【正文】 一些輔助手段，如目錄卡、小便貼或磁性板，能使ABC法更顯靈活；168。他們必須把精力集中在那些能帶來80%價值的20%的信息上，把其余的全都拋開。那些閱讀你報告的人所獲取的80%的信息是來自20%的內(nèi)容。例如，如果在汽車用戶手冊中列出了20項汽車性能指標，你購車所獲得的80%的滿意度可能僅僅來自于其中的4項特性?；貓蠓ǖ淖詈笠粋€的思想是：你每小時能掙幾元幾角幾分錢？從今以后，當你發(fā)現(xiàn)自己實際上是在浪費時間或是別人在消磨你的時間，那就想想你寶貴的時間是怎樣一小時一小時溜走的。就像我們前面所舉過的例子，你也許最開始會認為在公司內(nèi)部自愿成為改善勞資關(guān)系委員會的主席不會給你帶來什么好處，但是來自委員會的解決方案可能就會對你個人產(chǎn)生影響，如果在你和你上級之間出現(xiàn)了此類問題。你會發(fā)現(xiàn)對這個虛擬任務(wù)列表劃分優(yōu)先級別并非易事，對嗎？這表明了一個根本的事實：你的情緒化的反應(yīng)以及每種行為的環(huán)境背景對你的決定產(chǎn)生影響?！?● 去參加一個主題為個人理財計劃的晚間研討會，但你還沒有報名。● ● 支付到期的賬單。這也同樣適用于你對下屬的管理。本杰明?弗蘭克林在兩百多年前就提出了“時間就是金錢”這一觀點，而當時的美國還處在農(nóng)業(yè)社會。在行動初期設(shè)定你期望完成的目標是至關(guān)重要的，然后對比你目標的實際完成情況，確定你現(xiàn)階段采取的方法是否有效，要做出哪些改進可使你的計劃任務(wù)完成得更好。在每天工作結(jié)束前，你要把當天你沒做的和第二天你要做的事從今天的文件夾中移到第二天。你甚至不必把報事貼平放在桌面上，你可以把它們排列在墻上。從長遠角度看，該項任務(wù)同其他更緊要（即極為重要）的任務(wù)相比也許并非十分重要，但因為在時間上極為急迫這一事實，使其重要性大大提升了。 在辦公桌上準備一個3層或4層的文件架。 把你要做的事隨機列在一個任務(wù)列表上，然后給每項任務(wù)標上一個級別。前提條件：你使用電子文件夾或紙質(zhì)文件夾處理日常事務(wù)（我們會在第10章詳細介紹這種不可或缺的工具）。ABC優(yōu)先級別劃分法下列方法將有助于你提高劃分優(yōu)先級別的能力： 實現(xiàn)你公司目標的基本條件。想一想哪些事情對于實現(xiàn)你的個人理想和事業(yè)追求具有舉足輕重的地位？3. 3.現(xiàn)在，從你的表中的10項任務(wù)中再選出兩項，明天你會記著這兩件事，但有可能無法完成，把他們歸為C級任務(wù)。 C級任務(wù)是指那些可以推遲而不會造成嚴重后果的工作。l l A級任務(wù)是指那些必須在短期內(nèi)完成的任務(wù)。l l而如果你的“小鴨們”偏離軌道太遠，無論對它們還是對你，危險都在悄悄臨近了。 每個人都有不同的時間管理風格；不存在萬能風格；168。 時間管理不是強迫性綜合癥的另一種詮釋；168。 關(guān)鍵是要做到使自己能夠適應(yīng)其他文化類型，幫助別人接納你的文化，在敞開心扉借鑒別人的優(yōu)點的同時，肯定自己的文化優(yōu)勢。他們的目標明確設(shè)定，但沒有落實到書面上，也沒有明確表達出來。任何文化中都存在一些特例。 如果你主管一個多元文化的團隊，你要洞察你的部下對效率的不同看法，并幫助他們適應(yīng)現(xiàn)在的時間觀念或文化氛圍。 如果你的老板或同事來自另外一個國家，你要更好地把握他/她對你的期望；l l 如果你和外國公司做生意，熟悉他們對時間的態(tài)度和其他文化價值觀念將有助于建立明晰高效的溝通；l ll l（第５章對這方面有更多介紹。你的目標就是要找到一種適合于你的時間管理風格。 避免錯誤運用你的想像力你知道嗎？在某些國家的文化中根本就沒有“小時”或“分鐘”這樣的詞匯。 單獨抽出時間與那些工作聯(lián)系最緊密的同事進行充分溝通。）l l因此，當你身處一個低效而混亂的工作環(huán)境時，又該如何面對呢？最好的途徑就是琢磨出一種方法對工作環(huán)境本身實施一定的控制，盡管你這樣做表面上看起來有違初衷。她很快發(fā)現(xiàn)在貨運部門有個管理的職位空缺。應(yīng)對這種身邊的組織功能性紊亂的有效方法，就是盡可能地掌握控制權(quán)。反過來，如果你看起來總是筋疲力盡，你的部下肯定會感到他們的動力也被消蝕了。而且一旦他們發(fā)現(xiàn)機會出現(xiàn)的跡象時，都能夠牢牢地抓住。基本原則：你應(yīng)該盡力克服A型的缺點，向M型轉(zhuǎn)變，這本身就是一件合理而又積極的事。有意思的是，盡管他們看起來總是忙忙碌碌風風火火，但就是看不出事情快完成的跡象。還要記?。簳r間管理能夠作為回避生活壓力的堅強的第二個盾牌！A型和M型行為幾十年前，一組研究人員注意到一些容易導(dǎo)致疾病、尤其是心臟病的心理模式，他們把這種并發(fā)癥狀定義為“A型行為”。信息的超載已經(jīng)為絕大多數(shù)的工作者創(chuàng)造了一次職責的虛擬浪潮，而這些職責通常都超越了我們的控制范圍。但如果上述行為的大多數(shù)都屬于你的情況，那該怎么辦呢？如果存在5個或多于5個的上述行為，那就預(yù)示著你已經(jīng)處于強迫癥狀的“危險地帶”，你應(yīng)該警惕對時間的過分依賴，并要正確領(lǐng)悟其含義。 在超市購物結(jié)帳時看到別人的隊總比自己的快就會變得急躁。l l事實上，這也是強迫癥行為的癥結(jié)所在。時間管理僅僅是一系列的選擇，一種能使我們區(qū)分我們需要做什么和我們喜歡做什么的技巧。當某種強迫癥觀念引發(fā)某種行動，而這種行動常常很怪異而且意義不大或毫無意義時，這就被稱做強迫性沖動。在時間管理中，這些誤區(qū)似乎尤為牢不可破。 正確的自我評估是提高時間管理能力重要的一步。第1章要點總結(jié)□ □ 如實評估你認為可以少花一些時間的活動？● ●對你自己的時間分配記錄的結(jié)果進行分析，應(yīng)包括以下方面：● ●聰明管理如何挑選時機打電話？大多數(shù)的時間管理專家建議每天在一個固定的時間內(nèi)撥打或回復(fù)電話。 下一章，我們將剖析以上問題。[2]書中所描寫的頭發(fā)長得像魔鬼的兩只角的怪人一樣歇斯底里，你又該怎么辦？ 經(jīng)營技巧學(xué)會控制把一天或白天你要做的事列在一張表上，并從1到5選定一個級別，1表示你根本無法控制的事，5則表示你完全能控制的事，依此類推。你的大多數(shù)選擇是不是下列這些詞語：機會、繁忙的、精力充沛的、可愛的、唾手可得的、友好的、高效的、激動人心的？如果是，你就屬于能夠掌控時間的那類人。請閱讀下表，然后選出你認為最適合描述時間的5個詞語。我們會把自己積攢的金錢留給我們的下一代，但卻無法將一個毫秒作為禮物饋贈給他們。首先重要的一點是，要弄清楚你目前（此時此地）的狀況。還有這么一些人，他們表面上看起來雜亂無章，但卻能把事情處理得井井有條。（運動員就是這種類型的一個典型例子。事實上，理想狀態(tài)下，我們每天都有相同數(shù)量的時間可以支配。問題在于我們要接受改變，爭取新的機會，渴望培養(yǎng)和擁有必要的技能，這樣才能獲得這種控制力。比方說，普遍使用的個人電腦長久以來作為一種節(jié)約時間的設(shè)備為人所稱道，但有時卻恰恰相反，它在不斷侵占我們寶貴的時間。[1]小說中的被拔了牙的怪獸一樣，日常工作幾乎占據(jù)了我們所有的時間。那些塞滿信箱的垃圾郵件也需要你花費時間去清理。而這僅僅是1996年的調(diào)查結(jié)果，這個數(shù)字在今天恐怕要高得多。他們需要立刻就能知道所發(fā)生的一切，就是現(xiàn)在！電視節(jié)目制作人也意識到，觀眾越來越能夠在同一時間接受不同渠道的消息。（工具箱）此文本框中可以找到根據(jù)本書的建議可以遵循的具體程序做法。書中還有各種有特色的文本框，用來突出文中的核心內(nèi)容。我們希望通過這些例子可以激發(fā)你的想像力，讓你思考如何舉一反三地運用學(xué)會的內(nèi)容。一切都能辦到。組織一個人的生活很少有一種“對”或“錯”的方式，關(guān)鍵在于結(jié)果。當然，我們可以建議吉姆參加課程學(xué)習(xí)計算機的使用。他會做筆記，增加內(nèi)容，手工重編頁碼。更為經(jīng)常地，你覺得手足無措、精疲力竭、垂頭喪氣。傳真、快遞和電子郵件都要求即時的行動。為了應(yīng)對如潮水般涌來的工作和信息，大部分人每周的工作時間都超過40小時，而不是更少，人們的閑暇時間銳減。更糟的是，你也許以前求助過一本時間管理方面的書，書中說（大部分書是這樣的）你必須建立龐大而基于邏輯的堡壘以抵御那些雜亂無章者或超級高效的競爭者。所以當她需要整合5份文件的內(nèi)容時，她發(fā)現(xiàn)最為簡單、最有效率的方法就是在她的計算機上打開5個窗口，從一個窗口到另一個窗口來回點擊它們，她可以編輯它們，也可以從一處剪切再粘貼到另一處，或者把它們合并成一個獨立的文件，所有這些只需輕輕一點鼠標即可。使用計算機系統(tǒng)肯定要比手工方式更省時，盡管可以充分說明這一點，但如果要求吉姆在計算機上完成編輯工作，可能也是在同時強迫他更多地考慮計算機的工作原理，而非考慮工作本身。因此，要記住很重要的一點，閱讀《時間管理》一書時，并非每一條建議、戰(zhàn)略方法或技巧都適合于你。時間管理的好處時間是有限的，每天只有那么多個小時可以用來謀生、工作和享受生活。本書還要進一步教你如何將你所學(xué)到的技能運用于職場以外的生活當中，運用到你的家庭、跟家人和朋友的關(guān)系當中，簡而言之，即運用到你的整個生活當中。本書其余章節(jié)是上百條實用的戰(zhàn)略方法，可以幫助你管理好自己的日常事務(wù)。（關(guān)鍵術(shù)語）每一主題都有某些特殊的行話和術(shù)語，這些文本框提供這些概念的定義?，F(xiàn)在，節(jié)目制作人甚至有時會加上 “二級”頭條欄，在滾動新聞條的下面再加上一行文字。堡斯公司（Pitney Bowes Inc.）的《未來》雜志社與圣荷塞州立大學(xué)在1996年底所做的調(diào)查研究收到了《財富》1000強企業(yè)中972名員工的問卷調(diào)查反饋信息。要做到這一點，你必須靈活應(yīng)對這些變化帶來的各種挑戰(zhàn)。這些新的做事方法正逐漸融入到我們的工作中。雖然先進的科技使我們有幸享受到了即時溝通和自由信息交流的樂趣，但與此同時，也把我們帶進了為實現(xiàn)更緊張的任務(wù)期限而超負荷工作的夢魘。由于缺乏時間管理技能，人們付出了巨大代價，損失的時間和金錢同樣多，而且這種情況越來越普遍。我們每人都擁有這樣一個與此非常類似的銀行，它就叫做時間。譬如，某些人屬于視覺型風格，他們通過觀察事物來學(xué)習(xí)。而我們中的其他人則天生是邋遢王，父母常常深惡痛絕地拎著我們打掃房間。可是你會發(fā)現(xiàn)，一旦運用了你在本書中學(xué)習(xí)到的方法，你的生活方式將會產(chǎn)生微妙、甚至很大的改變。l l 想知道1秒的價值，請問問剛從車禍中死里逃生的人。第一步讓我們從對自己時間管理風格的簡單印象開始吧。而如果你回答“是”的答案不足8個，你就得加把勁兒改變這種狀況了。如果你有5個以上的問題是肯定答案，那么你就要考慮確實改變一下習(xí)慣或者環(huán)境了。如果你選的是下列詞語：度過、精疲力盡的、高山般的、塞滿的、奔流不息的、無情的、緊張的或艱難的，這說明你把時間當做敵人。關(guān)鍵術(shù)語環(huán)境 在時間管理中泛指影響人們規(guī)劃時間的主要人群、地點和事物。能夠控制第4級別的事之后，開始嘗試第3級別。時間都花到哪里去了?每周你看電視的時間有多長？工作時大部分打過來的電話集中在哪個時段？每周你讀書看報的時間有多長？請在繼續(xù)閱讀本書前回答這些問題。即使你很清楚如何分配自己的時間，你仍會對自己在你各種活動上所耗費的時間大吃一驚?！?●你也許會發(fā)現(xiàn)你需要在影響自己時間管理方式的各個方面都重新進行調(diào)整，或者你會發(fā)現(xiàn)運用更多成熟的時間管理技巧可能對你有所幫助?！?□這樣那樣的信條被人們重復(fù)無數(shù)次，就有了其存在的理由。心理學(xué)家對它的定義更加準確，他們認為強迫癥是一些固執(zhí)的且常常是非理性的思想，這些思想不知不覺地潛入意識，很難從腦海中驅(qū)趕出去。其中的一些行動除了會產(chǎn)生莫名其妙的壓力外，相對沒有什么危害。這種輕度的、與時間有關(guān)聯(lián)的強迫癥行為通常能夠通過下面的六“R”準則來克服：l l 有些人一周至少有一次下了班還仍然留在工作崗位上。外部的壓力并非所有的壓力都來自于內(nèi)心的、自發(fā)的、強迫性的感覺。盡管這種評分的標準很有用，而且也很有見的，但它的確也存在一個問題：它把所有評分的對象都一視同仁了。需要注意的重要一點是，如果上述良好特征中有一些你不符合，你可以嘗試改變一下。A型人總是為自己或別人制定不合理的計劃，設(shè)定根本無法實現(xiàn)的或不恰當?shù)哪繕恕Ｍ潞团笥讯己軞J佩他們富有成效的做事風格。善于時間管理的人往往還會得益于一些意想不到的收獲。研究表明，在一年8760個小時中，“疲勞死”的受害者在他們生前會額外多工作3000個小時。這是指對許多人而言，工作并不能給他們帶來樂趣，他們的氣質(zhì)類型并不適合他們目前的工作。也許公司越大，就越容易產(chǎn)生惰性。有多種對自己所處環(huán)境進行控制的方式，這里就有一個例子。她發(fā)現(xiàn)，改變并不像自己當初所想像的那樣可怕。還有一些其他對工作環(huán)境實施控制的方法：不同的公司有著不同的企業(yè)文化。有一種方法可能奏效，建議每月（或每周）實行一次“停工時間”，即抽出一個小時，讓你的員工關(guān)掉計算機，大家聚集在一間房子里，沒有電話，可以喝咖啡、吃糕點、進行閑聊，不許談?wù)撆c工作相關(guān)的話題！ 舉個例子，如果你可以進行選擇，你可能喜歡徹底完成一個項目后再著手進行下一個，你的工作方式是線性的；或者，你的工作方式可能屬于通盤全局型，你喜歡同時進行多項任務(wù)，就像耍飛盤的雜技演員，能在高高的支桿上讓七八只盤子同時旋轉(zhuǎn)。時間管理和文化 “西方的方法”不可能是管理時間的惟一方法。對這個傳統(tǒng)的非洲人來說，鳥兒對危險信息的交互反應(yīng)和即時通報是顯而易見的。例如澳大利亞人傾向于很好的規(guī)劃和井井有條的管理，但是他們確實會拿出時間來花在社交上，比大多國家都顯得更有彈性。 甚至各家企業(yè)本身對時間也有各自“文化上”的觀點。 168。 168。它最初是用來描述跟在母鴨后面排成一隊學(xué)游泳的小鴨子們，一旦有小鴨子偏離了隊伍，母鴨總會像牧羊人那樣將它趕回隊中，這樣，鴨隊伍仍然是完整的一列。本章的目的在于：找到符合你個人風格或性格特點的排序方法。雖說不如A級任務(wù)那么緊迫，但它們?nèi)匀缓苤匾?。它們沒有最后期限，如果完成這些事固然很好，但實際上，你可以完全無視這些事的存在而不會帶來任何不利