【正文】 11條 供應商交貨狀況分析采購部填寫“供應商交貨基本狀況一覽表”，對供應商的交貨情況進行分析、評估，判定其等級。第12條 供應商獎懲措施1．給予按時或提早交貨的供應商一定的獎勵，如比較優(yōu)厚的付款條件等。2．在采購合同中，盡可能地加重對供應商違約或單方面解約的懲罰。第13條 跟單注意事項跟單員必須保持對供應商的尊重，在跟單與催貨的過程中，必須注意自己的言行舉止，自覺維護公司的良好形象。第5章 附則第14條 本辦法由采購部制定，解釋權(quán)亦歸采購部所有。第15條 本辦法經(jīng)總經(jīng)理審批后生效，修改、廢止亦同。修訂記錄修訂標記修訂處數(shù)修訂日期修訂執(zhí)行人審批簽字第6章 采購談判與合同管理工具 一、采購談判管理工具 采購談判議價管理制度以下是某企業(yè)的采購談判議價管理制度，供讀者參考。制度名稱采購談判議價管理制度受控狀態(tài)編 號執(zhí)行部門監(jiān)督部門編修部門第1章 總則第1條 目的為加強公司采購談判議價管理，規(guī)范采購談判議價的相關事項，節(jié)約采購費用，降低采購成本，特制定本制度。第2條 適用范圍本制度適用于公司采購過程中所有需要進行談判議價的采購項目。第3條 在采購談判議價的整個過程中，相關人員的職責分工具體如下。1. 公司采購部是采購談判議價的歸口管理部門和具體執(zhí)行部門，其他部門負責協(xié)助。2. 采購談判小組負責執(zhí)行采購談判議價工作。3. 總經(jīng)理、采購總監(jiān)必要時參與、協(xié)助采購談判議價活動。第2章 談判議價準備第4條 在財務部審批通過采購資金預算后，采購部方可著手準備采購項目的談判議價。第5條 采購部負責談判議價的人員應根據(jù)采購項目的特點設計談判計劃和方案，經(jīng)采購經(jīng)理與采購總監(jiān)審批同意后執(zhí)行。第6條 采購部應按審批同意的談判計劃和方案安排談判議價工作，成立采購談判小組，相關計劃與資料應提前發(fā)放到參與談判的人員手中，由其進行準備。第7條 公司參與采購談判議價的人員包括采購經(jīng)理，采購合同主管、專員，請購部門的代表等。第 8條 采購項目談判小組的組長一般由采購經(jīng)理擔任，但當談判議價項目的金額超過規(guī)定權(quán)限時，則由采購總監(jiān)擔任。第9條 采購部在邀請參與談判的供應商時，應從公司“合格供應商列表”中選取，并必須選取三家以上。第10條 采購部應按既定的采購計劃和采購談判議價方案，列明所采購產(chǎn)品的名稱、數(shù)量、技術(shù)規(guī)格、邀請及預算等相關資料，供談判小組成員熟悉。第11條 在談判之前，談判小組組長應掌握成員對所采購產(chǎn)品的性能、參數(shù)、型號及市場價格的了解情況，并可視情況召開談判預備會議，確定談判的有關事宜。第3章 談判議價規(guī)定第12條 談判小組成員代表公司形象，在談判過程中應遵守公司員工行為規(guī)范。第13條 談判議價中，談判小組成員應與供應商方面有決定權(quán)的人員進行談判，以免浪費時間，同時避免透露本公司的立場。第14條 采購談判應在公司會議室中進行，以提高工作效率，不得在飯店、KTV 等娛樂場所進行。第15條 采購談判負責人在談判議價過程中須掌控全局，避免草率地做出決定。第16條 在議價過程中，談判人員應靈活使用各種議價、還價技巧，將采購價格降低至對本公司有利的位置，減少采購成本。第17條 采購談判人員應注意商務禮儀，不得使用侮辱性的動作和語言，同時注意掌握談判進度和談判氛圍，必要時可以轉(zhuǎn)移話題、緩和氣氛，防止談判破裂。第18條 談判過程應當保密，無關人員未經(jīng)許可不得進入談判會場。參與談判的人員和工作人員不得泄露與談判有關的內(nèi)容。談判結(jié)果未經(jīng)最后審定不得予以公布。第19條 在采購談判期間，公司參與談判的任何人員都不得接受對方的宴請、送禮、賄賂等，否則按公司相關規(guī)定處理。第20條 參與談判的任何人員不得以任何方式泄露公司的談判底線，否則對公司所造成的損失由當事人承擔。第4章 談判資料管理第21條 公司的談判資料包括談判計劃、方案，供應商的報價，談判過程中各方提出的各種意見、達成的協(xié)議等。第22條 采購談判記錄人員須詳細記錄談判過程中各方的要求，作為談判的原始資料進行保存。第23條 談判資料由指定人員進行保存與管理，作為公司的機密資料，未經(jīng)授權(quán)不得閱覽。第24條 所有接觸公司談判資料的人員在公司要求的時間內(nèi)不得泄露其中的內(nèi)容，否則以泄露公司機密行為論處。第25條 談判資料的其他管理要求可參照公司文檔資料的相關管理規(guī)定執(zhí)行。第5章 附則第26條 本制度由采購部制定，其修改、解釋權(quán)歸采購部所有。第27條 本制度經(jīng)總經(jīng)理審批通過后，自頒布之日起實施。修訂記錄修訂標記修訂處數(shù)修訂日期修訂執(zhí)行人審批簽字二、采購談判與合同管理制度 采購合同管理制度以下是某企業(yè)的采購合同管理制度，供讀者參考。制度名稱采購合同管理制度受控狀態(tài)編 號執(zhí)行部門監(jiān)督部門編修部門第1章 總則第1條 目的為加強采購合同管理工作，防范合同采購風險，維護公司利益，現(xiàn)依據(jù)國家相關法律法規(guī)及公司合同管理規(guī)定，特制定本制度。第2條 適用范圍本制度明確了合同采購管理部門的職責，規(guī)定了采購合同管理的基本原則、運行機制及具體內(nèi)容，適用于對采購合同管理的相關事宜，并適用于生產(chǎn)原輔料、外協(xié)加工、設備、工裝模具、外協(xié)服務等類型的采購合同管理工作。第3條 職責分工1．公司采購部負責具體的采購合同的談判、起草、執(zhí)行、變更等工作。2．生產(chǎn)部、質(zhì)量管理部、技術(shù)部和財務部參與合同條款的公審。3．總經(jīng)理或其授權(quán)人負責合同簽訂的批準。4．財務部負責合同原件的保管。第2章 合同編制第4條 采購合同編制條件本公司一次性采購物品金額高于 元時，必須簽訂采購合同。外地采購必須簽訂合同。第5條 采購合同的形式采購合同的訂立必須采取書面形式，經(jīng)簽約雙方協(xié)商的有關修改采購合同的文書、傳真、電報圖表、電子郵件、報價書和會簽表等，均屬于合同的范圍。 采購合同擬定步驟示意圖第6條 采購合同的內(nèi)容1．采購合同包括九項基本內(nèi)容，即當事人姓名住所和聯(lián)系方式，標的全程、價款或報酬，數(shù)量和規(guī)格型號，品質(zhì)和技術(shù)要求，履約方式和期限、地點，驗收標準和方式，付款方式和期限，售后服務及其他優(yōu)惠條款，違約責任和解決爭議的方法。2．上述九項內(nèi)容必須編寫齊全，各項內(nèi)容的條款應當明確、具體，文字表達要嚴謹，書寫要工整。第7條 合同審批管理1．采購合同主管應將擬定的合同初稿交相關部門審核并使之提出建議。2．公司財務部主要負責對合同價款的形成依據(jù)、款項收取或支付條件等條款進行審查并提出意見。3．公司法律顧問主要對合同內(nèi)容條款的合法性進行審查并提出審查意見。4．分管副總負責對合同所涉內(nèi)容進行全面審查并提出審查意見。5．公司總經(jīng)理根據(jù)相關部門所提意見、辦理程序的規(guī)范性以及其他認為需要審查的內(nèi)容對合同進行審閱并簽署意見。6．公司采購部根據(jù)公司總經(jīng)理的審查意見修改合同文本，并將總經(jīng)理審查意見、合同簽署相關附件等文件再次報送審查后，由總經(jīng)理或受總經(jīng)理委托的合同簽署代理人正式簽署合同。第3章 合同簽訂第8條 采購部應對供應商進行審查，供應商必須具有法人資格，并且以其自己的名義簽訂采購合同；若委托他人代簽，則應出示委托證明。第9條 合同必須采用書面形式，其他任何形式的合同視為無效合同。第10條 對于在規(guī)定金額以下的采購合同，可以采用傳真的方式簽訂，即企業(yè)將擬定好的合同傳真給供應商，供應商進行蓋章簽字后回傳，再由企業(yè)簽字蓋章，回執(zhí)供應商，視為合同成立。第4章 采購合同履行與控制第11條 合同的履行1．采購合同簽訂后即生效，具有法律約束力，公司必須按合同約定全面履行規(guī)定的義務，遵守誠實信用原則，根據(jù)合同性質(zhì)、目的和交易習慣履行通知、協(xié)助、保密等義務。2．采購部應配合質(zhì)量管理部做好采購物料的進廠驗收工作，當所采購的物料不符合合同所約定的質(zhì)量要求時，采購部應積極聯(lián)系供應商進行處理。3．合同的執(zhí)行過程中，采購部要處理好與供應商的關系，將供應商視為公司的戰(zhàn)略發(fā)展伙伴，便于在生產(chǎn)旺季加大物料采購時能夠及時供應，在生產(chǎn)淡季時能夠縮減或取消物料采購的數(shù)量。第12條 合同履行情況記錄在合同履行過程中，采購部應根據(jù)合同的履行情況編制“履約管理臺賬”，作詳細全面的書面記錄，并保留相關能夠證明合同履行情況的原始憑證。第13條 采購合同進度控制1．采購部應本著經(jīng)濟型的原則做好物料的采購進度控制工作，既保證倉庫中的采購物料庫存最低，同時還能保證采購物料滿足生產(chǎn)的需求。2．對于需要供應商按照樣品或圖紙加工的物料，如果存在加工過程周期長、變數(shù)多、監(jiān)控過程比較復雜的現(xiàn)象，應要求供應商提供進度安排，采購部根據(jù)進度安排與供應商進行聯(lián)絡，進行積極的協(xié)商，確保物料能夠及時運送到公司。3．如果供應商提供的物料將延緩公司的生產(chǎn)，采購部應減少在供應商處的采購數(shù)量并與其他供應商聯(lián)系，增加采購數(shù)量。第5章 合同修訂與終止第14條 在合同執(zhí)行過程中，若因供應商的原因造成無法按量供應的采購物料，采購部經(jīng)調(diào)查核實，可與供應商簽訂新的采購物料的數(shù)量規(guī)定，作為采購合同的附件進行執(zhí)行。第15條 在合同執(zhí)行過程中，若外部市場環(huán)境發(fā)生重大變化，采購部可與供應商進行協(xié)商，簽訂新的供貨價格的條款，作為采購合同的附件執(zhí)行。第16條 在合同執(zhí)行過程中，若因不可抗力導致供應商無法按時交貨，采購部經(jīng)過核實后，可與供應商進行協(xié)商簽訂雙方的延期交貨規(guī)定，作為采購合同的附件執(zhí)行。第17條 在合同履行過程中出現(xiàn)下列情況之一時，采購部應及時報告公司，并按照國際相關法律法規(guī)和公司有關規(guī)定及合同約定與對方當事人協(xié)商變更或解除合同。1．由于不可抗力因素導致合同不能繼續(xù)履行的。2．由于對方在合同約定的期限內(nèi)沒有履行合同所規(guī)定義務的。3．由于情況變更，致使我方無法按約定履行合同，或雖能履行但會導致我方重大損失的。4．其他合同約定或法律規(guī)定的情形出現(xiàn)。第6章 合同糾紛處理第18條 合同糾紛主要包括以下五種情況。1．貨款支付不及時引起的糾紛。2．供應商沒有按時交貨引起的糾紛。3．物資質(zhì)量不合格引起的糾紛。4．一方違反保密義務引起的糾紛。5．因不可抗力造成了損失而引起的糾紛。第19條 貨款支付不及時處理。在接到供應商的逾期未付款通知后，采購部人員應立即查閱采購合同條款，確認超過付款期限后向財務部門匯報，并證實未付貨款。（1）若查明原因為商業(yè)匯款延誤造成的，應由采購部人員立即與供應商進行溝通，并向其出示匯款憑證。（2）若確認為逾期未付款項，則應按照合同條款償付對方相應的違約金。第20條 未按時交貨的糾紛處理在合同約定收貨日的24時之前沒有收到供貨方的相關貨物到達的信息，即視為沒有按時交貨。對于這種情況應按照以下四點要求處理。，應從最遲交貨日的次日起，每逾1日，按逾期交貨價款總值的5‰計算，且供應商所支付逾期交貨違約金應不超過采購合同總金額的10%。，則視為發(fā)貨方不能交貨，本廠有權(quán)要求發(fā)貨方賠付全部貨款的10%作為違約金。第21條 質(zhì)量不合格的糾紛處理。（1）在質(zhì)量保證期內(nèi)，采購物資的規(guī)格、型號等與合同不符，或證實物資有缺陷，包括潛在的缺陷或不符合質(zhì)量標準的部件等，均認定為質(zhì)量不合格。（2）供應商在收到本廠要求更換有缺陷物料的通知后10日內(nèi)或在簽署“貨損證明”后15日內(nèi)，沒有補足或更換設備或交貨仍不符合要求，也視為質(zhì)量不合格。，如下圖所示。退貨，供應商應將實際發(fā)生貨款退還本公司，并承擔由此發(fā)生的一切損失和費用在質(zhì)量保證期內(nèi)更換部件、修補缺陷，要求供應商用符合規(guī)格、質(zhì)量、性能要求的新部件、零件或設備更換有缺陷的部分和修補缺陷部分，供貨方需承擔一切費用和風險，同時，應相應延長質(zhì)量保證期根據(jù)貨物和物料的低劣程度、損壞程度以及造成損失的金額，通過協(xié)商，降低供應商物資的供貨價格，給予本公司一定的折扣退貨折扣更換質(zhì)量不合格的處理措施第22條 違反保密義務的糾紛處理承擔保密義務的一方，在雙方約定的范圍和時間內(nèi)沒有履行采購合同中所列的保密條款，由于故意或過失的原因?qū)е孪嚓P秘密事項泄露，均視為違反保密義務。如果發(fā)生違反保密義務的糾紛，應采取以下處理措施。1．機密泄露給權(quán)利方帶來直接損失或可衡量的間接損失時，義務承擔方應向權(quán)利方支付相應損失3倍的賠償金，并立即采取措施停止對權(quán)利方的繼續(xù)侵害。2．義務承擔方應及時對泄密人員進行內(nèi)部紀律處分，并將處分情況及時告知權(quán)利方。第23條 不可抗力造成的糾紛處理1．采購合同中的“不可抗力”是指本合同生效后，發(fā)生不能預見并且對其發(fā)生和后果不能防止或避免的事件，具體包括以下三類內(nèi)容。（1）自然災害，包括地震、臺風、水災等。（2）人為因素，包括火災、戰(zhàn)爭等。（3）其他不可預見且避免的事故。2．不可抗力引發(fā)的糾紛處理措施如下。（1）發(fā)生不可抗力的一方應立即通知對方，并在15日內(nèi)提供不可抗力的詳情以及有關證明文件。（2）發(fā)生不可抗力事件時，合同雙方通過協(xié)商的途徑制定合理的解決方案，并盡一切努力減輕因不可抗力造成的后果。（3）不可抗力事件持續(xù)達到15天時，合同雙方應盡快協(xié)商解決本合同是否繼續(xù)執(zhí)行或終止的問題。第7章 合同管理紀律要求第24條 參與合同簽訂和合同管理的人員不得出現(xiàn)下列情況，否則公司將視情節(jié)輕重給予相應處分。1．泄露或私自更改合同內(nèi)容。 2．丟失合同。3．損害公司利益。4．參與合同制定、簽訂的過程中出現(xiàn)嚴重的不負責任行為。第25條 參與合同履行人員違反國家和公司相關規(guī)定，給公司利益造成經(jīng)濟損失或其他損失的，視其性質(zhì)和情節(jié)輕重，由公司給予責任人行政和經(jīng)濟處罰。第26條 將觸犯刑律的移交司法部門處理，公司保留對責任人的追索權(quán)。第8章