【正文】 ，要先安排完成緊急的任務(wù)，即便該任務(wù)按其重要程度（同等條件下）應(yīng)當(dāng)屬于B級(jí)而不是A級(jí)。目錄卡/報(bào)事貼（Postit174。）法如果你喜歡使用操作更為簡(jiǎn)便的系統(tǒng)來(lái)安排你的各項(xiàng)任務(wù)，那就請(qǐng)?jiān)囋嚰堎|(zhì)的ABC變通系統(tǒng)。把每項(xiàng)你需要完成的任務(wù)寫(xiě)在一張單獨(dú)的目錄卡上。先把這些目錄卡平放在桌面上，然后按照它們重要性或緊急程度的順序排列。你也可以使用大一點(diǎn)的報(bào)事貼（Postit174。）便條紙進(jìn)行以同樣的操作。你甚至不必把報(bào)事貼平放在桌面上，你可以把它們排列在墻上。你也可以使用大塊的磁性板，這樣你就能方便地移動(dòng)任務(wù)擺放的位置了。這種優(yōu)先級(jí)別劃分法有兩個(gè)顯著特點(diǎn)：一、它同樣適用于一組人進(jìn)行優(yōu)先級(jí)別劃分，因?yàn)樵S多人可以同時(shí)看到并安排各種任務(wù)；二、更重要的是，你無(wú)需翻箱倒柜地查找你的記事表，只要看上一眼，你就能知道你需要完成的下一項(xiàng)任務(wù)，這樣可以節(jié)省你大段的寶貴時(shí)間。 大顯身手的備忘錄文件 工具箱目錄卡法的另一種變體是備忘錄文件法。將標(biāo)有每月31天的31個(gè)文件夾放在一個(gè)掛檔文件檔中（或使用一個(gè)有31格折疊式的文件夾），把每項(xiàng)你需要完成的任務(wù)根據(jù)其時(shí)間敏感性放入其中一個(gè)文件夾中。譬如，如果你打算在25號(hào)付賬單，請(qǐng)把這個(gè)任務(wù)放在19號(hào)或20號(hào)的文件夾中。一項(xiàng)任務(wù)的時(shí)間敏感性越強(qiáng)，就越需要放在編號(hào)靠前的文件夾中。如果一項(xiàng)活動(dòng)必須在某一天完成，那就需要把它放在前一日的文件夾里以示提醒，等到那一天看到這個(gè)任務(wù)提醒后再把它放在相應(yīng)日期的文件夾。在每天工作結(jié)束前，你要把當(dāng)天你沒(méi)做的和第二天你要做的事從今天的文件夾中移到第二天?？傄浀迷谇耙惶煜挛鐚?duì)明天要做的事進(jìn)行優(yōu)先排序。電子版的日常備忘錄（記事本）今天已經(jīng)成為許多商業(yè)人士必不可少的管理工具。如果你不得不處理一些紙面資料（比如：稅單），那就在你的電子備忘錄中加上一條說(shuō)明（比如“付稅單” ），以此指代稅單一事。任務(wù)“盤(pán)存”法ABC法的另一種變體是任務(wù)盤(pán)存法，主要側(cè)重于結(jié)果。不同于督促你完成任務(wù)的ABC級(jí)別法，任務(wù)盤(pán)存法假設(shè)學(xué)習(xí)的最快方式是溫故而知新，總結(jié)一天的工作完成情況，你就可以對(duì)整體情況有一個(gè)深入了解，然后再把總結(jié)的經(jīng)驗(yàn)運(yùn)用到第二天的工作中去。這種方法主張，在日常生活中，事后分析法比價(jià)值尋求法更具有現(xiàn)實(shí)指導(dǎo)意義，更能促使行為的改變，它不刻意追求行為的價(jià)值，而強(qiáng)調(diào)是對(duì)行為結(jié)果反饋。， “盤(pán)存法”的核心是對(duì)每天行為活動(dòng)的相對(duì)生產(chǎn)率進(jìn)行評(píng)估。在行動(dòng)初期設(shè)定你期望完成的目標(biāo)是至關(guān)重要的，然后對(duì)比你目標(biāo)的實(shí)際完成情況，確定你現(xiàn)階段采取的方法是否有效，要做出哪些改進(jìn)可使你的計(jì)劃任務(wù)完成得更好。雖然這種方法自身并非是一種省時(shí)的方法，但它卻可以使行為發(fā)生改變，并最終達(dá)到節(jié)省時(shí)間的目的。當(dāng)你發(fā)現(xiàn)什么樣的行為活動(dòng)更富有成果和效率時(shí)，你就會(huì)開(kāi)始相應(yīng)調(diào)整你的行為。而一旦你這樣做了，你就能把在日程安排上浪費(fèi)掉的時(shí)間都找回來(lái)了。行為的適時(shí)適度調(diào)整是時(shí)間管理策略的核心所在。如果你運(yùn)用任務(wù)盤(pán)存法時(shí)總是能根據(jù)總結(jié)的經(jīng)驗(yàn)不斷改進(jìn)自己的行為，其結(jié)果一定會(huì)是你的時(shí)間得到了更有效地運(yùn)用?；貓?bào)法“回報(bào)是什么？”《讓一切有條有理》（Getting Organized）的作者斯蒂芬妮?溫斯頓（Stephanie Winston）（紐約華納出版社，1991年修訂版）認(rèn)為，如果你開(kāi)始著手為你的行為劃分優(yōu)先級(jí)別，這是你必須要考慮的問(wèn)題。毋庸置疑，回報(bào)法沿襲了長(zhǎng)期以來(lái)傳統(tǒng)觀念中時(shí)間可以用金錢(qián)來(lái)衡量的觀點(diǎn)。本杰明?弗蘭克林在兩百多年前就提出了“時(shí)間就是金錢(qián)”這一觀點(diǎn)，而當(dāng)時(shí)的美國(guó)還處在農(nóng)業(yè)社會(huì)。當(dāng)今洶涌的信息浪潮、繁多的工作職責(zé)、各種各樣的大小事務(wù)令人們不堪重負(fù)，時(shí)間已經(jīng)成為一種稀缺商品。從財(cái)務(wù)和回報(bào)角度如何更好地利用時(shí)間，這一點(diǎn)意義重大，也使時(shí)間的利用變得可量化。不管怎樣，人們總要度過(guò)時(shí)間，不是嗎？關(guān)鍵術(shù)語(yǔ) 我在其中要什么？(WIIFM)“我在其中要什么（What’s In It For Me）”，這是管理人員和銷(xiāo)售人員最常用的詞匯。因?yàn)檫@一動(dòng)機(jī)，才總會(huì)產(chǎn)生購(gòu)買(mǎi)或概念上的“買(mǎi)入”，它也是促使任何人去做任何事的根本原因。當(dāng)你想改變自己的行為時(shí)，你總應(yīng)該找到一種方式能夠確切表達(dá)WIIFM的含義。有一種最佳方法，你可以通過(guò)它自己確認(rèn)已經(jīng)找到了改變能帶來(lái)的好處，那就是把它寫(xiě)出來(lái)。如果沒(méi)有認(rèn)識(shí)到有什么好處（能夠充分表述出來(lái)的WIIFM），想改變你的行為簡(jiǎn)直比登天還難。這也同樣適用于你對(duì)下屬的管理。開(kāi)始行動(dòng)前，就要把每個(gè)任務(wù)的WIIFM思想徹底傳達(dá)給他們，這樣你就不必以后浪費(fèi)時(shí)間解釋為什么事情應(yīng)該這樣做了。讓我們看看這種方法應(yīng)該如何運(yùn)用。下表中各項(xiàng)虛擬任務(wù)代表從“高回報(bào)”到“低回報(bào)”范圍的不同價(jià)值，這里的回報(bào)并不總是指經(jīng)濟(jì)意義上的，因?yàn)槲覀冞€要考慮許多其他的價(jià)值因素：情感、社會(huì)、實(shí)用性、樂(lè)趣等等。仔細(xì)考慮下列每項(xiàng)各屬于哪種情況：高回報(bào)，中等回報(bào)，還是低回報(bào)：● ● 從ATM機(jī)上取出200美元（此時(shí)你只剩下20美元）?！?● 向一家連鎖酒店寫(xiě)投訴信?！?● 把你家里的工作區(qū)收拾一下?！?● 支付到期的賬單?！?● 給一個(gè)你不愿捐款的慈善機(jī)構(gòu)回電話?！?● 買(mǎi)一臺(tái)新的電冰箱。● ● 聽(tīng)你的配偶興奮地告訴你一些無(wú)趣的事。● ● 說(shuō)服你的鄰居和你一同在你們的院子之間修筑一道柵欄。● ● 為準(zhǔn)備家庭晚餐去雜貨店采購(gòu)。● ● 給朋友們回3個(gè)電話。● ● 在雜志上閱讀一篇關(guān)于夏威夷的文章，你計(jì)劃去那兒度假?！?● 去參加一個(gè)主題為個(gè)人理財(cái)計(jì)劃的晚間研討會(huì)，但你還沒(méi)有報(bào)名?！?● 你十幾歲的女兒向你抱怨無(wú)法和她的朋友和睦相處?！?● 給一個(gè)你不認(rèn)識(shí)的人回電話（你也不知道他為什么給你打電話）。你會(huì)發(fā)現(xiàn)對(duì)這個(gè)虛擬任務(wù)列表劃分優(yōu)先級(jí)別并非易事，對(duì)嗎？這表明了一個(gè)根本的事實(shí)：你的情緒化的反應(yīng)以及每種行為的環(huán)境背景對(duì)你的決定產(chǎn)生影響。不管怎樣，就像我們?cè)?jīng)說(shuō)過(guò)的，安排日程需要邏輯性。你也許開(kāi)始會(huì)認(rèn)為去雜貨店采購(gòu)比去ATM機(jī)上提款享有更高的優(yōu)先級(jí)，但如果你就是要取出這些錢(qián)來(lái)采購(gòu)食品呢？這樣ATM機(jī)就變得更重要了。如果完成一個(gè)任務(wù)依賴(lài)于另一個(gè)任務(wù)的首先完成，那么先完成的任務(wù)就享有更高的優(yōu)先級(jí)。即便從表面上客觀的角度看，先完成的任務(wù)也許并不顯得那么重要。同樣，你僅僅是很喜歡那篇關(guān)于夏威夷的文章，但這并不意味著你應(yīng)該先去那兒度假。我們可以毫不費(fèi)力地將這一虛擬任務(wù)表中的個(gè)人任務(wù)替換為與工作相關(guān)的事務(wù)。對(duì)于這些工作事務(wù)，有時(shí)“回報(bào)”顯而易見(jiàn)，但也有時(shí)WIIFM恐怕還不會(huì)那么明顯。就像我們前面所舉過(guò)的例子，你也許最開(kāi)始會(huì)認(rèn)為在公司內(nèi)部自愿成為改善勞資關(guān)系委員會(huì)的主席不會(huì)給你帶來(lái)什么好處，但是來(lái)自委員會(huì)的解決方案可能就會(huì)對(duì)你個(gè)人產(chǎn)生影響，如果在你和你上級(jí)之間出現(xiàn)了此類(lèi)問(wèn)題。避免錯(cuò)誤 迪爾伯特語(yǔ)錄 某雜志數(shù)年前舉辦了一場(chǎng)“迪爾伯特語(yǔ)錄”（Dilbert Quotes）的競(jìng)賽，征集真實(shí)生活中“迪爾伯特”型管理的事例。獲獎(jiǎng)?wù)呤且幻④泦T工，他引述了一份規(guī)劃下列工作程序的備忘錄：1. 1. 從明天開(kāi)始，必須憑個(gè)人安全卡才能進(jìn)出大樓。2. 2. 下周三將給員工們拍照。3. 3. 兩周后將發(fā)放個(gè)人安全卡。令人驚奇的是：經(jīng)常有些人在自己的職業(yè)生活中可以做到整潔而有條理，但個(gè)人生活卻邋遢而混亂。這種情況有時(shí)真是無(wú)可救藥，因?yàn)榧胰丝梢酝ㄟ^(guò)某些方式改變你的行為習(xí)慣，而你的同事卻做不到。在這里，回報(bào)法尤其能夠充分表明：商業(yè)行為準(zhǔn)則可以為個(gè)人生活的改善提供戰(zhàn)略參考，反之亦然?；貓?bào)法的最后一個(gè)的思想是：你每小時(shí)能掙幾元幾角幾分錢(qián)？從今以后，當(dāng)你發(fā)現(xiàn)自己實(shí)際上是在浪費(fèi)時(shí)間或是別人在消磨你的時(shí)間，那就想想你寶貴的時(shí)間是怎樣一小時(shí)一小時(shí)溜走的。要最有效地使用自己的時(shí)間，這樣你和你的公司都會(huì)從中受益匪淺。這一受益的價(jià)值可以確切地用金錢(qián)的語(yǔ)言來(lái)衡量。事實(shí)上，這一受益的提高也依賴(lài)于這種思想。經(jīng)營(yíng)技巧“不做事項(xiàng)(NotToDo)”清單 作家邁克爾李博優(yōu)夫提出一個(gè)奇特的觀點(diǎn)，不但可以用來(lái)節(jié)省必要的時(shí)間，而且可以緩解精神壓力。他的觀點(diǎn)是：制定一個(gè)“不做事項(xiàng)”清單，其中包括以下類(lèi)型的項(xiàng)目：l l 所有低優(yōu)先級(jí)別的任務(wù)，除非你已經(jīng)成功完成所有高優(yōu)先級(jí)別的工作；l l 任何你可以理所當(dāng)然分派給別人的事情；l l 別人對(duì)你的時(shí)間欠考慮或者不恰當(dāng)?shù)男枨?；l l 任何即便忽視了也不會(huì)有太嚴(yán)重的后果的差事；l l 任何本該是別人的本職工作而你卻可能替他/她完成了的事情；把一些你不打算要做的事情列在一個(gè)清單上是件令人興奮的事，你可以在心里把這些不要做的事所節(jié)省的分分秒秒累計(jì)在一起。這種小小的練習(xí)所產(chǎn)生的輕松自在的感覺(jué)，會(huì)在不知不覺(jué)間創(chuàng)造奇跡，甚至?xí)徑鈮毫ΑＥ晾弁蟹▌t一些特定的數(shù)字（如圓周率p）和形狀（如六邊形和螺旋形）在自然界中以某種方式反復(fù)出現(xiàn)。這些數(shù)字和形狀似乎是構(gòu)建我們現(xiàn)實(shí)世界的基石，而且在很大程度上即便對(duì)科學(xué)家和數(shù)學(xué)家來(lái)說(shuō)也是高深莫測(cè)的。時(shí)間管理同樣也蘊(yùn)藏著某種神秘規(guī)律：80/20規(guī)則，也稱(chēng)做帕累托法則。意大利經(jīng)濟(jì)學(xué)家維爾弗里多帕累托（Vilfredo Pareto）在1906年考察時(shí)發(fā)現(xiàn)，20%的意大利人擁有全國(guó)80%的財(cái)富。隨著時(shí)間的推移，這一比例準(zhǔn)則也被應(yīng)用到不同領(lǐng)域，并逐漸成為一條經(jīng)典法則：在一組事物中，其中的一小部分體現(xiàn)出的價(jià)值或重要性遠(yuǎn)遠(yuǎn)高過(guò)其余部分。關(guān)鍵術(shù)語(yǔ)帕累托法則從廣義上講，在任何一組事物中，80%的價(jià)值來(lái)自于20%的部分。例如，如果在汽車(chē)用戶(hù)手冊(cè)中列出了20項(xiàng)汽車(chē)性能指標(biāo)，你購(gòu)車(chē)所獲得的80%的滿(mǎn)意度可能僅僅來(lái)自于其中的4項(xiàng)特性。許多人在安排優(yōu)先級(jí)別時(shí)，用這個(gè)法則來(lái)衡量各種活動(dòng)的相對(duì)重要性。這一法則如何體現(xiàn)在現(xiàn)實(shí)生活中呢？這里有一些具體的、常見(jiàn)的工作中的帕累托法則的例子：l l 所收到的郵件的20%產(chǎn)生80%的價(jià)值；其余80%實(shí)質(zhì)上沒(méi)什么用；l l 公司80%的銷(xiāo)售收入來(lái)自于20%的客戶(hù)；l l 每年80%的電話時(shí)間是花在你所聯(lián)系過(guò)的20%的人身上；l l 絕大多數(shù)人從計(jì)算機(jī)上獲得的80%的收益來(lái)自于20%的計(jì)算機(jī)功能；l l 20%的員工所休的病假占全公司總數(shù)的80%；l l 你80%的時(shí)間所穿的衣服通常只占你所有衣柜里衣服的20%。帕累托法則為變革提供了強(qiáng)有力的工具。更多的價(jià)值來(lái)自于你在20%的目標(biāo)客戶(hù)身上所花的時(shí)間，而非來(lái)自于在另外80%客戶(hù)身上所花的時(shí)間。你電話的速撥號(hào)碼清單應(yīng)該更新鎖定于你定期聯(lián)系的20%的人員。那些閱讀你報(bào)告的人所獲取的80%的信息是來(lái)自20%的內(nèi)容。還能記起你的父輩沒(méi)有書(shū)信往來(lái)的時(shí)代嗎？還能記起電視只有三四個(gè)頻道的日子嗎？（如果你太年輕無(wú)法記得這些或根本不相信這些，可以問(wèn)一問(wèn)父母或祖父祖母。）在那些日子，帕累托法則僅僅是通過(guò)有限的方式觸及到少數(shù)的人群。那么現(xiàn)在又如何呢？讓我們看一下以下的統(tǒng)計(jì)：l l 美國(guó)人每年收到的傳真有150億份；而且這個(gè)數(shù)字每?jī)傻饺陼?huì)翻一番；l l 美國(guó)每年出版的圖書(shū)有50，000種；l l 美國(guó)大眾可供閱讀的雜志有11，000種；l l 一般的有線電視系統(tǒng)可以播送的頻道有100多個(gè)；隨著新技術(shù)的出現(xiàn)，這個(gè)數(shù)字可以增加到500多個(gè)；l l 你一生中花在閱讀郵件上的總時(shí)間可能是8個(gè)月。要想同這席卷而來(lái)的信息潮流齊頭并進(jìn)已經(jīng)變得不可能了。要想保持領(lǐng)先，人們必須做到有選擇性。他們必須把精力集中在那些能帶來(lái)80%價(jià)值的20%的信息上，把其余的全都拋開(kāi)。 這一法則的應(yīng)用范圍如此之廣，其例證無(wú)窮無(wú)盡。牢記你對(duì)公司價(jià)值的80%必然來(lái)自你20%的工作成果（及你20%的工作時(shí)間），你就可能會(huì)想方設(shè)法地提高這一比例。真正的生產(chǎn)率及隨之而來(lái)的進(jìn)步，很可能就是我們對(duì)帕累托法則充分利用程度的函數(shù)。第3章要點(diǎn)總結(jié)168。 168。 ABC法是為日常活動(dòng)設(shè)定優(yōu)先次序的實(shí)用而常見(jiàn)的方法；168。 168。 一些輔助手段，如目錄卡、小便貼或磁性板，能使ABC法更顯靈活；168。 168。 如果你或你的公司是結(jié)果驅(qū)動(dòng)型的，那么結(jié)果“盤(pán)存”法就是一種很具吸引力的選擇；168。 168。 用金錢(qián)回報(bào)的觀念看待時(shí)間，那么能使給你對(duì)優(yōu)先次序的劃分具備可衡量的精確性；