【正文】 從而保證財(cái)務(wù)不會(huì)用發(fā)票匹配已付款的采購(gòu)單。未啟用采購(gòu)預(yù)算。發(fā)票與采購(gòu)訂單的匹配要求不嚴(yán)格。但系統(tǒng)不支持對(duì)是否存在預(yù)付款的判斷。2) 對(duì)不同的職位分配已定義好的的審批組。2，換貨：對(duì)財(cái)務(wù)的應(yīng)收帳款等不產(chǎn)生任何影響，因此建議不在系統(tǒng)中進(jìn)行記錄。換貨流程：1) 在銷(xiāo)售模塊做RMA型退貨訂單，預(yù)定和審批通過(guò)；2) 在采購(gòu)接收中查找到該RMA型退貨訂單，接收產(chǎn)生收據(jù)、建議采用直接入庫(kù)接收路徑進(jìn)行接收；3) 在采購(gòu)模塊中做采購(gòu)?fù)素洠嘶毓?yīng)商。解決方案北方光電1. 采購(gòu)和銷(xiāo)售價(jià)格沒(méi)有變化的換貨直接在應(yīng)付模塊錄入運(yùn)費(fèi)等實(shí)際費(fèi)用的發(fā)票。采購(gòu)部為光電部進(jìn)行的采購(gòu)?fù)素浛赡茉谌霂?kù)前或入庫(kù)后進(jìn)行。即在系統(tǒng)中進(jìn)行兩步動(dòng)作：1) 接收，在系統(tǒng)中生成接收單2) 入庫(kù)，明確進(jìn)入的子庫(kù)存，增加庫(kù)存數(shù)量與資產(chǎn)如果需要記錄檢驗(yàn)情況，可以錄入檢驗(yàn)的不合格品數(shù)量，記錄質(zhì)量等級(jí)等。對(duì)于超量接收、提前或延遲交貨等，在系統(tǒng)中定義容限為0，超出容限系統(tǒng)活動(dòng)為“警告”。檢驗(yàn)屬于合格品的入成品庫(kù)，否則入不合格品庫(kù)。對(duì)于未通過(guò)檢驗(yàn)的貨物成批退回至供應(yīng)商。光電部也采取先協(xié)商的方法，如果一定要退貨，則一般進(jìn)行換貨。貿(mào)易部（照明部） 中存在無(wú)訂單接收的情況，即在急需某種物品的情況下，可能先讓供應(yīng)商發(fā)貨，再補(bǔ)采購(gòu)訂單的情況。貿(mào)易一部、貿(mào)易二部的采購(gòu)物品發(fā)運(yùn)前必須進(jìn)行商檢，可能自行按批抽檢或要求第三方檢驗(yàn)?？紤]到安全層次運(yùn)用“層次結(jié)構(gòu)”時(shí)，可能在人員變動(dòng)時(shí)發(fā)生審批傳遞的問(wèn)題，建議通過(guò)將采購(gòu)訂單的菜單掛給相關(guān)的人員實(shí)現(xiàn)對(duì)安全性的控制。由于各采購(gòu)經(jīng)辦分別負(fù)責(zé)不同類(lèi)別產(chǎn)品的采購(gòu)，因此各采購(gòu)經(jīng)辦之間沒(méi)有業(yè)務(wù)重疊，也不必相互查詢(xún)采購(gòu)訂單的信息，不允許更改、取消其他業(yè)務(wù)員的采購(gòu)訂單。 訂單安全性業(yè)務(wù)需求北方光電采購(gòu)訂單由業(yè)務(wù)人員建立，經(jīng)過(guò)相應(yīng)的審批后，最終與供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同。2）說(shuō)明：說(shuō)明字段，可以錄入合同編號(hào)的參考信息。生產(chǎn)基地1. 采購(gòu)合同編號(hào)：在發(fā)放一攬子采購(gòu)協(xié)議時(shí)，系統(tǒng)將自動(dòng)對(duì)發(fā)放進(jìn)行流水編號(hào)零星采購(gòu)物料的采購(gòu)申請(qǐng)編碼建議為采購(gòu)員代碼＋年＋月＋日＋兩位流水號(hào)。采購(gòu)訂單一般不存在外幣訂單。 訂單內(nèi)容業(yè)務(wù)需求采購(gòu)合同編碼：1. 總部目前的幾個(gè)部門(mén)存在不同的采購(gòu)訂單編碼規(guī)則，例如：輕工部： QG020514F－XX QG：輕工部； 02：2002年； 05：5月；14：今年的第14票號(hào)； F：業(yè)務(wù)員代碼； XX：客戶(hù)機(jī)械部： N――表示國(guó)內(nèi)采購(gòu)； M――表示出口； A――年份； B――月、日J(rèn)X――機(jī)械部； E――員工名稱(chēng)組合規(guī)則：N/MABJXE舉例：N61220528JXF表示：機(jī)械部員工張卓飛在2002年5月28日的采購(gòu)合同號(hào)照明部與光電部沒(méi)有明確的采購(gòu)訂單編碼規(guī)則，業(yè)務(wù)員根據(jù)自己的喜好進(jìn)行編制?？梢砸?guī)定該物品價(jià)格是否可以更改，如果更改，價(jià)格上限是多少，并可以進(jìn)行該一攬子協(xié)議采購(gòu)總額的控制。北方光電財(cái)務(wù)需要確認(rèn)庫(kù)存與應(yīng)付帳款，待業(yè)務(wù)員拿到提單，再確認(rèn)銷(xiāo)售收入，結(jié)轉(zhuǎn)銷(xiāo)售成本。采購(gòu)部人員按照訂單要求協(xié)調(diào)生產(chǎn)基地的生產(chǎn)，運(yùn)用發(fā)運(yùn)通知單通知生產(chǎn)基地發(fā)運(yùn)，由銷(xiāo)售人員（待定）在系統(tǒng)中進(jìn)行發(fā)運(yùn)確認(rèn)。代理出口業(yè)務(wù)的具體內(nèi)容參見(jiàn)銷(xiāo)售業(yè)務(wù)解決方案。該業(yè)務(wù)中的單據(jù)編號(hào)規(guī)則如下所示：訂單類(lèi)型采購(gòu)訂單編號(hào)進(jìn)口原料的采購(gòu)訂單銷(xiāo)售合同號(hào)M完工成品的采購(gòu)訂單銷(xiāo)售合同號(hào)1外運(yùn)費(fèi)用采購(gòu)訂單銷(xiāo)售合同號(hào)F傭金采購(gòu)訂單銷(xiāo)售合同號(hào)C雜項(xiàng)費(fèi)用采購(gòu)訂單銷(xiāo)售合同號(hào)Z代理業(yè)務(wù)的處理這里所指的代理業(yè)務(wù)僅涉及代理費(fèi)用的收取，不存在物權(quán)的轉(zhuǎn)移，不結(jié)轉(zhuǎn)主營(yíng)業(yè)務(wù)收入和成本，因此建議相關(guān)的帳務(wù)通過(guò)財(cái)務(wù)模塊來(lái)完成，不由業(yè)務(wù)模塊進(jìn)行信息傳遞。1. 對(duì)外合同協(xié)商成功后，按照出口業(yè)務(wù)，制作銷(xiāo)售訂單，申請(qǐng)導(dǎo)出生成成品的采購(gòu)訂單。輸入成品的單位成本：按比例計(jì)入成品成本的加工費(fèi)用=（收到成品數(shù)量/成品總數(shù)量）*加工費(fèi)用總金額成品的單位成本=（出庫(kù)原料的總成本+按比例計(jì)入成品成本的加工費(fèi)用）/收到成品的數(shù)量 通過(guò)查詢(xún)獲得本次出庫(kù)原料的總成本。出庫(kù)原料的數(shù)量=（收到成品數(shù)量/成品總數(shù)量）*原料總數(shù)量3． 加工：1) 在系統(tǒng)中錄入加工費(fèi)用采購(gòu)訂單。同時(shí)將銷(xiāo)售合同號(hào)錄入銷(xiāo)售訂單題頭界面。并且確保平均成本更新的數(shù)額與實(shí)際發(fā)生的運(yùn)費(fèi)、關(guān)稅金額相同，否則在日后運(yùn)費(fèi)發(fā)票到后，財(cái)務(wù)無(wú)法入帳。2) 物料采購(gòu)訂單如果存在多張，那么從1開(kāi)始向下續(xù)編。1) 在系統(tǒng)設(shè)置時(shí)，預(yù)先根據(jù)不同部門(mén)，不同的費(fèi)用訂單類(lèi)型在系統(tǒng)中分別做好費(fèi)用采購(gòu)訂單模版。如果有多個(gè)采購(gòu)訂單為一張銷(xiāo)售訂單進(jìn)行采購(gòu)，則在銷(xiāo)售訂單編碼后加流水號(hào)作為采購(gòu)訂單編碼。操作流程如下所示：1. 運(yùn)用開(kāi)發(fā)的銷(xiāo)售訂單流程，在銷(xiāo)售模塊錄入銷(xiāo)售訂單，導(dǎo)入采購(gòu)模塊生成請(qǐng)購(gòu)單。3. 總部采購(gòu)部為生產(chǎn)基地簽訂的長(zhǎng)期框架協(xié)議業(yè)務(wù)。生產(chǎn)基地生產(chǎn)基地的標(biāo)準(zhǔn)采購(gòu)訂單根據(jù)長(zhǎng)期框架協(xié)議的相關(guān)規(guī)定生成。系統(tǒng)具備報(bào)價(jià)審批功能，可以在詢(xún)價(jià)單上注明是否需要報(bào)價(jià)審批，針對(duì)該詢(xún)價(jià)單的所有報(bào)價(jià)都將需要審批；或者制作報(bào)價(jià)單時(shí)要求報(bào)價(jià)審批。報(bào)價(jià)需要經(jīng)過(guò)總經(jīng)理或生產(chǎn)部經(jīng)理審批方可生效。希望業(yè)務(wù)員可以查詢(xún)以往的報(bào)價(jià)歷史紀(jì)錄。生產(chǎn)基地采用標(biāo)準(zhǔn)的對(duì)外詢(xún)價(jià)單功能記錄采購(gòu)詢(xún)價(jià)信息，在系統(tǒng)中錄入詢(xún)價(jià)物品、數(shù)量、目標(biāo)價(jià)位、向哪些供應(yīng)商詢(xún)價(jià)等信息。4. 采購(gòu)人員將溝通結(jié)果記錄在內(nèi)部詢(xún)價(jià)單上，購(gòu)銷(xiāo)雙方進(jìn)行簽字確認(rèn)?？紤]到運(yùn)用請(qǐng)購(gòu)單變通作為內(nèi)部詢(xún)價(jià)單，操作上比較復(fù)雜，而且仍然需要手工業(yè)務(wù)的配合，因此建議系統(tǒng)外進(jìn)行。5 詢(xún)價(jià)及報(bào)價(jià)管理 詢(xún)價(jià)單業(yè)務(wù)需求北方光電與生產(chǎn)基地的詢(xún)價(jià)都通過(guò)電話(huà)、傳真等形式進(jìn)行。目前未采用采購(gòu)預(yù)算控制。具體是在庫(kù)存定義物料時(shí)，要求“使用批準(zhǔn)供應(yīng)商”，在采購(gòu)模塊中定義合格供應(yīng)商清單，明確某物料的合格供應(yīng)商是哪些。9過(guò)量發(fā)貨報(bào)表按供應(yīng)商打印供應(yīng)商發(fā)貨數(shù)量超過(guò)訂單數(shù)量的過(guò)量發(fā)貨情況表。5供應(yīng)商服務(wù)性能分析報(bào)表按物品，物品類(lèi)別，供應(yīng)商等打印供應(yīng)商到貨日期同采購(gòu)訂單需求日期的對(duì)比報(bào)表。運(yùn)行系統(tǒng)提供的關(guān)于供應(yīng)商信息的報(bào)表，從不同角度收集評(píng)估信息：序號(hào)報(bào)表名稱(chēng)報(bào)表內(nèi)容1按分類(lèi)的采購(gòu)匯總報(bào)表按物品類(lèi)別，供應(yīng)商，采購(gòu)員，訂單日期打印采購(gòu)訂單的匯總情況。經(jīng)過(guò)討論，初步確定運(yùn)用手工編碼，編碼規(guī)則參見(jiàn)北方工業(yè)總部編碼規(guī)則。供應(yīng)商信息維護(hù)：供應(yīng)商信息的準(zhǔn)確性根據(jù)BPR設(shè)計(jì)的組織架構(gòu)與部門(mén)職責(zé)，并保證供應(yīng)商信息的準(zhǔn)確性，由北方光電采購(gòu)部專(zhuān)人負(fù)責(zé)供應(yīng)商信息維護(hù)。選擇新供應(yīng)商時(shí)，從規(guī)模、價(jià)格、質(zhì)量、交貨期上對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行考量。供應(yīng)商沒(méi)有編碼。生產(chǎn)基地遠(yuǎn)達(dá)光學(xué)的供應(yīng)商信息由生產(chǎn)部人員按照供應(yīng)商產(chǎn)品類(lèi)別分別由專(zhuān)人統(tǒng)計(jì)更新，統(tǒng)一至遠(yuǎn)達(dá)集團(tuán)調(diào)度室進(jìn)行匯總。 3 供應(yīng)商管理業(yè)務(wù)需求北方光電供應(yīng)商目前沒(méi)有統(tǒng)一的編碼規(guī)則。編碼規(guī)則參見(jiàn)庫(kù)存解決方案。將采購(gòu)訂單查詢(xún)菜單設(shè)定給銷(xiāo)售員，銷(xiāo)售員即可在系統(tǒng)中適時(shí)查詢(xún)采購(gòu)訂單所處的狀態(tài)。物品出口發(fā)運(yùn)給客戶(hù)獲取相關(guān)單據(jù)后，在系統(tǒng)中進(jìn)行發(fā)運(yùn)確認(rèn)的操作。奧德光電：目前有光學(xué)完工庫(kù)、光學(xué)毛坯庫(kù)、工具輔料庫(kù)、金工庫(kù)、包裝材料成品庫(kù)等5個(gè)倉(cāng)庫(kù)。都未使用序列號(hào)控制。 采購(gòu)產(chǎn)品庫(kù)存控制業(yè)務(wù)需求總部：貿(mào)易一部、貿(mào)易二部的采購(gòu)品沒(méi)有物理庫(kù)存，不存在庫(kù)位控制的問(wèn)題。生產(chǎn)基地：包括件、公斤、瓶、米、片、雙等。 采購(gòu)產(chǎn)品計(jì)量單位業(yè)務(wù)需求北方光電：輕工部：出于退稅的要求，計(jì)量單位要按照海關(guān)報(bào)關(guān)的要求定。再下一層分類(lèi)十分繁多。 采購(gòu)產(chǎn)品分類(lèi)業(yè)務(wù)需求目前貿(mào)易一部、二部經(jīng)營(yíng)的輕工產(chǎn)品包括：燈具、鐘、日雜、家用電器。工藝技術(shù)部調(diào)研問(wèn)卷：有標(biāo)準(zhǔn)的物品編碼， 按零件類(lèi)別， 產(chǎn)品型號(hào)， 一般為3段 ， 編碼不定長(zhǎng)，例如: M 58 111 S 希望不同的分類(lèi)有定長(zhǎng)的編碼，并保證編碼的唯一性。解決方案運(yùn)用庫(kù)存模塊在系統(tǒng)中定義采購(gòu)物品。因此北方光電的職位彈性域?qū)⒂靡欢?，在名稱(chēng)中區(qū)分不同的經(jīng)營(yíng)單位。遠(yuǎn)達(dá)光學(xué)有4名采購(gòu)經(jīng)辦，分別負(fù)責(zé)金工結(jié)構(gòu)、光學(xué)、包裝材料、橡膠件等的采購(gòu)。 業(yè)務(wù)人員情況業(yè)務(wù)需求北方光電貿(mào)易一部、二部各有一名經(jīng)理，采購(gòu)小組業(yè)務(wù)員負(fù)責(zé)為本部門(mén)銷(xiāo)售小組采購(gòu)自營(yíng)出口業(yè)務(wù)的輕工、機(jī)械、照明等產(chǎn)品；其他類(lèi)型的業(yè)務(wù)不實(shí)行購(gòu)銷(xiāo)分離，由各業(yè)務(wù)員負(fù)責(zé)執(zhí)行采購(gòu)與銷(xiāo)售的整個(gè)貿(mào)易過(guò)程。生產(chǎn)部的采購(gòu)經(jīng)辦將負(fù)責(zé)按照總部采購(gòu)部的框架性協(xié)議釋放一攬子協(xié)議的采購(gòu)訂單，或者自行制作不能夠與供應(yīng)商簽定一攬子協(xié)議的零星采購(gòu)申請(qǐng), 創(chuàng)建標(biāo)準(zhǔn)采購(gòu)訂單。文檔結(jié)構(gòu)本文檔將從以下幾個(gè)方面，對(duì)采購(gòu)業(yè)務(wù)的解決方案進(jìn)行具體闡述：1. 采購(gòu)組織管理2. 采購(gòu)產(chǎn)品管理3. 供應(yīng)商管理4. 請(qǐng)