【文章內(nèi)容簡介】 是在庫存定義物料時，要求“使用批準供應(yīng)商”，在采購模塊中定義合格供應(yīng)商清單，明確某物料的合格供應(yīng)商是哪些。業(yè)務(wù)員將無法提交不合格供應(yīng)商的采購訂單。4 請購管理 請購流程業(yè)務(wù)需求北方光電貿(mào)易一部、貿(mào)易二部采購組、采購部目前沒有請購流程。生產(chǎn)基地根據(jù)BPR成果，當生產(chǎn)基地需要自行采購一些還不能夠與供應(yīng)商簽訂一攬子協(xié)議的零星采購，請購流程如下：1. 采購經(jīng)辦進行詢價、報價等活動2. 查詢以往歷史交易，選擇最優(yōu)報價，制作請購單，提交審批3. 由部門經(jīng)理、財務(wù)部經(jīng)理審批，在超出審批范圍時，由公司總經(jīng)理進行審批具體參見BPR交付成果“采購申請（計劃）制定、審核及下達流程”經(jīng)BPR討論確定，固定資產(chǎn)低值易耗品的采購申請與采訂單等流程不在ERP系統(tǒng)中體現(xiàn)。目前未采用采購預(yù)算控制。解決方案北方光電：由于北方光電主營貿(mào)易業(yè)務(wù)，物品的采購需求基本來自于簽訂的銷售訂單，只要銷售訂單通過了審批，就可以采購相關(guān)物品，因此不存在手工錄入請購單的情況。在本方案中，將運用直接發(fā)運或者開發(fā)的工作流將銷售物品信息傳遞至采購模塊，系統(tǒng)將自動生成請購單，傳遞至采購部門進行采購。生產(chǎn)基地：運用系統(tǒng)標準的請購單功能，在系統(tǒng)中定義相應(yīng)的審批層次，采購經(jīng)辦可以在系統(tǒng)中制作請購單，按照審批路徑與審批權(quán)限提交審批。5 詢價及報價管理 詢價單業(yè)務(wù)需求北方光電與生產(chǎn)基地的詢價都通過電話、傳真等形式進行。沒有固定的書面形式的詢價單。解決方案北方光電總部的詢價活動包括內(nèi)部詢價（即銷售人員向采購人員的詢價）和對外詢價（即傳統(tǒng)意義上的對供應(yīng)商詢價）。1. 內(nèi)部詢價：系統(tǒng)沒有標準的內(nèi)部詢價功能?？紤]到運用請購單變通作為內(nèi)部詢價單，操作上比較復(fù)雜，而且仍然需要手工業(yè)務(wù)的配合，因此建議系統(tǒng)外進行。具體的操作步驟：1. 銷售人員在獲得客戶的意向后，將需求記錄至手工的內(nèi)部詢價單，傳遞給采購人員。2. 采購人員進行對外詢報價。3. 采購人員與銷售人員溝通詢價結(jié)果。4. 采購人員將溝通結(jié)果記錄在內(nèi)部詢價單上，購銷雙方進行簽字確認。2. 對外詢價：采用系統(tǒng)標準的詢價單功能，記錄對外詢價情況。為了簡化操作，可以從請購單行自動創(chuàng)建成詢價單。并可以打印詢價單，發(fā)給供應(yīng)商。生產(chǎn)基地采用標準的對外詢價單功能記錄采購詢價信息，在系統(tǒng)中錄入詢價物品、數(shù)量、目標價位、向哪些供應(yīng)商詢價等信息。 報價單業(yè)務(wù)需求北方光電供應(yīng)商報價的方式主要有電話、傳真。供應(yīng)商報價時已經(jīng)考慮了采購數(shù)量等因素，因此其報價中不包括任何折扣信息。報價無需審批即可生效。希望業(yè)務(wù)員可以查詢以往的報價歷史紀錄。生產(chǎn)基地供應(yīng)商報價主要是針對價格合同，報價方式主要有電話、傳真。報價內(nèi)容包括物品編號、價格、圖紙、模具等。業(yè)務(wù)執(zhí)行過程中，存在價格更改的情況，一般是價格下調(diào)。報價需要經(jīng)過總經(jīng)理或生產(chǎn)部經(jīng)理審批方可生效。價格合同將保存在遠達集團總調(diào)度室。解決方案北方光電：系統(tǒng)中可以記錄報價信息， 并可以由詢價單自動生成報價單。生產(chǎn)基地：系統(tǒng)報價單可以記錄物品編碼、價格等信息，圖紙、模具等信息如果有電子文本，可以掛為附件。系統(tǒng)具備報價審批功能，可以在詢價單上注明是否需要報價審批，針對該詢價單的所有報價都將需要審批；或者制作報價單時要求報價審批。鑒于系統(tǒng)中沒有報價審批的工作流，所有具有該界面操作權(quán)限的員工都可以進行報價審批的操作，控制意義不大，建議將通過審批生效的報價錄入系統(tǒng)，為以后的業(yè)務(wù)提供參考。 6 訂單管理 訂單生成業(yè)務(wù)需求北方光電貿(mào)易一部、貿(mào)易二部的采購訂單根據(jù)銷售訂單生成，采購部為光電部制定的采購訂單由銷售訂單生成，為生產(chǎn)基地制定的長期框架協(xié)議根據(jù)生產(chǎn)計劃生成。目前銷售合同基本與采購合同一一對應(yīng)。生產(chǎn)基地生產(chǎn)基地的標準采購訂單根據(jù)長期框架協(xié)議的相關(guān)規(guī)定生成。采購訂單無需與銷售訂單進行對應(yīng)。解決方案北方光電：總部的采購業(yè)務(wù)分為三種類型：1. 貿(mào)易一部、貿(mào)易二部、光電部等的貿(mào)易類采購業(yè)務(wù)。2. 總部銷售生產(chǎn)基地物品業(yè)務(wù)。3. 總部采購部為生產(chǎn)基地簽訂的長期框架協(xié)議業(yè)務(wù)。1. 總部貿(mào)易類采購業(yè)務(wù)類型:編號類型描 述1自營出口業(yè)務(wù)處理出口業(yè)務(wù)的國內(nèi)采購，在采購模塊管理2自營進口業(yè)務(wù)處理自營進口采購業(yè)務(wù)，在采購模塊管理3進料加工不作價業(yè)務(wù)包括進料加工的原料采購和加工費用的處理，在采購模塊管理4進料加工作價業(yè)務(wù)處理進料加工的原料采購與成品采購業(yè)務(wù)，在采購模塊管理5來料加工業(yè)務(wù)收取加工費用的業(yè)務(wù)類型，在財務(wù)模塊管理6代理進口業(yè)務(wù)收取代理費的業(yè)務(wù)類型，在財務(wù)模塊與采購模塊管理7內(nèi)貿(mào)業(yè)務(wù)處理內(nèi)貿(mào)采購業(yè)務(wù)，在采購模塊管理注：1. 這里所指的代理進口業(yè)務(wù)是指純代理的情況，區(qū)別于北方光電以往的代理業(yè)務(wù)的范疇，這里的代理業(yè)務(wù)在財務(wù)上反映的不是結(jié)轉(zhuǎn)收入和成本，而是代理費的收入。2. 這里所指出的業(yè)務(wù)類型以及業(yè)務(wù)類型的解決方案同樣適用于遠達集團的業(yè)務(wù)處理。自營出口業(yè)務(wù)的處理貿(mào)易一部、貿(mào)易二部、光電部出口業(yè)務(wù)中的采購訂單，一般要求記庫存帳，再根據(jù)銷售訂單的規(guī)定將物品發(fā)運至客戶處，并結(jié)轉(zhuǎn)銷售成本。操作流程如下所示：1. 運用開發(fā)的銷售訂單流程，在銷售模塊錄入銷售訂單，導(dǎo)入采購模塊生成請購單。2. 采購員創(chuàng)建采購訂單。為了便于銷售人員對采購訂單情況的查詢，在系統(tǒng)中將建立銷售訂單與采購訂單之間的聯(lián)系。采購員根據(jù)請購單“接收人附注”中記錄的銷售合同號，將其作為采購訂單編碼。如果有多個采購訂單為一張銷售訂單進行采購，則在銷售訂單編碼后加流水號作為采購訂單編碼。3. 在供應(yīng)商將物品發(fā)運至客戶時，采購員根據(jù)收到供應(yīng)商傳來的單據(jù)在系統(tǒng)中進行物品接收入庫的操作，并在貨物發(fā)運出口后在系統(tǒng)中進行發(fā)運的動作。具體的系統(tǒng)流程如下：自營出口業(yè)務(wù)需要在系統(tǒng)中進行盈虧測算的嚴格控制，即需要將自營出口業(yè)務(wù)中預(yù)測的費用以采購訂單的形式錄入系統(tǒng)。建議由專人從系統(tǒng)里來錄入費用采購訂單，具體步驟如下：1. 銷售業(yè)務(wù)員對銷售訂單進行確認后，由專人在系統(tǒng)中查詢該銷售訂單；2. 將銷售訂單后的盈虧測算表附件打開；3. 根據(jù)盈虧測算表的預(yù)測金額在系統(tǒng)中錄入相關(guān)的費用采購訂單。1) 在系統(tǒng)設(shè)置時，預(yù)先根據(jù)不同部門，不同的費用訂單類型在系統(tǒng)中分別做好費用采購訂單模版。2) 需要通過復(fù)制費用采購訂單模版生成各種費用訂單。3) 費用采購訂單上顯示單價顯示1，數(shù)量輸入金額。銷售訂單對應(yīng)的采購訂單編號規(guī)則如下所示：采購訂單類型采購訂單編號外運費采購訂單銷售合同號F傭金費用采購訂單銷售合同號C雜項費用采購訂單銷售合同號Z物料采購訂單銷售合同號1注：1) 不同的外運公司需要做不同的外運費用采購訂單，如果預(yù)測一個出口合同項下發(fā)生不同外運公司的外運費，那么外運費采購訂單以銷售合同號位前綴，后加F1，F(xiàn)2等。2) 物料采購訂單如果存在多張，那么從1開始向下續(xù)編。自營進口業(yè)務(wù)的處理自營進口業(yè)務(wù)中，進口合同占據(jù)主導(dǎo)地位，同事自營進口的業(yè)務(wù)量不大，可以不對銷售合同與采購合同建立掛接關(guān)系，即分別在系統(tǒng)中錄入采購訂單與銷售訂單。制作進口采購訂單的流程與標準的國內(nèi)采購訂單相同，注意幣種需要選擇外幣。關(guān)稅及進口業(yè)務(wù)中發(fā)生的費用的處理：方案一：平均成本更新按照采購價格制作采購訂單平均成本更新(關(guān)稅＋運保費)銷售發(fā)貨時結(jié)轉(zhuǎn)成本在報關(guān)時接收入庫獲得關(guān)稅繳款通知書時在庫存模塊調(diào)整商品成本，分錄如下：借：庫存商品貸：材料成本差異同時在應(yīng)付模塊錄入關(guān)稅發(fā)票，分錄如下：借：材料成本差異貸：應(yīng)付賬款再對關(guān)稅發(fā)票進行付款借：應(yīng)付賬款貸：銀行存款優(yōu)點：1. 應(yīng)付發(fā)票可以全額匹配采購訂單，采購訂單可以自動關(guān)閉2. 錄入采購訂單時運用公司匯率，減少錄入?yún)R率發(fā)生錯誤的可能缺點：1. 平均成本更新的時點與金額影響財務(wù)記帳的準確性與及時性2. 平均成本更新的責任人待定方案二：報關(guān)時作以含關(guān)稅、運費、保險費的價格制作采購訂單報關(guān)時按照含運費價格制作采購訂單接收入庫接收入庫時：借：材料采購 12（含稅、費價格）貸：應(yīng)計負債 12 借：庫存 12貸：材料采購 12發(fā)票匹配時：借：應(yīng)計負債12貸：應(yīng)付帳款 10（采購價格） 發(fā)票價格差異 2優(yōu)點：庫存成本較為準確及時反映缺點：1. 運用本方案的前提是在報關(guān)時，業(yè)務(wù)員已經(jīng)清楚地知道需要計入成本