【正文】 PPROVED BY／審批人： DATE／日期： NO . ＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿SUBJECT／事由：正 文 CC／抄報(bào)： 用途：用于賓館部門(mén)之間、部門(mén)與總經(jīng)理室聯(lián)系具體工作問(wèn)題的公文。 部門(mén)向總經(jīng)理室通函，必須由所屬部門(mén)經(jīng)理簽發(fā)，部門(mén)與部門(mén)之間通函除發(fā)函部門(mén)經(jīng)理簽字外必須由總經(jīng)理簽發(fā)。公文行文規(guī)范（1）、要分清上行、平行和下行文關(guān)系，不能混淆。（2）、要分清主送機(jī)關(guān)（單位）和抄送機(jī)關(guān)（單位）。（3）、向上級(jí)行文時(shí)，要選準(zhǔn)主送機(jī)關(guān)（單位），主送給一個(gè)直接主管機(jī)關(guān)（單位），不能多頭分送，對(duì)其他有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)可以抄送。（4）、在下行文或平行文時(shí)，為了讓上級(jí)掌握情況，支持或協(xié)助某項(xiàng)工作，可同時(shí)抄報(bào)。（5）、上行文不能越級(jí)。（6）、除賓館行政部外，其他部門(mén)均無(wú)權(quán)對(duì)外行文。（7）、部門(mén)需要辦理公文，均由部門(mén)擬稿，并交部門(mén)經(jīng)理簽字，送行政部審核定稿，由行政部簽發(fā)。二、公文管理辦法收文管理（1）、凡送交國(guó)際賓館的文件、信函、統(tǒng)一由行政部秘書(shū)收發(fā)。簽收、拆封、登記、分揀、傳遞。機(jī)要文件、密碼電報(bào)和賓館董事長(zhǎng)、總經(jīng)理、（不包括個(gè)人信件）收的信函，除注明簽收要求的以外，均由行政部秘書(shū)負(fù)責(zé)簽收、拆封、登記呈送。有關(guān)單位直接寄送至部門(mén)的公文，屬于應(yīng)送國(guó)際賓館的正式公文，須送行政部秘書(shū)收文登記，并按國(guó)際賓館收文辦法處理。（2）、收文登記范圍：凡屬下列文件，行政部秘書(shū)均應(yīng)收文編號(hào)登記：省、市政府辦的正式文件（包括工作通報(bào)、會(huì)議紀(jì)要）；杭州市交通綜合開(kāi)發(fā)公司轉(zhuǎn)發(fā)的上一級(jí)政府機(jī)構(gòu)公文、文電、抄件；杭州市交通綜合開(kāi)發(fā)公司發(fā)文；涉及到上海國(guó)際賓館的重要法律文書(shū)，其他需要收文登記的文件。（3）、簽收公文的分類(lèi)送辦原則對(duì)簽收公文、簽注分文意見(jiàn)（附貼國(guó)際賓館公文處理單見(jiàn)附件）送總經(jīng)理審核后，進(jìn)行登記、分送。A、傳送：省、市政府辦的正式公文，人事任免公文，杭州市交通綜合開(kāi)發(fā)公司重要的政策性公文，送總經(jīng)理閱批；B、分送：其它一般性公文，視內(nèi)容送總經(jīng)理、副總經(jīng)理、財(cái)務(wù)經(jīng)理閱批。C、直送：一般性業(yè)務(wù)公文直接送職能部門(mén)閱辦，提出辦理意見(jiàn)后，送酒店總經(jīng)理審簽。D、凡送總經(jīng)理的公文、材料、由行政部秘書(shū)負(fù)責(zé)呈送。賓館發(fā)文給各部門(mén)的函件、文件，由各部門(mén)派人員直接至行政部領(lǐng)取。急需有關(guān)部室閱知、經(jīng)辦的重要公文，可同時(shí)復(fù)印送達(dá)有關(guān)部門(mén)?？偨?jīng)理有重要批示的，要進(jìn)行登記，并做好督查落實(shí)工作。E、分送要及時(shí)、準(zhǔn)確、安全，一般每日上下午兩次，急件隨到隨拆，隨注隨送。公文的承辦和傳閱（1）、內(nèi)容重要，具有綜合性，且無(wú)具體承辦要求的公文，可復(fù)印送總經(jīng)理、副總經(jīng)理、財(cái)務(wù)經(jīng)理或部門(mén)傳閱。傳閱要求在兩天內(nèi)閱完。（2）、對(duì)總經(jīng)理明確部門(mén)辦理的公文事項(xiàng)，承辦部門(mén)要落實(shí)人員，按要求辦理。對(duì)明確日期要求辦理的公文和事項(xiàng)，承辦部門(mén)應(yīng)抓緊辦理，及時(shí)向總經(jīng)理反饋辦理結(jié)果，不得延誤、推諉。情況不復(fù)雜，承辦部門(mén)可以通過(guò)電話(huà)形式處理，不再另行辦文，但需在辦文單上作好記錄并歸檔。行政部負(fù)責(zé)事項(xiàng)的催辦和督查。（3）、對(duì)要求兩個(gè)或兩個(gè)以上部門(mén)辦理的公文，行政部將注明主辦和會(huì)辦部門(mén)，主辦部門(mén)應(yīng)主動(dòng)與會(huì)辦部門(mén)商議辦理。發(fā)文處理（1）、根據(jù)賓館的特殊性和適用范圍，對(duì)外公文只采用一種形式：即《國(guó)際賓館文件》為文頭編“杭國(guó)際 ”字號(hào)。（2）、公文擬稿和簽發(fā)的要求：A、擬文統(tǒng)一使用“國(guó)際賓館發(fā)文稿紙” ，主送欄下半部分由擬稿人列上主題詞，如有辦文根據(jù)應(yīng)將此根據(jù)附在后面。B、觀點(diǎn)明確，條理清楚，情況確實(shí)，文字簡(jiǎn)煉，力求言簡(jiǎn)意明。C、書(shū)寫(xiě)工整，標(biāo)點(diǎn)正確，用詞準(zhǔn)確、規(guī)范。文件中的數(shù)字，除成文時(shí)間、結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和詞、詞組、慣用語(yǔ)、縮略語(yǔ)等用漢字外，應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。D、根據(jù)總經(jīng)理的要求以酒店名義擬定的對(duì)外發(fā)文，行政部按規(guī)定核稿后送總經(jīng)理審核簽發(fā)。E、凡各部門(mén)起草的、以賓館名義的對(duì)外文件均應(yīng)先送行政部審稿簽注送簽意見(jiàn)，由分管部門(mén)負(fù)責(zé)人、總經(jīng)理審核后簽發(fā)。F、如果部門(mén)文稿涉及相關(guān)部門(mén)的，主辦部門(mén)應(yīng)與有關(guān)部門(mén)會(huì)簽，取得一致意見(jiàn)后再送審，未經(jīng)會(huì)簽和行政部審稿，不能送總經(jīng)理簽發(fā)。H、行政部審稿后如有修改，將發(fā)回?cái)M稿部門(mén)修訂并負(fù)責(zé)校核。I、公文無(wú)總經(jīng)理簽字、未經(jīng)核稿以及不符合辦文要求的，一律不得打印對(duì)外簽發(fā)。J、公文經(jīng)總經(jīng)理簽發(fā)后，由行政部經(jīng)理編號(hào)、登記、用印。國(guó)際賓館公文處理單 收文（ ）字第 號(hào) 年 月 日來(lái)文單位歸 檔 案共 份文 件 性 質(zhì)擬辦批示傳閱人簽名傳 閱發(fā)日 期還來(lái)文登記簿序 號(hào)日 期文 號(hào)來(lái)文單位內(nèi)容提要份數(shù)備注三、賓館行政部公文撰寫(xiě)程序賓館文件：賓館文件由總經(jīng)理指示內(nèi)容要點(diǎn)，行政部擬稿，總經(jīng)理簽發(fā)。行政部文件撰寫(xiě)、印制流程圖：規(guī)范擬稿程序記錄總經(jīng)理要求、指示的要點(diǎn)會(huì)辦部門(mén)意見(jiàn)編文號(hào)標(biāo)題附件 主送 抄送落款發(fā)文時(shí)間份數(shù)內(nèi)容事項(xiàng)總經(jīng)理簽發(fā)行政部主任審核打印校對(duì)文件蓋章送發(fā)原文稿和打印文件(蓋章)存檔以賓館名義發(fā)送的部門(mén)文件：由部門(mén)承辦人擬稿，經(jīng)部門(mén)經(jīng)理審閱簽字后送行政部核稿，總經(jīng)理簽發(fā)。以賓館名義發(fā)送文件的撰寫(xiě)、印制流程圖：發(fā)回修改部門(mén)承辦人擬搞有關(guān)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)會(huì)簽部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)簽字規(guī)范行文行政部核稿編文號(hào)落款發(fā)文時(shí)間份數(shù)主送抄送內(nèi)容事項(xiàng)標(biāo)題附件擬稿人送總經(jīng)理簽發(fā)打印校對(duì)打印件蓋章送發(fā)原文稿和打印文件(蓋章)存檔四、行政部文件處理程序程 序標(biāo) 準(zhǔn)一收 文仔細(xì)清點(diǎn)、接收送達(dá)件數(shù)、核對(duì)送遞件數(shù)清單和實(shí)收件。對(duì)專(zhuān)人遞送的機(jī)要、掛號(hào)及各種函件，要仔細(xì)檢查其外部封套，發(fā)文單或回執(zhí)單是否相符，核對(duì)收件封套注明的收件單位和姓名是否有誤。對(duì)一些緊急文件，注明收件時(shí)間。登記來(lái)文登記簿。二擬 辦閱讀文件。擬出初步處理意見(jiàn)。明確閱批對(duì)象、部門(mén)、發(fā)放和閱讀范圍。急件先處理，并提出處理時(shí)限。簽署文件處理單擬辦意見(jiàn)欄。三批 辦屬總經(jīng)理或副總經(jīng)理職權(quán)范圍相關(guān)事項(xiàng)的文件，由總經(jīng)理或副總經(jīng)理受理。屬行政部受理的文件，由行政部經(jīng)理批辦。批辦意見(jiàn)必須明確，具體要指明承辦部門(mén)、辦法和承辦期限。發(fā)現(xiàn)上級(jí)批辦意見(jiàn)不具體，授權(quán)程度不清楚或其他疏漏之處，應(yīng)及時(shí)提醒補(bǔ)充意見(jiàn)。四承 辦閱知文件精神，立即組織貫徹執(zhí)行，或根據(jù)批辦意見(jiàn)，提出執(zhí)行計(jì)劃。檢查文件精神執(zhí)行結(jié)果。五傳 閱根據(jù)擬辦和批辦的閱讀范圍傳閱。注意應(yīng)閱人員簽字或批復(fù)意見(jiàn)，如有漏閱、漏簽，應(yīng)及時(shí)補(bǔ)辦（附文件傳閱單）。六催 辦根據(jù)文件的精神要求，按時(shí)面詢(xún)、電詢(xún)、核查工作落實(shí)情況。七辦 復(fù)承辦人將結(jié)果注明在公文處理單，并將情況報(bào)告有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。將文件原文存檔。五、賓館工作總結(jié)撰寫(xiě)流程圖 收集素材根據(jù)總經(jīng)理需求列寫(xiě)提綱規(guī)范行文總經(jīng)理閱改發(fā)回各部門(mén)修改總經(jīng)理批準(zhǔn)行文定稿打印上部報(bào)門(mén)和和分人發(fā)員有關(guān)歸檔 格 式行政主管閱改標(biāo)題工作概況成績(jī)經(jīng)驗(yàn)缺點(diǎn)教訓(xùn)改進(jìn)措施今后打算努力方向落款檔案工作管理制度賓館檔案工作管理?xiàng)l例第一章 總 則第一條：為了加強(qiáng)賓館檔案管理工作，維護(hù)檔案的完整與安全，不斷提高科學(xué)管理水平，有效地為賓館經(jīng)營(yíng)管理工作服務(wù)，根據(jù)＜＜中華人民共和國(guó)檔案法＞＞及其他有關(guān)規(guī)定，制定本條例。 第二條：本條例所稱(chēng)的檔案，是指“機(jī)關(guān)或個(gè)人在從事公務(wù)活動(dòng)中直接形成的對(duì)國(guó)家和本機(jī)關(guān)有參考利用價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄”。它們是賓館的寶貴財(cái)富，賓館每個(gè)管理人員和員工都有保護(hù)檔案的義務(wù)。 第三條：本賓館檔案均由賓館行政部實(shí)行集中統(tǒng)一管理，以維護(hù)檔案的完整與安全，更好地為領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策和賓館的各項(xiàng)工作服務(wù)。第二章 檔案機(jī)構(gòu)及其職責(zé)第四條： 賓館行政部是檔案工作業(yè)務(wù)部門(mén)，其基本職責(zé)是：對(duì)賓館各部門(mén)形成的各種文件材料進(jìn)行收集、整理、立卷、歸檔工作。集中管理賓館各種門(mén)類(lèi)和載體的檔案，積極提供、利用檔案，為賓館各項(xiàng)工作服務(wù)。按規(guī)定向上級(jí)主管部門(mén)檔案室移交進(jìn)室檔案。辦理領(lǐng)導(dǎo)交辦的其它有關(guān)檔案業(yè)務(wù)工作。第五條： 檔案人員應(yīng)當(dāng)忠于職守，遵守紀(jì)律，具備專(zhuān)業(yè)知識(shí)。第三章 文件材料的立卷歸檔第六條：各部門(mén)內(nèi)部形成的具有保存價(jià)值的文件材料應(yīng)收集齊全，及時(shí)送交賓館行政部存檔。第七條：歸檔范圍：具體按＜＜賓館文件材料立卷范圍＞＞執(zhí)行。第八條：歸檔案卷質(zhì)量總的要求是：遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件附件的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)別不同保存價(jià)值，便于保管和利用。具體要求如下：歸檔文件材料的種類(lèi)、份數(shù)均應(yīng)齊全完整。每份材料的正件與附件、復(fù)印件與定稿、請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)件與原件及外文等分門(mén)別類(lèi)存放。不同年度的文件一般應(yīng)分別立卷，跨年度的請(qǐng)示與批復(fù)，放在復(fù)文年立卷，無(wú)批復(fù)的放在請(qǐng)示年立卷，跨年度的規(guī)劃、方針?lè)旁诘谝荒炅⒕恚豢缒甓鹊目偨Y(jié)、方針最后一年立卷；跨年度的會(huì)議材料放開(kāi)幕年立卷；非訴訟案件放結(jié)案年立卷。案內(nèi)文件材料應(yīng)按標(biāo)題、時(shí)間順序先后排列，密不可分的文件應(yīng)按照批復(fù)在前、請(qǐng)示在后；正文在前，附件在后；印件在前，定稿在后；非訴訟性案件結(jié)論、決定、判決性文件在前、依據(jù)材料在后排列。卷內(nèi)文件材料應(yīng)按依次順序在每頁(yè)右上角，背面的左上角填寫(xiě)頁(yè)號(hào)；圖表和聲像材料在裝具上或聲像材料背面逐件填號(hào)。每個(gè)案卷必須按規(guī)定格式填寫(xiě)卷內(nèi)文件目錄，對(duì)文件材料的題名不準(zhǔn)更改和簡(jiǎn)化，無(wú)題名的應(yīng)擬寫(xiě)，沒(méi)有責(zé)任者和時(shí)間的文件要經(jīng)考證后填入，填寫(xiě)字跡要公整，卷內(nèi)目錄放至卷首。聲像材料應(yīng)用文字標(biāo)出被攝、錄對(duì)象、時(shí)間、地點(diǎn)、責(zé)任者和中心內(nèi)容。有關(guān)卷宗內(nèi)容材料說(shuō)明應(yīng)填寫(xiě)在備考表內(nèi)，并填寫(xiě)立卷人、檢查人姓名和時(shí)間以便核查。按規(guī)定填寫(xiě)案卷封面，案卷標(biāo)題要簡(jiǎn)明、確切地反映卷內(nèi)文件內(nèi)容，一般由責(zé)任者、內(nèi)容、名稱(chēng)三部分組成。文字應(yīng)通俗易懂，并謄寫(xiě)清楚。卷內(nèi)文件材料要去掉金屬物，對(duì)文件應(yīng)予裝裱或加邊。字跡擴(kuò)散應(yīng)復(fù)制并與復(fù)制件一并立卷，案卷采用三孔一線方法裝訂。第九條：歸檔時(shí)間。文書(shū)檔案在次年六月底前移交，科技檔案在項(xiàng)目、課題完成后三個(gè)月移交，財(cái)會(huì)檔案在第三年四月底前移交。嚴(yán)格交接手續(xù)，移交草案一式二份，由移交部門(mén)和檔案室分別保存。第四章 檔案的管理第十條：應(yīng)當(dāng)立卷的文件材料，及時(shí)向行政部（檔案室）移交，集中管理，任何部門(mén)和個(gè)人都不得據(jù)為已有。第十一條：檔案員應(yīng)及時(shí)對(duì)已歸檔案卷進(jìn)行整理、編制案卷號(hào)、案卷目錄和案卷說(shuō)明，并按順序排列上架，固定案卷位置。第十二條：檔案庫(kù)房應(yīng)有防盜、防光、防高溫、防潮濕、防火、防塵、防鼠設(shè)施。并根據(jù)需要在條件許可時(shí)，逐步增添溫濕度控制器、報(bào)警器等裝置。第十三條：不準(zhǔn)在檔案庫(kù)房辦公和從事其他工作，不準(zhǔn)在檔案庫(kù)房?jī)?nèi)存放無(wú)關(guān)物品，無(wú)關(guān)人員嚴(yán)禁進(jìn)入檔案庫(kù)房。第十四條：對(duì)保密檔案，嚴(yán)格按照＜＜國(guó)華人民共和國(guó)保密法＞＞和行政法規(guī)的規(guī)定辦理。第十五條：對(duì)到期檔案，由賓館分管領(lǐng)導(dǎo)，業(yè)務(wù)人員和檔案管理員共同組成的鑒定小組進(jìn)行鑒定，對(duì)失去保存價(jià)值的檔案，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審定，登記選冊(cè)，由二人監(jiān)督銷(xiāo)毀。第五章 檔案的利用第十六條：檔案室工作人員要熟悉館藏檔案情況，主動(dòng)了解賓館各項(xiàng)工作對(duì)利用檔案的需要，積極做好提供、利用工作。第十七條：本賓館工作人員因工作需要均可向檔案室借閱有關(guān)檔案資料；外單位因工作需要借閱本單位檔案時(shí)，需持該單位介紹信，經(jīng)總經(jīng)理或董事長(zhǎng)批準(zhǔn)，可提供查閱，但不予外借，并按規(guī)定收取咨詢(xún)、復(fù)制費(fèi)。第十八條： 借閱檔案均需辦理借閱手續(xù)，查閱檔案人員要愛(ài)護(hù)檔案，不準(zhǔn)在卷內(nèi)文件上圈注涂改，不準(zhǔn)拆卷撕頁(yè)，對(duì)損壞遺失檔案資料者依法給予必要的處罰。第六章 附則第十九條：本條例自二OOO