請(qǐng)高階主管適時(shí)地給予鼓勵(lì)，有小進(jìn)步，以后 才有大進(jìn)步。否則在動(dòng)則得咎的情況下，員工是不會(huì)愿意主動(dòng)甚 至被動(dòng)來更改的。鼓勵(lì)比批評(píng)與責(zé)備，效果大得多又不花錢，這 個(gè)道理很簡(jiǎn)單，可是要很用心去做才會(huì)有效果喔! G: Goaloriented player 過程雖然重要，但是也不要忘了我們推動(dòng)項(xiàng)目的最終目標(biāo)， 時(shí)時(shí)提醒自己所推動(dòng)的項(xiàng)目其最終的目標(biāo)。否則最后面臨績(jī)效檢 討時(shí)，可是會(huì)很難看的。 E: Enlists others to help 幕僚個(gè)人再厲害，還是需要?jiǎng)e人來完成各項(xiàng)項(xiàng)目。過程中運(yùn) 用別人的專業(yè)能力、人際關(guān)系，將使得我們?cè)谀涣诺墓ぷ魃?，有?神助，絕對(duì)是可能的。 14 / 14
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