【正文】 記事簿的種類(lèi)： * 常規(guī) * 電腦記事簿 2 “應(yīng)辦事宜備忘錄”是一種內(nèi)有31分頁(yè)的大分類(lèi)夾。 內(nèi)部每一分頁(yè)代表一個(gè)月中的一天。你可以把需要在這一天完成的所有任務(wù)及其相關(guān)文件資料一并放入與這一天對(duì)應(yīng)的分頁(yè)之中。使用規(guī)則：* 每天必須打開(kāi)與之對(duì)應(yīng)的分頁(yè)，取出工作任務(wù)及相關(guān)文件資料；* 所有要完成的任務(wù)及相關(guān)文件資料必須全部依次放入與這一天對(duì)應(yīng)的分頁(yè)之中(會(huì)議組織，要打出的電話清單，要處理的文件，要打印的文件等)； * 當(dāng)你缺勤時(shí)，接替你工作的人應(yīng)該能夠很容易地找到你的“應(yīng)辦事宜備忘錄”；* 當(dāng)天應(yīng)完成而未能完成的任務(wù)應(yīng)立即重新計(jì)劃分配到其他分頁(yè)中去；* 每天下班前，要安排第二天工作計(jì)劃，將相應(yīng)分頁(yè)中的工作任務(wù)依次排放好；3. “日辦公事務(wù)夾”每天一早將從“應(yīng)辦事宜備忘錄”中取出的當(dāng)天工作內(nèi)容放入“日辦公事務(wù)夾”中。每天下班時(shí)，這個(gè)夾子應(yīng)該是空的，因?yàn)槟銘?yīng)該在當(dāng)天之內(nèi)完成夾子中的全部任務(wù)。使用原則： 你只能有一個(gè)“日辦公事務(wù)夾”, 以免混亂； “日辦公事務(wù)夾”放置的位置要固定下來(lái)，而且必須便于你自己和上級(jí)，同事取、放和查找。給您的經(jīng)理作為領(lǐng)導(dǎo)，您知道怎樣讓您的助手替您節(jié)省下 1/3的時(shí)間嗎？－ 簡(jiǎn)單的信，我請(qǐng)她直接起草。－ 我只闡述一下主要意見(jiàn)，由她去組織成文。－ 我不過(guò)問(wèn)文件歸檔的事宜，她負(fù)責(zé)建立、維護(hù)文件檔案。－ 每天我花時(shí)間跟她小結(jié)一下：* 一天工作的重要、緊急、先后性；* 當(dāng)日收到的信函及時(shí)回復(fù)原則；* 檢查日程安排。－ 她負(fù)責(zé)安排我的工作日程：我的記事本由她來(lái)填，她給我一份復(fù)本。－ 我們使用留言條來(lái)交換意見(jiàn)。－ 我請(qǐng)她經(jīng)常性對(duì)工作情況進(jìn)行分析，提出改進(jìn)、簡(jiǎn)化意見(jiàn)，我們不斷發(fā)現(xiàn)和改進(jìn)工作中的不完善之處。－ 我請(qǐng)她代為閱讀報(bào)刊雜志，并向我推薦好的新聞、文章。－ 我熟悉她使用的辦公工具。－ 我請(qǐng)她對(duì)來(lái)找我們的電話進(jìn)行篩選，她詢問(wèn)對(duì)方來(lái)電目的，她能解答的，就直接予以解答。－ 我在眾人面前注意建立她的威信，請(qǐng)別人有事直接與她聯(lián)系，她接電話時(shí)自報(bào)姓名等。－ 我請(qǐng)她對(duì)公司動(dòng)作機(jī)制有了良好的認(rèn)識(shí)，這樣便于建立有效的溝通。－ 我讓她為我準(zhǔn)備會(huì)議，演講的有關(guān)資料。－ 她有權(quán)與他人直接聯(lián)系，了解情況。－ 我盡量請(qǐng)她與我一起出席會(huì)議，進(jìn)行記錄和寫(xiě)會(huì)議紀(jì)要，并監(jiān)督會(huì)議上決定的計(jì)劃實(shí)施情況。－ 我對(duì)她的創(chuàng)新、她為改善工作所作的努力給予肯定。第五章 溝通與協(xié)調(diào)的技能1． 溝通的目的2． 溝通的原則3． 溝通的基本方法4． 溝通的誤區(qū)與障礙5． 溝通的技巧：傾聽(tīng)、表達(dá)、提問(wèn)6． 團(tuán)隊(duì)合作什么是溝通發(fā)送方以特定的溝通模式將“信息”傳遞給接收方，并有信息的反饋。 溝通的目的1).將“信息”傳遞出去2).被理解3).被接收4).得到答復(fù)性的行動(dòng)溝通的原則* 簡(jiǎn) 單* 清 楚* 直 接* 準(zhǔn) 確只傳達(dá)所要傳達(dá)的信息，表明所要表明的意圖，這才是好的溝通。在信息傳遞中，一切超出本職范圍的努力都是浪費(fèi)時(shí)間，浪費(fèi)精力，是糟糕的溝通。溝通的基本方法5W1H法在進(jìn)行溝通之前，首先確定1).您溝通的動(dòng)機(jī)（why）2).您的接收方是誰(shuí)（who）3).您要傳遞什么信息(what)4).哪種溝通模式對(duì)發(fā)送方傳遞信息內(nèi)容和意圖、對(duì)接收方都比較合適(how)5).何時(shí)何地進(jìn)行好(when, where) 這看上去挺簡(jiǎn)單要點(diǎn)，然而失敗的通卻往往是因?yàn)楫?dāng)事人沒(méi)有很好執(zhí)行這些注意事項(xiàng)，忽略了其中的某一點(diǎn)或幾點(diǎn)。 在溝通之前思考以上事項(xiàng)，將使您的溝通受益莫淺。選擇信息傳遞的方式 將您采用的傳遞方式稱(chēng)為“模式”的話，這個(gè)“模式”由以下因素決定：1).是否最能傳遞您的信息2).是否方便3).接收方的數(shù)量4).具體的接收方是誰(shuí)5).接收方在哪里6).費(fèi)用溝通的誤區(qū)溝通模式接收方反饋溝通的障礙傾聽(tīng)的障礙表達(dá)的障礙理解與認(rèn)同障礙有效的溝通技巧——傾聽(tīng)、表達(dá)、提問(wèn)一 . 傾聽(tīng)的技巧 想說(shuō)服對(duì)方，首先要表示出： － 您在認(rèn)真聽(tīng)他說(shuō) － 您理解他的觀點(diǎn)1. 影響“認(rèn)真傾聽(tīng)”別人的因素： －不耐心 人的思想總是比表達(dá)要快（想比說(shuō)快） －想表達(dá)我們所有的想法 在沒(méi)有聽(tīng)完別人的想法之前表達(dá)自己的想法。 － 害怕聽(tīng)其他人說(shuō) 有的時(shí)候我們想讓其他人說(shuō)，卻擔(dān)心在認(rèn)真聽(tīng)對(duì)方說(shuō)時(shí)（沒(méi)有表達(dá)自己的意見(jiàn)），會(huì)讓對(duì)方誤解為已同意他的觀點(diǎn)。 傾聽(tīng)并不意味著接受。2. 如何傾聽(tīng)對(duì)方* 首先保持沉默* 在聽(tīng)的同時(shí)做心理上的準(zhǔn)備* 讓對(duì)方把話說(shuō)完* 允許其他人可以有不同的觀點(diǎn)二. 表達(dá)的技巧1. 想要很好地表達(dá)自己，首先要注意：* 尊重自己（想法, 興趣 ，自己的角色 …尊重其他人。* 從容地介紹自己的情況（現(xiàn)狀，位置……）* 訓(xùn)練自己的對(duì)待其他人公正平等的原則* 在說(shuō)之前最好將要點(diǎn)先在一張紙上記下來(lái)建立良好的關(guān)系 －尊重對(duì)方，尊重自己，了解對(duì)方，了解自己。 －發(fā)展一種相互合作而不是“競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手” 的關(guān)系 －接受你的對(duì)話者（我很好，他也很好）我 +OK － OK +OK + OK + 他－ +OK － OK + OK － OK － － 注意： －您是否因?qū)Ψ浇邮埽ɑ虿唤邮埽?、以什么方式接受（或不接受）您的觀點(diǎn)而產(chǎn)生偏見(jiàn) －注意第一次的接觸：你的接待方式，態(tài)度…… －改善周?chē)h(huán)境和氣氛利于建立良好的關(guān)系2. 在表達(dá)自己時(shí)要避免以下三種情況：“被動(dòng)”狀態(tài) －躲避和逃跑的態(tài)度 －不敢表達(dá)自己的觀點(diǎn)和目的 －讓其他的人從自己的腳背上踩過(guò)“激進(jìn)”態(tài)度 －進(jìn)攻的姿態(tài) －不顧對(duì)方態(tài)度地表達(dá)自己的觀點(diǎn)和目的“欺騙”手法 －隱藏自己的觀點(diǎn) －想方設(shè)法“原地轉(zhuǎn)圈”讓對(duì)方等待三. 提問(wèn)的技巧，請(qǐng)先想一下以下六個(gè)基本的也是最關(guān)鍵的問(wèn)題： 1. 誰(shuí) ？ 和誰(shuí)有關(guān)？ 直接的還是間接的？ ？ 問(wèn)題在哪里？ ？ 什么時(shí)候開(kāi)始？ 什么時(shí)候我要表達(dá)我的觀點(diǎn)？ ？ 目的是什么？ 有哪些優(yōu)勢(shì)？ ？ 在什么場(chǎng)合？ 我要在哪里陳述/講演我的觀點(diǎn)？ ？ 我需要帶什么東西去？ 它將如何運(yùn)行？開(kāi)放式提問(wèn)例:你談?wù)勥@一年的工作情況好嗎？目標(biāo)：讓對(duì)方描述、闡述或解釋一種現(xiàn)象或事實(shí)，從而收集對(duì)此件事的印象，想法或觀點(diǎn)等。優(yōu)點(diǎn)：有利于對(duì)方自由地表達(dá)，促使對(duì)方更自然地表達(dá)自己的觀點(diǎn)、想法。缺點(diǎn)：有可能會(huì)跑題、岔題或者是廢話連篇。封閉式提問(wèn)例：這次評(píng)估你得3分，是否同意？目標(biāo)：得到準(zhǔn)確的信息，檢驗(yàn)一個(gè)想法，能力或一個(gè)事實(shí)的真實(shí)性……優(yōu)點(diǎn)：在最短時(shí)間內(nèi)得到確切的信息，使事情明了化。缺點(diǎn)：限制雙方的交談，強(qiáng)迫對(duì)方只能回答“是”或“否”，因此限制了進(jìn)一步了解對(duì)方的可能性，有時(shí)甚至造成對(duì)話的中斷。引導(dǎo)式提問(wèn)例：“是不是我們做錯(cuò)了什么？”目標(biāo)：提出一些想法或解決方法來(lái)進(jìn)行討論。優(yōu)點(diǎn)：可衡量對(duì)方的自我肯定(或被影響的程度)并得知可能存在的分岐。缺點(diǎn)：?jiǎn)栐捳呖赡苡肋h(yuǎn)不知道對(duì)方真實(shí)的想法，只是強(qiáng)迫對(duì)方對(duì)問(wèn)話者關(guān)注的問(wèn)題表明觀點(diǎn)、立場(chǎng)等。四. 溝通技巧——“重組對(duì)方的話”的技巧1. 首先表示“認(rèn)同”——聽(tīng)清楚2. “重新組織”對(duì)方的要點(diǎn)（尤其是你不同意這些要點(diǎn)時(shí)）3. 讓你的對(duì)話者來(lái)認(rèn)同你“重新組織”4. 然后解釋你自己的觀點(diǎn)88 / 8