【正文】 對供應(yīng)商的管理主要包括對供應(yīng)商的評估、談判、引進、評審、淘汰等環(huán)節(jié)。主要工作有：供應(yīng)商是否引進的談判條件，包括購銷方式、折扣、貨款結(jié)算方式，以及引進后對供應(yīng)商的監(jiān)控評審，對不合格供應(yīng)商退出（淘汰）辦法，特別從商品質(zhì)量、產(chǎn)品銷量、供貨速度、交易額、信譽度等方面比較。 2）制訂采購計劃和日常進貨管理 采購計劃的制訂辦法一般首先從時間安排入手，可分為長期計劃、中期計劃和短期計劃，或叫年度計劃、季度計劃和月計劃。采購計劃一經(jīng)制訂，就基本不再變動。日常的采購管理在采購計劃方面體現(xiàn)為訂貨管理，即以采購計劃為基準(zhǔn)，根據(jù)實際情況對計劃進行調(diào)整。具體做法是采取信息系統(tǒng)自動識別計劃與實際差異和人工跟蹤識別差異兩種方法相結(jié)合。 采購計劃的制訂是以最小的成本實現(xiàn)客戶服務(wù)水平的最優(yōu)化，這就需要三個因素來決定：⑴品種的選擇；⑵各品種的采購數(shù)量；⑶各品種數(shù)量的采購時間。 3）新材料新品種的采用引進。 由于新工藝、新材料的日益引進推廣，許多新材料、新品種不斷涌現(xiàn)，逐步取代了舊有的材料、品種，真正做到日新月異、價廉物美。企業(yè)采購計劃必須十分關(guān)注新材料、新品種的引進采用。 4）淘汰滯銷、陳舊、落后的產(chǎn)品和材料。 滯銷品是指毛利低、銷售困難、市場上已出現(xiàn)新的替代品的這一部分商品，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)就應(yīng)該迅速采取必要措施。 采購管理的作用 物資采購要實現(xiàn)與資源市場的紐帶作用，就要建立與資源市場的友好和有效的關(guān)系。 可以說，資源市場也是企業(yè)的生命線，它不但是企業(yè)的物料來源，也是資源市場信息的來源。作為物料來源，它是通過物資采購人員的采購活動為企業(yè)生產(chǎn)適時地提供原材料、設(shè)備和工具，保障企業(yè)生產(chǎn)得以順利進行；作為信息來源，也是通過物資采購人員的采購活動，與資源市場廣泛接觸，了解資源市場的產(chǎn)品信息、技術(shù)水平信息、發(fā)展動態(tài)信息和運輸信息等，這些企業(yè)對企業(yè)都非常重要。 1）這些信息對制訂最優(yōu)的采購策略本身提供支持，企業(yè)可以利用這些信息選擇最好的供應(yīng)商、最好的產(chǎn)品和最好的運輸路線、運輸方式，進行最有效率的采購。 2）資源市場中資源的發(fā)展變化動態(tài)、技術(shù)變動信息等，對企業(yè)隨時制訂和調(diào)整產(chǎn)品策略、對企業(yè)生產(chǎn)決策提供有力的支持。企業(yè)應(yīng)當(dāng)根據(jù)資源的發(fā)展變化來隨時調(diào)整產(chǎn)品策略和生產(chǎn)策略。 3）有利于與供應(yīng)商建立起一種比較友好的關(guān)系，為企業(yè)的物資采購和企業(yè)生產(chǎn)提供一種比較寬松的、高效率的外部環(huán)境條件?，F(xiàn)在出現(xiàn)的一種供應(yīng)鏈思想，其核心就是要建立起一種企業(yè)和供應(yīng)商之間的高效率的運行關(guān)系。因此，物資采購的一個重要職能，就是要通過物資采購人員建立起與資源市場的各個供應(yīng)商之間的友好、寬松、有效的供應(yīng)鏈關(guān)系。 采購管理的重要性 1）物資采購是企業(yè)保障采購，維持正常生產(chǎn)，降低缺貨風(fēng)險創(chuàng)造條件。物資供應(yīng)是物資生產(chǎn)的前提條件，生產(chǎn)所需要的原材料、設(shè)備和工具都由物資采購來提供，沒有采購就沒有生產(chǎn)條件，沒有物資供應(yīng)就不可能進行生產(chǎn)。 2）物資采購供應(yīng)的物資的質(zhì)量好壞直接決定著本企業(yè)產(chǎn)品質(zhì)量的好壞，能不能生產(chǎn)出合格的產(chǎn)品，取決于物資采購所提供的原材料以及設(shè)備工具的質(zhì)量的好壞。 3）物資采購的成本構(gòu)成了物資生產(chǎn)成本的主體部分，其中包括采購費用、購買費用、倉儲費用、流動資金占用費用以及管理費用等。物資采購的成本太高，將會大大降低物資生產(chǎn)的經(jīng)濟效益，甚至虧損，致使物資生產(chǎn)成為沒有意義的事情。 4）物資采購是企業(yè)和資源市場的關(guān)系接口，是企業(yè)外部供應(yīng)鏈的操作點，只是 通過物資采購部門人員與供應(yīng)商的接觸和業(yè)務(wù)交流，才能把企業(yè)和供應(yīng)商們連接 起來，形成一種互相支持、相互配合的關(guān)系。在條件成熟以后，可以組織成一種 供應(yīng)鏈關(guān)系，那樣就會使企業(yè)在管理方面、效率方面都登上一個嶄新的臺階。 5）物資采購是企業(yè)和資源市場的信息接口，物資采購人員雖然直接和資源市場 打交道，但是資源市場和銷售市場是相互混雜在起的，都處在大市場之中，所 以，物資采購人員也是和市場打交道的，比較容易獲得市場信息，是企業(yè)的市場 信息接口，可以為企業(yè)及時提供各種各樣的市場信息，供企業(yè)進行管理決策。 6）物資采購是企業(yè)科學(xué)管理的開端，企業(yè)物資供應(yīng)是直接和生產(chǎn)相聯(lián)系的。物 資供應(yīng)模式往往會在很大程度上影響生產(chǎn)模式。例如，如果實行準(zhǔn)時采購制度， 則企業(yè)的生產(chǎn)方式就會改成看板方式，則企業(yè)的生產(chǎn)流程、搬運方式都要做很大 的變革。再如，如果要實行供應(yīng)鏈采購，則需要實行供應(yīng)商管理庫存、多批次小 批量補充貨物的方式，這也將大大改變企業(yè)的生產(chǎn)方式和搬運方式。所以如果物 質(zhì)采購提供一種科學(xué)的物資采購供應(yīng)模式，必然會要求生產(chǎn)方式、物料搬運方式 都做相應(yīng)的變動，合在一起共同構(gòu)成一種科學(xué)管理模式是從物資采購供應(yīng)作為開 端而運作起來的。 采購管理的趨勢 國內(nèi)采購在采購管理方面做了很多有益的嘗試，但由于長期在計劃經(jīng)濟的模式下養(yǎng)成的思維方式和缺乏對國外采購管理的了解，所以很多的嘗試都不是特別成功。 I. 采購管理的中心化趨勢 在計劃經(jīng)濟下，商品短缺，企業(yè)是成本加利潤的定價方法，無論成本多高，都能賣出去，利潤都能保證；而在商品經(jīng)濟的競爭環(huán)境下，價格是由市場定的，不是企業(yè)可以左右的，在同類產(chǎn)品的市場上，價格相差無幾，這樣企業(yè)的利潤完全取決于自己的成本控制，如果企業(yè)對成本控制不力，成本居高不下，企業(yè)利潤就很難保證，甚至虧損。一旦虧損，企業(yè)也將失去了競爭力，就無力開發(fā)新產(chǎn)品，開拓新市場，就無法應(yīng)付對手的進攻，就可能在商場中敗下陣來，所以采購的競爭優(yōu)勢是企業(yè)的核心競爭力的重要內(nèi)容。 II. 采購管理的專業(yè)化趨勢 傳統(tǒng)采購組織中，采購人員發(fā)揮不了很大作用，這一方面是領(lǐng)導(dǎo)對采購的認(rèn)識不夠，一方面是采購環(huán)境的惡劣，另一方面也由于采購人員和采購組織的技能缺乏，造成采購的低技術(shù)性。 現(xiàn)代采購中，采購人員需要了解購買的物品，了解產(chǎn)品的原理、性能要求、了解市場行情、價格走勢，需要了解供應(yīng)商的實力、供應(yīng)商報價的合理性、實地考察供應(yīng)保證能力，需要極強的談判能力和計劃能力，有能力在保證供應(yīng)的同時保證價格和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。 III. 采購管理的職能化趨勢 近年來，越來越多公司的采購部門生產(chǎn)部門或其他部門獨立起來，開始直接向總經(jīng)理或副總經(jīng)理匯報，采購部門開始發(fā)揮越來越大的作用。采購職能也從原來被動地花錢，開始有了節(jié)省資金、滿足供應(yīng)、降低庫存等等一系列的目標(biāo)。采購人員不再僅僅只是去侃價，他要從資金使用和管理的角度，從滿足客戶要求的最低成本角度去花錢。 采購管理的誤區(qū) 采購工作在企業(yè)運營中地位十分重要，它的影響往往最直接、最明顯地反映到成本、質(zhì)量上，對于工程公司、商貿(mào)公司等企業(yè)由于采購的比重大，采購管理的意義就更加重大了。然而，經(jīng)過調(diào)查，目前不少企業(yè)的采購都存在管理的誤區(qū)，有些幾乎已成通病。 1）采購只要保證 “ 貨比三家 ” 就行了 很多企業(yè)的管理者認(rèn)為管采購只要保證 “ 貨比三家 ”就行了，通常都要求負(fù)責(zé)采購的工作人員申報采購方案時都要提供至少 3家報價，管理者審批就看有沒有 3家的比價，再選一個價格合適的（絕大多數(shù)時候是選價格最低的那一個）。這個辦法很簡單，在采購管理上，把這種采購方式叫作 “ 詢價采購 ” 或 “ 選購 ” 。 ? 但這樣的管理方法有沒有問題呢？有，而且問題還不少。其實，很多管理者都可能會發(fā)現(xiàn)“貨比三家”的方法經(jīng)常失靈：這 3家是怎樣選出來的？中間的代理商算不算數(shù)？同樣類別的采購這次審批的 3家和上次的 3家是不是同樣 3家？會不會有申報者通過操縱報價信息影響審批者決策的可能？為了防備這種可能，我們往往又要求采購人員只提供客觀的報價而不能有任何主觀評價，結(jié)果上邊的問題依然存在，又屏蔽了可能有用的決支持信息，還免除了申報者的責(zé)任。 ? 為什么“貨比三家”不管用？這并不是“詢價采購”方式本身的問題。問題的根本原因是沒有配套的合格供方管理機制。在這種情況下，采購的管理者最終簽字選擇供應(yīng)商，表面上擁有絕對的決策權(quán)，但由于采購人員可以自由詢價，從而擁有實際的決策權(quán)。這種管理模式不改變，無論怎樣“貨比三家”都是徒勞的。 ? 解決這個問題的關(guān)鍵是要給采購人員的詢價活動圈定一個范圍，這就是“合格供方評審”。“合格供方評審”本是質(zhì)量管理的概念，但從更廣義和實用的角度，就是管理者按照一個質(zhì)量、成本等方面的標(biāo)準(zhǔn)，劃定一個范圍。這個范圍可以由企業(yè)高層管理者直接決定，也可以由一個委員會決定?？傊少張?zhí)行人員不能單獨決定這個范圍，也不能跳出這個范圍活動，并要對每次采購活動中這個范圍內(nèi)的決策支持信息負(fù)責(zé)。 2） 招標(biāo)“一招就靈” ? 招標(biāo)的采購方式給人以客觀、公平、透明的印象，很多管理者認(rèn)為采取招標(biāo)方式，可以引入競爭，降低成本，也就萬事大吉了。但有時候招標(biāo)也不是“一招就靈”。為什么要招標(biāo)？什么情況下該招標(biāo)？還有什么情況可以采用更合適的采購方式？這涉及到采購方式選擇的問題。目前，常用的采購方式有很多。常用的主要有：招標(biāo)采購、競爭性談判、詢價采購、單一來源采購等。 合理運用多種采購方式，還可以實現(xiàn)對供應(yīng)商隊伍的動態(tài)管理和優(yōu)化。比如，最初我們對采購內(nèi)容的成本信息、技術(shù)信息不夠了解，就可以通過招標(biāo)來獲得信息、擴大供應(yīng)商的備選范圍。等到對成本、技術(shù)和供應(yīng)商信息有了足夠了解后，轉(zhuǎn)用詢價采購，不必再招標(biāo)。再等到條件成熟，對這種采購商品就可以固定一兩家長期合作廠家了。反過來，如果對長期合作廠家不滿意，可以通過擴大詢價范圍或招標(biāo)來調(diào)整、優(yōu)化供應(yīng)商或?qū)献鲝S家施加壓力。 3）檔案保存好，采購信息就都留下來了 ? 在調(diào)研和咨詢過程中，有不少管理者很早就意識到采購管理存在問題，但苦于無力改進或來不及改進，于是要求相關(guān)人員把所有和采購相關(guān)的記錄、文件統(tǒng)統(tǒng)存檔，以待具備條件時分析信息、改進工作。但實際上，從這些保存完好的采購檔案中，往往還是得不到充分有用的信息，甚至有很多必要的信息永遠(yuǎn)無法獲得了。這在很大程度上，就是由于采購工作過程不夠規(guī)范引起的。比如，規(guī)范的采購管理要求在詢價時供應(yīng)商應(yīng)對不同規(guī)格型號的設(shè)備單獨報價，但采購人員往往把不同規(guī)格型號的設(shè)備打包，有時甚至把不同類型的設(shè)備打包詢價，每次打包的方法和數(shù)量都不一樣。這樣一來，歷次詢價信息無法落實到具體產(chǎn)品，無從比較，在管理者決策時還是無法判斷本次采購價格是高是低。 ? 可見，采購工作過程管理的改進和采購信息的收集是相互影響的，要改進采購管理還是要及早，想把資料先存下來等有條件了再談改進，往往是到了想起改進采購管理的時候，相關(guān)的信息缺失就已經(jīng)很嚴(yán)重了。 （五）采購管理組織 采購管理工作要保證企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動的正常進行，就必須建立一套科學(xué)的采購組織機構(gòu)。 ? 什么是采購管理組織？ “ 組織 ” 通常有兩層含義：其一是指作為實體本身的組織，即按照一定的目標(biāo)、任務(wù)和形式建立起來的社會集體，如企業(yè)、政府、醫(yī)院、大學(xué)等。其二是指管理的組織職能，即通過組織機構(gòu)的建立、運行和變革機制，以實現(xiàn)組織資源的優(yōu)化配置，完成組織任務(wù)和實現(xiàn)組織目標(biāo)。因此，組織是實現(xiàn)目標(biāo)的重要保證。 采購管理組織是指為了完成企業(yè)的采購任務(wù)，實現(xiàn)生產(chǎn)經(jīng)營活動順利進行，由采購人員按照一定的規(guī)則，組建的一種采購團隊，通過科學(xué)采購來降低采購成本，保證企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動的正常進行。 采購管理組織的功能 1. 凝聚功能。采購組織的凝聚力的表現(xiàn)就是凝聚功能。凝聚力來自于目標(biāo)的科學(xué)性和可行性。采購組織要發(fā)揮其凝聚功能，必須做到：⑴明確采購目標(biāo)及任務(wù)；⑵建立良好的人際關(guān)系和群體意識；⑶發(fā)揮采購組織中領(lǐng)導(dǎo)的導(dǎo)向作用。 2. 協(xié)調(diào)能力。采購組織的協(xié)調(diào)能力是指正確地處理采購組織中復(fù)雜的分工協(xié)作關(guān)系。這種協(xié)作功能，包括兩個方面：一是組織內(nèi)部的縱向、橫向關(guān)系的協(xié)調(diào)，使之密切協(xié)作、和諧一致；二是組織和環(huán)境的協(xié)調(diào)，采購組織能夠依據(jù)采購環(huán)境的變化，調(diào)整采購策略，以提高對市場環(huán)境變化的適應(yīng)能力和應(yīng)變能力。 3. 制約能力。采購組織是由一定的采購人員構(gòu)成的，每一成員承擔(dān)的職能，有相應(yīng)的權(quán)利、義務(wù)和責(zé)任，通過這種權(quán)利、義務(wù)和責(zé)任組成的結(jié)構(gòu)系統(tǒng)，對組織的每一成員行為都有制約作用。 4. 激勵功能。采購組織的激勵功能是指在一個有效的采購組織中，應(yīng)該創(chuàng)造一種良好的環(huán)境，充分激勵每一個采購人員的積極性、創(chuàng)造性和主動性，因而，采購組織應(yīng)高度重視采購人員在采購中的作用，通過物質(zhì)和精神的激勵，使其潛能得到最大限度的發(fā)揮，以提高采購組織的激勵功能。 采購組織設(shè)置的六要素 （一）工作專門化 工作專門化本身指企業(yè)中某項任務(wù)被劃分為若干個子項目的程度。工作專門化的實質(zhì)是對某項任務(wù)不是交由某個人承擔(dān)，而是細(xì)分為若干個步驟式項目，每個步驟或項目交由某個人或部門來承擔(dān)，即每個員工或部門僅承擔(dān)整個任務(wù)的某一部分工作。 工作專門化可以大大提高工作效率、提高員工的專業(yè)水平。對采購工作來說還可以避免采購環(huán)節(jié)的不正之風(fēng)出現(xiàn)。工作專