【正文】 、采購等崗位的權限時，應遵從內部牽制及不相容原則。2 物資計劃編制與審核 【ERP】主數(shù)據維護員按規(guī)定程序將審批后的物料主數(shù)據維護到ERP系統(tǒng)，做到一物一碼。 分（子）公司須明確各類物資需求計劃的審核部門。物資需用單位根據生產建設需要準確、及時編制物資需求計劃，由本單位負責人審核，經相關部門按規(guī)定權限審批后，報物資供應部門。項目需求計劃以設計圖紙和材料表為依據?！綞RP】審批后的需求計劃（項目需求計劃依據設計圖紙和材料表）要及時、準確、完整地錄入（或批量導入）ERP系統(tǒng)。有PM、PS等模塊的，相關需求計劃通過系統(tǒng)集成，自動生成。超過需求日期3個月以上的未完成計劃要及時核銷，手工創(chuàng)建的由物資供應部門核銷，系統(tǒng)自動創(chuàng)建的由相關模塊核銷。 分（子）公司物資需用單位和各職能管理部門在編制、審核物資需求計劃時不得指定或變相指定供應商，對獨家代理、專有、專利等特殊產品應提供相應的獨家、專有資料，報分管需用單位的副經理審批。 分（子）公司物資供應部門依據審批的物資需求計劃綜合平衡資源后，及時編制物資采購計劃,由物資供應部門負責人審批?！綞RP】啟用MRP功能，完成物料綜合平衡和采購申請的創(chuàng)建，可根據需要進行手工編輯，并按規(guī)定權限審批，手工創(chuàng)建采購申請須經審批后方可創(chuàng)建。超過交貨日期3個月的未完成采購申請要及時核銷。3 采購渠道的確定與控制 物資裝備部負責組織建立中國石化統(tǒng)一的供應商網絡?！綞RP】供應商準入按規(guī)定審批后，分（子）公司通過供應商電子檔案管理系統(tǒng)申請、錄入、修改供應商主數(shù)據以及供應商產品目錄，啟用供應商產品目錄增強程序控制采購渠道。 總部直接集中采購在總部直接集中采購供應商名單內選擇供應商，特殊情況報物資裝備部主任審批?？偛拷M織集中采購在總部組織集中采購供應商短名單內選擇供應商，特殊情況報物資裝備部分管副主任審批。企業(yè)自行采購在中國石化供應商網絡內選擇供應商，特殊情況報分（子）公司分管副經理審批。 物資供應部門按照公平、公正和競爭的原則，擇優(yōu)確定供應商。需要簽訂技術協(xié)議的，由物資供應部門牽頭組織技術交流和技術談判，設計、生產、技術、機動、裝備等部門對技術文件進行審核和簽字確認。 【非ERP】物資供應部門建立供應商考核臺帳，從價格、質量、交貨期、售后服務等方面對供應商進行動態(tài)量化考核。【ERP】采購訂單執(zhí)行完成的當月，物資供應部門在ERP系統(tǒng)中針對價格、質量、供貨周期、服務對供應商進行動態(tài)量化考核，并通過接口上傳至中國石化電子商務網。4 采購價格確定與控制 物資供應部門采取協(xié)議采購、招標采購、詢比價采購等多種方式，科學理性地確定采購價格。對標準化程度高、需求計劃性強、價格相對穩(wěn)定的物資，通過集中招標簽訂框架協(xié)議，根據具體物資需求，以合同方式執(zhí)行框架協(xié)議。【ERP】物資供應部門根據集中招標結果，創(chuàng)建框架協(xié)議，依據框架協(xié)議創(chuàng)建采購訂單。 物資裝備部分析研究大宗通用重要物資的成本構成與市場價格變動趨勢,至少每月發(fā)布采購指導價格。分（子）公司物資供應部門不得突破采購指導價格，特殊情況由物資供應部門負責人審批?！綞RP】分（子）公司物資供應部門在ERP系統(tǒng)內及時、準確地維護總部發(fā)布的物資采購指導價，啟用指導價格控制程序對采購價格進行控制。超過指導價的，由物資供應部門負責人審批。 物資供應部門建立采購價格數(shù)據庫，每月開展一次主要物資的市場供求形勢及價格走勢商情分析，并形成報告。5 框架協(xié)議和采購合同簽訂與審批 物資供應部門根據確定的供應商、價格等內容，擬訂框架協(xié)議或采購合同，準確描述條款，明確雙方權利、義務和違約責任，按照規(guī)定權限簽署框架協(xié)議或采購合同。【ERP】上網采購物資通過接口下載詢比價信息和上傳采購訂單；非上網采購物資依據詢價單、框架協(xié)議創(chuàng)建采購訂單（獨家采購、寄售采購和委托加工采購除外），完善采購訂單條款后，按規(guī)定權限審批。電子商務和ERP系統(tǒng)內的同一采購訂單須保持一致?？偛恐苯蛹胁少徫镔Y，各分(子)公司直接下載調撥單或采購合同。 各分（子）公司對總部直接集中采購年度供應協(xié)議項下的調撥單或合同、總部組織集中采購和企業(yè)自行采購框架協(xié)議項下的合同須履行物資供應部門內部審批手續(xù)。 【ERP】對于超過合同有效期3個月以上未執(zhí)行完成的采購訂單，分（子）公司物資供應部門要及時核銷。維護采購訂單交貨容差時依據分（子）公司相關規(guī)定執(zhí)行。6 供應過程控制 物資供應部門加強供應過程控制，依據采購合同中確定的主要條款，跟蹤監(jiān)督合同履行情況,對出現(xiàn)異常的要出具書面報告并提出解決方案。 物資供應部門對長周期重要設備和關鍵材料組織實施制造過程監(jiān)造和檢驗，擇優(yōu)確定監(jiān)檢單位，簽訂監(jiān)造、檢驗合同，落實監(jiān)造責任人，審核確認監(jiān)造大綱，審定最終監(jiān)造和檢驗報告。 物資供應部門根據生產建設進度需要和物資特性，選擇合理的運輸工具和運輸方式，負責辦理運輸、投保、報關、商檢等事宜。 分（子）公司制訂必檢物資目錄。對必檢物資，分（子）公司物資供應部門組織質量檢驗，由質量檢驗部門判定質量狀況，出具質量檢驗報告書；對驗證放行物資，分（子）公司物資供應部門檢查質量保證書、商檢證書或合格證等證明文件。倉儲保管人員對符合合同要求的合格物資辦理驗收入庫。 直接運抵現(xiàn)場的物資，由分（子）公司物資需用單位、物資供應部門等有關人員現(xiàn)場驗收（必檢物資檢驗部門人員須參加），辦理交接手續(xù)，并簽字確認。 經檢驗不符合合同約定質量技術要求的物資，物資供應部門依據檢驗結果辦理讓步接收、退貨、索賠等事宜。對延遲交貨造成生產建設損失的，物資供應部門要按照合同約定索賠。 一般物資儲備管理參見《》。7 采購資金使用和控制 股份公司和各分（子）公司采購資金集中使用。由物資裝備部（國際事業(yè)公司）實施采購的貨款，委托中國石化財務有限公司實行內部轉賬結算。 采購資金支付由采購人員依據采購合同或總部供應物資調撥單、入庫單（【ERP】或寄售采購物資結算清單）、發(fā)票等付款憑據填制付款申請，按規(guī)定權限審批后提交分（子）公司財務部門，財務人員核實無誤（【ERP】在ERP系統(tǒng)內進行發(fā)票檢驗）后付款，并進行賬務處理，相關會計憑證由不相容崗位人員進行稽核。 依據采購協(xié)議或合同約定，采用預付款、分期付款、信用證等特殊付款方式的，按權限和財務有關規(guī)定審批。業(yè)務經辦人員和財務人員對預付款等負責跟蹤，參見《》。8 績效評價、考核與監(jiān)督 物資裝備部和分（子）公司物資供應部門每季度開展一次針對物資計劃、采購渠道、采購價格、采購質量、采購成本、協(xié)議或合同簽約與履行情況等物資采購供應活動專項分析，并形成報告。 物資裝備部對各分(子)公司實施季度物資供應管理績效考核。分（子）公司將物資需求計劃管理、供應商管理、儲備管理等方面的關鍵指標納入經濟責任制考核，獎懲兌現(xiàn)。分（子）公司對需求計劃提報不準確、不及時、造成物資積壓或影響生產建設的，追究提報單位和審核部門責任。四、 相關制度目錄 （制度后標號為《內控手冊配套規(guī)章制度匯編》目錄索引號）1 關于印發(fā)《中國石化物資供應管理規(guī)定》的通知（中國石化物[2007]207號） 2 關于印發(fā)《中國石化總部集中采購實施辦法》的通知（中國石化物[2007]169號） 3 關于調整總部集中采購物資目錄的通知（中國石化物[2006]696號） 4 關于印發(fā)《中國石化物資采購渠道管理暫行規(guī)定》（石化股份物管〔2003〕72號） 5 關于印發(fā)《中國石化網上采購管理規(guī)定》的通知（石化股份物管 ［2002］22號） 6 關于印發(fā)《中國石油化工股份有限公司對外貿易管理規(guī)定》的通知（石化股份外[2003]274號）7 ERP系統(tǒng)運行及應用規(guī)范(試行) 8 關于印發(fā)《中國石化物資招標采購管理辦法》的通知（中國石化物［2006］519號） 9 關于印發(fā)《中國石油化工股份有限公司合同管理實施細則（試行）》的通知（石化股份法[2003] 419號） 10 關于印發(fā)《重要設備材料監(jiān)造管理辦法》的通知（石化股份物〔2006〕509號） 11 關于印發(fā)《中國石化物資供應質量管理規(guī)定》的通知（中國石化物〔2007〕182號） 12 關于印發(fā)《中國石化總部直接集中采購內部轉帳結算實施細則》的通知（財務計劃部、財務部、財務資產部、財務公司、物資裝備部聯(lián)合發(fā)文）（中國石化財資〔2006〕130號） 13 關于印發(fā)《中國石油化工股份有限公司內部會計制度》（2006年）的通知（石化股財[2006]508號） 14 關于印發(fā)《中國石油化工股份有限公司物資采購供應監(jiān)督管理規(guī)定》的通知（石化股份物 [2004] 128號） 15 關于印發(fā)《中國石化物資供應管理統(tǒng)計報表制度》的通知（石化股份物信[2004]36號） 16 關于印發(fā)《中國石化物資供應管理績效考核實施辦法》的通知（石化股份物 [2004] 231號）一、 業(yè)務目標1 經營目標 保證適當?shù)膸齑?，滿足市場需求。 尋求合理采購價格，降低采購成本。 保證采購的數(shù)量和質量。2 財務目標 保證成品油采購會計記錄及其賬務處理真實、準確、完整。3 合規(guī)目標 成品油采購業(yè)務符合合同法等國家法律、法規(guī)和股份公司內部規(guī)章制度。二、 業(yè)務風險1 經營風險 庫存不足、品種或結構不合理導致客戶流失。 庫存過高，占用資金增加。 外部采購未經授權或授權不當，導致資金損失、采購成本增加或不必要的商業(yè)糾紛。 運輸方案不合理導致運雜費增加。 采購的油品與訂單不符，導致油品數(shù)量超耗、質量差異。 未經審核,變更標準合同文本中涉及權利、義務條款導致的風險。2 財務風險 采購交易沒有及時入賬，期末發(fā)生截止性錯誤。 沒有準確和完整的會計記錄。 虛假記錄采購交易，導致資產流失。 未按規(guī)定進行賬務處理，導致賬實不符。3 合規(guī)風險 成品油采購合同不符合合同法等國家法律、法規(guī)和股份公司內部規(guī)章制度的要求，受到處罰，造成損失。三、 業(yè)務流程步驟與控制點1 上報市場需求 省（市）分公司（區(qū)外銷售公司）根據市場需求及經營變化，編寫年、季、月（度）經營及資源需求計劃，由分管經理審批后，于年前60天、季前50天、月前20天上報銷售大區(qū)分公司、油品銷售事業(yè)部。 油品銷售事業(yè)部匯總分省(市)的需求計劃，綜合平衡后向生產經營管理部上報成品油經營及資源需求計劃，并與其協(xié)商擬定生產經營計劃。2 下達配置計劃/外部采購計劃 根據總裁批準的月度生產經營計劃，油品銷售事業(yè)部制定石化資源收購計劃、供應計劃和成品油配置流向計劃，報事業(yè)部主管副主任批準下達銷售大區(qū)分公司和省(市)分公司(區(qū)外銷售公司)。省(市)分公司(區(qū)外銷售公司)根據資源、市場和庫存等情況，經分管經理審批后制定下達本公司月度資源計劃。【ERP】分（子）公司業(yè)務部門按照油品銷售事業(yè)部下達的配置計劃在ERP系統(tǒng)中維護采購訂單。 油品銷售事業(yè)部每月根據資源平衡情況，制定外部采購計劃，報事業(yè)部分管副主任批準下達銷售大區(qū)分公司和省(市)分公司(區(qū)外銷售公司)。省(市)分公司(區(qū)外銷售公司)根據下達的外部采購計劃，結合本單位庫存情況制定本區(qū)域外部采購計劃，報省(市)分公司(區(qū)外銷售公司)經理批準下達?！綞RP】分（子）公司財務部門根據批準的預算指標在ERP系統(tǒng)中對采購基金中心的承諾項目進行維護和下達。3 內部采購 銷售大區(qū)分公司根據油品銷售事業(yè)部下達的配置流向計劃安排運輸計劃，如需調整運輸計劃，業(yè)務部門分管負責人在授權內批準后下達執(zhí)行，超出授權報分管經理審批后下達執(zhí)行。 銷售大區(qū)分公司負責組織一次運輸并通知駐廠辦事處安排煉化分（子）公司發(fā)貨。資源出廠后，大區(qū)駐廠辦事處通知省(市)分公司(區(qū)外銷售公司)業(yè)務部門有關發(fā)貨的數(shù)量、時間和到站(港)，省(市)分公司(區(qū)外銷售公司)收到發(fā)貨通知后，向倉儲部門發(fā)出收貨通知單。4 外部采購 各級業(yè)務部門跟蹤了解市場變化情況，適時編制市場價格材料,報部門負責人和本分（子）公司分管經理，作為確定外部采購價格的依據。 大區(qū)統(tǒng)一外部采購：銷售大區(qū)分公司根據油品銷售事業(yè)部下達的外部采購計劃，合同簽訂人按規(guī)定權限簽訂購銷合同，銜接具體的價格、數(shù)量和品種，落實到港(站)。 省(市)分公司(區(qū)外銷售公司)外部采購：根據外部采購計劃，業(yè)務部門建議采購價格，填寫外部采購申請表，報分管副經理審批。需預付貨款的，由業(yè)務部門組織對外部供應商信用情況進行評價。按照法律事務部審定的標準合同文本,合同簽訂人按規(guī)定權限與外部供應商簽訂采購合同(明確交貨方式、地點、時間、價格、數(shù)量、承付方式、損耗率、違約責任等)，并通知倉儲、財務等部門?！綞RP】業(yè)務部門根據采購合同在ERP系統(tǒng)中維護采購訂單。5 油庫驗收并辦理入庫手續(xù) 油庫工作人員核對成品油的品種、數(shù)量和內容是否與收貨通知單一致，做好收貨及后續(xù)工作。 收貨前由質檢人員對油品進行質量檢驗，出具油品質量合格報告。出現(xiàn)質量問題或品種差異，查清原因報?。ㄊ校┓止?區(qū)外銷售公司)，由相關部門提出處理意見，報分管經理批準后處理?！綞RP】卸油前,油庫經辦人員核對成品油收貨通知單的品種、數(shù)量等與ERP系統(tǒng)采購訂單（內向交貨）是否一致。 油品計量驗收合格后，倉庫保管人員憑質量合格報告、計量報告、收貨通知單辦理入庫，并簽發(fā)入庫單，油庫接卸人員按要求做好收貨作業(yè)，填寫收貨作業(yè)臺賬。 油庫工作人員將收貨通知單、驗收報告、入庫單連續(xù)編號，并由經辦人和復核人簽字，存檔并送相關部門。 【ERP】在系統(tǒng)中錄入相關計量數(shù)據辦理入庫，并打印系統(tǒng)生成的入庫單。 卸油前后，油庫計量人員按要求做好罐前尺