【正文】 制度，負(fù)責(zé)檔案資料的歸檔督促和日常管理工作。（2）對公司其他部門文件材料的歸檔工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督。（3）做好公司檔案的收集、整理、保管和利用工作。（4）做好永久性檔案向有關(guān)檔案機(jī)構(gòu)的移交工作。（5）提高檔案管理的水平和技術(shù)，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化、科學(xué)化。（6）公司檔案室使用規(guī)范的檔案專柜和標(biāo)準(zhǔn)的卷宗盒，檔案按標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范進(jìn)行分類并建立分類目錄，統(tǒng)一進(jìn)行檔案編號，使用規(guī)范的標(biāo)簽填寫進(jìn)行管理。（7）檔案管理員根據(jù)業(yè)務(wù)范圍和資料性質(zhì)進(jìn)行的文件分類，并編制《案卷類目編號表》，檔案的借閱、銷毀，必須按照其相關(guān)管理程序執(zhí)行。三、檔案管理細(xì)則檔案分類：公司檔案資料分為以下幾類： 行政類：內(nèi)部文件、外部文件、會議紀(jì)要、制度資料、登記注冊資料、員工檔案、合同等；經(jīng)營類：決策資料、計(jì)劃資料、銷售資料、合同協(xié)議等；會計(jì)類：會計(jì)報(bào)表、賬本、憑證等；證照類：營業(yè)執(zhí)照、榮譽(yù)證書等； 其它類：其它需存檔的公司資料；項(xiàng)目類：項(xiàng)目合同協(xié)議、圖紙資料、手續(xù)資料、決算資料、驗(yàn)收資料、證件資料及合同等。案卷類目編號：（1）檔案分類名稱經(jīng)確定后，編制《案卷類目編號表》，將所有分類名稱及其代表數(shù)字編號，按順序依次排列，以便查閱。（2）案卷類目編號格式：類別（01）目錄（01）案卷（001）。（3）檔案分類編號內(nèi)應(yīng)預(yù)留若干空擋，以備將來組織擴(kuò)大或業(yè)務(wù)增多時，隨時增補(bǔ)之用。（4）檔案員應(yīng)及時將辦理完畢或經(jīng)其他人員保存的文件材料收集、整理，按照《案卷類目編號表》進(jìn)行存檔。歸檔范圍：歸檔范圍包括：各部門辦理完畢的能反映本企業(yè)工作、生活活動，具有查考利用價值的文件材料（如公文、信函、傳真、圖表、報(bào)刊、照片或膠片、音像制品、電子文件、實(shí)物檔案等）。（1） 文書檔案：①合同協(xié)議類：各公司與有關(guān)單位簽訂的各種合同、協(xié)議書等文件材料。②證書、證照類：各公司行政、稅務(wù)等相關(guān)證書、證照。（2）公文類：公司內(nèi)外部外來文件：各公司對上級的各種申請及批復(fù)，政府部門針對本公司的指導(dǎo)性公文，需要本公司認(rèn)真貫徹執(zhí)行或參照執(zhí)行的領(lǐng)導(dǎo)性公文，如：上級命令、決定、批復(fù)、規(guī)定、辦法等；（3）公司內(nèi)部文件：①本部、各項(xiàng)目公司召開的各類會議的文件材料，包括董事會會議、行政辦公會議、專業(yè)會議等；②本部、各項(xiàng)目公司的各種正式發(fā)文,包括對內(nèi)、對外，如：機(jī)構(gòu)設(shè)置、撤并、名稱更改、組織架構(gòu)、人員編制、干部任免、工作條例、規(guī)章制度等；③本部、各項(xiàng)目公司主要職能活動中形成的公文材料，如工作請示、報(bào)告、計(jì)劃、總結(jié)等；④各公司的財(cái)產(chǎn)、物資、檔案等的交接憑證、清冊及維修、保修等相關(guān)文件材料。（4）財(cái)務(wù)檔案：會計(jì)憑證、會計(jì)帳薄、財(cái)務(wù)報(bào)告、其他核算材料。（5）人事檔案：包括個人簡歷、學(xué)歷證書、員工信息登記表、招聘、轉(zhuǎn)正、體檢、考核、工資、獎勵、處分等文件材料。（6）工程技術(shù)檔案：①設(shè)計(jì)任務(wù)書及專各專業(yè)過程圖紙（含電子版）；（自設(shè)計(jì)院及相關(guān)部門出具后需將精裝本存檔）②政府批文、報(bào)告；③主管部門有關(guān)人防、環(huán)保、消防、交通、園林等的審查意見；④所有合同及相關(guān)的招投標(biāo)文件；⑤施工文件及竣工圖紙、竣工備案文件、結(jié)算文件、證件；⑥其他工程技術(shù)檔案及圖片資料。（7）營銷檔案①調(diào)研報(bào)告、策劃報(bào)告；②各種營銷室內(nèi)外廣告圖片、軟文、活動現(xiàn)場圖片；③周、月營銷報(bào)表、營銷報(bào)告；④客戶檔案、商品房買賣合同及補(bǔ)充協(xié)議、附件（含業(yè)主身份證復(fù)印件）。（8） 聲像實(shí)物檔案：照片、錄音、錄像、印章、證章、錦旗、獎杯、牌匾、證物、標(biāo)本、樣品以及其他具有歷史和紀(jì)念意義或研究價值的實(shí)物材料。管理細(xì)則：（1）檔案管理人員負(fù)責(zé)收集、統(tǒng)計(jì)、整理、立卷、保管公司檔案；積極開展檔案的提供利用工作。（2）公司各部門接收或形成的符合存檔的資料，必須在當(dāng)月交給公司辦公室檔案管理人員，如果存檔資料在辦理公司業(yè)務(wù)時需抵押或存放到相關(guān)部門，或者資料正常工作時需使用而又不方便復(fù)印或復(fù)制，則需使用人員到檔案管理人員處辦理借用手續(xù)，寫明歸還日期并經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批后方可使用。（3）檔案管理人員要認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案管理的相關(guān)規(guī)定、技術(shù)和業(yè)務(wù)知識，掌握歸檔的基本方法，保證檔案質(zhì)量。（4）檔案管理人員要定期擦拭檔案櫥，保持檔案清潔，以防蟲蛀腐朽，如有破損或褪色的資料，應(yīng)當(dāng)及時進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制，裝訂部分過窄或有字跡的資料，要用紙加以襯邊。紙面過大的書寫材料，要按宗卷大小折疊整齊，對字跡難以辨認(rèn)的資料，應(yīng)當(dāng)附上抄件。（5）歸檔要注意整潔，歸檔前要先對文件資料進(jìn)行分類，再把文件資料按類別分組后分別裝入卷宗，以便于歸檔。（6）做好保密工作，并采取防盜、防火、防水、防潮、防塵等措施。（7）每年3月末進(jìn)行一次檔案清理，編制或更新《檔案保管清冊》做好文件索引，以便查找。四、歸檔時間與周期公司在日常工作形成的對內(nèi)及對外單位的紅頭文件每月初第一個工作日歸檔一次；各部門在各項(xiàng)生產(chǎn)經(jīng)營活動中形成的各種合同、協(xié)議、文件資料要在五個工作日內(nèi)歸檔；在各部、委、辦、局取得的各種文件資料、原始證件要在五個工作日內(nèi)歸檔；過程圖紙?jiān)陧?xiàng)目施工管理過程中暫由工程管理部保管,待項(xiàng)目工程階段或項(xiàng)目子項(xiàng)結(jié)束后連同竣工圖、工程洽商、技術(shù)變更統(tǒng)一歸檔。各種聲像資料每月度的第一個工作日歸檔一次；各種獲獎證書等，在獲獎后一個月內(nèi)歸檔；相關(guān)獲得部門應(yīng)主動移交行政管理部/綜合辦檔案室。工程圖紙?jiān)趶脑O(shè)計(jì)院取得后五個工作日將精裝本在辦公室存檔。工程決算報(bào)告在出報(bào)告后一周內(nèi)存檔。五、歸檔保存年限：歸檔的同類文件資料在卷內(nèi)應(yīng)按保存期限分別裝訂，保存期限分為定期和永久。定期按文件材料的保持價值分為1年，5年，20年。（1）永久保存：①公司章程②股東名冊③董事會及股東會記錄④財(cái)務(wù)報(bào)表、驗(yàn)資報(bào)告⑤政府機(jī)關(guān)核準(zhǔn)文件⑥不動產(chǎn)所有權(quán)及其他債權(quán)憑證⑦工程設(shè)計(jì)圖⑧公司規(guī)章制度⑨其他經(jīng)核定須永久保存的文書（2）20年保存：①預(yù)算、決算書等工程類資料②會計(jì)憑證、審計(jì)報(bào)告等資料③規(guī)劃類資料④其他經(jīng)核定須保存10年的文書（3）5年保存：①公司合同、協(xié)議②其他經(jīng)核定保存5年的文書（4）1年以下暫時保存： 無長期保存必要的。公司可根據(jù)實(shí)際情況擬訂文件資料保存期限的補(bǔ)充規(guī)定。歸檔的文件資料種類、份數(shù)以及每份的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整，每份文件的正件與附件，請示與批復(fù)，均不得分開。 按歸檔要求進(jìn)行裝訂、編號、填寫卷內(nèi)目錄備考表。全部案卷組成后，要對案卷做統(tǒng)一排列并編寫檔號，然后逐卷登記填寫《檔案保管清冊》。六、平時歸卷各部門都要建立健全平時歸卷制度。對處理完畢或批存的文件材料，由專（兼）職文書集中統(tǒng)一保管。 各部門應(yīng)根據(jù)本部門的業(yè)務(wù)范圍及當(dāng)年工作任務(wù)，編制平時文件材料歸卷使用的《案卷類目》。《案卷類目》的條款必須簡明確切，并編上條款號。公文承辦人員應(yīng)及時將辦理完畢或經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人員批存的文件材料收集齊全，并加以整理，送交本部門專（兼）職文書歸卷。專（兼）職文書人員應(yīng)及時將已歸卷的文件材料，按照《案卷類目》條款，放入平時保存文件卷夾內(nèi)“對號入座”，并在收發(fā)文登記簿上注明。七、 立卷 案卷質(zhì)量總的要求是：遵循文件的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)別不同的價值，便于保管和利用。歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整。在歸檔的文件材料中，應(yīng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件，分別立在一起，不得分開，文件應(yīng)合一立卷。絕密文電應(yīng)單獨(dú)立卷，少數(shù)普通文件如果與絕密文件有密切聯(lián)系，也可隨同絕密文件立卷。不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的請示與批復(fù)，應(yīng)放在復(fù)文立卷；沒有復(fù)文的，放在請示年立卷；跨年度的規(guī)劃放在針對的第一年立卷；跨年度的總結(jié)放在針對的最后一年立卷；跨年度的會議文件放在會議開幕年，其他文件的立卷按照有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。卷內(nèi)文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起。永久、長期和短期案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫《卷內(nèi)文件目錄》。填寫的字跡要工整。卷內(nèi)目錄放在卷首。有關(guān)卷內(nèi)文件材料的情況說明，都應(yīng)逐項(xiàng)填寫在《備考表》內(nèi)。若無情況可說明，也應(yīng)將立卷人、檢查人的姓名和時間填上以示負(fù)責(zé)。案卷封面，應(yīng)逐項(xiàng)按規(guī)定用毛筆或鋼筆書寫，字跡要工整、清晰。八、檔案借閱、利用工作 公司內(nèi)檔案利用的方式（1）提供檔案原件。（2）提供檔案復(fù)印件。（3）提供文獻(xiàn)索引資料。借閱管理（1）公司各部門因工作需要，凡需使用檔案者，均須填寫《檔案利用審批單》、《檔案復(fù)制登記表》、《檔案利用登記表》管理文件附件\，經(jīng)各級領(lǐng)導(dǎo)簽批后方能調(diào)閱。（2）公司各部門借閱非本部門的業(yè)務(wù)檔案須經(jīng)檔案所屬部門同意或公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（3）借閱檔案必須嚴(yán)格履行登記手續(xù)，歸還的檔案要進(jìn)行檢查、清點(diǎn)，并在登記薄上注銷。（4）借閱人對檔案要妥善保管，愛護(hù)檔案，確保檔案的完整性，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀。借閱檔案交還時，須當(dāng)面查看清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應(yīng)及時報(bào)告主管領(lǐng)導(dǎo)，不得泄密、轉(zhuǎn)借復(fù)印和攜帶檔案外出，如有特殊情況需要轉(zhuǎn)借或攜帶檔案外出時，須經(jīng)董事長批準(zhǔn)。若因遺失檔案，泄露秘密的，按公司獎罰章規(guī)定進(jìn)行處理。（5）借閱的檔案用完后，應(yīng)及時歸還，借用時間一般不得超過十天。如需再借，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。（6）公司各單位凡違反借閱制度，無故延期或不交應(yīng)歸檔的文件材料的，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，限期上交，經(jīng)催交仍拖延不交的，除責(zé)令其文件負(fù)責(zé)人和單位領(lǐng)導(dǎo)寫出書面檢查外，給予100元～500元不等的罰款處理，并通報(bào)批評。（7）對違反公司規(guī)定，泄露秘密，按公司管理文件獎罰章規(guī)定進(jìn)行處理。對涂改、拆散或未經(jīng)辦公室領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)轉(zhuǎn)借、復(fù)印或攜帶檔案外出的；視具體情況，對其部門主管領(lǐng)導(dǎo)和當(dāng)事人各罰款100元～500元，并予以通報(bào)批評。（8）外單位借閱檔案時，應(yīng)持有單位介紹信，經(jīng)董事長批準(zhǔn)后方可借閱，且不得帶離檔案室。其摘抄內(nèi)容也須董事長同意且審核后方能帶出。 九、 檔案銷毀管理對已失效的檔案，由檔案管理員編制《檔案銷毀清冊》，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)共同鑒定，報(bào)董事長批準(zhǔn)后，按規(guī)定銷毀。注：《檔案銷毀清冊》需注明：銷毀檔案目錄、公司負(fù)責(zé)人意見、檔案人簽章、監(jiān)銷人簽章、銷毀時間，并永久保管。 經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，需單獨(dú)存放半年，經(jīng)驗(yàn)證確無保留價值時，再行銷毀，以免誤毀。銷毀文件必須在指定地點(diǎn)進(jìn)行，并指派專人監(jiān)銷，文件銷毀后，監(jiān)銷人應(yīng)在銷毀注冊上簽字。保管期限已滿但仍不能銷毀的檔案：如未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)；未了事項(xiàng)等需繼續(xù)保存。十、保密檔案室的任務(wù)是集中統(tǒng)一管理公司已形成的全部文件資料檔案，維護(hù)檔案的完整和安全，主動做好檔案的提供利用工作。任何無關(guān)人員未經(jīng)許可不得入內(nèi)。檔案員應(yīng)忠于職守，遵守紀(jì)律，保守秘密，樹立全心全意為公司各項(xiàng)工作服務(wù)的思想，主動，準(zhǔn)確，迅速地為利用者提供檔案資料。愛護(hù)檔案室的一切設(shè)施設(shè)備，任何人未經(jīng)許可不得使用及隨意翻動。第十章 獎罰制度一、目的為弘揚(yáng)企業(yè)文化，規(guī)范公司員工行為，同時對優(yōu)秀員工給予獎勵，保障公司持續(xù)發(fā)展而制定本制度。二、適用范圍本制度為公司制度的最終執(zhí)行準(zhǔn)則，適用于公司全體員工。三、處罰規(guī)定：：(1).輕微違紀(jì)：違反公司管理制度、崗位職責(zé)等公司管理規(guī)定，未影響他人工作，未給公司造成損失的；或有其它與上述情節(jié)相當(dāng)?shù)倪`紀(jì)行為。(2).一般違紀(jì)：違反公司管理制度、崗位職責(zé)等公司管理規(guī)定，未給公司造成損失，但造成不良影響或影響到他人的；或有其它與上述情節(jié)相當(dāng)?shù)倪`紀(jì)行為。(3).嚴(yán)重違紀(jì)：違反公司管理制度、崗位職責(zé)等公司管理規(guī)定，給公司或他人造成5000元以下?lián)p失的；或有其它與上述情節(jié)相當(dāng)?shù)倪`紀(jì)行為。(4).重大違紀(jì)：違反公司管理制度、崗位職責(zé)等公司管理規(guī)定，給公司造成5000元(含5000元)以上損失的；或有其它與上述情節(jié)相當(dāng)?shù)倪`紀(jì)行為。：有以上違紀(jì)行為者，公司將視情節(jié)和后果的嚴(yán)重程度、當(dāng)事人的認(rèn)識態(tài)度等采用如下不同的處罰措施。(1).輕微違紀(jì)：口頭警告、罰款100200元/次；(2).一般違紀(jì)：書面警告+罰款200400/次；(3).嚴(yán)重違紀(jì)：通報(bào)批評+扣績效+降職/撤職或留用察看；(4).重大違紀(jì)：通報(bào)批評+扣全年獎金和績效+辭退或開除。因各種違紀(jì)行為給公司造成經(jīng)濟(jì)損失的，由違紀(jì)者先承擔(dān)賠償責(zé)任。四、獎勵規(guī)定：：全年無缺勤、無遲到、早退現(xiàn)象。：(1).在產(chǎn)品設(shè)計(jì)、工藝設(shè)計(jì)等方面，有發(fā)明、技術(shù)改進(jìn)或者提出合理化建議，取得重大成果或者顯著成績的； (2).在提高公司經(jīng)營管理方面，提出合理化建議，被采納實(shí)施有顯著成效者。:全年無人員死亡或重傷事故，無機(jī)械設(shè)備或火災(zāi)事故；無工程質(zhì)量事故。：(1).品德高尚、誠信敬業(yè)、工作主動、責(zé)任心強(qiáng)； (2).無違犯公司管理制度的現(xiàn)象發(fā)生；(3).注重學(xué)習(xí)，不斷提高專業(yè)技能，提前或超額完成公司年度目標(biāo)； (4).善于溝通，能溶入團(tuán)隊(duì)，以公司利益為先。 :采取現(xiàn)金獎勵方式，普通獎勵金額為100元5000元；對公司有特殊貢獻(xiàn)的經(jīng)公司研究后特別發(fā)放。五、獎罰程序：由員工所在部門與公司辦公室共同提出建議，并報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后作出獎罰決定。獎罰決定應(yīng)以書面通知書形式送達(dá)受獎罰員工，由公司辦公室負(fù)責(zé)獎罰決定的執(zhí)行。 附 則員工享有法律規(guī)定和公司制度賦予的權(quán)利，公司對這些權(quán)利予以尊重和保障。本制度由公司辦公會議批準(zhǔn)實(shí)施，今后如有修改，經(jīng)公司辦公議批準(zhǔn)后可以修改。 本制度解釋權(quán)歸公司辦公室，如有不明事項(xiàng)，請向公司辦公室咨詢。 四、如員工發(fā)現(xiàn)本制度的規(guī)定與政府有關(guān)規(guī)定相?；蛴泻玫慕ㄒ猓埣磿r通知公司辦公室。、五、本制度自頒布之日起開始執(zhí)行。山東東方置業(yè)有限公司二O一O年五月一日54 /