【正文】 2）說明：說明字段，可以錄入合同編號的參考信息。2. 標準合同文本的打印 建議方案如下：系統(tǒng)可以打印采購訂單，但內(nèi)容僅限于供應商、采購物品編碼、單位、數(shù)量、單價、到貨日期、收貨地點等主要條款，而且格式較為較亂。建議在外部系統(tǒng)中制作合同文本，例如WORD，然后作為訂單附件附加在采購訂單上。訂單生成后，系統(tǒng)可以將訂單數(shù)據(jù)導出，OFFICE支持導出的TXT格式文件，然后可以粘貼在WORD或EXCEL模板上編輯，操作比較簡便。 訂單安全性業(yè)務需求北方光電采購訂單由業(yè)務人員建立，經(jīng)過相應的審批后，最終與供應商簽訂采購合同。具體的采購合同審批流程參見BPR相關(guān)流程與操作手冊文檔。 采購訂單審批之前，只有制定采購訂單的員工可以修改、取消。生產(chǎn)基地采購訂單由采購經(jīng)辦根據(jù)年初簽訂的長期框架協(xié)議訂立。由于各采購經(jīng)辦分別負責不同類別產(chǎn)品的采購，因此各采購經(jīng)辦之間沒有業(yè)務重疊，也不必相互查詢采購訂單的信息，不允許更改、取消其他業(yè)務員的采購訂單。部門經(jīng)理和公司經(jīng)理可以更改、取消采購訂單。當標準訂單的價格不同于價格合同的價格時，需要部門經(jīng)理審批。解決方案系統(tǒng)通過安全層次與訪問層次決定誰對訂單可以進行什么樣的操作?？紤]到安全層次運用“層次結(jié)構(gòu)”時，可能在人員變動時發(fā)生審批傳遞的問題，建議通過將采購訂單的菜單掛給相關(guān)的人員實現(xiàn)對安全性的控制。訪問層次定為僅查看，保證所有人員可以查看訂單內(nèi)容，而無法對其他采購員制作的采購訂單進行修改、取消、關(guān)閉等操作。7 采購接收與退貨 采購接收控制業(yè)務需求北方光電貿(mào)易一部、貿(mào)易二部的采購物品不存在物品的實際入庫，但財務上需要在貨物發(fā)運后，根據(jù)提單等在系統(tǒng)中記錄庫存，并結(jié)轉(zhuǎn)銷售成本，確認銷售收入。采購部為光電部進行的采購需要進自備庫，財務根據(jù)入庫通知單進行記帳。貿(mào)易一部、貿(mào)易二部的采購物品發(fā)運前必須進行商檢，可能自行按批抽檢或要求第三方檢驗。采購部為光電部進行的采購區(qū)別供應商的合作情況，如果是長期供應商則不進行檢驗。檢驗可能在倉庫或工廠進行。采購品沒有質(zhì)量代碼，不允許替代品接收。貿(mào)易部（照明部） 中存在無訂單接收的情況，即在急需某種物品的情況下，可能先讓供應商發(fā)貨，再補采購訂單的情況。采購接收數(shù)量誤差一般在合同有所規(guī)定，但一般不會出現(xiàn)誤差，主要考慮裝柜的情況。允許接收日期誤差，在合同商定的誤差內(nèi)都可以接受，超出誤差則協(xié)商處理。貿(mào)易一部、貿(mào)易二部一般不退貨，僅進行讓步賠償。光電部也采取先協(xié)商的方法，如果一定要退貨，則一般進行換貨。由客戶將物品發(fā)回至本公司倉庫，或直接退回至供應商，在下筆業(yè)務中進行沖減。生產(chǎn)基地采購物品入庫前一般需要檢驗，由質(zhì)保部對光學材料、金工結(jié)構(gòu)、包裝材料、橡膠等進行抽檢，通過檢驗標準的則合格品接收入庫，不合格品退回供應商，并進行相應的記帳。檢驗結(jié)果在入庫單上進行記錄。對于未通過檢驗的貨物成批退回至供應商。采購接收的數(shù)量差異沒有明確規(guī)定容限，到貨的數(shù)量多于訂單數(shù)量，可以接收入庫，但不增加應付帳款；到貨數(shù)量少于訂單數(shù)量時，與供應商協(xié)商處理。采購接收時間上沒有嚴格的規(guī)定，提前或一定程度的拖延都是可以接受的。接收客戶退貨時需要先接收，檢驗后方可入庫。檢驗屬于合格品的入成品庫，否則入不合格品庫。解決方案北方光電考慮總部貿(mào)易類企業(yè)物料監(jiān)控的特殊性，建議采用“直接入庫”的接收路徑。在系統(tǒng)中進行一步操作，即可完成接收與入庫。對于物品質(zhì)量的現(xiàn)場檢驗則在系統(tǒng)外進行。對于超量接收、提前或延遲交貨等，在系統(tǒng)中定義容限為0，超出容限系統(tǒng)活動為“警告”。不允許替代接收，不允許無訂單接收。接收單采用流水編號。生產(chǎn)基地生產(chǎn)材料接收入庫前都需要進行檢驗，建議采用“標準接收”的接收路徑。即在系統(tǒng)中進行兩步動作：1) 接收，在系統(tǒng)中生成接收單2) 入庫，明確進入的子庫存，增加庫存數(shù)量與資產(chǎn)如果需要記錄檢驗情況，可以錄入檢驗的不合格品數(shù)量，記錄質(zhì)量等級等。對于超量接收、提前或延遲交貨等，在系統(tǒng)中定義容限為0，超出容限系統(tǒng)活動為“警告”。接收單據(jù)無需與采購訂單掛接，建議采用自動流水編碼。 采購退貨業(yè)務需求北方光電貿(mào)易一部、貿(mào)易二部的采購退貨很少發(fā)生。采購部為光電部進行的采購退貨可能在入庫前或入庫后進行。即使出現(xiàn)退貨，也不進行財務處理，而是根據(jù)雙方協(xié)商進行換貨等。生產(chǎn)基地如果整批貨物經(jīng)檢驗未達到合格標準，則不入庫退回供應商。如果整批貨物雖然存在不合格品，但是達到合格標準的，將合格品入相應的資產(chǎn)類庫房，不合格品入不合格品庫，與生產(chǎn)過程中發(fā)現(xiàn)的不合格品一起退回供應商，進行換貨，對原采購訂單的應付帳款不產(chǎn)生任何影響。解決方案北方光電1. 采購和銷售價格沒有變化的換貨直接在應付模塊錄入運費等實際費用的發(fā)票。不在銷售模塊和采購模塊做任何記錄。2. 采購和銷售價格有變化的換貨和其它退貨對于這種情況，采購模塊分成兩筆業(yè)務處理。首先做一筆標準的采購退貨，再重新做一筆標準的采購訂單和接收。換貨流程：1) 在銷售模塊做RMA型退貨訂單，預定和審批通過；2) 在采購接收中查找到該RMA型退貨訂單，接收產(chǎn)生收據(jù)、建議采用直接入庫接收路徑進行接收；3) 在采購模塊中做采購退貨，退回供應商。4) 在應付模塊中做借項通知單，沖銷原采購合同的發(fā)票；5) 取消原有采購訂單； 6) 采購業(yè)務員在系統(tǒng)中錄入新的采購訂單，正常接收、入庫；7) 在應付模塊中重新做發(fā)票，匹配；8) 在銷售模塊重新發(fā)貨生產(chǎn)基地：生產(chǎn)基地的退貨主要是將不合格品或廢品退回供應商。分兩種情況1，退貨：供應商送來的物料經(jīng)過抽撿，或全檢有不合格品，可以直接退回供應商，或先入廢品庫，再退回供應商。在應付模塊中做借項通知單，沖銷原來的付款。2，換貨：對財務的應收帳款等不產(chǎn)生任何影響，因此建議不在系統(tǒng)中進行記錄。8 審批管理 審批流程業(yè)務需求北方光電北方光電不存在請購流程采購訂單審批流程一攬子采購協(xié)議審批流程生產(chǎn)基地請購審批流程采購訂單與一攬子協(xié)議發(fā)放的審批流程解決方案系統(tǒng)通過審批層次樹實現(xiàn)審批單據(jù)的流轉(zhuǎn)，并對審批權(quán)限按照審批組進行劃分，確定單據(jù)流轉(zhuǎn)的終點。審批層次系統(tǒng)將按照審批層次定義的職位架構(gòu)，實現(xiàn)單據(jù)的層層遞交。北方光電的采購審批層次：一攬子采購協(xié)議審批層次：生產(chǎn)基地的請購審批層次：生產(chǎn)基地的采購訂單、采購發(fā)放審批層次: 審批樹針對具體的審批權(quán)限大小建立不同的審批組：1) 對每一審批組，根據(jù)以下類型對審批組進行限定：單據(jù)總額：請購單或采購單的單據(jù)總額；物品分類：可以審批的物品分類；帳戶范圍：可以審批的賬戶范圍。2) 對不同的職位分配已定義好的的審批組。 審批人員業(yè)務需求北方光電采購訂單審批人員包括：部門經(jīng)理、公司主管副總、公司總經(jīng)理一攬子采購協(xié)議審批人員包括：采購部經(jīng)理生產(chǎn)基地請購單審批人員包括生產(chǎn)部門經(jīng)理、財務經(jīng)理、公司總經(jīng)理采購訂單審批人員包括生產(chǎn)部部門經(jīng)理解決方案在系統(tǒng)中設置以上與審批相關(guān)的職位，并在HR模塊定義人員時，分配至各自的職位。這樣，系統(tǒng)將根據(jù)審批層次，按照職位傳遞單據(jù)，并聯(lián)系擔任職位的相關(guān)人員，實現(xiàn)單據(jù)在公司員工之間按照一定的規(guī)則進行傳遞。 審批權(quán)限業(yè)務需求北方光電：（待定）部門經(jīng)理：0～400萬人民幣（含400萬人民幣）財務經(jīng)理：對供應商存在預付款主管副總：400萬～800萬人民幣（含800萬人民幣）總經(jīng)理：800萬人民幣以上生產(chǎn)基地：（待定）解決方案系統(tǒng)可以設定各審批組的審批權(quán)限。但系統(tǒng)不支持對是否存在預付款的判斷。建議由部門經(jīng)理判斷后，選擇是否交財務經(jīng)理審核。9 采購與財務接口 采購和財務接口 業(yè)務需求北方光電財務部應付會計根據(jù)業(yè)務員提供的產(chǎn)品入庫通知單、付款通知書、供應商增值稅發(fā)票等單據(jù)確認應付發(fā)票?？赡芤粡埌l(fā)票匹配多張入庫單，或多張發(fā)票匹配一張入庫單。發(fā)票與采購訂單的匹配要求不嚴格。未啟用采購預算。生產(chǎn)基地財務部應付會計根據(jù)業(yè)務員的入庫檢驗通知單確認應付發(fā)票。發(fā)票需要與入庫檢驗單與采購訂單匹配。未啟用采購預算。解決方案采購與應付模塊接口財務部應付會計確認應付發(fā)票時采用三維匹配（采購訂單、接收單、發(fā)票），匹配選項為接收收據(jù)。這樣可以保證發(fā)票匹配的正確性。設置為發(fā)票而關(guān)閉采購單的容限，保證當財務為供應商發(fā)票付款至容限范圍時，自動關(guān)閉采購單。從而保證財務不會用發(fā)票匹配已付款的采購單。采購與總賬模塊接口采購接收時產(chǎn)生財務數(shù)據(jù)傳遞至總賬，生成以下會計憑證：借：采購接收貸：應計負債