【正文】 蟲、防鼠、防有害生物等安全措施 存放檔案要有檔案專柜，排架方法要科學(xué)和便于查找，按照從上到下，從左到右的次序排列，重要的檔案要專柜存放 存放膠片、照片、磁帶要用特制的密封盒，要按編號順序排列 庫房內(nèi)嚴(yán)禁吸煙，禁止存放易燃易爆物品， 庫房設(shè)有溫濕度計，保持適合的溫濕度，溫度在 1424℃，相對濕度在 4560% 非工作人員一律不準(zhǔn)進(jìn)入檔案室?guī)旆? 主題內(nèi)容與適用范圍 本制度規(guī)定了檔案統(tǒng)計工作的目的、 本制度適用于福佳集團(tuán)檔案的統(tǒng)計工作25 / 408 管理職能通過貫徹本制度，及時了解和掌握本集團(tuán)檔案的庫存數(shù)量、質(zhì)量及管理工作情況，以利于改善工作，更好地提供利用。 管理內(nèi)容與要求 檔案統(tǒng)計工作是檔案管理的重要環(huán)節(jié)，檔案室要建立健全統(tǒng)計工作，按規(guī)定填寫檔案統(tǒng)計報表 檔案統(tǒng)計工作主要是進(jìn)行檔案管理基本情況統(tǒng)計、檔案數(shù)量統(tǒng)計、檔案提供利用及效果統(tǒng)計和統(tǒng)計分析等 統(tǒng)計數(shù)據(jù)要做到準(zhǔn)確可靠，不得擅自涂改、 統(tǒng)計報表的填寫要字跡清晰工整，頁面保持完整、清潔， 檔案統(tǒng)計要做到季有季報，年有年報，及時準(zhǔn)確地掌握檔案的數(shù)量和管理工作基本情況，做到帳、 檔案安全保密工作制度 本標(biāo)準(zhǔn)對集團(tuán)檔案的安全保密工作進(jìn)行了規(guī)定。 本標(biāo)準(zhǔn)適用于大連福佳企業(yè)集團(tuán)有限公司各種門類檔案的安全與保密。 本標(biāo)準(zhǔn)依據(jù)《私營企業(yè)檔案管理暫行規(guī)定》和大連福佳企業(yè)集團(tuán)《保密工作制度》制訂。 檔案的安全保密工作在集團(tuán)保密工作領(lǐng)導(dǎo)小組的指導(dǎo)下，由辦公室主任、安全員、檔案員組織有關(guān)部門貫徹執(zhí)行。 各專（兼）職檔案員要同本部門的安全員共同做好本部門檔案的安全保密工作。 管理內(nèi)容與要求 集團(tuán)檔案室按密級設(shè)專柜、專人保管，確保密級檔案的安全和保密。 查閱秘密級文件、圖紙資料要詳細(xì)填寫查閱審批單，由本部門的主管領(lǐng)導(dǎo)簽字，辦公室主任批準(zhǔn)；機(jī)密和絕密級的文件、圖紙資料需經(jīng)本部門主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽字，主管副總、總經(jīng)理簽字批準(zhǔn)，由檔案員查找。 查閱秘密級以上的文件、圖紙材料，要嚴(yán)格限定查閱頁數(shù)、段落、范圍。秘密級以上的檔案原則上不準(zhǔn)出檔案室，要借閱必須有審批手續(xù)。 經(jīng)批準(zhǔn)借用或摘錄的各種檔案文件材料，都必須經(jīng)檔案員核對。借閱人員必須對所借資料嚴(yán)加保管，用后及時歸還。 產(chǎn)品圖紙、技術(shù)文件均屬我集團(tuán)機(jī)密文件，特別是重要檔案資料，如經(jīng)營檔案，動遷檔案等，未經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字許可，均不得將此類檔案借出，違者按失密處理。 整套產(chǎn)品圖紙、文件、檔案丟失，責(zé)任者必須寫出書面丟失報告，經(jīng)本部門主管領(lǐng)導(dǎo)簽字后報集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)。集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)將視情節(jié)給予必要的處分。 凡外出學(xué)習(xí)、考察、引進(jìn)時所帶的圖紙和文件，必須交檔案室存檔，不得存入私人手中和外流，違者按失密處理。 各部門復(fù)制、曬印的設(shè)計用圖、施工圖，如不按期交回，一律按圖紙、文件丟失處理。 各產(chǎn)生密級檔案、文件、圖紙資料的部門，要按時將上述檔案資料交檔案室，實(shí)行集中統(tǒng)一保管，為方便利用的需要，經(jīng)允許留在部門的檔案資料要設(shè)專人保管，需要有相應(yīng)的保密設(shè)26 / 408施，建立嚴(yán)格的利用制度。 檔案員要牢固樹立保密觀念，牢記保密守則，嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定。如造成失泄密事件，將視情節(jié)輕重給予處分。 檢查與考核 辦公室主任每月檢查一次檔案室的檔案保密和安全情況，定期或不定期地向主管副總匯報，考核按《檔案員管理工作標(biāo)準(zhǔn)》執(zhí)行。 集團(tuán)保密工作領(lǐng)導(dǎo)小組每年組織有關(guān)部門，對集團(tuán)的檔案安全與保密工作檢查 1~2 次，檢查內(nèi)容按本標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。 檔案的鑒定與銷售毀制度 根據(jù)檔案管理的有關(guān)法律和法規(guī)，以集團(tuán)檔案的實(shí)際狀況為基礎(chǔ)，在保持文件之間的連續(xù)性和有利于檔案充分利用的原則基礎(chǔ)上，通過價值核查和資料核查，對檔案進(jìn)行鑒定工作，確保鑒定準(zhǔn)確無誤。 成立集團(tuán)檔案的鑒定與銷毀工作小組。 鑒定小組要做好鑒定前的準(zhǔn)備工作，編制鑒定計劃，并根據(jù)檔案的內(nèi)容和使用價值，劃分為永久、長期、短期保存三部分，對失去保存價值，或者內(nèi)容失真的檔案進(jìn)行剔除。 對確定予以剔除并銷毀的檔案材料，進(jìn)行全面核查，寫出剔除銷毀報告，列出清單，按規(guī)定手續(xù)進(jìn)行銷毀處理。 銷毀檔案要經(jīng)過嚴(yán)格的審批手續(xù)。先由鑒定小組審核、再由主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽字后方可實(shí)施。 銷毀檔案要指定專人，在指定地點(diǎn)進(jìn)行，一般不少于 3 人。銷毀清單一式兩份，由銷毀人、監(jiān)銷人在銷毀清單上共同簽字確認(rèn)后，一份交檔案室存檔，一份交原產(chǎn)生檔案的部門存放。第九章 計算機(jī)管理規(guī)定，管理部門為電腦部。、硬件，電腦部有權(quán)對各部門請購計算機(jī)設(shè)備進(jìn)行審核。，維護(hù)專員必須在場監(jiān)督進(jìn)行，由維護(hù)專員將保修單等附屬說明交檔案室統(tǒng)一保管。計算機(jī)必須經(jīng)電腦部維護(hù)專員安裝軟件和設(shè)定權(quán)限后，方可使用。內(nèi)的調(diào)配，各部門計算機(jī)使用人及專項(xiàng)管理人員未經(jīng)電腦部維護(hù)專員批準(zhǔn)，任何人無權(quán)隨意調(diào)整電腦設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)。（各部門所使用的專業(yè)軟件應(yīng)由本部門協(xié)調(diào)解決）。計算機(jī)設(shè)備出現(xiàn)問題，應(yīng)及時報到電腦部，由維護(hù)專員維修。電腦部有權(quán)對損壞原因做出技術(shù)鑒定，對正常損壞進(jìn)行維修，備案；如系人為損壞，使用負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)賠償其所造成的損失，并按公司獎懲制度相關(guān)條款追究其責(zé)任。27 / 408，除維護(hù)專員任何人不準(zhǔn)打開機(jī)箱；集團(tuán)公司內(nèi)所有計算機(jī)主機(jī)均貼有易碎貼，計算機(jī)需開箱維修時，由維修專員開箱維修，之后重新貼好易碎貼。凡換下的壞的計算機(jī)及外設(shè)硬件，由維護(hù)專員進(jìn)行保管，經(jīng)財務(wù)中心審批報廢。（如軟盤,硬盤,光盤,U盤等）必須預(yù)先進(jìn)行查殺病毒后方可使用；各部門計算機(jī)使用人員應(yīng)做好硬盤功能的合理劃分，杜絕在根目錄下保存公司文件；所有文件不得存入計算機(jī)系統(tǒng)盤（包括桌面）內(nèi)，防止不必要的數(shù)據(jù)丟失；集團(tuán)公司計算機(jī)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)資料列入保密范圍，未經(jīng)許可，嚴(yán)禁非相關(guān)人員私自復(fù)制。（雙系統(tǒng)包括D盤）進(jìn)行編輯、修改，如因計算機(jī)使用、保管不當(dāng)而造成公司數(shù)據(jù)丟失或不可逆修復(fù)時，恢復(fù)費(fèi)用由當(dāng)事人負(fù)全責(zé)。（軟盤、光盤、說明書及保修卡、許可證等）根據(jù)檔案管理要求保管。使用者必需的操作手冊可由使用者長借、保管。（包括OICQ、ICQ、網(wǎng)上聊天室等）；禁止使用公司計算機(jī)玩游戲，看VCD；除工作需要,工作時間內(nèi)不準(zhǔn)網(wǎng)上瀏覽網(wǎng)頁；不準(zhǔn)下載與工作無關(guān)的文件。如因工作需要下載數(shù)據(jù)量較大的文件，須在17時之后下載。，更改口令時應(yīng)及時通知維護(hù)專員；計算機(jī)使用人員應(yīng)做好自己密碼的保密工作，如因密碼外泄造成損失，由本人負(fù)責(zé)。、預(yù)算中心如要求上網(wǎng)，必須保證上網(wǎng)計算機(jī)斷開與財務(wù)中心、預(yù)算中心子網(wǎng)的連接，并且上網(wǎng)機(jī)器內(nèi)不允許存有公司財務(wù)、預(yù)算數(shù)據(jù)；未經(jīng)授權(quán)，禁止使用財務(wù)軟件；未經(jīng)授權(quán)，任何人不得共享文件。，每臺計算機(jī)都應(yīng)責(zé)任到人，避免在檢查時出現(xiàn)責(zé)任不清的現(xiàn)象；如因工作需要調(diào)整保管責(zé)任時，應(yīng)對設(shè)備進(jìn)行認(rèn)真驗(yàn)收，履行交接手續(xù)；員工離職時，電腦部經(jīng)理應(yīng)現(xiàn)場監(jiān)督交接工作，確認(rèn)所有設(shè)備交接完成無誤后方簽字。，各部門在使用后必須將存入電腦內(nèi)的文件徹底刪除，防止文件泄露，相關(guān)部門在筆記本電腦歸還后，應(yīng)及時進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)留有文件要立即刪除并進(jìn)行通報。，防止丟失，以免造成數(shù)據(jù)的泄漏。28 / 40移動硬盤等數(shù)據(jù)載體在使用完畢后，應(yīng)及時將其存有的數(shù)據(jù)刪除，信息管理專員將進(jìn)行不定期檢查。，電腦部負(fù)責(zé)每月定期備份數(shù)據(jù)至光盤或其他存儲介質(zhì)保存。開戶、使用、維護(hù)和監(jiān)督檢查工作。， 以保證用戶郵箱的空間被合理地使用。，只能使用辦公用電子郵件地址，不得擅自使用任何其他郵件地址。件。，應(yīng)做好本機(jī)各級密碼的安全保密工作。，應(yīng)嚴(yán)格按照系統(tǒng)權(quán)限進(jìn)行操作，嚴(yán)禁進(jìn)行任何危害信息系統(tǒng)安全的活動。，設(shè)置本系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)的總體布局、局域網(wǎng)段和下屬單位的IP地址的劃分，如自行改動造成的網(wǎng)絡(luò)沖突，使其它計算機(jī)無法上網(wǎng)造成工作延誤的，將受到嚴(yán)肅處理。，任何人不得擅自安裝或卸載電腦軟件，安裝或卸載電腦軟件必須經(jīng)電腦部批準(zhǔn)，并由電腦部指派專人負(fù)責(zé)安裝及卸載工作。第十章 辦公用品、電話管理規(guī)定目的：為保證集團(tuán)各部門（公司）正常辦公需要，同時強(qiáng)化對辦公用品、電話、通勤月票的控制和管理，節(jié)省成本，杜絕浪費(fèi)，特制定本規(guī)定。、紙張、筆記本、計算器、文件裝訂和保管用品、傳真和打印用品、存儲電子文檔的軟盤、光碟等，由集團(tuán)統(tǒng)一保障，辦公室集中管理。：個人用的筆、紙和筆記本等，使用標(biāo)準(zhǔn)按明細(xì)表（附后）所列執(zhí)行；其它辦公用品根據(jù)實(shí)際需要，按計劃和審批程序保障。先由各部門（公司）在每月25日之前提交下月辦公用品計劃；由辦公室在15個工作日內(nèi)匯總、制定下月辦公用品請購計劃并轉(zhuǎn)財務(wù)審核；報總經(jīng)理審批；之后由招投標(biāo)辦公室負(fù)責(zé)采購。各部門（公司）必須按時提交辦公用品計劃，逾期不報的，按自動放棄領(lǐng)用下月辦公用品處理。29 / 408。已采購的辦公用品，由負(fù)責(zé)管理辦公用品的人員與采購員或送貨廠家，按采購清單，逐件核準(zhǔn)簽字后，方可入庫存放。每周周一至周五的13時至16時為辦公用品發(fā)放時間。各部門（公司）必須派專人持填寫好的辦公用品出庫單，經(jīng)部門經(jīng)理簽字確認(rèn)后，方可到辦公室領(lǐng)取計劃內(nèi)的辦公用品；逾期不領(lǐng)取的，一律不再另行補(bǔ)發(fā)。各單位具體領(lǐng)用辦公用品的時間是：周一為秘書室、財務(wù)中心、集團(tuán)公司辦公室、電腦部；周二為預(yù)算中心、策劃部、開發(fā)部、法務(wù)辦；周三為售樓處（名都、家園、新天地）、人力資源部；周四為招投標(biāo)辦公室、項(xiàng)目組、總工室；周五為物業(yè)公司。 辦公用品的回收。平時為個人使用管理的辦公用品、辦公設(shè)備，如本人因故離開集團(tuán)，除低值易耗品外，須如數(shù)上交，不得損壞或帶走。、超計劃和隨時領(lǐng)取辦公用品時，必須經(jīng)部門經(jīng)理簽字，主管副總批準(zhǔn)。（復(fù)印紙、傳真紙、墨盒、碳粉、硒鼓等）實(shí)行統(tǒng)一管理，各部門（公司）使用復(fù)印紙時要認(rèn)真填寫用紙記錄，在領(lǐng)用的同時將用紙記錄交給辦公用品管理人員方可領(lǐng)用復(fù)印紙；傳真紙、墨盒、碳粉及硒鼓在領(lǐng)用時，要將每次使用完的傳真紙紙軸、墨盒、碳粉和硒鼓的空盒交給辦公用品管理人員，方可領(lǐng)用與回收品相同數(shù)量的用品。，必須愛護(hù)和節(jié)省辦公用品，因管理使用不當(dāng)，造成丟失、損壞和浪費(fèi)的現(xiàn)象，由當(dāng)事人按價賠償，問題嚴(yán)重的追究部門負(fù)責(zé)人的責(zé)任。需要更換辦公用品時，必須按以舊換新的原則辦理。，必須做到出入庫手續(xù)齊全，賬物相符，分類清楚，擺放整齊，無丟失、無損壞、無霉?fàn)€變質(zhì)。，辦公室每月將一次通話話費(fèi)超過2元錢的話費(fèi)清單打印后，交相關(guān)部門審核，各部門審核后注明通話事由，經(jīng)部門經(jīng)理簽字確認(rèn)后返還集團(tuán)辦公室，辦公室進(jìn)一步審核后，由負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。，不經(jīng)批準(zhǔn)，禁止撥打信息臺。，明確通話日期、時間、使用人、業(yè)務(wù)號碼、通話事由，便于統(tǒng)一管理。，以便辦公室不定期的審核。，撥打電話要查準(zhǔn)號碼，長話短說，提高辦事效率，降低費(fèi)用支出。，撥打長途電話不登記，發(fā)現(xiàn)一次，當(dāng)事人除自理費(fèi)用外，再按丙類過失處理；累計3次以上，按乙類過失處理。，可配備移動電話或享受移動話費(fèi)補(bǔ)助。（相當(dāng)于副部長）級和子公司部長級（相當(dāng)于部分級）員工每人每月享受30元移動話費(fèi)補(bǔ)助；集團(tuán)總30 / 408部部長級（相當(dāng)于部長級）和子公司經(jīng)理級（相當(dāng)于經(jīng)理級）員工每人每月享受50元移動話費(fèi)補(bǔ)助；以上人員移動話費(fèi)補(bǔ)助每月隨工資發(fā)放（新入職享受移動話費(fèi)補(bǔ)助的員工當(dāng)月按相應(yīng)比例發(fā)放）。、子公司副總級以上員、總裁秘書和助理、出差員工出差期間的移動話費(fèi)按報銷單核銷，可報銷部分為：月租費(fèi)、本地通話費(fèi)、功能費(fèi)，出差期的長途話費(fèi)中扣除因私話費(fèi)部分、漫游費(fèi)；不予報銷部分：特殊功能費(fèi)、數(shù)據(jù)通信費(fèi)、代收費(fèi)等費(fèi)用。，必須保持24小時開機(jī)（電話丟失或更換電池等特殊情況除外），員工在本地工作時，一個月內(nèi)發(fā)現(xiàn)一次未開機(jī)，取消月移動話費(fèi)補(bǔ)助資格；一個月內(nèi)有兩次未開機(jī)，扣除本人當(dāng)月一半獎金；一個月有三次以上未開機(jī)從嚴(yán)從重處理。員工出差期間一次未開機(jī)，給予警告處分，扣除當(dāng)月獎金20元；發(fā)現(xiàn)兩次未開機(jī)，出差期間的所有話費(fèi)不予報銷；三次以上未開機(jī)，按《福佳文化》有關(guān)規(guī)定從嚴(yán)從重處理。，每人每月補(bǔ)助60元公交費(fèi)，每月隨員工工資發(fā)放（新入職員工當(dāng)月按相應(yīng)比例補(bǔ)助）。使用人在外出時，到辦公室填寫IC卡使用登記表，注明去向；回來后將IC卡交回辦公室并登記使用金額和余額。，不得作為私用，如發(fā)現(xiàn)因私使用的，將追繳其使用費(fèi)10倍的賠償。、丟失等現(xiàn)象，領(lǐng)用人須照價賠償或重新購買，并上報辦公室。辦公用品使用標(biāo)準(zhǔn)（明細(xì)表）類別 經(jīng)理級以上 一般員工 財務(wù)、秘書簽字筆 1 支/年 1 支/年 1 支/年油筆 1 支/年 1 支/年 1 支/年派克筆芯 1 支/雙月 —— ——簽字筆芯 1 支/月 1 支/月 1 支/半月油筆芯 1 支/月 1 支/月 1 支/月自動鉛筆芯 1 盒/年 1 盒/年 1 盒/年高級筆記本 1 本/半年 —— ——工程筆記本 1 本/季 1 本/半年 1 本/半年備課本 1 本/季 1 本/半年 1 本/半年信紙 1 本/季 1 本/季 1 本/季便箋 1 本/雙月 1 本/季 1 本/季膠棒 1 支/半年 1 本/季 1 本/月橡皮 1 塊/年 1 塊/年 1 支/年修正液 1 支/年 1 塊/年 1 支/年大頭針 1 盒/季 1 盒/季 1 盒/季回形針 1 盒/季 1 盒/季 1 盒/季藍(lán)黑墨水 1 瓶/半年財務(wù)專用鋼 1 支/年31 / 408筆注：部門使用物品可根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行申請領(lǐng)用。 其他辦公用品如計算器、打孔器、紙簍、文件夾、鼠標(biāo)等物品如有損壞，報部門主管核準(zhǔn)，以舊換新。新員工上崗辦公用品發(fā)放標(biāo)準(zhǔn)類別 經(jīng)理級以上人員 部長級（含副部長）人員 工程師級人員 財務(wù)人員 預(yù)算人員 普通員工福佳文化 ○ ○ ○ ○ ○ ○高級筆記本 ○ ○工程筆記本 ○ ○ ○ ○備課本 ○派克筆 ○黑色簽字筆 ○ ○ ○ ○ ○ ○紅色簽字筆 ○ ○ ○ ○自動鉛筆 ○ ○ ○ ○ ○油筆 ○ ○ ○ ○ ○信紙 ○ ○ ○ ○ ○ ○便箋 ○ ○ ○ ○ ○ ○普通