【正文】 于編寫“不合格報(bào)告”了 , 即審核中如發(fā)現(xiàn)不合格項(xiàng) , 就應(yīng)編寫不合格報(bào)告 , 有的內(nèi)審教材中把不合格報(bào)告改稱為“糾正措施要求表”以別于第三方審核中的不合格報(bào)告 , 其實(shí)兩者的內(nèi)容完全相同。本教程仍用“不合格報(bào)告”的名稱。(一) 不合格的定義和類型GB／T 6583 – ISO 9000—2000《質(zhì)量管理體系──術(shù)語》標(biāo)準(zhǔn)中對“不合格”下的定義是 :“沒有滿足某個規(guī)定的要求”。　 在質(zhì)量體系審核中 , “規(guī)定的要求”來自在關(guān)的法律、法規(guī)、質(zhì)量管理標(biāo)準(zhǔn)、質(zhì)量手冊、質(zhì)量計(jì)劃、合同、各種書面程序和作業(yè)指導(dǎo)書等必須遵循的文件。沒有滿足某個規(guī)定的要求即構(gòu)成不合格。 質(zhì)量體系在建立和實(shí)施中可能出現(xiàn)三類不合格 , 即 :1. 體系性不合格 質(zhì)量體系文件與有關(guān)的法律、法規(guī)、質(zhì)量保證標(biāo)準(zhǔn)、合同等的要求不符。例如一家公司未建立對供方進(jìn)行評定其質(zhì)量保證能力和建立分供方檔案的程序 , 采購原材料或元器件時只考慮價格低和可立刻交貨而不顧其質(zhì)量 , 這就是一種體系性的不合格。這種狀況一般產(chǎn)生在剛建立質(zhì)量體系的公司。 2. 實(shí)施性不合格 未按文件規(guī)定實(shí)施。便如某公司的采購程序雖規(guī)定了要定期評定合格分供方的名單 , 按名單采購 , 但實(shí)際上該公司的合格分供方名單自編制后 , 多年來從未重新評定、修改過 。 實(shí)際上也不按名單去采購 , 即未按文件規(guī)定實(shí)施采購 , 這是一種實(shí)施性的不合格。 3. 效果性不合格 質(zhì)量體系規(guī)定是符合標(biāo)準(zhǔn)或其它文件要求的，也確實(shí)實(shí)施了，但由于實(shí)施不夠認(rèn)真或某些偶發(fā)原因而導(dǎo)致效果未能達(dá)到規(guī)定要求 , 這種不合格稱為效果性不合格。 在第二、三方審核時 , 為了對受審方質(zhì)量體系作出評定以便決定通過注冊或認(rèn)可與否 , 常將不合格分為嚴(yán)重和輕微兩種。內(nèi)部質(zhì)量體系審核不存在通過與否的問題 , 所以只按性質(zhì)分為上述三類。為了引起領(lǐng)導(dǎo)注意那些較重要的不合格項(xiàng) , 也在各類問題中按重要程度排列問題 , 把最重要的問題在審核報(bào)告中重點(diǎn)提出。 還有一類問題雖未構(gòu)成不合格 , 但有變成不合格的趨勢 , 或可以做得更好。這類問題可作為“觀察項(xiàng)”口頭向受審方提出 , 引起注意。對觀察項(xiàng)不編寫任何書面報(bào)告發(fā)給受審方 , 但審核組應(yīng)保留一份口頭提出的觀察項(xiàng)的記錄。(二) 不合格報(bào)告的內(nèi)容不合格報(bào)告應(yīng)有如下內(nèi)容 :1. 受審核部門及負(fù)責(zé)人姓名2. 審核員姓名3. 審核依據(jù) GX 國興企業(yè)管理顧問有限公司 您值得信賴的朋友!P194. 不合格事實(shí)的描述5. 不合格類型6. 建議采取的糾正措施計(jì)劃及完成日期7. 糾正措施完成情況及驗(yàn)證包括上述內(nèi)容的不合格報(bào)告的示例見表5 – 4對于一個內(nèi)審員來說 , 寫好不合格報(bào)告中的不合格事實(shí)的描述 , 不合格問題的性質(zhì)、違反的條款和不合格的類型是最為關(guān)鍵的事。 1. 不合格事實(shí)的描述應(yīng)力求具體。例如事情發(fā)生在什么地方、甚么時間、何人 ( 不要寫出姓名、提及職務(wù)即可 ) 執(zhí)行此事或在場 , 發(fā)現(xiàn)了什么現(xiàn)象等等以及有些關(guān)鍵的細(xì)節(jié)如圖號、文件或記錄編號、數(shù)量、設(shè)備名稱等均應(yīng)寫入。但與不合格無關(guān)的事不用寫入以便使描述精簡扼要。 2. 不合格問題的性質(zhì)是要用一兩句話點(diǎn)明此事那一點(diǎn) ( 或那幾點(diǎn) ) 做得不對。例如“設(shè)計(jì)驗(yàn)證發(fā)現(xiàn)的問題未解決就擅自投入小批試生產(chǎn)”,“沒有書面的操作程序造成質(zhì)量波動”,“錯誤地使用了檢驗(yàn)狀態(tài)的標(biāo)志”, “未經(jīng)培訓(xùn)就上崗操作 , 造成廢品”等等。如果判斷得不確切 , 糾正措施的方向就會產(chǎn)生偏差。本教程的第三章已對GB／T 19001 – ISO 9001 質(zhì)量保證標(biāo)準(zhǔn)逐條作了解釋并介紹了審核的重點(diǎn) , 可以參看。四、審核結(jié)果的匯總分析有了若干份不合格報(bào)告 , 還不能在未次會議上對審核發(fā)表結(jié)論性的意見 , 還要對審核的觀察結(jié)果作一次匯總分析。所謂觀察結(jié)果是指“審核過程中對事實(shí)所作的、有客觀證據(jù)證實(shí)的陳述”( GB／T 19021. 1 – ISO 10011 – 3 中的定義 )。如果審核組有幾名審核員 , 審核組長應(yīng)在末次會議前召開一次審核組全體會議 , 對觀察結(jié)果作匯總分析 , 以便對受審部門的質(zhì)量管理工作作一次總體評價。 匯總分析可以從下列幾個方面入手 : 1. 從發(fā)現(xiàn)的不合格項(xiàng)來匯總分析 如不合格項(xiàng)的總數(shù) , 其中體系性不合格、實(shí)施性不合格、效果性不合格各有多少項(xiàng)。如果審核是對一個部門的審核 , 則列出其不合格項(xiàng)涉及那些要素 , 其中那個要素最多或最嚴(yán)重 。 如審核是針對某一要素進(jìn)行的 , 則列出此要素的不合格項(xiàng)出現(xiàn)在那些部門 , 其中那個部門最多或最嚴(yán)重。有了這些數(shù)據(jù) , 大致可以說明這個部門或這個要素的薄弱環(huán)節(jié)是什么了。 2. 從發(fā)展的歷史和趨勢來分析 如將上次內(nèi)審時發(fā)現(xiàn)的不合格總數(shù)及其構(gòu)成與這次的相比較 , 來看出質(zhì)量管理是進(jìn)步了還是退步了。從對上次糾正措施完成的情況及有效性的分析也可看出質(zhì)量管理進(jìn)步和不足的情況。3. 從這兩次內(nèi)審之間該部門對最終產(chǎn)品質(zhì)量的影響來分析 例如這期間本單位發(fā)生的內(nèi)外質(zhì)量事故中 , 由于本部門工作不當(dāng)而造成的影響有多大。部門領(lǐng)導(dǎo)對這些問題的態(tài)度是否正確 , 有無改進(jìn)等。 4. 總結(jié)部門質(zhì)量工作上的優(yōu)點(diǎn) 內(nèi)部質(zhì)量體系審核不能只找缺點(diǎn) , 不談優(yōu)點(diǎn)。如確有優(yōu)點(diǎn)應(yīng)具體指出 , 予以肯定 , 有的優(yōu)點(diǎn)還可推廣到其它部門。 GX 國興企業(yè)管理顧問有限公司 您值得信賴的朋友!P20 在這些匯總分析的基礎(chǔ)上 , 可作出該部門或該要素在整個質(zhì)量體系的質(zhì)量活動中是好的 , 基本上是好的或問題較多 , 有待切實(shí)改進(jìn)等結(jié)論性意見。這些匯總分析的意見應(yīng)及時與受審方領(lǐng)導(dǎo)溝通 , 征求他們的意見 , 力求比較一致。五、召開末次會議 現(xiàn)場審核的上述工作完成后 , 可以召開末次會議以便結(jié)束現(xiàn)場審核。 根據(jù)GB／T 19021. 1 – ISO 10011 – 1《質(zhì)量體系審核指南──審核》標(biāo)準(zhǔn)中的規(guī)定 ,“在審核結(jié)束時 , 起草審核報(bào)告前 , 審核組應(yīng)同受審核方的高層管理者和有關(guān)部門的負(fù)責(zé)人舉行一次會議 , 這次會議的主要目的是向受審方的高層管理者說明審核觀察結(jié)果 , 以使他們能清楚地理解審核的結(jié)果?！? 末次會議應(yīng)由審核組長主持 , 參加者應(yīng)簽到 , 末次會議應(yīng)有記錄并保存歸檔。 在末次會議上 , 審核組長應(yīng)說明不合格報(bào)告的數(shù)量和分類 , 并按重要程度依次宣讀這些不合格報(bào)告并要求部門負(fù)責(zé)人認(rèn)可事實(shí) ( 在不合格報(bào)告上簽名 ) , 盡快提出糾正措施計(jì)劃的建議。為了避免在末次會議上審核組與受審部門對不合格報(bào)告爭執(zhí)不休 , 應(yīng)在會前及時溝通。如爭論確實(shí)難以協(xié)調(diào) , 只能提請管理者代表解決。 在末次會議上審核組長還應(yīng)就受審部門在確保整個組織的質(zhì)量體系的有效運(yùn)行 , 實(shí)現(xiàn)總的質(zhì)量目標(biāo)和本部門的質(zhì)量目標(biāo)的有效性方面提出審核組的結(jié)論。結(jié)論應(yīng)全面總結(jié)該部門質(zhì)量工作的優(yōu)缺點(diǎn)。 在末次會議上 , 審核組長還應(yīng)澄清或回簽受審部門提出的問題 , 并告訴受審部門審核報(bào)告發(fā)送的日期。 末次會議結(jié)束后 , 審核組就結(jié)束現(xiàn)場審核 , 離開受審部門。六、編寫審核報(bào)告 審核報(bào)告是說明審核結(jié)果的正式文件 , 應(yīng)由審核組長親自編寫或在審核組長指導(dǎo)下編寫。審核報(bào)告應(yīng)如實(shí)地反映審核的氣氛和內(nèi)容 , 審核報(bào)告應(yīng)標(biāo)有日期和審核組長的簽名。報(bào)告應(yīng)包括下列內(nèi)容 : 1. 審核的目的和范圍。如果是按預(yù)定的年度計(jì)劃進(jìn)行的例行內(nèi)部質(zhì)量體系審核 , 則“目的”一欄可簡單寫明為“例行審核”。 如為特殊情況下的追加審核 , 則目的、范圍應(yīng)寫得比較詳細(xì)。2. 審核組成員和受審部門名稱及其負(fù)責(zé)人3. 審核的日期 GX 國興企業(yè)管理顧問有限公司 您值得信賴的朋友!P21表 5 – 4 不合格報(bào)告示例北京誠實(shí)電器集團(tuán)公司 誠實(shí)空調(diào)器廠 內(nèi)部質(zhì)量體系審核 程序文件 QP101 – B 不合格報(bào)告 報(bào)告編號 A94 – 012受 審 核 部 門設(shè) 計(jì) 科部 門 負(fù) 責(zé) 人陳 志 剛審 核 員王 大 明審 核 日 期1994年8月3日 不合格事實(shí)陳述 1994年新產(chǎn)品WP – 807 型空調(diào)機(jī)在樣機(jī)試驗(yàn)后的設(shè)計(jì)審報(bào)告 ( 編號為SP 94003號 , 94年7月15日發(fā)布 )中 有三項(xiàng)指標(biāo)未滿足設(shè)計(jì)輸入要求 ( 噪聲過大 , 致冷時間過長 , 耗電量過大 ) , 評審結(jié)論為“修改設(shè)計(jì) , 再做一 臺樣機(jī)測試”。但設(shè)計(jì)科未執(zhí)行此結(jié)論就通知生產(chǎn)車間按原樣品試制圖紙小批投產(chǎn)10 臺, 這種做法違反了設(shè)計(jì)評審 的目的和結(jié)論 , 也不符合質(zhì)量手冊和標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定。 不符合 程序 : QP111 新產(chǎn)品開發(fā) / 設(shè)計(jì)程序 標(biāo)準(zhǔn) : GB / T 19001 – ISO 9001 . 設(shè)計(jì)評審 不合格類型 A ( B ) C 審核員 王大明 部門負(fù)責(zé)人 陳志剛 日期 1994年8月3日 1994年8月3日 建議的糾正措施計(jì)劃1. 已開始投產(chǎn)的10臺WP – 807型空調(diào)機(jī)全部停止生產(chǎn) , 可用元器件拆下經(jīng) 驗(yàn)證后回庫。2. 設(shè)計(jì)科制訂修改設(shè)計(jì)的計(jì)劃 , 根據(jù)SP94003號評審報(bào)告結(jié)論修改設(shè)計(jì) , 批 準(zhǔn)后再試制一臺測試。3. 修改新產(chǎn)品開發(fā) / 設(shè)計(jì)程序 , 增加未經(jīng)評審組長會簽的圖紙不能用作小批 試生產(chǎn)的規(guī)定。4. 以上各措施應(yīng)在8月12日前完成部門負(fù)責(zé)人 陳志剛 1994年8月4日審核員認(rèn)可 王大明 1994年8月4日 批準(zhǔn)糾正措施計(jì)劃 管理者代表 趙 剛 日期 1994年8月5日 糾正措施完成情況1. 已開始投產(chǎn)的10臺WP – 807型空調(diào)機(jī)已于8月4日全部停止生產(chǎn) , 已領(lǐng)出或已裝入的壓縮機(jī)等元器件已 檢驗(yàn)或驗(yàn)證后送回原材料庫 , 8月8日前已完成。2. 修改設(shè)計(jì)計(jì)劃已于8月8日制訂 , 由設(shè)計(jì)科長簽發(fā)。3. QP111程序已增加評審組長會簽的規(guī)定 , 新版QP111程序已于8月11日由質(zhì)管辦發(fā)布。部門負(fù)責(zé)人 陳志剛 1994年8月11日 糾正措施的驗(yàn)證 糾正措施已完成 審 核 員 王大明 1994年8月12日 審核組長 王大明 1994年8月12日 GX 國興企業(yè)管理顧問有限公司 您值得信賴的朋友!P224. 審核所依據(jù)的文件 , 如質(zhì)量保證標(biāo)準(zhǔn)、質(zhì)量手冊等5. 不合格項(xiàng)的觀察結(jié)果 ( 全部不合格報(bào)告作為附件附于審核報(bào)告之后 )6. 質(zhì)量體系運(yùn)行有效性的結(jié)論性意見7. 審核報(bào)告的分發(fā)清單內(nèi)部質(zhì)量體系審核報(bào)告應(yīng)經(jīng)管理者代表或其指定的負(fù)責(zé)人 ( 如質(zhì)管辦主任 ) 批準(zhǔn)后分發(fā)至有關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)和部門。 審核報(bào)告可以規(guī)范化 , 其格式可參考表5 – 1 中的附件D和E的形式。 以上就是內(nèi)部質(zhì)量體系審核的實(shí)施階段的全部內(nèi)容。第六章 糾正措施一、糾正措施在內(nèi)部質(zhì)量體系審核中的重要性 在內(nèi)部質(zhì)量體系審核中 , 糾正措施具有特別重要的意義。這是內(nèi)部質(zhì)量體系審核的目的決定的。內(nèi)審的目的的重點(diǎn)在于發(fā)現(xiàn)質(zhì)量體系的問題 , 加以糾正 , 使質(zhì)量體系得到不斷改進(jìn)。 內(nèi)部質(zhì)量體系審核即然如此重視糾正措施 , 因此內(nèi)部質(zhì)量體系審核在現(xiàn)場審核完成以及審核報(bào)告發(fā)表后 , 審核組和管理者代表 ( 通過質(zhì)量管理部門 ) 仍要花許多精力促進(jìn)糾正措施計(jì)劃的有效實(shí)施。二、糾正措施要求的提出 審核組在現(xiàn)場審核中發(fā)現(xiàn)不合格項(xiàng)時 , 除要求受審部門負(fù)責(zé)人確認(rèn)不合格事實(shí)外 , 還要求他們調(diào)查分析造成不合格的原因 , 有的放矢地提出糾正措施的建議 , 其中包括完成糾正措施的期限。如果受審方堅(jiān)持不同意對不合格的判定 , 也不肯提出糾正措施建議 , 則爭執(zhí)應(yīng)提交管理者代表仲裁。三、糾正措施建議的認(rèn)可與批準(zhǔn)受審部門負(fù)責(zé)人提出的糾正措施的建議首先要經(jīng)過審核組的認(rèn)可 , 認(rèn)可的目的主要在于審查該建議是否針對不合格的原因采取了措施以及糾正措施的可行性及有效性。例如某一塑料制品車間在搬運(yùn)過程中造成許多損壞 , 審核員判定為搬運(yùn)工具及搬運(yùn)方法不能保證產(chǎn)品質(zhì)量 , 如果車間主任提出的糾正措施建議是“召開大會 , 小組提保證 , 個人寫保證書”這類的糾正措施 , 審核員就不應(yīng)加以認(rèn)可 , 因?yàn)檫@種糾正措施不是針對造成不合格的的原因加以改進(jìn) , 而只是在表面上做文章 , 是不可能生效的。如果車間主任提出的糾正措施是“改建廠房 , 增設(shè)一套懸掛式輸送機(jī)系統(tǒng)”, 則這樣的措施也是不現(xiàn)實(shí)的 , 不僅投資大 , 建設(shè)的時間長 , 而且必要性也不大 , 因而可行性不高。審核員對這種建議也不能認(rèn)可 , 內(nèi)審員的這種認(rèn)可實(shí)際上可以在參與討論糾正措施建議時進(jìn)行。 經(jīng)過審核員認(rèn)可的糾正措施還要經(jīng)過管理者代表的批準(zhǔn) , 尤其是全廠性糾正措施或是牽涉到幾個部門的糾正措施 , 管理者代表可能還要加協(xié)調(diào)甚至還要請示最高領(lǐng)導(dǎo)后決定 , 所以批準(zhǔn)的手 GX 國興企業(yè)管理顧問有限公司 您值得信賴的朋友!P23續(xù)是必要的 , 經(jīng)管理代表批準(zhǔn)后 , 該措施計(jì)劃正式成立 , 即糾正措施建議變?yōu)檎降募m正措施計(jì)劃。四、糾正措施計(jì)劃的實(shí)施內(nèi)部質(zhì)量體系審