【正文】 ise）：要將這種行為提升到應(yīng)予以充分關(guān)注的重要程度l ll l例如，你確實(shí)需要了解另一條線路使你提前30秒到達(dá)辦公室嗎？你必須總得在飛機(jī)或通勤火車上工作以節(jié)省時間嗎？你會無計(jì)劃無節(jié)制地花費(fèi)大量時間去整理你的桌面、惟恐因?yàn)樽约翰蛔⒁舛顾s亂不堪嗎？ 避免錯誤你是個理想主義者嗎？強(qiáng)迫癥行為中一種最常見的、惡性的、同時也會影響真實(shí)效率和生產(chǎn)力的形式，那就是理想主義。下面是一些輕度強(qiáng)迫癥狀的典型例子：總有一首曲子在你腦海中縈繞；總是害怕忘記鎖家里的大門；總是擔(dān)心把機(jī)密文件忘在辦公桌上了。然而，這些說法往往都是絕對的錯誤。 你的個人風(fēng)格將決定何種時間管理風(fēng)格和方法最適合于你。你甚至?xí)贸鼋Y(jié)論，在你生活的各個階段都需要更全面地實(shí)施組織戰(zhàn)略。 所耗費(fèi)時間之多令你感到最為驚訝的兩項(xiàng)活動。了解這一情況的最佳方法，就是在幾天內(nèi)隨身攜帶一個小筆記本，記錄下你做每件事所耗費(fèi)的時間。如果你是個普通的美國人，那么你每周看電視的時間有25個小時，看書的時間有3個小時，接到大部分電話的時段是在早晨10點(diǎn)到11點(diǎn)之間。在接下來的半年中，每月更新一次你的等級表上的事物和相應(yīng)級別，重新評估你對每一項(xiàng)確實(shí)擁有的控制水平。 某些環(huán)境因素的影響看起來是你無法控制的。這種態(tài)度相當(dāng)危險，也許你目前正被環(huán)境或責(zé)任壓得喘不過氣來，或者你覺得時間占據(jù)了你的一切。除非你對以上問題回答“是”答案數(shù)目為零，否則你的生活方式總有一些方面需要改進(jìn)。第二步請看下面這組問題，選出你回答“是”的選項(xiàng)。要有一個好的開始， 你首先要熟悉自己的行為模式。 想知道1毫秒的價值，請問問贏得奧運(yùn)會獎牌的運(yùn)動員。l l如果你就是那種永遠(yuǎn)無法按期完成任務(wù)的人，圖書館借的書你從來沒有按時歸還過，而且可能現(xiàn)在還是如此，那么你很有可能期望改變你的某些生活方式。時至今日，我們的辦公桌就是我們幼年時代臥室的縮影。而另一些人則屬于聽覺風(fēng)格，通過聲音，他們能取得學(xué)習(xí)和工作的最佳效果。每天早晨這個銀行給我們86 400秒的存款，任何你沒有充分利用的時間，在晚上都會被自動清除，該賬戶的余額無法結(jié)轉(zhuǎn)，也不允許透支。我們比25年前的人們更能真切地意識到時間的流逝，而且簡直就需要把自己想過的生活塞入現(xiàn)在的生活中去。我們總是為了處理日益增加的各種信息和職責(zé)而延長工作時間，我們正經(jīng)歷著新的工作壓力。就像斯蒂芬譬如，當(dāng)你早上打開電子郵件箱時，你必須去面對暴風(fēng)雪般的郵件和信息。該調(diào)查顯示，員工們每天通過各種方式平均發(fā)送和接收178條信息，其中包括：電話（平均每天24個），電子郵件（平均每天14封），語音信件（平均每天11個），還有其他媒介。他們?yōu)槭裁匆@么做呢？那是因?yàn)楫?dāng)今社會的新聞瞬息萬變，新的信息層出不窮，致使我們不能簡單地再采用過去的方式，只是在特定的時間段播報(bào)重大新聞。（舉例）能有其他人實(shí)施的例子總會是有用的，無論實(shí)施得好壞與否。本書特色公文包系列叢書背后的理念是以一種人與人之間的友好方式向你提供實(shí)用的信息。這些技能超越你自己的工作本身這一副主題將會明顯貫穿于全書。在一項(xiàng)令人有些手足無措的項(xiàng)目中遭遇挫折時所浪費(fèi)的每一分鐘，就相當(dāng)于從我們分配用來享受生活的時間中扣除一分鐘。有時你會受到啟發(fā)，你會想：“對呀，我怎么就沒想到這一點(diǎn)？”但也有這樣的時候，你會做出結(jié)論：“我根本不可能辦到！實(shí)際上，我討厭那么做！”盡請放心。蒂芙妮對文字處理一學(xué)就會，這使她能夠更有效地工作，而吉姆在計(jì)算機(jī)程序方面缺乏悟性，這使軟件的運(yùn)用成為他的“效率的敵人”。與其相反，吉姆是一個喜歡用紙筆來工作的人。書的作者還可能指出，在你建立起的那些防御工事之間，你能棲息在一個清爽、整齊、潔凈的小環(huán)境里，認(rèn)真實(shí)踐著對時間的管理。計(jì)算機(jī)的芯片沒有解放我們，它強(qiáng)迫我們以它的速度進(jìn)行工作。于是，過多的責(zé)任壓得我們喘不過氣來。如果真那么容易或者真是如此，那就太好了，但是你知道，事實(shí)并非如此。他愿意在辦公桌上把5份文件攤開，把各份文件需要變動的部分標(biāo)出來。他發(fā)現(xiàn)與其花費(fèi)力氣研究出如何制作一份表格，不如手工畫表，讓后續(xù)工作的人或更勝任的人考慮格式，那樣更輕松、更令人滿意得多。我們是個體，我們學(xué)習(xí)方式不同，工作方式不同，我們可以結(jié)合使用不同的方法。甚至工作本身就是要給我們帶來愉悅，即成就感，工作做得好得到認(rèn)可的滿足感（包括經(jīng)濟(jì)報(bào)酬在內(nèi)）能使我們更加享受生活。書中不乏來自平常生活中的例子和來自你的員工工作的例子。書中各章矮小精悍，分析解決各種戰(zhàn)略方法問題，包含大量實(shí)例。這些例子可在這一文本框內(nèi)找到。更重要的是，許多電視觀眾沒有時間守在電視機(jī)旁等待新聞聯(lián)播。84%的受調(diào)查人表示工作中他們每小時至少要被各種信息打斷3次。其中有些信息對你有用，但更多的是些讓你心煩的垃圾信息—例如你無意中會打開的廣告信息。金[1] Stephen King，美國知名恐怖小說大師。（還記得你第一次不得不用文字處理軟件制表時的感受嗎？）我們正面臨著新的時間管理挑戰(zhàn)。然而，我們確實(shí)能夠控制住那些侵吞我們工作效率、閑暇時間和平靜心態(tài)的事物。如果沒有完全使用完一天的存款，就將失去剩余的部分。還有一些人天性屬于觸覺型，他們需要通過觸摸來感覺需要了解的事物。也許我們中也有一部分人是前兩種情況的混合體——臥室有時清潔有時臟亂，生活中亦是如此，某些方面做得有條有理，另一些方面則一團(tuán)糟。如果你的時間已經(jīng)管理得很好，可能你仍希望在管理方法上做到精益求精。時間的價值大大超過了金錢。請選出下列問題中你認(rèn)為“是”的選項(xiàng)：□ □ 你會復(fù)印每份你簽字的文件嗎？□ □ 你通常會對一段時間前約定的事再次確認(rèn)嗎？□ □ 在你家里有一個固定的地方放鑰匙嗎？□ □ 現(xiàn)在你家的電話旁放著寫字的紙筆嗎？□ □ 如果你明天生病了，有沒有合適的人員替代你并能有效地完成你的工作任務(wù)？□ □ 如果今晚你起居室的照明燈壞了，家里有沒有可以替換的備用燈泡？□ □□ □ 每周你不止一次把工作帶回家做嗎？□ □ 在學(xué)校時，你是否經(jīng)常在考試之前臨時抱佛腳？□ □ 你經(jīng)常推遲給你不喜歡的人回電話嗎，即便這個電話很重要？□ □ 你經(jīng)常不吃早餐嗎？□ □你和時間的依賴關(guān)系每個人對時間都有自己的看法，但大多數(shù)人根本意識不到我們對時間有下意識的感覺。要改變這二者中任何一種情況，你都必須了解如何真正管理好你的時間。如果你的妻子從不記下電話留言，你有什么辦法？假設(shè)一臺彩色激光打印機(jī)可以讓你的工作生活更簡單快捷，然而，你或你的公司卻買不起，你該怎么辦？如果你的老板如同《迪爾伯特》[2] Dilbert，由斯科特亞當(dāng)斯創(chuàng)作，揭露西方公司白癡管理和各種荒誕言行的卡通漫畫系列。當(dāng)你越來越能體會到你對控制的需要和控制的威力時，你就能看到自己的“控制級別”在不斷地增強(qiáng)。 我的答案是否反映了我所代替的那個人的真實(shí)本性或我所感受到的本性？● ● 他們的個性特點(diǎn)對我的工作表現(xiàn)會產(chǎn)生何種程度的影響？● ● 坦白地說，他們身上有什么缺陷是我必須努力克服的？● ●這些數(shù)字符合你的時間利用規(guī)律嗎？若非如此，那是因?yàn)槟悴皇堑湫偷拿绹?，或者因?yàn)槟愕凸阑蚋吖懒怂ǖ男r數(shù)。你也許只會記下一些商務(wù)活動，但如果能把自己的私人活動也記錄在冊，那將是一個極具意義的試驗(yàn)?！?●但是要獲得以上這些方面的成功，你必須首先掃除那些可能阻撓你進(jìn)步的時間管理誤區(qū)，這是我們下一章的內(nèi)容?！?□特別是當(dāng)這些信條廣為流傳或形成文字時，它們就會變得更加可信，甚至成為事實(shí)。有人曾經(jīng)說過：“理想主義不是解決問題的辦法，它本身就是問題所在”。個別的、孤立的強(qiáng)迫癥活動并不是問題所在，問題在于它們所具有的共性，就是對于時間的過分強(qiáng)調(diào)。l l 司機(jī)總是對紅燈感到心煩意亂。如果你能很清楚地認(rèn)識到自己存在一些這樣的行為，其實(shí)不必?fù)?dān)心。在當(dāng)今人們對技術(shù)的依賴性越來越強(qiáng)的社會中，這一點(diǎn)似乎尤為正確。如果這樣做了，你就會增強(qiáng)自己對那些不可避免壓力的承受能力。他們很少有時間與朋友相處。A型不合理的規(guī)劃不合理的目標(biāo)拖沓堆積的習(xí)慣挑釁、敵意的心態(tài)身邊大多只是熟人多病狂熱偏激的行為幾乎很難把事情做好M型合理的規(guī)劃切實(shí)可行的目標(biāo)長遠(yuǎn)規(guī)劃的習(xí)慣輕松、諒解的心態(tài)身邊有知心的朋友健康穩(wěn)定的業(yè)績能把事情做得很好對時間控制較好的人總是能夠捕捉到源于瞬間自發(fā)性的樂趣。 盡管我們很少擔(dān)心“疲勞死”，但是我們應(yīng)該非常注意，不要讓過度的工作透支我們的身體健康，從而失去生活本身的意義。如果你看起來很享受工作，那么你的下屬就更容易在他們的工作中得到滿足感。所幸你通?？梢哉业揭恍┺k法把這種系統(tǒng)性混亂（以及由此引起的低效時間管理）對你的影響降到最低限度。她獲悉自己可能會被辭退，同時公司鼓勵她在內(nèi)部尋找其他職位。但是，改變工作并不總是能一帆風(fēng)順。許多重要的工作可以在飛機(jī)上或賓館里處理，這樣可以避開辦公室里不斷有電話或者有人來打擾；（反過來，如果你認(rèn)為出差會讓你更緊張，那么這種方式就不適合。需要記住的是，至少你可以在你自己的職責(zé)范圍之內(nèi)采取主動控制，如果你做到這一點(diǎn)，那么即便是在驚濤駭浪的一片混亂之中，你也可能找到一座可以安身?xiàng)钠届o島嶼。誤區(qū)４：存在萬能風(fēng)格 本書前言強(qiáng)調(diào)了一個很重要的觀點(diǎn)：人各有異。另一方面，你也可能屬于“越野”型：善于平均控制體力的消耗，能夠支撐一整天。如果考慮以下因素，這種忽視尤其顯得目光短淺：相對于任何事物的真實(shí)情況和其中所涉及的方方面面，我們自己的文化有時會顯得過于狹隘，無法體現(xiàn)其復(fù)雜性和多元性。 要認(rèn)識到至關(guān)重要的一點(diǎn)：這些時間管理行為的特點(diǎn)是在絕大多數(shù)情況下的一般特點(diǎn)。日本人展示出了獨(dú)特的二者混合的趨勢：準(zhǔn)時、有條理、高效，同時，他們在商業(yè)環(huán)境中也投入大量的時間用于社交。許多高科技公司則更倚重于研發(fā)（非線性的思維模式），而非傳統(tǒng)業(yè)務(wù)。 168。 168。如果你做事比較講究邏輯性和前后順序，你的努力肯定會帶來效率和成果。簡而言之，所有的任務(wù)都可以、而且應(yīng)該以A、B、C等級進(jìn)行劃分：若規(guī)定的完成期限較短，就應(yīng)該將它們很快提升到A級別。這里有一些例子：閱讀一本舊雜志時恰巧有一篇很有意義的文章；購買一盞新臺燈完全改善了你的工作環(huán)境；在文具店閑逛發(fā)現(xiàn)一種簡化文件歸檔的實(shí)用工具；重新閱讀你的手機(jī)使用說明時找到一些你從未發(fā)現(xiàn)過的出色功能。譬如，列出你理想中明天想完成的10件事，然后從中選出你確實(shí)希望完成的4件事，將其按重要性程度排列起來，前兩個任務(wù)屬于A級，接下來的兩個任務(wù)屬于B級。想一想你投資在哪些事情上的時間和精力最具有可觀的回報(bào)？2. 2. 實(shí)現(xiàn)個人目標(biāo)的基本條件。或許你甚至希望創(chuàng)造出自己的評估標(biāo)準(zhǔn)，確定哪項(xiàng)內(nèi)容應(yīng)該屬于哪個級別。 將文件夾中的每一項(xiàng)任務(wù)都標(biāo)注上字母代碼。緊急的任務(wù)要求即刻得到解決。）便條紙進(jìn)行以同樣的操作。如果一項(xiàng)活動必須在某一天完成，那就需要把它放在前一日的文件夾里以示提醒，等到那一天看到這個任務(wù)提醒后再把它放在相應(yīng)日期的文件夾。 “盤存法”的核心是對每天行為活動的相對生產(chǎn)率進(jìn)行評估。毋庸置疑，回報(bào)法沿襲了長期以來傳統(tǒng)觀念中時間可以用金錢來衡量的觀點(diǎn)。如果沒有認(rèn)識到有什么好處（能夠充分表述出來的WIIFM），想改變你的行為簡直比登天還難。 給一個你不愿捐款的慈善機(jī)構(gòu)回電話。● ● 你十幾歲的女兒向你抱怨無法和她的朋友和睦相處。對于這些工作事務(wù)，有時“回報(bào)”顯而易見，但也有時WIIFM恐怕還不會那么明顯。在這里，回報(bào)法尤其能夠充分表明：商業(yè)行為準(zhǔn)則可以為個人生活的改善提供戰(zhàn)略參考，反之亦然。這種小小的練習(xí)所產(chǎn)生的輕松自在的感覺，會在不知不覺間創(chuàng)造奇跡，甚至?xí)徑鈮毫ΑｊP(guān)鍵術(shù)語帕累托法則從廣義上講，在任何一組事物中，80%的價值來自于20%的部分。你電話的速撥號碼清單應(yīng)該更新鎖定于你定期聯(lián)系的20%的人員。要想保持領(lǐng)先，人們必須做到有選擇性。 168。 168。 這一法則的應(yīng)用范圍如此之廣，其例證無窮無盡。還能記起你的父輩沒有書信往來的時代嗎？還能記起電視只有三四個頻道的日子嗎？（如果你太年輕無法記得這些或根本不相信這些，可以問一問父母或祖父祖母。許多人在安排優(yōu)先級別時，用這個法則來衡量各種活動的相對重要性。帕累托法則一些特定的數(shù)字（如圓周率p）和形狀（如六邊形和螺旋形）在自然界中以某種方式反復(fù)出現(xiàn)。要最有效地使用自己的時間，這樣你和你的公司都會從中受益匪淺。避免錯誤 迪爾伯特語錄 某雜志數(shù)年前舉辦了一場“迪爾伯特語錄”（Dilbert Quotes）的競賽，征集真實(shí)生活中“迪爾伯特”型管理的事例。不管怎樣，就像我們曾經(jīng)說過的，安排日程需要邏輯性?！?● 在雜志上閱讀一篇關(guān)于夏威夷的文章，你計(jì)劃去那兒度假。● ● 把你家里的工作區(qū)收拾一下。開始行動前，就要把每個任務(wù)的WIIFM思想徹底傳達(dá)給他們，這樣你就不必以后浪費(fèi)時間解釋為什么事情應(yīng)該這樣做了。當(dāng)今洶涌的信息浪潮、繁多的工作職責(zé)、各種各樣的大小事務(wù)令人們不堪重負(fù)，時間已經(jīng)成為一種稀缺商品。雖然這種方法自身并非是一種省時的方法，但它卻可以使行為發(fā)生改變，并最終達(dá)到節(jié)省時間的目的。總要記得在前一天下午對明天要做的事進(jìn)行優(yōu)先排序。你也可以使用大塊的磁性板，這樣你就能方便地移動任務(wù)擺放的位置了。所以，要先安排完成緊急的任務(wù)，即便該任務(wù)按其重要程度（同等條件下）應(yīng)當(dāng)屬于B級而不是A級。最上面的一層標(biāo)注為A，它下面是B，以此類推。這個列表可提醒你按照時間規(guī)劃完成工作。采用這種方式可以提醒你重新安排工作時間，使你有機(jī)會完成某些臨時記下的事情。● ● 實(shí)現(xiàn)你上司目標(biāo)的基本條件。想一想哪些事情能給公司帶來最大的利益，公司因?yàn)楣蛡蛄四愣@得最佳的投資回報(bào)？ 4. 4.剩下的4項(xiàng)就應(yīng)該是D級任務(wù)了：明天能完成最好，