【正文】 經(jīng)理人時(shí)間管理指南目錄序 6第1章 馴服時(shí)間 10明確你的時(shí)間管理風(fēng)格 12你和時(shí)間的依賴關(guān)系 15你所處的環(huán)境 16時(shí)間都花到哪里去了? 17第1章要點(diǎn)總結(jié) 18第2章 有關(guān)時(shí)間管理的幾個(gè)誤區(qū) 19誤區(qū)1：時(shí)間管理只不過是強(qiáng)迫癥行為的另一種詮釋 19誤區(qū)2：時(shí)間管理泯滅了個(gè)人的自發(fā)性和樂趣 24誤區(qū)3：也許我可以管理好我自己,但是我的公司卻一團(tuán)糟 25誤區(qū)４：存在萬能風(fēng)格 27第2章要點(diǎn)總結(jié) 30第3章 “不要讓你的小鴨掉隊(duì)”：做事講究輕重緩急 31ABC法 31目錄卡/報(bào)事貼（Postit174。）法 34任務(wù)“盤存”法 35回報(bào)法 36帕累托法則 38第3章要點(diǎn)總結(jié) 40第4章 做事拖沓——時(shí)間的竊賊 41做事拖沓的實(shí)質(zhì) 41你為什么會(huì)拖沓？ 43你為何事而拖沓？ 43造成拖沓的8大因素 44結(jié)論 50第4章要點(diǎn)總結(jié) 51第5章 克服困難、掃清障礙、設(shè)定目標(biāo)和集中分段處理 53設(shè)定目標(biāo) 54別打擾我！ 56什么也不做 57集中處理 58發(fā)現(xiàn)規(guī)律 58你的生物鐘是怎樣的？ 60幾點(diǎn)提示 61結(jié)論 62第5章要點(diǎn)總結(jié) 62第6章 如何有效授權(quán) 63你能向誰授權(quán)？ 63你能授權(quán)什么？ 66為何授權(quán)如此之難？ 66授權(quán)的關(guān)鍵步驟 68第6章要點(diǎn)總結(jié) 73第7章 學(xué)會(huì)說“不” 74對(duì)什么說不 75如何說不 76會(huì)議和委員會(huì)的應(yīng)對(duì)之計(jì) 77如果你不是會(huì)議主持人 82結(jié)論 82第7章要點(diǎn)總結(jié) 82第8章 預(yù)期的藝術(shù) 84你的預(yù)見能力如何？ 85停車計(jì)時(shí)器綜合癥因小失大 85錯(cuò)誤期限法 87未雨綢繆 87艱澀難懂的語言文字 88沃倫達(dá)效應(yīng) 90貝爾的祝福(或詛咒) 91最終的問題 95結(jié)論 98第8章要點(diǎn)總結(jié) 98第9章 填補(bǔ)時(shí)間的漏洞 100漏洞一：社交活動(dòng) 102漏洞二：亂放東西 104漏洞三：遺忘事情 107漏洞四：上下班和飛機(jī)旅行 108漏洞五：閱讀時(shí)間 110漏洞六：說話嘮叨的人 111結(jié)論 113第9章要點(diǎn)總結(jié) 113第10章 時(shí)間管理的有效工具 1155個(gè)必要問題 116基本的硬件 121軟性工具 128最終的工具：你的環(huán)境 131結(jié)論 133第10章要點(diǎn)總結(jié) 133索引 134序20世紀(jì)50年代，家庭和工作中的繁瑣事務(wù)變得越來越機(jī)械化，而電子革命預(yù)示著更令人眩目的高效時(shí)代的來臨，所以未來學(xué)家大膽預(yù)言：到2000年，每個(gè)人平均的工作時(shí)間每周僅20或30小時(shí)，閑暇時(shí)間將會(huì)多得令大部分人都不知道該怎么度過才好。我們現(xiàn)在知道這些50年代的預(yù)言錯(cuò)了，大錯(cuò)特錯(cuò)。電子化和自動(dòng)化大大加速了人們的生活。為了應(yīng)對(duì)如潮水般涌來的工作和信息，大部分人每周的工作時(shí)間都超過40小時(shí)，而不是更少，人們的閑暇時(shí)間銳減。計(jì)算機(jī)的芯片沒有解放我們，它強(qiáng)迫我們以它的速度進(jìn)行工作。于是，過多的責(zé)任壓得我們喘不過氣來。傳真、快遞和電子郵件都要求即時(shí)的行動(dòng)。計(jì)算機(jī)和激光打印機(jī)里數(shù)分鐘之內(nèi)就能涌出50封個(gè)性化的書信，這在以前要花一個(gè)秘書一整天的時(shí)間才能完成。結(jié)果，我們的郵箱和來件夾塞滿了五花八門爭(zhēng)相吸引我們注意力的材料。所有這些溝通方式和旅行的便捷意味著跟人們打交道的人際網(wǎng)絡(luò)成指數(shù)地?cái)U(kuò)展。事實(shí)上，你在一年中遇到的人要比你的祖父母在一生中遇到的人還要多，無怪乎我們有這么多的人都記不住別人的姓名。更糟的是，你也許以前求助過一本時(shí)間管理方面的書，書中說（大部分書是這樣的）你必須建立龐大而基于邏輯的堡壘以抵御那些雜亂無章者或超級(jí)高效的競(jìng)爭(zhēng)者。書的作者還可能指出，在你建立起的那些防御工事之間，你能棲息在一個(gè)清爽、整齊、潔凈的小環(huán)境里，認(rèn)真實(shí)踐著對(duì)時(shí)間的管理。如果真那么容易或者真是如此，那就太好了，但是你知道，事實(shí)并非如此。更為經(jīng)常地，你覺得手足無措、精疲力竭、垂頭喪氣。甚至很有可能連花點(diǎn)時(shí)間再讀一本時(shí)間管理的書（就象本書），你都會(huì)有犯罪感。但是希望就在這里，這就是本書的內(nèi)容。對(duì)錯(cuò)與否蒂芙妮喜歡計(jì)算機(jī)，面對(duì)計(jì)算機(jī)，她有一種如魚得水的感覺。所以當(dāng)她需要整合5份文件的內(nèi)容時(shí)，她發(fā)現(xiàn)最為簡(jiǎn)單、最有效率的方法就是在她的計(jì)算機(jī)上打開5個(gè)窗口，從一個(gè)窗口到另一個(gè)窗口來回點(diǎn)擊它們，她可以編輯它們，也可以從一處剪切再粘貼到另一處，或者把它們合并成一個(gè)獨(dú)立的文件，所有這些只需輕輕一點(diǎn)鼠標(biāo)即可。與其相反，吉姆是一個(gè)喜歡用紙筆來工作的人。他愿意在辦公桌上把5份文件攤開，把各份文件需要變動(dòng)的部分標(biāo)出來。他會(huì)做筆記，增加內(nèi)容，手工重編頁碼。有時(shí)候，他甚至?xí)阉鼈兗粝聛?，用膠帶按新的順序粘起來。最后，他還會(huì)把終稿打出來，或者如果他還有時(shí)間的話，他會(huì)把它們交給做電腦排版的人重新打印或編輯一下。不能說哪種方法一定就是完成任務(wù)的最好方法。蒂芙妮和吉姆都采取了令他們自己感覺壓力最小的完成工作的方式，這樣的方式令他們感到自信、有把握。使用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)肯定要比手工方式更省時(shí)，盡管可以充分說明這一點(diǎn)，但如果要求吉姆在計(jì)算機(jī)上完成編輯工作，可能也是在同時(shí)強(qiáng)迫他更多地考慮計(jì)算機(jī)的工作原理，而非考慮工作本身。蒂芙妮對(duì)文字處理一學(xué)就會(huì)，這使她能夠更有效地工作，而吉姆在計(jì)算機(jī)程序方面缺乏悟性，這使軟件的運(yùn)用成為他的“效率的敵人”。他發(fā)現(xiàn)與其花費(fèi)力氣研究出如何制作一份表格，不如手工畫表，讓后續(xù)工作的人或更勝任的人考慮格式，那樣更輕松、更令人滿意得多。當(dāng)然，我們可以建議吉姆參加課程學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)的使用。在當(dāng)今的工作環(huán)境，如果不具備計(jì)算機(jī)技能，簡(jiǎn)直就無法談效率。但是，從本性上來說，吉姆可能永遠(yuǎn)無法象蒂芙妮那樣自如地運(yùn)用計(jì)算機(jī)，他當(dāng)然會(huì)不斷提高自己的計(jì)算機(jī)技能，但他可能永遠(yuǎn)不會(huì)感到完全適應(yīng)。吉姆的主要才能也許在另外一個(gè)領(lǐng)域，他對(duì)公司最有用之處不是作為一個(gè)文字處理工作者，而是作為一個(gè)業(yè)務(wù)拓展經(jīng)理。當(dāng)他整合這5份文件時(shí)，公司真正要的是讓他關(guān)注于內(nèi)容，而非要他在保持各文件格式正確統(tǒng)一的同時(shí)在電腦上完成剪切和粘貼。因此，要記住很重要的一點(diǎn)，閱讀《時(shí)間管理》一書時(shí)，并非每一條建議、戰(zhàn)略方法或技巧都適合于你。有時(shí)你會(huì)受到啟發(fā)，你會(huì)想：“對(duì)呀，我怎么就沒想到這一點(diǎn)？”但也有這樣的時(shí)候，你會(huì)做出結(jié)論：“我根本不可能辦到！實(shí)際上，我討厭那么做！”盡請(qǐng)放心。我們是個(gè)體，我們學(xué)習(xí)方式不同，工作方式不同，我們可以結(jié)合使用不同的方法。組織一個(gè)人的生活很少有一種“對(duì)”或“錯(cuò)”的方式，關(guān)鍵在于結(jié)果。但是，有很多方法可以改進(jìn)我們已經(jīng)建立的系統(tǒng)，或者可以作為嶄新的方法令我們的生活或工作更加輕松、更富成效、更減輕壓力。我們希望本書可以提供一些有用的建議達(dá)到這一目的。你可以自主選擇最適合于你特定工作風(fēng)格的方法，選擇能夠融入你的日常生活、令你更加充滿自信的方法，讓你有信心能夠在最大程度上不受外來干擾，按時(shí)、準(zhǔn)確無誤地完成工作。但是要做好準(zhǔn)備，會(huì)出現(xiàn)以下這種情況{也許還很多}——你會(huì)自言自語道：“我已經(jīng)知道了，我父母都告訴過我了！”沒錯(cuò)，但是你還在做嗎？最終你會(huì)發(fā)現(xiàn)，通往更佳時(shí)間管理的旅程很多部分是要重新做你已知道的事。時(shí)間管理的好處時(shí)間是有限的，每天只有那么多個(gè)小時(shí)可以用來謀生、工作和享受生活。在一項(xiàng)令人有些手足無措的項(xiàng)目中遭遇挫折時(shí)所浪費(fèi)的每一分鐘，就相當(dāng)于從我們分配用來享受生活的時(shí)間中扣除一分鐘。甚至工作本身就是要給我們帶來愉悅，即成就感，工作做得好得到認(rèn)可的滿足感（包括經(jīng)濟(jì)報(bào)酬在內(nèi)）能使我們更加享受生活。一切都能辦到。少一點(diǎn)壓力，多一些信心，減少了的挫敗感，更大的成就感，這些好處都源于管理好時(shí)間的生活。我們希望《時(shí)間管理》一書可以幫助你獲得所有這些甚至更多的好處。你閱讀和學(xué)習(xí)本書所能獲得的最大好處在于工作生產(chǎn)率的增加。但就象公文包系列叢書中的其他書一樣，《時(shí)間管理》一書的目的不僅于此，它還要教你如何幫助你的手下員工提高他們的時(shí)間管理技能，教你如何令他們的工作更輕松，使他們工作得更富有成效。本書還要進(jìn)一步教你如何將你所學(xué)到的技能運(yùn)用于職場(chǎng)以外的生活當(dāng)中，運(yùn)用到你的家庭、跟家人和朋友的關(guān)系當(dāng)中，簡(jiǎn)而言之，即運(yùn)用到你的整個(gè)生活當(dāng)中。這些技能超越你自己的工作本身這一副主題將會(huì)明顯貫穿于全書。書中不乏來自平常生活中的例子和來自你的員工工作的例子。我們希望通過這些例子可以激發(fā)你的想像力，讓你思考如何舉一反三地運(yùn)用學(xué)會(huì)的內(nèi)容。你會(huì)發(fā)現(xiàn)它們可以運(yùn)用于你自己生活及你周圍人生活的許多領(lǐng)域。如你所見，本書還包括無數(shù)與時(shí)間管理相關(guān)的其他主題，例如組織、效率、個(gè)人生活的目標(biāo)設(shè)定等。事實(shí)上，時(shí)間管理并非存在于真空中，它存在于我們?nèi)粘Ｉ畹姆椒矫婷?，成為關(guān)系到我們生活快樂與否、滿足與否的核心。在本書能看到什么樣的內(nèi)容呢？在前兩章，你將學(xué)到時(shí)間管理的基礎(chǔ)理論和那些能夠從根本上轉(zhuǎn)變你的生活方式的理論。本書其余章節(jié)是上百條實(shí)用的戰(zhàn)略方法，可以幫助你管理好自己的日常事務(wù)。本書特色公文包系列叢書背后的理念是以一種人與人之間的友好方式向你提供實(shí)用的信息。書中各章矮小精悍，分析解決各種戰(zhàn)略方法問題，包含大量實(shí)例。書中還有各種有特色的文本框，用來突出文中的核心內(nèi)容。下面介紹一下本書中的文本框。（巧妙管理）框內(nèi)提出建議和方法，使人們能夠在工作及個(gè)人生活中聰明地利用時(shí)間。（注意?。┰摽蛱岢鼍鏄?biāo)示，指出在你考慮如何對(duì)時(shí)間進(jìn)行管理時(shí)情況可能已經(jīng)變得不妙的地方。（經(jīng)營(yíng)技巧）該框?yàn)槟闾峁└美脮r(shí)間的具體方法提示。（關(guān)鍵術(shù)語）每一主題都有某些特殊的行話和術(shù)語，這些文本框提供這些概念的定義。（舉例）能有其他人實(shí)施的例子總會(huì)是有用的，無論實(shí)施得好壞與否。這些例子可在這一文本框內(nèi)找到。（工具箱）此文本框中可以找到根據(jù)本書的建議可以遵循的具體程序做法。（避免錯(cuò)誤）你如何能夠保證管理時(shí)不犯任何錯(cuò)誤？不能。但這些文本框就如何將錯(cuò)誤降到最低限度提供了實(shí)用的建議。 第1章 馴服時(shí)間你是否留意了電視新聞中的最新動(dòng)態(tài)？就在不久前，我們的電視屏幕下方開設(shè)了新聞滾動(dòng)條，其目的是在第一時(shí)間提供簡(jiǎn)明扼要的“新聞?lì)^條”，而不是等到電視主持人和記者們?cè)谛侣剷r(shí)間內(nèi)播報(bào)?，F(xiàn)在，節(jié)目制作人甚至有時(shí)會(huì)加上 “二級(jí)”頭條欄，在滾動(dòng)新聞條的下面再加上一行文字。他們?yōu)槭裁匆@么做呢？那是因?yàn)楫?dāng)今社會(huì)的新聞瞬息萬變，新的信息層出不窮，致使我們不能簡(jiǎn)單地再采用過去的方式，只是在特定的時(shí)間段播報(bào)重大新聞。更重要的是，許多電視觀眾沒有時(shí)間守在電視機(jī)旁等待新聞聯(lián)播。他們需要立刻就能知道所發(fā)生的一切，就是現(xiàn)在！電視節(jié)目制作人也意識(shí)到，觀眾越來越能夠在同一時(shí)間接受不同渠道的消息。那么，又何樂而不為呢？在新聞通訊方式發(fā)生最近的這次革新之前，我們的生活早已開始反映出一種類似的變革?？萍嫉倪M(jìn)步使得我們完成本職工作所需的大量復(fù)雜數(shù)據(jù)的傳輸變得可能。同時(shí)，個(gè)人理財(cái)、與朋友交流以及對(duì)收到的大量信息進(jìn)行有效處理，這些也都因?yàn)榭萍嫉陌l(fā)展變得越來越方便。舉例 信息數(shù)量知幾何？比特尼堡斯公司（Pitney Bowes Inc.）的《未來》雜志社與圣荷塞州立大學(xué)在1996年底所做的調(diào)查研究收到了《財(cái)富》1000強(qiáng)企業(yè)中972名員工的問卷調(diào)查反饋信息。該調(diào)查顯示，員工們每天通過各種方式平均發(fā)送和接收178條信息，其中包括：電話（平均每天24個(gè)），電子郵件（平均每天14封），語音信件（平均每天11個(gè)），還有其他媒介。84%的受調(diào)查人表示工作中他們每小時(shí)至少要被各種信息打斷3次。而這僅僅是1996年的調(diào)查結(jié)果，這個(gè)數(shù)字在今天恐怕要高得多。由此帶來的結(jié)果是，我們可能比歷史上任何一個(gè)時(shí)代所創(chuàng)造的價(jià)值都要多得多。而且，我們現(xiàn)在擁有高科技的、戰(zhàn)略性的、個(gè)性化的工具和手段，它們有助于我們管理好時(shí)間，提高工作效率，并能更好地規(guī)劃生活。這一切只需要我們接受改變，敞開胸懷接納所有新生事物和觀念。只有這樣，我們才可以真正馴服時(shí)間。要做到這一點(diǎn)，你必須靈活應(yīng)對(duì)這些變化帶來的各種挑戰(zhàn)。譬如，當(dāng)你早上打開電子郵件箱時(shí)，你必須去面對(duì)暴風(fēng)雪般的郵件和信息。其中有些信息對(duì)你有用，但更多的是些讓你心煩的垃圾信息—例如你無意中會(huì)打開的廣告信息。那些塞滿信箱的垃圾郵件也需要你花費(fèi)時(shí)間去清理。這還不僅僅是電子郵件的問題。也許你還記得原來會(huì)有秘書幫你處理信函，接聽電話，篩選來電，提醒你工作日程和約會(huì)時(shí)間，并幫助你安排一天的工作任務(wù)？但是今天，在許多公司里，主管們端坐在電腦前，敲打著他們自己的信件，接聽他們自己的電話和語音信息，在日歷上記下工作內(nèi)容，并安排日常工作，這一切的完成都沒有秘書的幫助。當(dāng)今科技的進(jìn)步帶來諸多便利，究竟誰還需要秘書呢？這就是今天的現(xiàn)實(shí)情況。當(dāng)然，有時(shí)今天的主管們的確會(huì)有行政助理，但是許多情況下，幾個(gè)主管會(huì)共用一個(gè)助理。這些新的做事方法正逐漸融入到我們的工作中。就像斯蒂芬金[1] Stephen King，美國(guó)知名恐怖小說大師。[1]小說中的被拔了牙的怪獸一樣，日常工作幾乎占據(jù)了我們所有的時(shí)間。但是也有好的方面。如果我們的工作責(zé)任與科技發(fā)展的速度成比例地增長(zhǎng)，那么，在很多方面，我們獲得的自由也會(huì)成比例地增長(zhǎng)。能代替秘書職責(zé)的現(xiàn)代化工具讓你實(shí)現(xiàn)了20年前人們夢(mèng)寐以求的有效資料管理方式和創(chuàng)造性通訊方式。你可以在很短時(shí)間內(nèi)將產(chǎn)品圖片通過電子郵件發(fā)給你的潛在客戶，利用午餐時(shí)間制做出專業(yè)化的公司和產(chǎn)品演示文檔，召開一次簡(jiǎn)單的電話會(huì)議替代費(fèi)時(shí)費(fèi)力的出差旅行。雖然先進(jìn)的科技使我們有幸享受到了即時(shí)溝通和自由信息交流的樂趣，但與此同時(shí)，也把我們帶進(jìn)了為實(shí)現(xiàn)更緊張的任務(wù)期限而超負(fù)荷工作的夢(mèng)魘。我們總是為了處理日益增加的各種信息和職責(zé)而延長(zhǎng)工作時(shí)間，我們正經(jīng)歷著新的工作壓力。（還記得你第一次不得不用文字處理軟件制表時(shí)的感受嗎？）我們正面臨著新的時(shí)間管理挑戰(zhàn)。比方說，普遍使用的個(gè)人電腦長(zhǎng)久以來作為一種節(jié)約時(shí)間的設(shè)備為人所稱道，但有時(shí)卻恰恰相反，它在不斷侵占我們寶貴的時(shí)間。語音信箱在某些方面簡(jiǎn)化了我們的生活，但卻又把生活的其他方面復(fù)雜化了。尋呼機(jī)和手機(jī)使我們無論身在何處都能保持聯(lián)系，但當(dāng)你精心準(zhǔn)備的一個(gè)浪漫之夜被某個(gè)緊急電話冒然打斷，你心中一定不是滋味。無法取得聯(lián)系的借口不再適用了。這是個(gè)“無紙信息社會(huì)”？可造紙商們正賺取著大把的鈔票，比以前還多得多。由于缺乏時(shí)間管理技能，人們付出了巨大代價(jià)，損失的時(shí)間和金錢同樣多，而且這種情況越來越普遍。我們比25年前的人們更能真切地意識(shí)到時(shí)間的流逝，而且簡(jiǎn)直就需要把自己想過的生活塞入現(xiàn)在的生活中去。然而，我們確實(shí)能夠控制住那些侵吞我們工作效率、閑暇時(shí)間和平靜心態(tài)的事物。問題在于我們要接受改變，爭(zhēng)取新的機(jī)會(huì)，渴望培養(yǎng)和擁有必要的技能，這樣才能獲得這種控制力。那么如何開始呢？那就首先從分析你的自身特點(diǎn)和管理時(shí)間的“風(fēng)格”開始吧。舉例值得思考的問題假設(shè)一家銀行每天早晨在你的賬戶中存入86 400美元。但由于余額不能結(jié)轉(zhuǎn)至次日，賬戶上任何你當(dāng)天沒有花完的錢都會(huì)被清除。你會(huì)怎么做呢？你也許會(huì)在每一天下班前將所有的錢都提出來，如果你聰明的話，你甚至?xí)褂闷渲幸徊糠譃閷硗顿Y。我們每人都擁有這樣一個(gè)與此非常類似的銀行，它就叫做時(shí)間。每天早晨這個(gè)銀行給我們86 400秒的存款，任何你沒有充分利用的時(shí)間，在晚上都會(huì)被自動(dòng)清除，該賬戶的余額無法結(jié)轉(zhuǎn)，也不允許透支。如果沒有完全使用完一天的存款，就將失去剩余的部分。事實(shí)上，理想狀態(tài)下，我們每天都有相同數(shù)量的時(shí)間可以支配。但是我們既沒有很好地利用它，也沒有精明地投資它。時(shí)光飛逝，切勿揮霍光陰。明確你的時(shí)間管理風(fēng)格 本書的序言強(qiáng)調(diào)，有必要牢記我們都是個(gè)體的人。我們的工作甚至學(xué)習(xí)方式都會(huì)因人而異。譬如，某些人屬于視覺型風(fēng)格，他們通過觀察事物來學(xué)習(xí)。而另一些人則屬于聽覺風(fēng)格，通過聲音，他們能取得學(xué)習(xí)和工作的最佳效果。還有一些人天性屬于觸覺型，他們需要通過觸摸來感覺需要了解的事物。（運(yùn)動(dòng)員就是這種類型的