【正文】 經(jīng)理人時間管理指南目錄序 6第1章 馴服時間 10明確你的時間管理風(fēng)格 12你和時間的依賴關(guān)系 15你所處的環(huán)境 16時間都花到哪里去了? 17第1章要點總結(jié) 18第2章 有關(guān)時間管理的幾個誤區(qū) 19誤區(qū)1：時間管理只不過是強迫癥行為的另一種詮釋 19誤區(qū)2：時間管理泯滅了個人的自發(fā)性和樂趣 24誤區(qū)3：也許我可以管理好我自己,但是我的公司卻一團糟 25誤區(qū)４：存在萬能風(fēng)格 27第2章要點總結(jié) 30第3章 “不要讓你的小鴨掉隊”：做事講究輕重緩急 31ABC法 31目錄卡/報事貼（Postit174。）法 34任務(wù)“盤存”法 35回報法 36帕累托法則 38第3章要點總結(jié) 40第4章 做事拖沓——時間的竊賊 41做事拖沓的實質(zhì) 41你為什么會拖沓？ 43你為何事而拖沓？ 43造成拖沓的8大因素 44結(jié)論 50第4章要點總結(jié) 51第5章 克服困難、掃清障礙、設(shè)定目標(biāo)和集中分段處理 53設(shè)定目標(biāo) 54別打擾我！ 56什么也不做 57集中處理 58發(fā)現(xiàn)規(guī)律 58你的生物鐘是怎樣的？ 60幾點提示 61結(jié)論 62第5章要點總結(jié) 62第6章 如何有效授權(quán) 63你能向誰授權(quán)？ 63你能授權(quán)什么？ 66為何授權(quán)如此之難？ 66授權(quán)的關(guān)鍵步驟 68第6章要點總結(jié) 73第7章 學(xué)會說“不” 74對什么說不 75如何說不 76會議和委員會的應(yīng)對之計 77如果你不是會議主持人 82結(jié)論 82第7章要點總結(jié) 82第8章 預(yù)期的藝術(shù) 84你的預(yù)見能力如何？ 85停車計時器綜合癥因小失大 85錯誤期限法 87未雨綢繆 87艱澀難懂的語言文字 88沃倫達(dá)效應(yīng) 90貝爾的祝福(或詛咒) 91最終的問題 95結(jié)論 98第8章要點總結(jié) 98第9章 填補時間的漏洞 100漏洞一：社交活動 102漏洞二：亂放東西 104漏洞三：遺忘事情 107漏洞四：上下班和飛機旅行 108漏洞五：閱讀時間 110漏洞六：說話嘮叨的人 111結(jié)論 113第9章要點總結(jié) 113第10章 時間管理的有效工具 1155個必要問題 116基本的硬件 121軟性工具 128最終的工具：你的環(huán)境 131結(jié)論 133第10章要點總結(jié) 133索引 134序20世紀(jì)50年代，家庭和工作中的繁瑣事務(wù)變得越來越機械化，而電子革命預(yù)示著更令人眩目的高效時代的來臨，所以未來學(xué)家大膽預(yù)言：到2000年，每個人平均的工作時間每周僅20或30小時，閑暇時間將會多得令大部分人都不知道該怎么度過才好。我們現(xiàn)在知道這些50年代的預(yù)言錯了，大錯特錯。電子化和自動化大大加速了人們的生活。為了應(yīng)對如潮水般涌來的工作和信息，大部分人每周的工作時間都超過40小時，而不是更少，人們的閑暇時間銳減。計算機的芯片沒有解放我們，它強迫我們以它的速度進行工作。于是，過多的責(zé)任壓得我們喘不過氣來。傳真、快遞和電子郵件都要求即時的行動。計算機和激光打印機里數(shù)分鐘之內(nèi)就能涌出50封個性化的書信，這在以前要花一個秘書一整天的時間才能完成。結(jié)果，我們的郵箱和來件夾塞滿了五花八門爭相吸引我們注意力的材料。所有這些溝通方式和旅行的便捷意味著跟人們打交道的人際網(wǎng)絡(luò)成指數(shù)地擴展。事實上，你在一年中遇到的人要比你的祖父母在一生中遇到的人還要多，無怪乎我們有這么多的人都記不住別人的姓名。更糟的是，你也許以前求助過一本時間管理方面的書，書中說（大部分書是這樣的）你必須建立龐大而基于邏輯的堡壘以抵御那些雜亂無章者或超級高效的競爭者。書的作者還可能指出，在你建立起的那些防御工事之間，你能棲息在一個清爽、整齊、潔凈的小環(huán)境里，認(rèn)真實踐著對時間的管理。如果真那么容易或者真是如此，那就太好了，但是你知道，事實并非如此。更為經(jīng)常地，你覺得手足無措、精疲力竭、垂頭喪氣。甚至很有可能連花點時間再讀一本時間管理的書（就象本書），你都會有犯罪感。但是希望就在這里，這就是本書的內(nèi)容。對錯與否蒂芙妮喜歡計算機，面對計算機，她有一種如魚得水的感覺。所以當(dāng)她需要整合5份文件的內(nèi)容時，她發(fā)現(xiàn)最為簡單、最有效率的方法就是在她的計算機上打開5個窗口，從一個窗口到另一個窗口來回點擊它們，她可以編輯它們，也可以從一處剪切再粘貼到另一處，或者把它們合并成一個獨立的文件，所有這些只需輕輕一點鼠標(biāo)即可。與其相反，吉姆是一個喜歡用紙筆來工作的人。他愿意在辦公桌上把5份文件攤開，把各份文件需要變動的部分標(biāo)出來。他會做筆記，增加內(nèi)容，手工重編頁碼。有時候，他甚至?xí)阉鼈兗粝聛?，用膠帶按新的順序粘起來。最后，他還會把終稿打出來，或者如果他還有時間的話，他會把它們交給做電腦排版的人重新打印或編輯一下。不能說哪種方法一定就是完成任務(wù)的最好方法。蒂芙妮和吉姆都采取了令他們自己感覺壓力最小的完成工作的方式，這樣的方式令他們感到自信、有把握。使用計算機系統(tǒng)肯定要比手工方式更省時，盡管可以充分說明這一點，但如果要求吉姆在計算機上完成編輯工作，可能也是在同時強迫他更多地考慮計算機的工作原理，而非考慮工作本身。蒂芙妮對文字處理一學(xué)就會，這使她能夠更有效地工作，而吉姆在計算機程序方面缺乏悟性，這使軟件的運用成為他的“效率的敵人”。他發(fā)現(xiàn)與其花費力氣研究出如何制作一份表格，不如手工畫表，讓后續(xù)工作的人或更勝任的人考慮格式，那樣更輕松、更令人滿意得多。當(dāng)然，我們可以建議吉姆參加課程學(xué)習(xí)計算機的使用。在當(dāng)今的工作環(huán)境，如果不具備計算機技能，簡直就無法談效率。但是，從本性上來說，吉姆可能永遠(yuǎn)無法象蒂芙妮那樣自如地運用計算機，他當(dāng)然會不斷提高自己的計算機技能，但他可能永遠(yuǎn)不會感到完全適應(yīng)。吉姆的主要才能也許在另外一個領(lǐng)域，他對公司最有用之處不是作為一個文字處理工作者，而是作為一個業(yè)務(wù)拓展經(jīng)理。當(dāng)他整合這5份文件時，公司真正要的是讓他關(guān)注于內(nèi)容，而非要他在保持各文件格式正確統(tǒng)一的同時在電腦上完成剪切和粘貼。因此，要記住很重要的一點，閱讀《時間管理》一書時，并非每一條建議、戰(zhàn)略方法或技巧都適合于你。有時你會受到啟發(fā)，你會想：“對呀，我怎么就沒想到這一點？”但也有這樣的時候，你會做出結(jié)論：“我根本不可能辦到！實際上，我討厭那么做！”盡請放心。我們是個體，我們學(xué)習(xí)方式不同，工作方式不同，我們可以結(jié)合使用不同的方法。組織一個人的生活很少有一種“對”或“錯”的方式，關(guān)鍵在于結(jié)果。但是，有很多方法可以改進我們已經(jīng)建立的系統(tǒng)，或者可以作為嶄新的方法令我們的生活或工作更加輕松、更富成效、更減輕壓力。我們希望本書可以提供一些有用的建議達(dá)到這一目的。你可以自主選擇最適合于你特定工作風(fēng)格的方法，選擇能夠融入你的日常生活、令你更加充滿自信的方法，讓你有信心能夠在最大程度上不受外來干擾，按時、準(zhǔn)確無誤地完成工作。但是要做好準(zhǔn)備，會出現(xiàn)以下這種情況{也許還很多}——你會自言自語道：“我已經(jīng)知道了，我父母都告訴過我了！”沒錯，但是你還在做嗎？最終你會發(fā)現(xiàn)，通往更佳時間管理的旅程很多部分是要重新做你已知道的事。時間管理的好處時間是有限的，每天只有那么多個小時可以用來謀生、工作和享受生活。在一項令人有些手足無措的項目中遭遇挫折時所浪費的每一分鐘，就相當(dāng)于從我們分配用來享受生活的時間中扣除一分鐘。甚至工作本身就是要給我們帶來愉悅，即成就感，工作做得好得到認(rèn)可的滿足感（包括經(jīng)濟報酬在內(nèi)）能使我們更加享受生活。一切都能辦到。少一點壓力，多一些信心，減少了的挫敗感，更大的成就感，這些好處都源于管理好時間的生活。我們希望《時間管理》一書可以幫助你獲得所有這些甚至更多的好處。你閱讀和學(xué)習(xí)本書所能獲得的最大好處在于工作生產(chǎn)率的增加。但就象公文包系列叢書中的其他書一樣，《時間管理》一書的目的不僅于此，它還要教你如何幫助你的手下員工提高他們的時間管理技能，教你如何令他們的工作更輕松，使他們工作得更富有成效。本書還要進一步教你如何將你所學(xué)到的技能運用于職場以外的生活當(dāng)中，運用到你的家庭、跟家人和朋友的關(guān)系當(dāng)中，簡而言之，即運用到你的整個生活當(dāng)中。這些技能超越你自己的工作本身這一副主題將會明顯貫穿于全書。書中不乏來自平常生活中的例子和來自你的員工工作的例子。我們希望通過這些例子可以激發(fā)你的想像力，讓你思考如何舉一反三地運用學(xué)會的內(nèi)容。你會發(fā)現(xiàn)它們可以運用于你自己生活及你周圍人生活的許多領(lǐng)域。如你所見，本書還包括無數(shù)與時間管理相關(guān)的其他主題，例如組織、效率、個人生活的目標(biāo)設(shè)定等。事實上，時間管理并非存在于真空中，它存在于我們?nèi)粘Ｉ畹姆椒矫婷妫蔀殛P(guān)系到我們生活快樂與否、滿足與否的核心。在本書能看到什么樣的內(nèi)容呢？在前兩章，你將學(xué)到時間管理的基礎(chǔ)理論和那些能夠從根本上轉(zhuǎn)變你的生活方式的理論。本書其余章節(jié)是上百條實用的戰(zhàn)略方法，可以幫助你管理好自己的日常事務(wù)。本書特色公文包系列叢書背后的理念是以一種人與人之間的友好方式向你提供實用的信息。書中各章矮小精悍，分析解決各種戰(zhàn)略方法問題，包含大量實例。書中還有各種有特色的文本框，用來突出文中的核心內(nèi)容。下面介紹一下本書中的文本框。（巧妙管理）框內(nèi)提出建議和方法，使人們能夠在工作及個人生活中聰明地利用時間。（注意?。┰摽蛱岢鼍鏄?biāo)示，指出在你考慮如何對時間進行管理時情況可能已經(jīng)變得不妙的地方。（經(jīng)營技巧）該框為你提供更好利用時間的具體方法提示。（關(guān)鍵術(shù)語）每一主題都有某些特殊的行話和術(shù)語，這些文本框提供這些概念的定義。（舉例）能有其他人實施的例子總會是有用的，無論實施得好壞與否。這些例子可在這一文本框內(nèi)找到。（工具箱）此文本框中可以找到根據(jù)本書的建議可以遵循的具體程序做法。（避免錯誤）你如何能夠保證管理時不犯任何錯誤？不能。但這些文本框就如何將錯誤降到最低限度提供了實用的建議。 第1章 馴服時間你是否留意了電視新聞中的最新動態(tài)？就在不久前，我們的電視屏幕下方開設(shè)了新聞滾動條，其目的是在第一時間提供簡明扼要的“新聞頭條”，而不是等到電視主持人和記者們在新聞時間內(nèi)播報?，F(xiàn)在，節(jié)目制作人甚至有時會加上 “二級”頭條欄，在滾動新聞條的下面再加上一行文字。他們?yōu)槭裁匆@么做呢？那是因為當(dāng)今社會的新聞瞬息萬變，新的信息層出不窮，致使我們不能簡單地再采用過去的方式，只是在特定的時間段播報重大新聞。更重要的是，許多電視觀眾沒有時間守在電視機旁等待新聞聯(lián)播。他們需要立刻就能知道所發(fā)生的一切，就是現(xiàn)在！電視節(jié)目制作人也意識到，觀眾越來越能夠在同一時間接受不同渠道的消息。那么，又何樂而不為呢？在新聞通訊方式發(fā)生最近的這次革新之前，我們的生活早已開始反映出一種類似的變革?？萍嫉倪M步使得我們完成本職工作所需的大量復(fù)雜數(shù)據(jù)的傳輸變得可能。同時，個人理財、與朋友交流以及對收到的大量信息進行有效處理，這些也都因為科技的發(fā)展變得越來越方便。舉例 信息數(shù)量知幾何？比特尼堡斯公司（Pitney Bowes Inc.）的《未來》雜志社與圣荷塞州立大學(xué)在1996年底所做的調(diào)查研究收到了《財富》1000強企業(yè)中972名員工的問卷調(diào)查反饋信息。該調(diào)查顯示，員工們每天通過各種方式平均發(fā)送和接收178條信息，其中包括：電話（平均每天24個），電子郵件（平均每天14封），語音信件（平均每天11個），還有其他媒介。84%的受調(diào)查人表示工作中他們每小時至少要被各種信息打斷3次。而這僅僅是1996年的調(diào)查結(jié)果，這個數(shù)字在今天恐怕要高得多。由此帶來的結(jié)果是，我們可能比歷史上任何一個時代所創(chuàng)造的價值都要多得多。而且，我們現(xiàn)在擁有高科技的、戰(zhàn)略性的、個性化的工具和手段，它們有助于我們管理好時間，提高工作效率，并能更好地規(guī)劃生活。這一切只需要我們接受改變，敞開胸懷接納所有新生事物和觀念。只有這樣，我們才可以真正馴服時間。要做到這一點，你必須靈活應(yīng)對這些變化帶來的各種挑戰(zhàn)。譬如，當(dāng)你早上打開電子郵件箱時，你必須去面對暴風(fēng)雪般的郵件和信息。其中有些信息對你有用，但更多的是些讓你心煩的垃圾信息—例如你無意中會打開的廣告信息。那些塞滿信箱的垃圾郵件也需要你花費時間去清理。這還不僅僅是電子郵件的問題。也許你還記得原來會有秘書幫你處理信函，接聽電話，篩選來電，提醒你工作日程和約會時間，并幫助你安排一天的工作任務(wù)？但是今天，在許多公司里，主管們端坐在電腦前，敲打著他們自己的信件，接聽他們自己的電話和語音信息，在日歷上記下工作內(nèi)容，并安排日常工作，這一切的完成都沒有秘書的幫助。當(dāng)今科技的進步帶來諸多便利，究竟誰還需要秘書呢？這就是今天的現(xiàn)實情況。當(dāng)然，有時今天的主管們的確會有行政助理，但是許多情況下，幾個主管會共用一個助理。這些新的做事方法正逐漸融入到我們的工作中。就像斯蒂芬金[1] Stephen King，美國知名恐怖小說大師。[1]小說中的被拔了牙的怪獸一樣，日常工作幾乎占據(jù)了我們所有的時間。但是也有好的方面。如果我們的工作責(zé)任與科技發(fā)展的速度成比例地增長，那么，在很多方面，我們獲得的自由也會成比例地增長。能代替秘書職責(zé)的現(xiàn)代化工具讓你實現(xiàn)了20年前人們夢寐以求的有效資料管理方式和創(chuàng)造性通訊方式。你可以在很短時間內(nèi)將產(chǎn)品圖片通過電子郵件發(fā)給你的潛在客戶，利用午餐時間制做出專業(yè)化的公司和產(chǎn)品演示文檔，召開一次簡單的電話會議替代費時費力的出差旅行。雖然先進的科技使我們有幸享受到了即時溝通和自由信息交流的樂趣，但與此同時，也把我們帶進了為實現(xiàn)更緊張的任務(wù)期限而超負(fù)荷工作的夢魘。我們總是為了處理日益增加的各種信息和職責(zé)而延長工作時間，我們正經(jīng)歷著新的工作壓力。（還記得你第一次不得不用文字處理軟件制表時的感受嗎？）我們正面臨著新的時間管理挑戰(zhàn)。比方說，普遍使用的個人電腦長久以來作為一種節(jié)約時間的設(shè)備為人所稱道，但有時卻恰恰相反，它在不斷侵占我們寶貴的時間。語音信箱在某些方面簡化了我們的生活，但卻又把生活的其他方面復(fù)雜化了。尋呼機和手機使我們無論身在何處都能保持聯(lián)系，但當(dāng)你精心準(zhǔn)備的一個浪漫之夜被某個緊急電話冒然打斷，你心中一定不是滋味。無法取得聯(lián)系的借口不再適用了。這是個“無紙信息社會”？可造紙商們正賺取著大把的鈔票，比以前還多得多。由于缺乏時間管理技能，人們付出了巨大代價，損失的時間和金錢同樣多，而且這種情況越來越普遍。我們比25年前的人們更能真切地意識到時間的流逝，而且簡直就需要把自己想過的生活塞入現(xiàn)在的生活中去。然而，我們確實能夠控制住那些侵吞我們工作效率、閑暇時間和平靜心態(tài)的事物。問題在于我們要接受改變，爭取新的機會，渴望培養(yǎng)和擁有必要的技能，這樣才能獲得這種控制力。那么如何開始呢？那就首先從分析你的自身特點和管理時間的“風(fēng)格”開始吧。舉例值得思考的問題假設(shè)一家銀行每天早晨在你的賬戶中存入86 400美元。但由于余額不能結(jié)轉(zhuǎn)至次日，賬戶上任何你當(dāng)天沒有花完的錢都會被清除。你會怎么做呢？你也許會在每一天下班前將所有的錢都提出來，如果你聰明的話，你甚至?xí)褂闷渲幸徊糠譃閷硗顿Y。我們每人都擁有這樣一個與此非常類似的銀行，它就叫做時間。每天早晨這個銀行給我們86 400秒的存款，任何你沒有充分利用的時間，在晚上都會被自動清除，該賬戶的余額無法結(jié)轉(zhuǎn)，也不允許透支。如果沒有完全使用完一天的存款，就將失去剩余的部分。事實上，理想狀態(tài)下，我們每天都有相同數(shù)量的時間可以支配。但是我們既沒有很好地利用它，也沒有精明地投資它。時光飛逝，切勿揮霍光陰。明確你的時間管理風(fēng)格 本書的序言強調(diào)，有必要牢記我們都是個體的人。我們的工作甚至學(xué)習(xí)方式都會因人而異。譬如，某些人屬于視覺型風(fēng)格，他們通過觀察事物來學(xué)習(xí)。而另一些人則屬于聽覺風(fēng)格，通過聲音，他們能取得學(xué)習(xí)和工作的最佳效果。還有一些人天性屬于觸覺型，他們需要通過觸摸來感覺需要了解的事物。（運動員就是這種類型的