【正文】 管理平臺。下圖表現(xiàn)了辦公系統(tǒng)中“六要素”和“四平臺”的北京慧點科技開發(fā)有限公司22關系。人員事務資源計劃文告文檔工作流平臺即時消息平臺知識管理平臺安全管理平臺圖 6 “六要素、四平臺”的關系我們將這種由“六要素、四平臺”構成的框架稱之為辦公核心業(yè)務系統(tǒng)的基礎模型。在模型中，辦公系統(tǒng)的底層由四大平臺組成，這些平臺負責為上層的業(yè)務模塊提供工作流引擎、消息傳遞、數(shù)據(jù)庫訪問、知識管理工具、安全控制等服務。上層的業(yè)務模塊是將“六要素”的內(nèi)容按照業(yè)務邏輯組合在一起，在組合過程中，需要什么樣的服務都可以直接調(diào)用四個平臺中的功能。采用這種方式，可以降低業(yè)務模塊和平臺之間的耦合度，從而使系統(tǒng)在基礎穩(wěn)定的前提下，具有了良好的擴展性。通過這個模型我們不難看出，辦公系統(tǒng)的好壞取決于兩個方面：一方面是是否能夠按照“六要素”的方法分析業(yè)務功能；另一方面則是“四平臺”的本身是否能夠提供足夠的服務內(nèi)容。關于第一個方面，這不是個技術問題，而是個方法論的問題，它需要通過用戶的使用來檢驗，在此我們不做過多的分析。慧點科技辦公系統(tǒng)中的功能模塊根據(jù)功能需求，都通過調(diào)用各個平臺提供的功能接口，方便的實現(xiàn)相應的功能。例如發(fā)文管理需要利用工作流平臺實現(xiàn)文件的審批流程；利用即時消息平臺實現(xiàn)審批消息的傳遞、提醒和溝通；利用知識管理平臺實現(xiàn)文件進入企業(yè)知識庫供查詢利用；利用安全平臺實現(xiàn)文件處理的安全、可信。下面，我們將就這慧點科技為企業(yè)實施的辦公系統(tǒng)中“四平臺”實現(xiàn)的功能機制予以闡述：北京慧點科技開發(fā)有限公司23 工作流平臺現(xiàn)代企業(yè)的日常活動中，70%以上都是有兩個或兩個以上的員工共同參與協(xié)作的的任務，比如生產(chǎn)流程、業(yè)務流程、各類行政申請流程、財務審批流程、人事處理流程、質(zhì)量控制及客服流程等。一項工作，經(jīng)過一個步驟處理后再轉往下一站的連續(xù)步驟，稱之為“工作流” 。在介紹工作流平臺之前，我們首先需要明確兩個概念：工作流：業(yè)務流程的全部或部分自動化，在此過程中，文檔、信息或任務按照一定的過程規(guī)則流轉，實現(xiàn)組織成員間的協(xié)調(diào)工作以達到業(yè)務的整體目標。工作流管理：提供一整套功能使得用戶可以自動地并且動態(tài)地定義、驗證、執(zhí)行、管理和評價他們的業(yè)務過程，協(xié)調(diào)用戶和系統(tǒng)參與者，集中可被系統(tǒng)直接訪問或非在線訪問的相應數(shù)據(jù)資源，以完成設有最終期限的規(guī)定目標。協(xié)調(diào)功能包括按正確的順序?qū)⑷蝿諒囊粋€參與者傳給下一個參與者，確認所有的參與者都完成了他們各自的規(guī)定工作，并在必要時執(zhí)行缺省的操作。簡單來說，工作流是一個動態(tài)過程；工作流管理是對工作流優(yōu)化的思想和技術；而工作流平臺就是支持工作流管理的功能集合。利用工作流平臺，辦公業(yè)務模塊就能進行各種審批、流轉、監(jiān)控等功能?；埸c科技辦公系統(tǒng)中工作流平臺的核心部分是工作流引擎，工作流引擎是驅(qū)動流程流動的主要部件，它負責解釋工作流流程定義，創(chuàng)建并初始化流程實例，控制流程流動的路徑，記錄流程運行狀態(tài)，掛起或喚醒流程，終止正在運行的流程，與其他引擎之間通訊等等工作。工作流平臺可以包含一個或多個工作流引擎，并通過 API 向外部（具體需要使用工作流引擎進行流轉的業(yè)務模塊）提供五個方面的功能服務，分別為：? 接口 1－流程定義的導入導出? 接口 2－同客戶端應用程序和工作列表處理程序之間的交互? 接口 3－軟件工具和應用程序的調(diào)用? 接口 4－不同工作流管理系統(tǒng)之間的協(xié)同工作? 接口 5－管理和監(jiān)視功能 通過這五個接口，工作流平臺可以同辦公系統(tǒng)中各種辦公業(yè)務模塊進行連接，北京慧點科技開發(fā)有限公司24提供流轉服務。圖 7 工作流平臺模型工作流平臺在與辦公業(yè)務模塊的交互過程中，主要提供三個方面的功能：流程設計功能（Build－time function）：提供工作流流程及其相關活動的定義（及模擬） 。在辦公系統(tǒng)中我們提供兩種流程定義工具。一種是圖形化的流程定制工具，該工具能夠使用戶輕松的定制出適合自己應用的流程，并在日后對流程進行輕松的調(diào)整與修改。流程定義工具中提供了會簽、流程嵌套、多選一流程等功能的支持，可以根據(jù)企業(yè)辦公業(yè)務模塊中對流程的要求，定義出應用到業(yè)務中的工作流。慧點圖形化流程定義工具如圖所示：北京慧點科技開發(fā)有限公司25圖 8 流程定制工具界面圖形化工作流定義通常適用于一些比較復雜，分支較多的流程，而傳統(tǒng)的基于文本的流程定義工具則在線性流程方面具有強大的優(yōu)勢，因此我們的辦公系統(tǒng)仍然支持對線性流程的基于瀏覽器的定義。運行控制功能（Run－time control function）：提供工作流流程的管理，并根據(jù)流程定義控制活動的執(zhí)行次序。該功能是工作流平臺控制流程運轉的內(nèi)部功能，我們無法通過直觀的頁面看到其工作過程，但通過下圖顯示的流程監(jiān)控信息，我們可以清除的了解工作流平臺所做的每一步工作。北京慧點科技開發(fā)有限公司26圖 9 流程監(jiān)控界面運行交互功能（Run－time interaction function）：與用戶或應用程序進行交互以完成工作的執(zhí)行。 在辦公系統(tǒng)中，我們可以根據(jù)用戶的實際情況利用工作流平臺定義多個流程，用戶在處理某項辦公業(yè)務時，可以自行選擇所用的流程。同時，由于辦公系統(tǒng)中的許多模塊都需要工作流的支持，我們可以將這種支持工作統(tǒng)一交給工作流平臺來完成，這種一個平臺支持多個應用的機制能夠有效的降低系統(tǒng)的復雜度，提高系統(tǒng)的靈活性。 即時消息平臺平臺支持采用與即時通訊平臺集成實現(xiàn)統(tǒng)一消息平臺，用于公司內(nèi)部員工之間在線的交流。系統(tǒng)提供視頻、語音、文字的交流功能，員工還可以通過其快速、方便的傳遞文件。當有員工不在線時，其他員工可以給其留言、發(fā)短信。通過該系統(tǒng)可以方便的實現(xiàn)員工之間的在線交流，提高員工之間的信息溝通和協(xié)同工作能力。 知識管理平臺知識管理平臺是辦公系統(tǒng)的一個重要組成。通過辦公系統(tǒng)中的知識管理平臺，系統(tǒng)能提供知識獲取、知識整理分類、知識發(fā)布與協(xié)同等功能，并最終促進企業(yè)的知識創(chuàng)新，有效地幫助企業(yè)獲得對大量信息的高效處理與利用能力，確保企業(yè)將分散在員工個人的知識轉化為企業(yè)的知識，構建學習型企業(yè)。知識管理作為一種管理思想得到了企業(yè)廣泛的認可，這表明現(xiàn)代企業(yè)對知識管北京慧點科技開發(fā)有限公司27理的需求越來越迫切，同時也表明知識管理與辦公自動化系統(tǒng)相結合是一種成功的模式。但是，知識管理平臺僅僅是組成辦公系統(tǒng)的四個平臺之一，需要其他平臺提供的協(xié)同機制、安全機制才能完成其功能，而且辦公系統(tǒng)中還包括許多其他的辦公業(yè)務功能，因此，辦公系統(tǒng)一直在加強其知識管理功能，但不能說只有辦公自動化系統(tǒng)就等同于知識管理，因為辦公自動化系統(tǒng)同時也在加強其通訊、協(xié)作、安全方面的功能。知識管理只能被看做是辦公自動化系統(tǒng)中的一種通用機制，我們把這種機制就定義為知識管理平臺。知識管理平臺的作用是提供多種知識管理工具，與辦公業(yè)務相結合，利用這些工具提取、整理、生成辦公業(yè)務中的知識，為人所用，將正確的知識，在正確的時候，提供給正確的人?；埸c科技提供的辦公系統(tǒng)將依托知識管理平臺，從“深度”和“廣度”兩方面拓展知識管理的功能。從“深度”拓展，就是要加強系統(tǒng)中原有的知識管理功能。首先，知識管理平臺中提供了文檔管理的功能模板，用戶可以根據(jù)自己的工作需要和業(yè)務特點建立自己的文檔庫。通過文檔提供的自定義多重分類、閱讀權限分配、文檔訂閱和推薦等知識管理機制，可以有效地提高知識的傳遞和利用的效率。舉例來說，辦公系統(tǒng)中有許多存放文檔的文檔庫，過去如果要在這些庫中搜索文檔，必須到每個文檔庫中輸入搜索條件依次進行搜索?，F(xiàn)在，通過加強搜索功能，提供跨庫搜索的能力，這樣只要在任何一個文檔庫中輸入搜索條件，系統(tǒng)就可以自動到所有的文檔庫中檢索符合條件的文檔，從而加速知識的采集過程。這種加強還體現(xiàn)在提高知識管理的主動性方面。例如，過去我們在查閱某篇文檔的時候，必須進入該文檔所在的功能模塊，甚至還要進行檢索操作后才能找到該文檔，可以說文檔完全處于一種被動的狀態(tài)，等待人們?nèi)グl(fā)掘。新的做法是基于知識推送理念，讓知識主動去“找”需要的人。人們可以事先定義好自己需要的文檔類型、存儲位置、時限要求等信息，當系統(tǒng)中產(chǎn)生了符合定義的文檔時，自動將該文檔推送給需要的人。從“廣度”拓展，就是要將更多的知識管理工具集成進知識管理平臺，以提供更大范圍、更豐富的知識管理功能。下圖顯示了慧點科技構建的知識管理體系：北京慧點科技開發(fā)有限公司28 圖 10 慧點科技的知識管理體系從上圖中我們可以看出，在知識管理的每一個環(huán)節(jié)慧點都有相應的產(chǎn)品、集成的第三方產(chǎn)品或解決方案與之對應，這些產(chǎn)品和方案均可以與知識管理平臺集成，形成對其有益的補充，企業(yè)可以根據(jù)自己的需求選擇所需要的功能進行實施應用。 安全管理平臺安全性對任何一個應用系統(tǒng)而言都是至關重要的。辦公系統(tǒng)由于保存了企業(yè)大量的管理信息，其安全性也必然受到企業(yè)格外的關注。從廣義的范圍來說，安全管理對一個系統(tǒng)而言意味著很多內(nèi)容，包括：物理安全、運行安全、信息安全及安全管理制度四個方面。其中，物理安全、運行安全通常是由外圍的軟硬件設備來保障，安全管理制度則是規(guī)范的行為準則，它們都不屬于辦公系統(tǒng)的核心安全機制，只有信息安全是與辦公系統(tǒng)的核心功能直接相關的，也是安全管理平臺真正提供的服務內(nèi)容。安全管理平臺是一種框架體系，辦公系統(tǒng)中的所有功能組件都應該被納入這個安全框架中，受其制約和保護，同時它也為這些組件提供了多種信息安全保障機制。北京慧點科技開發(fā)有限公司29? 信息加密機制加密機制是辦公系統(tǒng)安全的基石，是最核心的安全機制之一。安全管理平臺利用 Domino 提供的四層加密體系，對辦公系統(tǒng)中的所有信息資源進行加密，從而為辦公系統(tǒng)提供了信息保密性、完整性、信息可用性等安全服務。? 認證機制安全管理平臺為辦公系統(tǒng)建立了相應的身份認證與授權管理機制，實現(xiàn)對全系統(tǒng)各類用戶的身份進行管理、認證，也支持網(wǎng)絡設備接入過程的身份認證，同時支持網(wǎng)上各類信息交換之間的身份鑒別和數(shù)字簽名，在確保用戶和網(wǎng)絡設備真實可靠的同時，還能起到防否認和防抵賴的作用。除此之外，安全管理平臺的認證機制還可以與指紋儀、動態(tài)密碼卡、USB Key、CA 系統(tǒng)等集成，從而為辦公系統(tǒng)提供了更強的身份認證措施。? 訪問控制機制訪問控制是確保辦公系統(tǒng)中信息安全的重要機制。強有力的訪問控制能有效地防止進入系統(tǒng)的用戶越權訪問自己不該訪問的信息。安全管理平臺能夠提供兩種訪問控制機制：一種是自主訪問控制機制，它能實現(xiàn)以用戶意愿為基礎的信息保護；另一種是強制訪問控制機制，它能提供全系統(tǒng)范圍的安全屬性和訪問規(guī)則實現(xiàn)的統(tǒng)一的信息保護，能防止像“特洛伊木馬”之類的攻擊行為。? 數(shù)據(jù)庫安全數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)是存儲信息的場所，并擔負著管理這些數(shù)據(jù)信息的任務，如何保證和加強其安全性和保密性，也是信息安全最需要解決的內(nèi)容之一。安全管理平臺利用 Domino 提供的 ACL（存取控制列表）來控制用戶對數(shù)據(jù)庫的存取權限。在Domino 系統(tǒng)中，每個數(shù)據(jù)庫都有自己的 ACL，其中記錄著訪問該數(shù)據(jù)庫權限信息。我們根據(jù)辦公系統(tǒng)中每個功能模塊對應的安全控制需要，將數(shù)據(jù)庫的訪問權限細分為：管理者、編輯者、讀者、作者、存放者、拒絕訪問者 7 個層次，使得用戶對系統(tǒng)具備不同的訪問權限，保證系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)能夠被授權的人正確使用，從而保證了數(shù)據(jù)庫信息的保密性、完整性和可用性。北京慧點科技開發(fā)有限公司30 辦公自動化系統(tǒng)需要具備的能力在采用上述基礎模型的系統(tǒng)架構下，為達到集團型企業(yè)協(xié)同辦公平臺的各項特性，在協(xié)同辦公平臺中以 Lotus Domino 作為系統(tǒng)支撐平臺，提供系統(tǒng)安全服務和協(xié)同工作平臺的數(shù)據(jù)庫服務；系統(tǒng)采用 B/S（瀏覽器/服務器）的結構，以方便普通用戶的使用以及管理人員對系統(tǒng)的維護；支持建立公司總部、下屬企業(yè)和用戶個人的多級自定義門戶，能夠及時、快捷的對外發(fā)布信息，也可以方便的得到所需的信息。 “框架＋組件”的體系架構在長期的工程實踐經(jīng)驗的基礎上，我們提出了先進的辦公自動化系統(tǒng)的架構技術——“框架 +組件”的體系架構，確保我們所提供的系統(tǒng)具有良好的可擴充性。下圖所示為傳統(tǒng)的軟件開發(fā)方式示意圖，從圖中我們可以看出，傳統(tǒng)軟件的開發(fā)是孤立的，開發(fā)一個軟件需要進行從底層到用戶界面全部的工作，代碼利用率很低，而且在添加功能、部署新的應用時難以與舊系統(tǒng)融合，不容易進行系統(tǒng)擴展。圖 11 傳統(tǒng)辦公自動化系統(tǒng)的體系架構下圖所示為我們提出的新的平臺架構示意圖，我們將在硬件平臺、操作系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫等系統(tǒng)平臺之上開發(fā)出一個開放的、易于擴展的應用體系框架。它包含具體應用的通用功能和統(tǒng)一的用戶界面，提供標準的接口和靈活的配置功能。用戶在此應用平臺的基礎上可以自己開發(fā)相應的模塊，這種組件模塊將能很容易加入到總體框架之中，這使得用戶可以將自己的應用和協(xié)同辦公平臺方便地集成在一起，通過簡單的配置部署成適合自己的系統(tǒng)，易于再擴展，從而保護已有投資。北京慧點科技開發(fā)有限公司31圖 12 慧點科技倡導的辦公自動化系統(tǒng)架構由于采用的先進的“ 框架+組件”技術，使得本方案中提供了對用戶完全開發(fā)的模塊接口，XXX 在今后可以自行開發(fā)其他的業(yè)務模塊，按照模塊接口的要求導入到框架之中，便可以在系統(tǒng)中使用了。同時由于所有的用戶權限為集中管理的，因此用戶無需考慮用戶注冊、用戶權限等方面的問題，這一方面降低了二次開發(fā)的工作量，另一方面也能夠保證整個系統(tǒng)的安全性和一致性。特別注意的是：慧點科技的產(chǎn)品是向用戶開放源代碼和開發(fā)接口的，并提供專門針對 IT 技術人員（開發(fā)人員）開發(fā)技術培訓，使其能夠?qū)ο到y(tǒng)進行二次開發(fā)工作。 靈活的流程定義采用先進的工作