某設(shè)備公司采購系統(tǒng)流程及組織方案分析-資料下載頁
2025-04-25 06:41本頁面
【正文】 l 由權(quán)責(zé)主管進(jìn)行審批l 進(jìn)行初步報(bào)價(jià)及打樣作業(yè)。l 供應(yīng)商樣品必須經(jīng)過品保及技術(shù)確定簽字填寫《材料確認(rèn)書》通過簽定，方可建立檔案系統(tǒng)，未通過則確定是否需要重新打樣確認(rèn)。 供應(yīng)商考核流程(流程編號：永冠采011；流程名稱：設(shè)備采購流程)執(zhí)行單位流程圖作業(yè)說明及表單取消供應(yīng)商資格 原輔材料/外協(xié)/外購采購流程根據(jù)采購訂單收貨后 N Y Y N連續(xù)3個(gè)月是否有改善通知財(cái)務(wù)付款依據(jù)針對品質(zhì)、交期進(jìn)行輔導(dǎo) N Y進(jìn)行考核廠商是否合格采購采購/品保采購/品管/財(cái)務(wù)采購供應(yīng)商評審流程l 采購針對當(dāng)月入庫貨物交貨期進(jìn)行考核，品保針對當(dāng)月入料品質(zhì)進(jìn)行考核，填寫《月供應(yīng)商考核表》l 品保專人將考核結(jié)果發(fā)布至相應(yīng)供貨商，同時(shí)轉(zhuǎn)財(cái)務(wù)做兌帳條件之依據(jù)。l 經(jīng)考核后由品保部門主導(dǎo)進(jìn)行供應(yīng)商輔導(dǎo)，連續(xù)3個(gè)月仍無有效改善，則取消此供應(yīng)商資格。l 斟選新供應(yīng)商或?qū)⒂唵无D(zhuǎn)發(fā)至其他合格供應(yīng)商。 供應(yīng)商檔案創(chuàng)建流程(流程編號：永冠采012；流程名稱：設(shè)備采購流程)執(zhí)行單位流程圖作業(yè)說明及表單 Y N是否一次性供應(yīng)商主管審批填寫供應(yīng)商主擋申請單供應(yīng)商評估流程業(yè)務(wù)需要采購部采購/品保/技術(shù)采購采購主管采購建立檔案系統(tǒng)歸檔 Yl 新產(chǎn)品新材料的需求，更換供應(yīng)商的需求，其他需求。l 采購、技術(shù)、品保共同執(zhí)行填寫《供應(yīng)商評核表》經(jīng)上述三個(gè)部門主管簽核后進(jìn)行初步報(bào)價(jià)及打樣作業(yè)。樣品必須經(jīng)過品保及技術(shù)確定簽字填寫《材料確認(rèn)書》。l 采購經(jīng)辦人員填寫《供應(yīng)商檔案申請表》l 新的供應(yīng)商檔案創(chuàng)建必須呈采購副總簽核。l 建入系統(tǒng)歸檔。 供應(yīng)商檔案維護(hù)流程(流程編號：永冠采013；流程名稱：設(shè)備采購流程)執(zhí)行單位流程圖作業(yè)說明及表單填寫變更表單 Y供應(yīng)商信息更改采購主管審核 N采購采購采購主管采購/財(cái)務(wù)財(cái)務(wù)財(cái)務(wù)流程系統(tǒng)維護(hù)通知財(cái)務(wù)l 供應(yīng)商信息更改，例如帳號、稅號、名稱變更。l 采購經(jīng)辦人員填寫《供應(yīng)商信息修改申請表》l 是否含財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)、通知財(cái)務(wù)。l 采購做系統(tǒng)維護(hù)并通知財(cái)務(wù)。 第二部分 采購系統(tǒng)組織結(jié)構(gòu)整合3 采購系統(tǒng)組織結(jié)構(gòu)整合的總體思路 組織架構(gòu)的整合主要基于業(yè)務(wù)流程的整合設(shè)計(jì)，應(yīng)明確各業(yè)務(wù)功能的負(fù)責(zé)部門和輔助實(shí)施部門。 組織架構(gòu)的整合應(yīng)該確保各職位責(zé)權(quán)利一致，能夠在出現(xiàn)差錯(cuò)時(shí)責(zé)任追究到部門、職位。 組織架構(gòu)的整合應(yīng)該確保采購系統(tǒng)內(nèi)部各職位之間的權(quán)責(zé)利范圍、工作范圍的平衡。 組織架構(gòu)的整合應(yīng)充分體現(xiàn)體系的開放性和可調(diào)整性、適應(yīng)企業(yè)長期發(fā)展并考慮當(dāng)前的可操作性，為未來的調(diào)整預(yù)留空間。 進(jìn)一步完善采購系統(tǒng)內(nèi)部的及時(shí)登記、定時(shí)分析的職能，加強(qiáng)成本控制。 加強(qiáng)采購系統(tǒng)統(tǒng)一調(diào)度功能。 完善采購部的功能，加強(qiáng)采購部的組織力量，使高層人員能從日常的采購工作中解放出來，對采購部的重大事項(xiàng)（如：供應(yīng)商管理等方面）投入更多的精力。 進(jìn)一步加強(qiáng)采購系統(tǒng)內(nèi)部對材料倉庫的控制管理，將材料倉庫納入采購系統(tǒng)的管轄范圍。4 采購系統(tǒng)組織結(jié)構(gòu)整合圖解 采購系統(tǒng)組織結(jié)構(gòu)圖 采購系統(tǒng)組織結(jié)構(gòu)圖說明 將原材料倉庫、五金倉庫、外協(xié)外購倉庫統(tǒng)一納入采購系統(tǒng)。將各倉庫的物資管理，庫存水平的控制等納入采購系統(tǒng)的考核范圍。通過調(diào)整，有利于完善采購系統(tǒng)的職能，加強(qiáng)對采購物資的控制和管理。實(shí)際操作中，考慮到地域上的問題，可將各材料倉庫的日常管理委托行政副總代管。 增加采購調(diào)度崗位，由采購調(diào)度作為生產(chǎn)部門、采購部門和材料倉庫的接口，全面掌握原材料物資的需求信息和庫存信息，根據(jù)原材料需求信息及各項(xiàng)物資的安全儲備量，編制申購單，進(jìn)行申購工作。通過調(diào)整，能加強(qiáng)對采購需求的監(jiān)控，完善采購部門的職能，有利于消除浪費(fèi)、降低成本，疏通采購信息的流通渠道。 增加采購主管崗位。由采購主管協(xié)助采購部經(jīng)理進(jìn)行采購部門日常管理工作，加強(qiáng)對供應(yīng)商的管理，加強(qiáng)對采購物資和倉庫的管理。通過增設(shè)采購主管崗位，有利于增強(qiáng)采購部的組織力量，把采購部經(jīng)理及采購副總從日常的采購工作中解放出來，協(xié)助其進(jìn)行一些重要的工作。 5 采購系統(tǒng)各部門功能定位與定崗定編采購系統(tǒng)設(shè)有部級部門1個(gè)，為采購部，處室（或班組）5個(gè)，崗位5個(gè)，人員編制11人，詳見下表：部門名稱功能定位內(nèi)部機(jī)構(gòu)名稱定崗主要職能定編采購部負(fù)責(zé)各項(xiàng)物資的申購、采購、入庫、管理工作辦公室部門經(jīng)理全面負(fù)責(zé)采購部工作1采購主管協(xié)助部門經(jīng)理工作，供應(yīng)商管理，物資采購管理，倉庫管理1采購調(diào)度負(fù)責(zé)生產(chǎn)、采購、倉庫的聯(lián)系和協(xié)調(diào)，編制材料申購單1采購員執(zhí)行具體采購任務(wù)3上海倉庫倉庫管理員物資的暫時(shí)存放、保管1原材料倉庫倉庫管理員原材料的入庫保管領(lǐng)用1外協(xié)外購倉庫倉庫管理員外購產(chǎn)品的入庫保管領(lǐng)用1五金倉庫倉庫管理員五金件的入庫保管領(lǐng)用2合 計(jì)5個(gè)/11人
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