【導(dǎo)讀】，培養(yǎng)學(xué)習(xí)興趣和樹立專業(yè)信心。書所應(yīng)遵循的職業(yè)操守等等。這個行業(yè)中，還是有一些共同的規(guī)范需要掌握和遵守。上官婉兒是唐高宗時宰相上官儀孫女。上官婉兒文不加點，須臾而成，且文意通暢，詞藻華。武則天看后大悅，當(dāng)即下令免其奴婢身分，不久，上官婉兒又因違忤旨意，罪犯死刑，但武則天惜其文才而。特予赦免，只是處以黥面而已。以后，上官婉兒遂精心伺奉，曲意迎合，更得武。作為一代女皇武則天的心腹，上官婉兒以才女著稱。廷武官和男寵，僅僅一時充當(dāng)武則天鎮(zhèn)壓反對派的工具。忠勇將帥多是武則天政策的執(zhí)行者。一面精心侍奉武則天，一面在宮中執(zhí)掌制定命令，為武則天代筆草擬敕。在規(guī)定的時間內(nèi)完成答卷上的題目。

　　

【正文】 可以概括為：企業(yè)信息、國際市場信息、客戶信息、貿(mào)易信息、國際金融信息 法律信息、交際活動信息、 秘書收集的信息，有以下三方面特點： ⑴ 領(lǐng)導(dǎo)者要求秘書人員提供的信息資料大多帶有全局性、方向性、綜合性，與社會組織的整體發(fā)展情況大局有關(guān)。 ⑵ 要為變換著的中心工作與臨時索要等突發(fā)性任務(wù)做好準(zhǔn)備。 ⑶ 收集儲存的信息資料大多具有較長時期的使用價值，如起草文件，常常要翻閱過去相關(guān)的文件，以求保持政策的連續(xù) 性；說明問題或預(yù)測未來對常查找過去的資料。 收集方式： 一、是傳統(tǒng)收集 形式：文件、會議、電話、口頭 渠道： 收集上級來的信息 通過下級機構(gòu)的口頭匯報和書面材料 同級機構(gòu)其他系統(tǒng)互相交換材料 通過信訪或報刊 二是開拓式收集 組織健全的信息網(wǎng)絡(luò) 方法：（試以今夏飲料市場為例） （ 1） 觀察法 優(yōu)點： A、方法簡單靈活 B、獲得比較客觀的第一手資料 C適用于對環(huán)境、人物、事件實際狀況的了解 缺點： A、不易收集到深層次信息 B、獲得的信息量有限 C、觀察效果受秘書觀察能力的影響 （ 2） 閱讀法 優(yōu)點： A、獲取信息方便 B、獲得信息量大、適用性強 C、能全面提供工作需要的參考信息 缺點； A、報刊、雜志的信息來源多、信息可能失真、有雜質(zhì) B、需要篩選、判斷信息的真實性 重慶工業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院講稿 ⑶ 詢問法 優(yōu)點： A、應(yīng)用靈活、實用 B、 直接交流、互動溝通 C、能獲得大量有價值的信息 缺點： A、要求秘書具有一定素質(zhì)和能力，能很好地運用詢問技巧 B、費用較高、時間較長、規(guī)模小 ⑷ 交換法 優(yōu)點： A、實現(xiàn)彼此間的信息共享 B、獲得信息及時、適用 C、節(jié)省信息收集時間 D、 可以臨時交換各自感興趣的專題信息 E、可以根據(jù)需要、商定交換的方 式、內(nèi)容長期交換 缺點： A、信息交換建立在自愿、互惠的基礎(chǔ)上 B、要注意信息保密問題 C、交換信息的范圍窄 （ 5）問卷法 優(yōu)點： A、避免主觀偏見，減少人為誤差 B、節(jié)省時間、人力和經(jīng)費，效率較高 C、收集的信息客觀、真實 D、收集的信息便于定量處理和分析 缺點； A、問卷的回收難以保證 B、問卷的質(zhì)量難以保證 C、要求被調(diào)查者具有一定文化水平 （ 6）網(wǎng)絡(luò)法 優(yōu)點： A、信息時效性很強 B、最新信息補充及時 C、收集信息迅速、廣泛 D、收集不受時間、地域的限制 E、能收集文字圖表信息與聲像 缺點： A、來源復(fù) 雜、有大量未經(jīng)核實的信息和信息垃圾 B、需要計算機知識 （ 7）購置法 優(yōu)點： A、信息比較集中 B、書店與出版社有訂購業(yè)務(wù) C、獲得大量系統(tǒng)化、專業(yè)化知識 缺點： A、費用高，花費時間和人力 B、要從大量信息中篩選有價值信息 C、信息要經(jīng)真實性鑒別后利用。 秘書收集信息的渠道主要有： A、 大眾傳媒 B、 圖書館 C、 收據(jù)庫 D、 貿(mào)易交流 E、 信息機構(gòu) F、 關(guān)系渠道 G、 調(diào)查渠道 收集的原則： A、 價值原則 B、 時效原則 C、 層次原則 D、 針對原則 E、 全面系統(tǒng)原則 信息的整理 信息的整理是對收集到的大量原始信息，在數(shù)量上加以濃縮，在質(zhì)量上加以提高，在形式上給予表現(xiàn)，使之便于傳遞，利用和儲存的過程，信息的整理是整個信息工作的核心。它包括分類、篩選、校對 （ 1） 分類 方法： A、字母分類法 B、地區(qū)分類法 C、 主題分類法 D、數(shù)字分類法 E、時間分類法 （ 2） 篩選 ① 剔除虛假信息，失效信息和無效信息，從中挑選出有價值的信息。 除去，假的，重復(fù)的，過時的，表面的，與本單位關(guān)系很小或意義不大的信息，從量與質(zhì)兩方面突出少量的重要信息。 篩選體現(xiàn)了對內(nèi)容的初步鑒別，其目的是讓 領(lǐng)導(dǎo)用最少的時間獲得最大量的優(yōu)質(zhì)信息。 ② 挑選出有價值的信息 A、 挑選對工作有指導(dǎo)意義、與業(yè)務(wù)活動密切相關(guān)的信息 B、 挑選帶有傾向性、動態(tài)性或突發(fā)重要信息 C、 分析需求，結(jié)合中心工作或解決特定問題的需重慶工業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院講稿 要篩選信息 D、 挑選能預(yù)見未來發(fā)展變化趨勢，為決策提供超前服務(wù)的信息 E、 堅持信息數(shù)量與質(zhì)量的統(tǒng)一 方法 : 看來源 看標(biāo)題 看正文 決定取舍： A、突出主題 B、注意典型性 C、有新意 D、有特點 校對 方法：溯源法、比較法、校對法、邏輯法、調(diào)查法、數(shù)理統(tǒng)計法 ③ 加工： 信息加工是指將篩選出 來的信息進行提煉，使其具有較高質(zhì)量。 信息加工分為兩個層次： 一是對現(xiàn)有網(wǎng)絡(luò)上的信息和各部門提供的信息進行初步加工，稱為基礎(chǔ)性信息。這類信息只能供接受者了解動態(tài)。 二是對各種基礎(chǔ)性信息進行歸納、綜合、分析和調(diào)查研究提出有情況 。 有分析、有建議、有深度的信息，稱為高層次信息。 ——這類信息具有較大的參謀咨詢作用。 信息加工能力，是事務(wù)型秘書與開拓性秘書的主要界限。 加工信息須從以下方面著手。 第一， 充實內(nèi)容。 就是對零碎膚淺，雜亂而有用的信息，弄清它的性質(zhì)、范圍、意義和發(fā)展趨勢，充實，豐富它的內(nèi)容， 使它成為完整，深刻和系統(tǒng)的信息。編寫 信息需要通過文字傳遞。編寫是用書面形式對信息進行有序化處理，是信息整理的最后步驟，又是信息傳遞的前提，它對提高信息的質(zhì)量和實用價值起著關(guān)鍵性的作用。 類型 動態(tài)型信息 建議性信息 經(jīng)驗型信息 問題型信息 預(yù)測型信息 編寫的步驟： A、確定主題 B、分析材料 C、材料組合 第二， 綜合分析。 就是對獲得的信息，從總體上進行系統(tǒng)的歸納、分類、作出定性、定量分析和判斷。通過綜合分析，往往能發(fā)現(xiàn)帶來規(guī)律性的變化和傾向性的問題，對領(lǐng)導(dǎo)掌握指導(dǎo)工作，預(yù)測未來有重要參考價值。 第三， 提出意見。 在綜合分析的基礎(chǔ)上，提出相應(yīng)的處理意見，供領(lǐng)導(dǎo)參考。 信息的傳遞 ⑴ 單通道傳遞。信息從信源發(fā)出后沿著單一通道，傳給信息接受者。 ⑵ 多通道傳遞。即信息從信息源發(fā)出后，沿著兩種以上通道傳遞給信息接受者。 注意合理分流。 信息傳遞的方式有： ⑴ 口頭傳遞 ⑵ 書面?zhèn)鬟f ⑶ 電訊傳遞 傳遞要求：迅速、準(zhǔn)確、保密 重慶工業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院講稿 信息的利用與儲存 （ 1） 分類 —— 對各種信息按一定的規(guī)則進行分類 （ 2） 著錄 —— 如實的記載（制分類卡） （ 3） 建立儲存檢索系統(tǒng) 歸類存放 （ 4） 保管 —— 存 放與保護 【思考與練習(xí)】 1． 結(jié)合信息實例說明信息的特點。 2． 談?wù)勅绾卫眯畔⑤o助決策？ 第二節(jié) 調(diào)查研究工作 一、秘書作調(diào)查研究的重要意義 秘書做好調(diào)查研究的工作能夠彌補領(lǐng)導(dǎo)精力與知識的不足輔助的其更好地決策和指揮管理。 秘書的調(diào)查研究可以密切領(lǐng)導(dǎo)和群眾的關(guān)系。 研究調(diào)查是秘書履行的職責(zé)的重要途徑。 二、秘書調(diào)查研究的內(nèi)容 為領(lǐng)導(dǎo)提供決策依據(jù)的調(diào)查研究 為解決具體問題而進行的調(diào)查研究 掌握基本情況而進行的經(jīng)常的調(diào)查研究 三、怎樣做好調(diào)查研究工作 認(rèn)真做好調(diào)查研究工作 ，選好對象 ，準(zhǔn)備資料 ，擬寫提綱 常用的調(diào)查研究的方法 ， 四、調(diào)查研究的具體方式 重慶工業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院講稿 開調(diào)查令 現(xiàn)場調(diào)查 問卷調(diào)查 民意調(diào)查 專家調(diào)查 統(tǒng)計調(diào)查 收集資料 個別訪問 五、做好調(diào)查研究工作應(yīng)注意的事項 實事求是是根本原則。 做好充分的準(zhǔn)備，選擇科學(xué)的調(diào)查方法。 科學(xué)占有調(diào)查資料，擺正調(diào)查研究的關(guān)系。 認(rèn)真寫出調(diào)查報告。 六、調(diào)查報 告的寫作 （一）調(diào)查報告的含義、特點與作用 調(diào)查報告是對客觀事物進行調(diào)查研究，將所獲得的成果反映出來的書面報告。 （二）調(diào)查報告的基本特點是： 真實性 客觀性 科學(xué)性 敘議結(jié)合 （二）調(diào)查報告的分類 經(jīng)驗調(diào)查 又叫典型調(diào)查。它主要報告經(jīng)濟創(chuàng)造的過程，具體做法及取得成績效果。 這類調(diào)查報告與經(jīng)驗總結(jié)頗為近似，但它的要求材料更加具體，重要寫清具體情況或經(jīng)驗產(chǎn)生的過程，對事實的表達也比總結(jié)更細致。此外，經(jīng)驗總結(jié)是自我認(rèn)識深化的表達，經(jīng)驗調(diào)查則是第三者對經(jīng)驗的客觀報道。 情況調(diào) 查 是反映某地區(qū)、單位、行業(yè)或某一個方面的基本情況，發(fā)展?fàn)顩r。它著重較全面的反映現(xiàn)狀，說明基本面貌及發(fā)展趨勢，或剖視存在的問題的癥結(jié)，以利于宏觀決策。 寫這類調(diào)查報告要注意： 材料要豐富充實，運用較多的數(shù)據(jù)、實例，來反映基本面額或發(fā)展?fàn)顩r；同時，還要提出建設(shè)性意見，針對實際情況提出建議設(shè)想。 事件調(diào)查 這類報告著重反映歷史或現(xiàn)實的重大事件的來龍去脈。重在說明事實的本來面目。 問題調(diào)查 針對現(xiàn)實中存在的各種問題或矛盾，作出敏銳反應(yīng)，并提出解決的措施或辦法。 （三）調(diào)查報告的寫作環(huán)節(jié) 調(diào)查 報告產(chǎn)生的全過程，由三個環(huán)節(jié)構(gòu)成，即調(diào)查情況，分析研究一成果反映。 重慶工業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院講稿 深入調(diào)查，掌握材料 “ 廣泛占有，兼收并蓄，保持材料的原始性，客觀性 ” 。正面與反面，歷史與現(xiàn)實，具體的與概括的，各方面材料完善，為得出正確結(jié)論提供可靠的依據(jù)。 分析研究，把握本質(zhì) 分析研究是保證調(diào)查報告正確反映客規(guī)規(guī)律的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。 準(zhǔn)確反映，合理表達 （四）調(diào)查報告的寫作要求 材料與觀點的結(jié)合 調(diào)查報告要讓事實說話，運用適當(dāng)?shù)牟牧蟻碚f明觀點是它的文體要求。從豐富的事實材料中引出觀點是它的一個寫作特點。 運用材料 一般有以下幾個類型。 ⑴ 綜合材料 這是原始材料經(jīng)過整理歸納，對有關(guān)情況進行概括的材料。它不是具體的個性材料，而是反映普遍的傾向或題問的材料，具有 “ 面 ” 的廣泛性。 ⑵ 典型材料。 富有個性特征又具有一定代表性的個別具體的實例。 運用時典型材料必須精心選擇，要從大量材料中選取幾個最能說的觀點而個性鮮明的個例。這樣把概括材料與典型材料結(jié)合運用，有面有點，很有說服力。 ⑶ 比對材料 通過縱橫，今昔，正反及對比，用來說明觀點的材料。 ⑷ 數(shù)據(jù)材料 運用精確的數(shù)據(jù)，有助于定量分析，進而揭示事物的本質(zhì)。必須強調(diào)，運用數(shù)據(jù)務(wù)求確鑿無誤，堅決反對 “ 拼湊虛擬，官樣數(shù)字 ” 的做法。 上述四層材料在調(diào)查報告中常互相配合，從多方面反映真實情況，表達觀點。 夾敘夾論，敘議結(jié)合 【思考與練習(xí)】 1． 調(diào)研工作有哪些特點？ 2． 調(diào)研工作的內(nèi)容是什么？ 第三節(jié) 辦公室日常事務(wù) 值班工作 一、值班的任務(wù)和作用 重慶工業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院講稿 值班大致設(shè)立值班室，值班室有兼職值班室與專職值班室兩種類型。 值班室的任務(wù)主要有以下幾個方面： 辦理領(lǐng)導(dǎo)交辦的有關(guān)事項 下班后和放假期間的文件和事務(wù)處理 來訪接待工作 溝通上下級通訊 聯(lián)系 記好當(dāng)天大事記 （三項記錄：電話記錄、接待記錄、值班日記） 二、對值班室與值班人員的要求 值班室要制定嚴(yán)格的崗位責(zé)任制，做到職責(zé)分明，獎罰分明。 值班人員必須做到以下幾點： 服務(wù)的精神和高度責(zé)任心 要提高警惕、遵守值班紀(jì)律 認(rèn)真做好保密工作。 接待來訪來電要熱情 要認(rèn)真學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)知識，提高業(yè)務(wù)水平 填寫值班日志，做好交接工作。 三、值班日志與交接班 填寫值班日記應(yīng)注意以下事項： 填寫值班者的姓名和值班時間 填寫值班記錄做到內(nèi)容簡 明扼要，語言規(guī)范，字跡清楚，不加評論，不帶個人感情，實事求是。 注意做好交接班工作。 印信及介紹信的管理要求 重慶工業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院講稿 印信和介紹信是各級各類組織對外聯(lián)系的標(biāo)志和行使職權(quán)的憑證。 一、印信 秘書部門掌管的印章主要有三種：單位印章（含鋼印）；二單位領(lǐng)導(dǎo)人 “ 公用 ” 私章；三秘書部門的公章。 作用： （ 1） 標(biāo)志作用。 （ 2） 權(quán)威作用。 （ 3） 法律作用。 （ 4） 憑證作用。 二、介紹信 。 注意事項： 印信的刻制 印章啟用前應(yīng)備文通知有關(guān)部門 保管者不得委托他人代管， 蓋章要端正、清晰 蓋章要領(lǐng)：把握標(biāo)準(zhǔn)、印泥適度、用力均勻、落印平穩(wěn)。 電話工作 一、通話工作的內(nèi)容 包括：打電話，接電話和作電話記錄 接電話： 熟悉接電話的禮儀和接電話要領(lǐng) 電話記錄 它包括五個部分：即來話時間（年月日時分），來話單位姓名和對方電話號碼，來話內(nèi)容，處理意見和記錄人署名（復(fù)述，核對） 傳話：問清收話人姓名、職務(wù)、電話號碼 二、通話工作的要求 禮貌熱情 作好記錄 收話后，必須馬上解決問題 不屬于職權(quán)范圍內(nèi)的事，不隨便應(yīng)允 或反駁 重慶工業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院講稿