【正文】 情況安排正常用車調(diào)度，安排接送四級兄弟公司領(lǐng)導(dǎo)、同事接待銜接業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)工作需要安排綜合部只負(fù)責(zé)代訂酒店按照所在地區(qū)差旅標(biāo)準(zhǔn)自行安排正常用車調(diào)度，安排接送備注：低于接待等級的接待標(biāo)準(zhǔn)以同級接待等級審批處理，高于接待等級的接待標(biāo)準(zhǔn)需各部門分管領(lǐng)導(dǎo)簽批原因； 各部門出席的領(lǐng)導(dǎo)及陪同人員在接待申請需詳細(xì)注明，用餐時不得隨意增加不必要的人員，額外增加費用。 接待流程及分工36 / 431）本著時效性、合理性、計劃性控制接待費用的原則，特級、一級、二級接待由邀約部門提前兩天提交《接待申請單》 ，詳細(xì)填寫接待申請單，列明接待規(guī)格、接待要求等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核、分管領(lǐng)導(dǎo)審批后提交綜合部具體安排接待。四級接待由邀約部門負(fù)責(zé)具體接待，需訂房、訂餐、訂票，應(yīng)提前 5 小時填寫《接待申請單》 ，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核、分管領(lǐng)導(dǎo)審批后提交綜合部預(yù)訂。 特級、一級、二級、三級接待流程1）公司各部門接到來訪信息，應(yīng)提前 1 天填寫《接待申請單》 ，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核、分管領(lǐng)導(dǎo)審批后提交綜合部；公司領(lǐng)導(dǎo)的邀訪客戶或來賓信息，政府團(tuán)隊接待可由綜合部行政人員協(xié)助收集接待信息，及時聯(lián)系對方單位對接人，了解來訪單位的相關(guān)信息，如：來訪者身份、單位、人數(shù)、來訪目的、代訂酒店的客房類型、回程安排等，根據(jù)信息確定來賓的《接待行程安排表》 ；2）綜合部全程跟進(jìn)接待過程；3）根據(jù)接待申請單要求，需準(zhǔn)備禮物的，綜合部行政人員按接待預(yù)算費用及時采購。禮物由主接人送給來賓；4）如需攝像、攝影，則由綜合部準(zhǔn)備相關(guān)器材，負(fù)責(zé)特級接待的全程攝像攝影及撰寫新聞稿件、進(jìn)行有效宣傳。 參觀要求規(guī)格 公司準(zhǔn)備要求 備注特級、一級、二級會議室電子屏歡迎標(biāo)語；會議室煙灰缸、相關(guān)資料、鮮花、水果的準(zhǔn)備；會議室照明的開啟，夏季空調(diào)的開啟；會議室：瓷杯茶水、礦泉水的供應(yīng)；迎領(lǐng)及電梯的提前準(zhǔn)備。 接待人員的要求37 / 431）接機(jī))根據(jù)規(guī)格及來訪人數(shù)，車輛調(diào)度員安排車輛出車的數(shù)量及標(biāo)準(zhǔn)；)掌握客人抵達(dá)的詳細(xì)時間、地點，避免誤時、誤點；)對來訪人員的稱呼需明確，避免見面后冷場；)客人抵達(dá)后應(yīng)熱情上迎并自我介紹，而后引領(lǐng)客人上車就座；)告知客人公司的接待安排、公司的概況；)抵達(dá)酒店后引領(lǐng)客人去前臺辦理入住登記，并明確告知客人下個行程安排。2）食宿)根據(jù)接待規(guī)格，接待人員預(yù)訂酒店及用餐標(biāo)準(zhǔn)，并明確費用的結(jié)算方式；)根據(jù)接待標(biāo)準(zhǔn)，接待專員安排落實公司宴請接待（含桌簽的擺放、菜肴酒水飲料的安排、用餐的整體環(huán)境、銜接客人與我司領(lǐng)導(dǎo)用餐的時間、審查接待賬單的明細(xì)、街接下個接待行程的車輛等） 。3）其它)禮貌待人，維護(hù)公司形象與利益、加強與客人的溝通，如遇客人有不當(dāng)言語及行為時，應(yīng)婉言化解，不得直接頂撞客人；)客方向我方人員贈送禮品、禮金，應(yīng)婉言拒絕，無法拒收的應(yīng)及時向上級匯報處理，不得私存；)重要或特殊來賓，應(yīng)了解對方的飲食起居習(xí)慣、特殊偏好等細(xì)節(jié)，以便安排周到、妥善的接待；)對所有接待的客人，均應(yīng)設(shè)法取得其聯(lián)系地址和電話，并登記在案，客人對接待如有特別要求或意見，應(yīng)認(rèn)真聽取，及時向上級領(lǐng)導(dǎo)如實匯報并登記在案，避免下次來訪出現(xiàn)同樣的問題。38 / 43十、大型會務(wù)操作指引1 目的為加強大型會務(wù)管理，提高會務(wù)質(zhì)量和效率，特制定本指引。2 適用范圍適用于大型會務(wù)管理工作。3 流程 會 務(wù) 操 作 指 引責(zé)任人關(guān)鍵事項流程確定議題會務(wù)準(zhǔn)備會務(wù)服務(wù)撰寫紀(jì)要傳達(dá)精神確定會議議題發(fā)布會議通知會議發(fā)起人會議主辦部門制定會議組織預(yù)案會務(wù)手冊 、 會務(wù)工作籌備安排表 、 會議資料及物品準(zhǔn)備 、 會場布置會務(wù)組檢查各項服務(wù)工作的準(zhǔn)備情況會務(wù)組會務(wù)組各參會單位落實會務(wù)協(xié)調(diào)負(fù)責(zé)簽到 、 材料分發(fā) 、 茶歇 、 食宿 、 航班信息 、司運等服務(wù)會后工作整理發(fā)放會議紀(jì)要落實會議形成的決議 ， 傳達(dá)會議精神39 / 434 工作程序 確定議題1）會議發(fā)起人提出會議議題，并經(jīng)過相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)后，形成初步的會議安排，內(nèi)容包括會議議題、時間、地點。 會務(wù)準(zhǔn)備1）會議通知提前一周確定會議時間，由會議組織部門依據(jù)會議安排擬定的時間下發(fā)通知，通知內(nèi)容應(yīng)包括會議的議程、日程、參會人名單。2）會議組織預(yù)案）由會議組織部門負(fù)責(zé)會議預(yù)案的策劃、制定，并對會議期間可能出現(xiàn)的其他意外情況制定相應(yīng)措施。預(yù)案包括以下內(nèi)容：會議議題、時間、地點、費用預(yù)算、會務(wù)手冊（會議須知、日程、議程、參會人名單及通訊錄、住房安排、交通安排、會務(wù)組成員名單） 、會務(wù)工作籌備安排表（標(biāo)準(zhǔn)工作模板詳見附件） ；）會議地點確認(rèn)前會務(wù)組必須提前踩點。3）會議資料、物品準(zhǔn)備由會議組織部門負(fù)責(zé)涉會材料與物品的準(zhǔn)備。類別 具體事項會議資料會議議程、會議議題，匯報材料、會議 PPT、VCR、音樂等材料、會議簽到表會議物品與會人員席位卡、記錄紙、筆、會議主題橫幅、投影背景圖、會議背景噴繪、歡迎水牌、指示牌、海報、筆記本設(shè)備、錄像機(jī)、錄音筆、音響設(shè)備、話筒、麥架、投影儀、USB 翻頁器、照相機(jī)、水果、點心、茶水物資、禮品40 / 434）會場布置）會場桌面布置。包括主席臺、會場座位擺放形式、席位牌、會議材料、話筒、花卉、茶水、點心、水果；）會場環(huán)境布置。包括會場橫幅、會場背景（噴繪） 、發(fā)言席、盆花擺放、燈光照明、音響設(shè)備、電腦設(shè)備、錄音、錄像、空調(diào)等設(shè)備。 會務(wù)服務(wù)1）會務(wù)組負(fù)責(zé)會議簽到、材料分發(fā)、茶水、茶歇、會議記錄、會場指引、食宿、航班信息、司運服務(wù)和其他應(yīng)急服務(wù)；2）會務(wù)人員必須提前到達(dá)會場，檢查會務(wù)落實情況，做好會前準(zhǔn)備。提前開啟空調(diào)設(shè)備，重點檢查會標(biāo)、音響等設(shè)備、主席臺的布置情況；檢查服務(wù)人員就位情況；檢查會議記錄、攝影攝像、錄音工作。重要會議還要檢查迎領(lǐng)、禮儀等其他服務(wù)人員就位情況；按預(yù)定方案組織與會人員對照席位卡依次就座。3）落實會務(wù)協(xié)調(diào) 會務(wù)準(zhǔn)備工作涉及多個單位和部門，需要召開協(xié)調(diào)會，落實有關(guān)工作。會務(wù)協(xié)調(diào)一般要求明確工作目標(biāo)、任務(wù)、期限；明確責(zé)任部門、責(zé)任人。協(xié)調(diào)會前，會務(wù)組應(yīng)提出工作分工預(yù)案。4）會后工作整理會議結(jié)束后，檢查會場，帶回會議資料。 撰寫紀(jì)要大型會議紀(jì)要必須在會議結(jié)束后兩個工作日內(nèi)發(fā)布。 傳達(dá)會議精神1）會議精神由各參會單位負(fù)責(zé)向全體員工傳達(dá)。2）落實會議形成的決議，明確專人協(xié)調(diào)落實，必要時予以督查督辦。41 / 431 目的制訂公司管理文件編號規(guī)范，確保文件編號處于受控狀態(tài)，使所有文件便于分類、查找、識別和使用。2 適用范圍適用于公司所有發(fā)布的管理類文件的編號、版本調(diào)整等。3 職責(zé) 綜合部1）負(fù)責(zé)統(tǒng)一對公司管理文件進(jìn)行編號并發(fā)布；2）負(fù)責(zé)對管理文件進(jìn)行版本調(diào)整、歸檔管理。4 工作程序 文件編號規(guī)則說明1）每份文件（表格/模板）由公司簡寫首字母 GYHA、文件首字母縮寫及年份、文件流水號組成。例如：GYHA—WJ2022—0012）文件編號的第 1 段為公司簡寫首字母 GYHA；3）文件編號的第 2 段為文件首字母縮寫及年份；4）文件編號的第 3 段為數(shù)字，從 001~999 遞推，表示文件的流水號； 合同編號規(guī)則說明1）每份文件（表格/模板）由公司簡寫首字母 GYHA、合同首字母縮寫及年份、文件流水號組成。例如：GYHA—HT2022—0012）文件編號的第 1 段為公司簡寫首字母 GYHA；3）文件編號的第 2 段為合同首字母縮寫及年份；4）文件編號的第 3 段為數(shù)字，從 001~999 遞推，表示文件的流水號；42 / 43相關(guān)表格：車 輛 維 修 保 養(yǎng) 申 請 單使用部門 車 號 駕駛員里程表數(shù) km 預(yù)計維修保養(yǎng)費用(元)修理保養(yǎng)詳細(xì)內(nèi)容 申請人： 年 月 日車輛管理部門意見： 年 月 日分管領(lǐng)導(dǎo)意見： 年 月 日審批程序總經(jīng)理意見： 年 月 日備注：1）除特殊情況外，必須事先申請，否則費用自理。 2）緊 急 情 況 ， 必 須 電 話 申 請 綜 合 部 批 準(zhǔn) 方 可 修 車 ， 事 后 應(yīng) 補 填 此 申 請 單 ， 否 則 費 用 自 理 。 3）按財務(wù)開支權(quán)限審批。國譽鴻安公車使用登記簿申請日期 公車型號/牌照 用車部門/用車人 同行人員 事由 目的地 出車時間 截止今日儀表盤公里數(shù) 出差公里數(shù) 駕駛員 批準(zhǔn)人 備注