【正文】 13。 聯(lián)絡(luò)用箋：公司內(nèi)部各部門間業(yè)務(wù)接洽時(shí)使用，形式如附件14。第二條 文書分類 文書按機(jī)密與緊急程序不同分為以下幾類： 一、急件：凡是需要受文者于一定時(shí)限內(nèi)簽核完畢，否則會(huì)給公司造成損失的公文均屬急件。 二、機(jī)密件：凡是僅限于相關(guān)人員知悉且擴(kuò)大傳閱范圍將給公司造成不不良影響或損失的公文屬機(jī)密件（如會(huì)計(jì)報(bào)表、工資報(bào)表、經(jīng)營(yíng)報(bào)表等）。 三、普通件：凡是無(wú)時(shí)限要求、機(jī)密要求的一般性公文屬于普通件。第三條 文書傳遞 急件：原則上當(dāng)事人自行傳遞或秘書予以傳遞。 機(jī)密件：原則上責(zé)任人或當(dāng)事人自行傳遞。 普通件：原則上由綜合部負(fù)責(zé)傳遞。第四條 文書處理時(shí)效 一、普通性公文應(yīng)于收文后1日內(nèi)處理完畢，最遲不超過(guò)兩個(gè)工作日。 二、專案性公文應(yīng)于收文后1日內(nèi)處理完畢，最遲不超過(guò)3個(gè)工作日。如需仔細(xì)考量，可視具體狀況相應(yīng)延長(zhǎng)規(guī)定時(shí)效，但必須告知行文單位或部門。第五條 文書請(qǐng)示審批程序 文書的請(qǐng)示審批是公司經(jīng)營(yíng)的一項(xiàng)重要程序。凡公司經(jīng)營(yíng)的重要事項(xiàng)都必須經(jīng)請(qǐng)示，獲得總經(jīng)理的審查、裁決和批復(fù)，方能實(shí)施或執(zhí)行。第六條 文書的收、存管理 綜合部為公司的對(duì)內(nèi)、對(duì)外的總收發(fā)窗口。一、對(duì)外收發(fā)文 綜合部對(duì)每日外來(lái)文件、函、信進(jìn)行檢索、登記，并于一天內(nèi)發(fā)送至相關(guān)部門?！缎藕鞘瞻l(fā)記表》（如出附件15）。收文者系公司名稱者，由總經(jīng)理收文啟封。收文系部門名稱由部門收文啟封；收文者系私人名稱者，由私人自己?jiǎn)⒎?。公司?duì)外發(fā)文原則上一律以公司名義行文，公司（或部門）主管視實(shí)際需要交辦相關(guān)人員初擬對(duì)外文書的行文，相關(guān)經(jīng)辦人員依公司內(nèi)部相關(guān)作業(yè)流程經(jīng)核決后方可發(fā)文。對(duì)外發(fā)文由綜合部統(tǒng)一寄送并進(jìn)行登記管理，形式如（附件16）屬例行工作對(duì)外發(fā)送報(bào)表的由部門自行寄送。二、對(duì)內(nèi)收發(fā)文各部門主管收到內(nèi)部文書后，批示處理意見(jiàn)，并依據(jù)處理意見(jiàn)發(fā)送或傳閱相關(guān)人員。對(duì)內(nèi)的正式通知，通告公布的發(fā)文均由綜合部統(tǒng)一匯編文號(hào)進(jìn)行登記后發(fā)文。對(duì)內(nèi)發(fā)行均應(yīng)以公司或部門的名義發(fā)布。第十二章 檔案管理制度第一條 歸檔范圍公司各部門在工作活動(dòng)中形成的有保存價(jià)值的文件材料均為歸檔范圍。一、公司的有價(jià)證件（如營(yíng)業(yè)執(zhí)照稅務(wù)登記證、企業(yè)代碼證等）二、政府機(jī)關(guān)發(fā)來(lái)的與公司有關(guān)的決定、議決、指示、命令、條例、規(guī)定等文件材料。三、公司各部門對(duì)外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來(lái)往文書。四、公司各部門的請(qǐng)示與上級(jí)相關(guān)的批復(fù)。五、公司重要的會(huì)議材料包括會(huì)議的通知、報(bào)告、決議、總結(jié)、簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記錄等。六、公司各部門主要職能活動(dòng)的報(bào)告、總結(jié)。七、公司各部門的各種工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、會(huì)議記錄、統(tǒng)計(jì)報(bào)表。八、公司各部門與有關(guān)單位簽訂的種類合同、協(xié)議書等文件材料。九、公司發(fā)布的各種規(guī)章制度、主要文件的歷次修改稿。十、本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動(dòng)的剪報(bào)、照片、錄音、錄像等。十一、本公司備儀器等文件資料。十二、本公司基本建設(shè)的文件資料。第二條 檔案分類 一、檔案分類 檔案分類設(shè)置類目有：政策、證件類、行政管理類、經(jīng)營(yíng)管理類、財(cái)會(huì)管理類、購(gòu)銷管理類、技術(shù)管理類、設(shè)備儀器類、基建類及其他類等九個(gè)一級(jí)類目。相關(guān)一級(jí)類目根據(jù)其職能特點(diǎn)設(shè)置二級(jí)類目，具體分類詳見(jiàn)“檔案分類保存一覽表”形式（如一）。 檔案分類說(shuō)明表所定的一級(jí)類目系原則分類，為利于本公司檔案的統(tǒng)一管理，不得隨意增減。二級(jí)類目相關(guān)部門可根據(jù)實(shí)際需要相應(yīng)增減，但應(yīng)以系統(tǒng)性分類為原則。 二、檔案分類標(biāo)識(shí) 一級(jí)類目均以各類關(guān)鍵詞前兩個(gè)字的拼音大寫字母為代碼。如行政管理類為XZ，經(jīng)營(yíng)管理類為JY，其他依次類推。二級(jí)類目以二位阿拉伯?dāng)?shù)字依序編號(hào)。如行政管理類中的人事管理可編為XZ01，其他依此類推。第三條 檔案立卷及歸屬 一、檔案立卷日常歸卷：公司各部門按檔案分類規(guī)則，事先編制相關(guān)類別、條目，并對(duì)已經(jīng)處理處理完畢的文件文書材料，即日歸入已編制好的有關(guān)類別條目中并以登記其形式（如二） 年度立卷：各部門應(yīng)以每年的一月份對(duì)去年的的所有文書檔案進(jìn)行整理，并按相關(guān)類目作最后的調(diào)整定卷，建立年度檔案總目錄（附件三）一式二份，一份交公司檔案室存檔，一份自存。 稽核：公司檔案室每半年對(duì)各部門的檔案管理執(zhí)行情況進(jìn)行稽核、檢查，以確保各類文書的完整性。 二、檔案歸屬 政策、證件類、行政管理類的檔案歸公司檔案室存檔，綜合部負(fù)責(zé)建立日常歸檔、年度的立卷及檔案歸檔保存工作。 設(shè)備儀器類的檔案歸相關(guān)部門存檔，各部門負(fù)責(zé)建立日常歸卷及年度的立卷工作，立卷后的年度檔案總目錄應(yīng)復(fù)印一份交綜合部存檔查。 基建類的檔案歸公司檔案室存檔，綜合部負(fù)責(zé)建立日常歸卷及工程建設(shè)完成后的總立卷工作，各立卷工作結(jié)算后將年度檔案、總目錄及檔案移交公司檔案室保存。 經(jīng)營(yíng)管理類、財(cái)會(huì)管理類、購(gòu)銷管理類歸財(cái)務(wù)部門存檔并建立日常歸卷及年度的立卷工作，各立卷后年度檔案的總目錄復(fù)印一份交公司檔案室歸案保存。 階段性和專案性的公司檔案，待結(jié)案后由承辦部門立卷后連同檔案移交公司檔案室保存。第四條 檔案立卷的要求 一、各部門由一人兼職負(fù)責(zé)組卷、編目，組卷質(zhì)量總的要求是遵循文件的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)別應(yīng)用的價(jià)值，便于保管和利用。 二、歸檔的文件材料種類、份數(shù)以及每份文件的頁(yè)數(shù)均應(yīng)齊全完整。 三、在檔案的文件材料中，應(yīng)將每份文件的正本與附件、印件與定稿、請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件分別立在一起，不得分開(kāi)。 四、不同度的文件一般不放在一起，但跨年度的請(qǐng)示與批復(fù)在復(fù)文年立卷，沒(méi)有復(fù)文的在請(qǐng)示年立卷，跨年度的規(guī)劃放在針對(duì)的第一年立卷，跨年度的總結(jié)放在針對(duì)的最后一年立卷，跨年度的會(huì)議文件，放在會(huì)議開(kāi)幕年立卷。 五、卷內(nèi)文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起，即批復(fù)在前，請(qǐng)示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其他文件材料依其形成規(guī)律和特點(diǎn)，應(yīng)保持文件之間的密切聯(lián)系并進(jìn)行系統(tǒng)排列。 六、永久、長(zhǎng)期和短期案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫卷內(nèi)文件、目錄，填寫的字跡要工整，卷內(nèi)目錄放在卷首。第五條 檔案的保存 一、文書檔案的保管期限見(jiàn)“檔案分類保存一覽表”形式如（附件三）。 二、部分重要檔案需經(jīng)常使用的，可保存其復(fù)印件，以便利用。第六條 檔案的調(diào)閱 一、本公司人員調(diào)閱公司（或部門）的一般性文書檔案時(shí)，需辦理調(diào)閱手續(xù)，（如附件四）并經(jīng)相關(guān)部門同意方可調(diào)閱。 二、本公司人員調(diào)閱公司（或部門）相關(guān)機(jī)要性的文書檔案時(shí)，需辦理借閱手續(xù)，經(jīng)本部門主管及相關(guān)部門主管同意，方可同意調(diào)閱。 三、外單位人員調(diào)閱公司（或部門）的文書檔案時(shí)，需經(jīng)公司最高主管同意并辦理借閱手續(xù)方可借閱。 四、檔案管理人員需建立調(diào)閱登記表，進(jìn)行調(diào)閱登記以備案存查，形式如附件五。第七條 檔案的銷毀 一、對(duì)于已超過(guò)保存期限的檔案，應(yīng)在綜合部主管相關(guān)部門主管及公司檔案室管理人員的共同監(jiān)管下進(jìn)行鑒定，對(duì)確認(rèn)已無(wú)保存價(jià)值的文書檔案進(jìn)行登記造冊(cè)，呈總經(jīng)理核準(zhǔn)后予以銷毀。 二、文書檔案的銷毀指定綜合部、檔案室和相關(guān)部門的文書檔案管理人員進(jìn)行監(jiān)銷，以防止檔案遺失或泄密，同時(shí)監(jiān)銷人在“文書檔案銷毀單”（附件六）上簽字。