【正文】 保管期限的基本原則是：（一）對集團(tuán)有長遠(yuǎn)利用價值的檔案應(yīng)永久保存。（二）對集團(tuán)在一定時期內(nèi)有利用價值的檔案分別為長期、短期保存。（三）凡是介于兩種期限之間的檔案，其保管期限一律從長。、專業(yè)技術(shù)人員和檔案員參加組成的鑒定小組，負(fù)責(zé)定期對檔案進(jìn)行鑒定。每次鑒定要寫出鑒定報告，并注明日期。，要劃分出檔案密級和保管期限。鑒定中如果發(fā)現(xiàn)檔案不準(zhǔn)確、不完整，應(yīng)及時責(zé)成有關(guān)部門和人員及時修改和補(bǔ)充。，經(jīng)過鑒定后，要造具清冊，提出銷毀報告，填寫《檔案銷毀清單》，經(jīng)集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可銷毀，銷毀密級檔案時要嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定。，統(tǒng)計數(shù)據(jù)做到準(zhǔn)確、真實、可靠。，為檔案的全面開發(fā)利用和升級管理提供有利條件。（公司）要充分利用檔案資源，對其進(jìn)行加工整理、匯編專題資料或編制產(chǎn)品、科研成果、工程簡介、數(shù)據(jù)、圖表手冊等。，必須根據(jù)檔案的機(jī)密等級，履行不同的批準(zhǔn)手續(xù)。查閱一般管理性和技術(shù)性檔案，可事先填寫“檔案查閱審批單”，然后由部門主管、辦公室主任簽字批準(zhǔn)，再到檔案室進(jìn)行查閱；查閱機(jī)密檔案，要經(jīng)部門主管、辦公室主任，主管副總簽字批準(zhǔn)，再到檔案室查閱；查閱絕密檔案，要經(jīng)主管副總審核、由集團(tuán)總經(jīng)理批準(zhǔn)方可查閱。查閱黨務(wù)系統(tǒng)歸檔的文件，要經(jīng)黨委領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。，對所借的檔案，應(yīng)負(fù)安全和保密責(zé)任。不得擅自轉(zhuǎn)借或翻印復(fù)制。嚴(yán)禁在檔案上劃標(biāo)記、涂改、將檔案損壞或丟失。借閱時要嚴(yán)格履行登記手續(xù)，借出或收回的檔案，必須當(dāng)面清點，詳細(xì)檢查，嚴(yán)格借閱手續(xù)。發(fā)現(xiàn)借出的檔案被損壞或丟失，檔案員要追究其責(zé)任，并報請主管領(lǐng)導(dǎo)審批處理。、條內(nèi)容，要落實到全體員工個人的工作程序之中，各部門按規(guī)定在年終時進(jìn)行考核。：（一） 絕密檔案，指公司現(xiàn)存的房屋所有權(quán)證、國有土地使用權(quán)證、中標(biāo)通知書、建設(shè)工程規(guī)劃許可證、建設(shè)用地規(guī)劃許可證、建設(shè)工程施工許可證、商品房預(yù)售許可證、房屋拆遷許可證、履約保證書、竣工驗收備案證、收費許可證、資質(zhì)證書、生產(chǎn)登記批準(zhǔn)證書、授權(quán)委托書、審核意見書、掛牌成交確認(rèn)書、選址意見書、國有土地使用權(quán)出讓合同、房產(chǎn)執(zhí)照、營業(yè)執(zhí)照、工程竣工檔案、竣工圖等。19 / 325（二） 機(jī)密檔案，指重要性業(yè)務(wù)合同和協(xié)議，其中包括各類施工合同、設(shè)計合同、購銷合同、承攬合同、監(jiān)理合同、勘查合同、定貨合同、買賣合同、租賃合同、商業(yè)合同、抵款協(xié)議、合作協(xié)議等；還包括重要函件、批復(fù)、報件、審批、承諾書、勘查綱要、策劃條件、工程規(guī)劃、施工設(shè)計、施工記錄、驗收意見、驗收評定，以及作為設(shè)計、施工依據(jù)的文件資料。（三） 秘密檔案，指一般會議紀(jì)要、請示、報告、通知、決定、技術(shù)說明、告知書、判決書，以及產(chǎn)品設(shè)計圖樣、技術(shù)文件、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、工藝文件、工藝裝備以及產(chǎn)品的設(shè)計評審、驗證、確認(rèn)、設(shè)計更改等技術(shù)資料 。集團(tuán)在黨務(wù)工作和行政工作中形成的各類文件資料等。、時間及質(zhì)量要求：是指各分公司在生產(chǎn)經(jīng)營和管理活動中形成的具有保存價值的各種記錄：集團(tuán)各部門和各分公司在工作中不斷產(chǎn)生的文件材料處理完畢后，將具有日后查考價值的文件材料，經(jīng)業(yè)務(wù)部門或檔案管理部門整理立卷后，定期移交給集團(tuán)檔案室集中保管、積累和歸檔工作納入工作職責(zé)和計劃之內(nèi)、兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門或本公司文件材料的收集、整理和保管工作，并按要求向集團(tuán)檔案室完成歸檔、監(jiān)督和檢查，案卷做到完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，簽字并向集團(tuán)檔案室辦理移交，如碳素墨水、藍(lán)黑墨水，不得使用鉛筆、易褪色的書寫材料，如紅色墨水、圓珠筆、復(fù)寫紙等、圖樣清晰、圖表整潔、簽字蓋章手續(xù)完整、耐久性強(qiáng)的紙張，圖紙一般采用藍(lán)曬圖，計算機(jī)出圖必須清晰，不得使用計算機(jī)出圖的復(fù)印件、錄像文件應(yīng)保證載體的有效性、長期存儲的電子文件應(yīng)使用不可擦除型光盤 A4幅面（297mm*210mm），并且內(nèi)容填寫齊全、規(guī)范，要去掉文件內(nèi)的金屬物品、裱糊破損的地方、并將文件折疊整齊、用堅固的線繩將文件訂緊，要及時辦理歸檔手續(xù)，由歸檔移交人填寫檔案移交目錄，一式兩份，移交雙方核對無誤后，在移交目錄上簽字確認(rèn)，各保存一份備查，由部門負(fù)責(zé)人審定后，可以隨時歸檔，最遲也要在次年一季度整理組卷后向集團(tuán)檔案室辦理移交 產(chǎn)品檔案和基本建設(shè)檔案一般在工程竣工驗收后 3個月內(nèi)，由各開發(fā)公司檔案員集中統(tǒng)一向集團(tuán)檔案室辦理移交，任何單位和個人不得拒絕和無故拖延移交工作 周期長的項目可分階段、分單項歸檔，有尾工的應(yīng)在尾工完成后及時歸檔、擴(kuò)建和維修工程，必須在工程竣工后 3個月內(nèi)向集團(tuán)檔案室歸檔，必須在設(shè)備到貨開箱后，立即將隨機(jī)資料向集團(tuán)檔案室歸檔；同時設(shè)備在使用、維修和調(diào)撥、報廢過程中形成的記錄也必須隨時歸檔，在會計年度終了后，暫由會計機(jī)構(gòu)保管一年，期滿后要移交集團(tuán)檔案室統(tǒng)一保管，或在會計機(jī)構(gòu)內(nèi)部指定專人保管，出納人員不得兼管會計檔案，在回公司后 10日內(nèi)，將其整理后向檔案室辦理移交、內(nèi)容及要求、各部門的檔案保管工作20 / 325《檔案法》及有關(guān)規(guī)定，實行檔案的集中管理與分級管理相結(jié)合的原則，維護(hù)檔案的完整與安全，便于檔案的管理和提供利用，其中包括黨群工作、行政管理、經(jīng)營管理、技術(shù)管理、產(chǎn)品、基本建設(shè)和設(shè)備管理等檔案材料“三室”分開，既庫房與辦公室、閱覽室分開，盡量遠(yuǎn)離污染源，并且具備良好的衛(wèi)生環(huán)境和防盜、防火、防高溫、防光、防潮、防塵、防蟲、防鼠、防有害生物等安全措施，排架方法要科學(xué)和便于查找，按照從上到下，從左到右的次序排列，重要的檔案要專柜存放、照片、磁帶要用特制的密封盒，要按編號順序排列，禁止存放易燃易爆物品，花卉和食品，保持適合的溫濕度，溫度在 1424℃，相對濕度在 4560%為宜、方法和要求通過貫徹本制度，及時了解和掌握本集團(tuán)檔案的庫存數(shù)量、質(zhì)量及管理工作情況，以利于改善工作，更好地提供利用。，檔案室要建立健全統(tǒng)計工作，按規(guī)定填寫檔案統(tǒng)計報表、檔案數(shù)量統(tǒng)計、檔案提供利用及效果統(tǒng)計和統(tǒng)計分析等，不得擅自涂改、偽報，頁面保持完整、清潔，不得用易褪色墨水填寫，年有年報，及時準(zhǔn)確地掌握檔案的數(shù)量和管理工作基本情況，做到帳、物一致?！端綘I企業(yè)檔案管理暫行規(guī)定》和大連福佳企業(yè)集團(tuán)《保密工作制度》制訂。，由辦公室主任、安全員、檔案員組織有關(guān)部門貫徹執(zhí)行。（兼）職檔案員要同本部門的安全員共同做好本部門檔案的安全保密工作。、專人保管，確保密級檔案的安全和保密。、圖紙資料要詳細(xì)填寫查閱審批單，由本部門的主管領(lǐng)導(dǎo)簽字，辦公室主任批準(zhǔn)；機(jī)密和絕密級的文件、圖紙資料需經(jīng)本部門主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽字，主管副總、總經(jīng)理簽字批準(zhǔn)，由檔案員查找。、圖紙材料，要嚴(yán)格限定查閱頁數(shù)、段落、范圍。秘密級以上的檔案原則上不準(zhǔn)出檔案室，要借閱必須有審批手續(xù)。，都必須經(jīng)檔案員核對。借閱人員必須對所借資料嚴(yán)加保管，用后及時歸還。、技術(shù)文件均屬我集團(tuán)機(jī)密文件，特別是重要檔案資料，如經(jīng)營檔案，動遷檔案等，未經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字許可，均不得將此類檔案借出，違者按失密處理。、文件、檔案丟失，責(zé)任者必須寫出書面丟失報告，經(jīng)本部門主管領(lǐng)導(dǎo)簽字后報集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)。集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)將視情節(jié)給予必要的處分。21 / 32考察、引進(jìn)時所帶的圖紙和文件，必須交檔案室存檔，不得存入私人手中和外流，違者按失密處理。、曬印的設(shè)計用圖、施工圖，如不按期交回，一律按圖紙、文件丟失處理。、文件、圖紙資料的部門，要按時將上述檔案資料交檔案室，實行集中統(tǒng)一保管，為方便利用的需要，經(jīng)允許留在部門的檔案資料要設(shè)專人保管，需要有相應(yīng)的保密設(shè)施，建立嚴(yán)格的利用制度。，牢記保密守則，嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定。如造成失泄密事件，將視情節(jié)輕重給予處分。，定期或不定期地向主管副總匯報，考核按《檔案員管理工作標(biāo)準(zhǔn)》執(zhí)行。，對集團(tuán)的檔案安全與保密工作檢查 1~2次，檢查內(nèi)容按本標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。，以集團(tuán)檔案的實際狀況為基礎(chǔ)，在保持文件之間的連續(xù)性和有利于檔案充分利用的原則基礎(chǔ)上，通過價值核查和資料核查，對檔案進(jìn)行鑒定工作，確保鑒定準(zhǔn)確無誤。，編制鑒定計劃，并根據(jù)檔案的內(nèi)容和使用價值，劃分為永久、長期、短期保存三部分，對失去保存價值，或者內(nèi)容失真的檔案進(jìn)行剔除。，進(jìn)行全面核查，寫出剔除銷毀報告，列出清單，按規(guī)定手續(xù)進(jìn)行銷毀處理。先由鑒定小組審核、再由主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽字后方可實施。，在指定地點進(jìn)行，一般不少于 3人。銷毀清單一式兩份，由銷毀人、監(jiān)銷人在銷毀清單上共同簽字確認(rèn)后，一份交檔案室存檔，一份交原產(chǎn)生檔案的部門存放。第十章 計算機(jī)管理規(guī)定，管理部門為電腦部。、硬件，電腦部有權(quán)對各部門請購計算機(jī)設(shè)備進(jìn)行審核。，維護(hù)專員必須在場監(jiān)督進(jìn)行，由維護(hù)專員將保修單等附屬說明交檔案室統(tǒng)一保管。計算機(jī)必須經(jīng)電腦部維護(hù)專員安裝軟件和設(shè)定權(quán)限后，方可使用。，各部門計算機(jī)使用人及專項管理人員未經(jīng)電腦部維護(hù)專員批準(zhǔn)，任何人無權(quán)隨意調(diào)整電腦設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)。（各部門所使用的專業(yè)軟件應(yīng)由本部門協(xié)調(diào)解決）。計算機(jī)設(shè)備出現(xiàn)問題，應(yīng)及時報到電腦部，由維護(hù)專員維修。電腦部有權(quán)對損壞原因做出技術(shù)鑒定，對正常損壞進(jìn)行維修，備案；如系人為損壞，使用負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)賠償其所造成的損失，并按公司獎懲制度相關(guān)條款追究其責(zé)任。，除維護(hù)專員任何人不準(zhǔn)打開機(jī)箱；集團(tuán)公司內(nèi)所有計算機(jī)主機(jī)均貼有易碎貼，計算機(jī)需開箱維修時，由維修專員開箱維修，之后重新貼好易碎貼。凡換下的壞的計算機(jī)及外設(shè)硬件，由維護(hù)專員進(jìn)行保管，經(jīng)財務(wù)中心審批報廢。（如軟盤,硬盤,光盤,U盤等）必須預(yù)先進(jìn)行查殺病毒后方可使用；各部門計算機(jī)使用人員應(yīng)做好硬盤功能的合理劃分，杜絕在根目錄下保存公司文件；所有文件不得存入計算機(jī)系統(tǒng)盤（包括桌面）內(nèi)，防止不必要的數(shù)據(jù)丟失；集團(tuán)公司計算機(jī)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)資料列入保密范圍，未經(jīng)許可，嚴(yán)禁非相關(guān)人員私自復(fù)制。（雙系統(tǒng)包括D盤）進(jìn)行編輯、修改，如因計算機(jī)使用、保管不當(dāng)而造成公司數(shù)據(jù)丟失或不可逆修復(fù)時，恢復(fù)費用由當(dāng)事人負(fù)全責(zé)。（軟盤、光盤、說明書及保修卡、許可證等）根據(jù)檔案管理要求保管。使用者必需的操作手冊可由使用者長借、保管。22 / 325（包括OICQ、ICQ、網(wǎng)上聊天室等）；禁止使用公司計算機(jī)玩游戲，看VCD；除工作需要,工作時間內(nèi)不準(zhǔn)網(wǎng)上瀏覽網(wǎng)頁；不準(zhǔn)下載與工作無關(guān)的文件。如因工作需要下載數(shù)據(jù)量較大的文件，須在17時之后下載。，更改口令時應(yīng)及時通知維護(hù)專員；計算機(jī)使用人員應(yīng)做好自己密碼的保密工作，如因密碼外泄造成損失，由本人負(fù)責(zé)。、預(yù)算中心如要求上網(wǎng)，必須保證上網(wǎng)計算機(jī)斷開與財務(wù)中心、預(yù)算中心子網(wǎng)的連接，并且上網(wǎng)機(jī)器內(nèi)不允許存有公司財務(wù)、預(yù)算數(shù)據(jù)；未經(jīng)授權(quán)，禁止使用財務(wù)軟件；未經(jīng)授權(quán)，任何人不得共享文件。，每臺計算機(jī)都應(yīng)責(zé)任到人，避免在檢查時出現(xiàn)責(zé)任不清的現(xiàn)象；如因工作需要調(diào)整保管責(zé)任時，應(yīng)對設(shè)備進(jìn)行認(rèn)真驗收，履行交接手續(xù)；員工離職時，電腦部經(jīng)理應(yīng)現(xiàn)場監(jiān)督交接工作，確認(rèn)所有設(shè)備交接完成無誤后方簽字。，各部門在使用后必須將存入電腦內(nèi)的文件徹底刪除，防止文件泄露，相關(guān)部門在筆記本電腦歸還后，應(yīng)及時進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)留有文件要立即刪除并進(jìn)行通報。，防止丟失，以免造成數(shù)據(jù)的泄漏。、移動硬盤等數(shù)據(jù)載體在使用完畢后，應(yīng)及時將其存有的數(shù)據(jù)刪除，信息管理專員將進(jìn)行不定期檢查。，電腦部負(fù)責(zé)每月定期備份數(shù)據(jù)至光盤或其他存儲介質(zhì)保存。、使用、維護(hù)和監(jiān)督檢查工作。， 以保證用戶郵箱的空間被合理地使用。，只能使用辦公用電子郵件地址，不得擅自使用任何其他郵件地址。，應(yīng)做好本機(jī)各級密碼的安全保密工作。，應(yīng)嚴(yán)格按照系統(tǒng)權(quán)限進(jìn)行操作，嚴(yán)禁進(jìn)行任何危害信息系統(tǒng)安全的活動。，設(shè)置本系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)的總體布局、局域網(wǎng)段和下屬單位的IP地址的劃分，如自行改動造成的網(wǎng)絡(luò)沖突，使其它計算機(jī)無法上網(wǎng)造成工作延誤的，將受到嚴(yán)肅處理。，任何人不得擅自安裝或卸載電腦軟件，安裝或卸載電腦軟件必須經(jīng)電腦部批準(zhǔn)，并由電腦部指派專人負(fù)責(zé)安裝及卸載工作。第十一章 辦公用品、電話管理規(guī)定目的：為保證集團(tuán)各部門（公司）正常辦公需要，同時強(qiáng)化對辦公用品、電話、通勤月票的控制和管理，節(jié)省成本，杜絕浪費，特制定本規(guī)定。、紙張、筆記本、計算器、文件裝訂和保管用品、傳真和打印用品、存儲電子文檔的軟盤、光碟等，由集團(tuán)統(tǒng)一保障，辦公室集中管理。：個人用的筆、紙和筆記本等，使用標(biāo)準(zhǔn)按明細(xì)表（附后）所列執(zhí)行；其它辦公用品根據(jù)實際需要，按計劃和審批程序保障。先由各部門（公司）在每月25日之前提交下月辦公用品計劃；由辦公室在15個工作日內(nèi)匯總、制定下月辦公用品請購計劃并轉(zhuǎn)財務(wù)審核；報總經(jīng)理審批；之后由招投標(biāo)辦公室負(fù)責(zé)采購。各部門（公司）必須按時提交辦公用品計劃，逾期不報的，按自動放棄領(lǐng)用下月辦公用品處理。已采購的辦公用品，由負(fù)責(zé)管理辦公用品的人員與采購員或送貨廠家，按采購清單，逐件核準(zhǔn)簽字后，方可入庫存放。每周周一至周五的13時至16時為辦公用品發(fā)放時間。各部門（公司）必須派專人持填寫好23 / 325的辦公用品出庫單，經(jīng)部門經(jīng)理簽字確認(rèn)后，方可到辦公室領(lǐng)取計劃內(nèi)的辦公用品；逾期不領(lǐng)取的，一律不再另行補(bǔ)發(fā)。各單位具體領(lǐng)用辦公用品的時間是：周一為秘書室、財務(wù)中心、集團(tuán)公司辦公室、電腦部；周二為預(yù)算中心、策劃部、開發(fā)部、法務(wù)辦；周三為售樓處（名都、家園、新天地）、人力資源部；周四為招投標(biāo)辦公室、項目組、總工室；周五為物業(yè)公司。 辦公用品的回收。平時為個人使用管理的辦公用品、辦公設(shè)備，如本人因故離開集團(tuán)，除低值易耗品外，須如數(shù)上交，不得損壞或帶走。、超計劃和隨時領(lǐng)取辦公用品時，必須經(jīng)部門經(jīng)理簽字，主管副總批準(zhǔn)。（復(fù)印紙、傳真紙、墨盒、碳粉、硒鼓等）實行統(tǒng)一管理，各部門（公司）使用復(fù)印紙時要認(rèn)真填寫用紙記錄，在領(lǐng)用的同時將用紙記錄交給辦公用品管理人員方可領(lǐng)用復(fù)印紙；傳真紙、墨盒、碳粉