【正文】 1．目的分析每天（每周、每月）的工作緊急程度，根據(jù)緊急程度安排工作的先后順序。2．工具運作《工作緊急性分析表》。表5—3 工作緊急性分析表 姓名： 日期： 年 月 日緊急性工作事項非常緊急（馬上要做）緊急（短時間內(nèi)要做）不很緊急（可從長計議）不緊急（無時間要求）頻 次時 間在緊急性的四格中先擇“P”即可3．程序（1）將工作事項的緊急性分為四檔：非常緊急，馬上要做；緊急，短時間內(nèi)要做（一般是當天要做的）；不很緊急，可從長計議（可以納入計劃中做）；不緊急。（2）統(tǒng)計“頻次”。即不同緊急程度的工作事項各占多少（每天或每周或每月）。（3）統(tǒng)計“時間”。即完成不同緊急程度的工作事項所點用的時間。4．工作緊急性分析法的啟示（1）統(tǒng)計你每日、每周、每月最緊急的是哪三項工作？（2）非常緊急的工作事項，如果頻繁發(fā)生，即應(yīng)考慮授權(quán)式管理。制度、營銷策略、產(chǎn)品品質(zhì)等重大問題，與時間無關(guān)。（3）“緊急事項”越多，時間管理問題越大。（4）“緊急”和“非常緊急”和“不緊急”事項，時間比重越大，時間管理問題越大。（5）除“非常緊急”之外，要分析所謂“緊急”事項是否真的那么急。工作重要性分析1．目標分析每天（每周、每月）的工作重要程度，根據(jù)重要程度安排工作的用時。2．方法運用《工作得要性分析表》。表5—4 工作重要性分析表姓名： 日期 年 月 日重要性工作事項非常重要（絕對要做）重 要（應(yīng)該做）不很重要（可做可不做）不重要（可不做）頻 次時 間在重要性的四格中選擇“P”即可（1）將工作事項的重要性分四檔：非常重要，絕對要做（即其他事情都可以不做，也要做的事項）；重要，應(yīng)該做（不做就要出問題）；不很重要，可做可不做（做比不做好一點）；不重要，可不做（做也不見得好）。（2）統(tǒng)計“頻次”。即不同重要程度的工作事項各占多少（單位：日、周、月）。（3）統(tǒng)計“時間”。即完成不同重要程度的工作事項所占用的時間。3．工作重要性分析法的啟示（1）你每日、每周、每月最重要的是哪三項工作？（2）非常重要的工作，如果很緊急，則與時間管理無關(guān)。（3）重要的工作事項所占時間越多，時間管理就越合理。（4）一定要消除“不重要”的工作事項，通過授權(quán)壓縮“不很重要的工作事項。（5）特別注意對“重要“的工作事項進行分析。會議分析1．目的分析會議的必要性及其浪費、拖延的原因，尋求相應(yīng)的解決辦法。2．方法運用《會議分析表》。（1）分析會前準備情況表5—5 會議分析表姓名： 日期： 年 月 日日期會議名目會議倡議計劃用時實際用時原因分析會議必要性評估必須的目的明確的日的不明確的可不開的 u 有無會議計劃、目標、議程，時間安排? u 時間和地點是否恰當? u 參加人是否適當和必須? (2)分析會議過程 u 是否準時開會?為什么? u 是否跑題? u 是否按計劃進行? u 秩序是否正常? u 是否有人中途出去? u 是否按時結(jié)束? (3)會后分析： u 會議紀要有沒有?發(fā)給與會者沒有? u 會議決議的執(zhí)行情況。 u 會議必要性評估。 以上三步分析，主要用于對浪費時間嚴重的“馬拉松”會議或嚴重無效會議的詳細分析。 3．會議分析法的啟示 (1)根據(jù)統(tǒng)計，職業(yè)經(jīng)理用于會議的時間約占工作時間的20%，如何利用好這20%的時間，是時間管理的重要環(huán)節(jié)。 (2)職業(yè)經(jīng)理自行主持召開的會議主要有“部門例會”、“業(yè)務(wù)總結(jié)會”、“專題討論會”等。對于自己可以決定是否召開的會議，一定要事先評估開會的必要性。(3)事先準確通知參會人員，即使是部門里只有幾個人或十幾個人。最好養(yǎng)成以簡明的書面形式的通知大家會議計劃，而不要簡單一句“下午開會”就把大家召集起來。（4）嚴格會議紀律。（5）參加別人如售的會議，可請求召售人確認會議規(guī)則，以免浪費時間。干擾因素分析1．目的分析哪些因素干擾了正常的時間安排，以便尋求治理的措施。2．方法運用《干擾因素分析表》。表5—6 干擾因素分析表姓名： 日期： 年 月 日分析干擾因素干擾者排序后果對策缺乏自律文件雜陳拖 延不會說不職責混淆突然約見當下想干的事太多經(jīng)?！熬然稹睏l理不清計劃不同無效會議不速之客電話干擾（1）列出于擾因素干擾因素可以分為兩大類：一類是實發(fā)性干擾，一類是拖延性干擾。（2）對干擾因素排序通過對干擾因素的排序，每次找出排在前三位的干擾因素加以克服。甚至可以找出排在第一位的干擾因素加以克服。每次不要多，但求找出干擾最大的因素，堅決克服掉。（3）對突發(fā)性干擾的分析突發(fā)性事件是職業(yè)經(jīng)理工作時間的最大干擾因素。由于職業(yè)經(jīng)理角色的特殊性，會遇到上、下、左、右全方位的干擾。研究表明，干擾者順序為自己 朋友 客戶 同事 上司 下屬小 大突發(fā)性干擾（4）羅列出干擾所帶來的后果（5）尋求對策尋求前三位干擾因素的對策，其他則可以緩一步。3．干擾因素分析法的啟示（1）通過對干擾性因素排序，找出最需要克服的因素。（2）在拖延性干擾中，最需要而且最能克服并且容易產(chǎn)生良好結(jié)果的是克服“缺乏自律”。因為在拖延性干擾中，許多因素你可能無法把握，但是，你應(yīng)當可以把握你自己。（3）在突發(fā)性干擾中，最需要克服的是“突然約見”。（4）都是誰干擾了你的時間安排，偷走了你的時間？不同的人、不同的行業(yè)、不同的企業(yè)，可能會有不同的順序。你一定要清楚，誰對你的干擾最大？下屬、上司、同事、客戶、朋友，還是你自己？自檢選擇你認為最適合的分析方法，對你的時間利用方式進行分析。本講主要介紹時間分析的方法。感到特別忙亂的時候，運用不同的時間分析方法對時間進行分析，以幫助職業(yè)經(jīng)理獲得利用時間的合理模式。這是職業(yè)經(jīng)理進行時間管理的重要方法。本講總結(jié)心得體會第6講 第二象限工作法[本講重點]? 四象限的工作分類? 第二象限工作法四象限的工作分類工作的兩種劃分1．按工作的緊急程度劃分有些工作特別緊急，需要馬上處理，按照優(yōu)先順序的原則，緊急的事排在前。有些事不太緊急或不緊急，可以往后推一推，根據(jù)優(yōu)先順序原則把不太緊急或不緊急的事排在后面。案例　某銷售經(jīng)理某天工作緊急程度劃分：緊急不緊急緊急處理客戶投訴工作總結(jié)意外事故的緊急排除修改工作流程客戶拜訪處理同事的一些誤解確定明天的廣告輔導(dǎo)下屬工作接待質(zhì)檢人員安排下一步工作　與同級部門間的協(xié)調(diào)　銷售政策的修改2．按照重要程度來劃分重要的工作需要花費較多的時間和精力去做，不太重要或不重要的工作只需花費較少時間去做。顯然，優(yōu)先順序原則就是重要的排在前，不重要的排在后案例　銷售部經(jīng)理的某一天工作的重要程度劃分：重要工作不重要工作銷售費用預(yù)算計劃一些文件和資料的查詢制定部門招聘計劃文件歸檔拜訪重要客戶應(yīng)付無關(guān)人員工作報告總結(jié)領(lǐng)用物品下達指示報銷差旅費“四象限”的工作分類所有的工作都既有緊急程度的不同，又有重要程度的不同。根據(jù)這兩個方面，可以將工作分成四類，如下圖所示：緊 急 不緊急第Ⅰ象限緊急重要第Ⅱ象限不緊急重 要重要不重要 第Ⅲ象限緊 急不重要第Ⅳ象限不緊急不重要圖61 四象限的工作分類1．第Ⅰ象限：既緊急又重要的事項緊急是指必須馬上做的事項；重要是指對公司、部門或者個人有重大影響的事項。例如銷售部經(jīng)理要處理客戶投訴。需要職業(yè)經(jīng)理臨“急”不亂，能夠使顧客對你的解釋或處理結(jié)果接受和滿意。但是，如果顧客投訴增多，每天都要處理類似事件，則要考慮產(chǎn)品是否出了問題?銷售人員的銷售或服務(wù)水平是否降低? 2．第Ⅱ象限：重要但是不緊急的事項 例如銷售經(jīng)理制定下屬員工獎金提成及發(fā)放規(guī)定，新聘的銷售人員的培訓(xùn)等雖然非常重要，但可以拖一段時間。然而一旦這些重要的事項沒有在限定的時間內(nèi)完成，等到要上交或?qū)嵤r才著急去做，就變成第一象限的工作——既重要又緊急。一般情況下，重要的事項都是可以在一定的時間內(nèi)完成的，一般有較充足的時間安排，但是，由于每天忙于瑣碎事務(wù)，經(jīng)常把重要的事擱置起來或認為還有時間，結(jié)果做了次要的事反而將重要的事拖到最后一刻，不僅時間倉促，質(zhì)量和效果也不能令人滿意。 3．第Ⅲ象限：緊急但不重要的事項銷售經(jīng)理解決客戶投訴，上司找你了解工作等等都是緊急的事。下屬請示工作、電話、會議、來訪等基本上也屬于這一象限。由于對時間沒有計劃性，沒有按優(yōu)先原則排序，所以經(jīng)常把一些緊急的事當成重要的事來處理，顛倒了主次。 4．第Ⅳ象限：不緊急和不重要的事項 不要為既不緊急也不重要的事而花費寶貴的時間與精力。Ⅱ準備工作預(yù)防措施計劃協(xié)調(diào)人際關(guān)系提升能力Ⅰ緊急狀況迫切問題限期完成的會議或工作緊 急 不緊急重要不重要 Ⅳ瑣碎的事處理不重要的文件私人電話Ⅲ訪問、電話信件、報告某些會議某些不重要但又迫在眉睫的急事圖62 “四象限”實例解析第二象限工作法忠告 職業(yè)經(jīng)理應(yīng)該把重點在第二象限的工作。第二象限工作法的要領(lǐng)（1） 合理地將自己的工作按緊急和重要程度劃分到不同的象限中。（2） 先做或者將大部分時間和精力用于做屬于第Ⅱ象限的工作。（3） 許多第Ⅰ象限的工作，實際上也是由于沒有按照第Ⅱ象限工作法去做而產(chǎn)生的，注意糾正。（4） 不要被第Ⅲ象限中一些工作的假象所迷惑，你沒有你想像的那么重要，或者你的重要性在于你去處理第Ⅱ象限的工作。（5） 根據(jù)第Ⅱ象限的工作制定計劃。（6）80%的時間做第Ⅱ象限的工作，20%的時間做其他象限的工作。具體步驟1．劃分根據(jù)“四象限”的原則，遵從重要性優(yōu)先的原則安排工作，合理地將工作和事項劃分到不同的象限中。2．優(yōu)先完成第二象限的工作先完成重要而不緊急的事。不要把重要的事最后都拖到第Ⅰ象限，也不要整天耗在第Ⅲ象限上，做一些看上去非常緊急卻不那么重要的事項。盡可能把緊急事項與重要事項區(qū)分開來，留出時間處理緊急事項而不要陷入其中。注意區(qū)分第Ⅰ和第Ⅲ象限，不要被緊急的假象所迷惑。優(yōu)先次序原則就是按輕重緩急排出工作順序并嚴格按照此順序工作。事例肖經(jīng)理一天的工作主要是接電話、輔導(dǎo)下屬工作、與財務(wù)經(jīng)理談銷售費用的預(yù)算、與行政部門經(jīng)理閑聊、向營銷總監(jiān)匯報工作、與人事經(jīng)理談某下屬的獎金問題、撰寫招聘計劃等。按照優(yōu)先順序原則即四象限原理，這些工作事項應(yīng)為：Ⅲ解決顧客投訴問題解決某下屬獎金問題下屬請示工作等Ⅳ閑聊喝茶接聽電話Ⅱ撰寫招聘計劃輔導(dǎo)下屬Ⅰ撰寫銷售費用預(yù)算報告向營銷總監(jiān)匯報工作重要不重要 緊 急 不緊急自檢運用“四象