【正文】 、采購等崗位的權(quán)限時，應(yīng)遵從內(nèi)部牽制及不相容原則。2 物資計劃編制與審核 【ERP】主數(shù)據(jù)維護(hù)員按規(guī)定程序?qū)徟蟮奈锪现鲾?shù)據(jù)維護(hù)到ERP系統(tǒng)，做到一物一碼。 分（子）公司須明確各類物資需求計劃的審核部門。物資需用單位根據(jù)生產(chǎn)建設(shè)需要準(zhǔn)確、及時編制物資需求計劃，由本單位負(fù)責(zé)人審核，經(jīng)相關(guān)部門按規(guī)定權(quán)限審批后，報物資供應(yīng)部門。項目需求計劃以設(shè)計圖紙和材料表為依據(jù)。【ERP】審批后的需求計劃（項目需求計劃依據(jù)設(shè)計圖紙和材料表）要及時、準(zhǔn)確、完整地錄入（或批量導(dǎo)入）ERP系統(tǒng)。有PM、PS等模塊的，相關(guān)需求計劃通過系統(tǒng)集成，自動生成。超過需求日期3個月以上的未完成計劃要及時核銷，手工創(chuàng)建的由物資供應(yīng)部門核銷，系統(tǒng)自動創(chuàng)建的由相關(guān)模塊核銷。 分（子）公司物資需用單位和各職能管理部門在編制、審核物資需求計劃時不得指定或變相指定供應(yīng)商，對獨家代理、專有、專利等特殊產(chǎn)品應(yīng)提供相應(yīng)的獨家、專有資料，報分管需用單位的副經(jīng)理審批。 分（子）公司物資供應(yīng)部門依據(jù)審批的物資需求計劃綜合平衡資源后，及時編制物資采購計劃,由物資供應(yīng)部門負(fù)責(zé)人審批?！綞RP】啟用MRP功能，完成物料綜合平衡和采購申請的創(chuàng)建，可根據(jù)需要進(jìn)行手工編輯，并按規(guī)定權(quán)限審批，手工創(chuàng)建采購申請須經(jīng)審批后方可創(chuàng)建。超過交貨日期3個月的未完成采購申請要及時核銷。3 采購渠道的確定與控制 物資裝備部負(fù)責(zé)組織建立中國石化統(tǒng)一的供應(yīng)商網(wǎng)絡(luò)?！綞RP】供應(yīng)商準(zhǔn)入按規(guī)定審批后，分（子）公司通過供應(yīng)商電子檔案管理系統(tǒng)申請、錄入、修改供應(yīng)商主數(shù)據(jù)以及供應(yīng)商產(chǎn)品目錄，啟用供應(yīng)商產(chǎn)品目錄增強程序控制采購渠道。 總部直接集中采購在總部直接集中采購供應(yīng)商名單內(nèi)選擇供應(yīng)商，特殊情況報物資裝備部主任審批?？偛拷M織集中采購在總部組織集中采購供應(yīng)商短名單內(nèi)選擇供應(yīng)商，特殊情況報物資裝備部分管副主任審批。企業(yè)自行采購在中國石化供應(yīng)商網(wǎng)絡(luò)內(nèi)選擇供應(yīng)商，特殊情況報分（子）公司分管副經(jīng)理審批。 物資供應(yīng)部門按照公平、公正和競爭的原則，擇優(yōu)確定供應(yīng)商。需要簽訂技術(shù)協(xié)議的，由物資供應(yīng)部門牽頭組織技術(shù)交流和技術(shù)談判，設(shè)計、生產(chǎn)、技術(shù)、機(jī)動、裝備等部門對技術(shù)文件進(jìn)行審核和簽字確認(rèn)。 【非ERP】物資供應(yīng)部門建立供應(yīng)商考核臺帳，從價格、質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)等方面對供應(yīng)商進(jìn)行動態(tài)量化考核?！綞RP】采購訂單執(zhí)行完成的當(dāng)月，物資供應(yīng)部門在ERP系統(tǒng)中針對價格、質(zhì)量、供貨周期、服務(wù)對供應(yīng)商進(jìn)行動態(tài)量化考核，并通過接口上傳至中國石化電子商務(wù)網(wǎng)。4 采購價格確定與控制 物資供應(yīng)部門采取協(xié)議采購、招標(biāo)采購、詢比價采購等多種方式，科學(xué)理性地確定采購價格。對標(biāo)準(zhǔn)化程度高、需求計劃性強、價格相對穩(wěn)定的物資，通過集中招標(biāo)簽訂框架協(xié)議，根據(jù)具體物資需求，以合同方式執(zhí)行框架協(xié)議?！綞RP】物資供應(yīng)部門根據(jù)集中招標(biāo)結(jié)果，創(chuàng)建框架協(xié)議，依據(jù)框架協(xié)議創(chuàng)建采購訂單。 物資裝備部分析研究大宗通用重要物資的成本構(gòu)成與市場價格變動趨勢,至少每月發(fā)布采購指導(dǎo)價格。分（子）公司物資供應(yīng)部門不得突破采購指導(dǎo)價格，特殊情況由物資供應(yīng)部門負(fù)責(zé)人審批。【ERP】分（子）公司物資供應(yīng)部門在ERP系統(tǒng)內(nèi)及時、準(zhǔn)確地維護(hù)總部發(fā)布的物資采購指導(dǎo)價，啟用指導(dǎo)價格控制程序?qū)Σ少弮r格進(jìn)行控制。超過指導(dǎo)價的，由物資供應(yīng)部門負(fù)責(zé)人審批。 物資供應(yīng)部門建立采購價格數(shù)據(jù)庫，每月開展一次主要物資的市場供求形勢及價格走勢商情分析，并形成報告。5 框架協(xié)議和采購合同簽訂與審批 物資供應(yīng)部門根據(jù)確定的供應(yīng)商、價格等內(nèi)容，擬訂框架協(xié)議或采購合同，準(zhǔn)確描述條款，明確雙方權(quán)利、義務(wù)和違約責(zé)任，按照規(guī)定權(quán)限簽署框架協(xié)議或采購合同?！綞RP】上網(wǎng)采購物資通過接口下載詢比價信息和上傳采購訂單；非上網(wǎng)采購物資依據(jù)詢價單、框架協(xié)議創(chuàng)建采購訂單（獨家采購、寄售采購和委托加工采購除外），完善采購訂單條款后，按規(guī)定權(quán)限審批。電子商務(wù)和ERP系統(tǒng)內(nèi)的同一采購訂單須保持一致?？偛恐苯蛹胁少徫镔Y，各分(子)公司直接下載調(diào)撥單或采購合同。 各分（子）公司對總部直接集中采購年度供應(yīng)協(xié)議項下的調(diào)撥單或合同、總部組織集中采購和企業(yè)自行采購框架協(xié)議項下的合同須履行物資供應(yīng)部門內(nèi)部審批手續(xù)。 【ERP】對于超過合同有效期3個月以上未執(zhí)行完成的采購訂單，分（子）公司物資供應(yīng)部門要及時核銷。維護(hù)采購訂單交貨容差時依據(jù)分（子）公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。6 供應(yīng)過程控制 物資供應(yīng)部門加強供應(yīng)過程控制，依據(jù)采購合同中確定的主要條款，跟蹤監(jiān)督合同履行情況,對出現(xiàn)異常的要出具書面報告并提出解決方案。 物資供應(yīng)部門對長周期重要設(shè)備和關(guān)鍵材料組織實施制造過程監(jiān)造和檢驗，擇優(yōu)確定監(jiān)檢單位，簽訂監(jiān)造、檢驗合同，落實監(jiān)造責(zé)任人，審核確認(rèn)監(jiān)造大綱，審定最終監(jiān)造和檢驗報告。 物資供應(yīng)部門根據(jù)生產(chǎn)建設(shè)進(jìn)度需要和物資特性，選擇合理的運輸工具和運輸方式，負(fù)責(zé)辦理運輸、投保、報關(guān)、商檢等事宜。 分（子）公司制訂必檢物資目錄。對必檢物資，分（子）公司物資供應(yīng)部門組織質(zhì)量檢驗，由質(zhì)量檢驗部門判定質(zhì)量狀況，出具質(zhì)量檢驗報告書；對驗證放行物資，分（子）公司物資供應(yīng)部門檢查質(zhì)量保證書、商檢證書或合格證等證明文件。倉儲保管人員對符合合同要求的合格物資辦理驗收入庫。 直接運抵現(xiàn)場的物資，由分（子）公司物資需用單位、物資供應(yīng)部門等有關(guān)人員現(xiàn)場驗收（必檢物資檢驗部門人員須參加），辦理交接手續(xù)，并簽字確認(rèn)。 經(jīng)檢驗不符合合同約定質(zhì)量技術(shù)要求的物資，物資供應(yīng)部門依據(jù)檢驗結(jié)果辦理讓步接收、退貨、索賠等事宜。對延遲交貨造成生產(chǎn)建設(shè)損失的，物資供應(yīng)部門要按照合同約定索賠。 一般物資儲備管理參見《》。7 采購資金使用和控制 股份公司和各分（子）公司采購資金集中使用。由物資裝備部（國際事業(yè)公司）實施采購的貨款，委托中國石化財務(wù)有限公司實行內(nèi)部轉(zhuǎn)賬結(jié)算。 采購資金支付由采購人員依據(jù)采購合同或總部供應(yīng)物資調(diào)撥單、入庫單（【ERP】或寄售采購物資結(jié)算清單）、發(fā)票等付款憑據(jù)填制付款申請，按規(guī)定權(quán)限審批后提交分（子）公司財務(wù)部門，財務(wù)人員核實無誤（【ERP】在ERP系統(tǒng)內(nèi)進(jìn)行發(fā)票檢驗）后付款，并進(jìn)行賬務(wù)處理，相關(guān)會計憑證由不相容崗位人員進(jìn)行稽核。 依據(jù)采購協(xié)議或合同約定，采用預(yù)付款、分期付款、信用證等特殊付款方式的，按權(quán)限和財務(wù)有關(guān)規(guī)定審批。業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員和財務(wù)人員對預(yù)付款等負(fù)責(zé)跟蹤，參見《》。8 績效評價、考核與監(jiān)督 物資裝備部和分（子）公司物資供應(yīng)部門每季度開展一次針對物資計劃、采購渠道、采購價格、采購質(zhì)量、采購成本、協(xié)議或合同簽約與履行情況等物資采購供應(yīng)活動專項分析，并形成報告。 物資裝備部對各分(子)公司實施季度物資供應(yīng)管理績效考核。分（子）公司將物資需求計劃管理、供應(yīng)商管理、儲備管理等方面的關(guān)鍵指標(biāo)納入經(jīng)濟(jì)責(zé)任制考核，獎懲兌現(xiàn)。分（子）公司對需求計劃提報不準(zhǔn)確、不及時、造成物資積壓或影響生產(chǎn)建設(shè)的，追究提報單位和審核部門責(zé)任。四、 相關(guān)制度目錄 （制度后標(biāo)號為《內(nèi)控手冊配套規(guī)章制度匯編》目錄索引號）1 關(guān)于印發(fā)《中國石化物資供應(yīng)管理規(guī)定》的通知（中國石化物[2007]207號） 2 關(guān)于印發(fā)《中國石化總部集中采購實施辦法》的通知（中國石化物[2007]169號） 3 關(guān)于調(diào)整總部集中采購物資目錄的通知（中國石化物[2006]696號） 4 關(guān)于印發(fā)《中國石化物資采購渠道管理暫行規(guī)定》（石化股份物管〔2003〕72號） 5 關(guān)于印發(fā)《中國石化網(wǎng)上采購管理規(guī)定》的通知（石化股份物管 ［2002］22號） 6 關(guān)于印發(fā)《中國石油化工股份有限公司對外貿(mào)易管理規(guī)定》的通知（石化股份外[2003]274號）7 ERP系統(tǒng)運行及應(yīng)用規(guī)范(試行) 8 關(guān)于印發(fā)《中國石化物資招標(biāo)采購管理辦法》的通知（中國石化物［2006］519號） 9 關(guān)于印發(fā)《中國石油化工股份有限公司合同管理實施細(xì)則（試行）》的通知（石化股份法[2003] 419號） 10 關(guān)于印發(fā)《重要設(shè)備材料監(jiān)造管理辦法》的通知（石化股份物〔2006〕509號） 11 關(guān)于印發(fā)《中國石化物資供應(yīng)質(zhì)量管理規(guī)定》的通知（中國石化物〔2007〕182號） 12 關(guān)于印發(fā)《中國石化總部直接集中采購內(nèi)部轉(zhuǎn)帳結(jié)算實施細(xì)則》的通知（財務(wù)計劃部、財務(wù)部、財務(wù)資產(chǎn)部、財務(wù)公司、物資裝備部聯(lián)合發(fā)文）（中國石化財資〔2006〕130號） 13 關(guān)于印發(fā)《中國石油化工股份有限公司內(nèi)部會計制度》（2006年）的通知（石化股財[2006]508號） 14 關(guān)于印發(fā)《中國石油化工股份有限公司物資采購供應(yīng)監(jiān)督管理規(guī)定》的通知（石化股份物 [2004] 128號） 15 關(guān)于印發(fā)《中國石化物資供應(yīng)管理統(tǒng)計報表制度》的通知（石化股份物信[2004]36號） 16 關(guān)于印發(fā)《中國石化物資供應(yīng)管理績效考核實施辦法》的通知（石化股份物 [2004] 231號）一、 業(yè)務(wù)目標(biāo)1 經(jīng)營目標(biāo) 保證適當(dāng)?shù)膸齑妫瑵M足市場需求。 尋求合理采購價格，降低采購成本。 保證采購的數(shù)量和質(zhì)量。2 財務(wù)目標(biāo) 保證成品油采購會計記錄及其賬務(wù)處理真實、準(zhǔn)確、完整。3 合規(guī)目標(biāo) 成品油采購業(yè)務(wù)符合合同法等國家法律、法規(guī)和股份公司內(nèi)部規(guī)章制度。二、 業(yè)務(wù)風(fēng)險1 經(jīng)營風(fēng)險 庫存不足、品種或結(jié)構(gòu)不合理導(dǎo)致客戶流失。 庫存過高，占用資金增加。 外部采購未經(jīng)授權(quán)或授權(quán)不當(dāng)，導(dǎo)致資金損失、采購成本增加或不必要的商業(yè)糾紛。 運輸方案不合理導(dǎo)致運雜費增加。 采購的油品與訂單不符，導(dǎo)致油品數(shù)量超耗、質(zhì)量差異。 未經(jīng)審核,變更標(biāo)準(zhǔn)合同文本中涉及權(quán)利、義務(wù)條款導(dǎo)致的風(fēng)險。2 財務(wù)風(fēng)險 采購交易沒有及時入賬，期末發(fā)生截止性錯誤。 沒有準(zhǔn)確和完整的會計記錄。 虛假記錄采購交易，導(dǎo)致資產(chǎn)流失。 未按規(guī)定進(jìn)行賬務(wù)處理，導(dǎo)致賬實不符。3 合規(guī)風(fēng)險 成品油采購合同不符合合同法等國家法律、法規(guī)和股份公司內(nèi)部規(guī)章制度的要求，受到處罰，造成損失。三、 業(yè)務(wù)流程步驟與控制點1 上報市場需求 ?。ㄊ校┓止荆▍^(qū)外銷售公司）根據(jù)市場需求及經(jīng)營變化，編寫年、季、月（度）經(jīng)營及資源需求計劃，由分管經(jīng)理審批后，于年前60天、季前50天、月前20天上報銷售大區(qū)分公司、油品銷售事業(yè)部。 油品銷售事業(yè)部匯總分省(市)的需求計劃，綜合平衡后向生產(chǎn)經(jīng)營管理部上報成品油經(jīng)營及資源需求計劃，并與其協(xié)商擬定生產(chǎn)經(jīng)營計劃。2 下達(dá)配置計劃/外部采購計劃 根據(jù)總裁批準(zhǔn)的月度生產(chǎn)經(jīng)營計劃，油品銷售事業(yè)部制定石化資源收購計劃、供應(yīng)計劃和成品油配置流向計劃，報事業(yè)部主管副主任批準(zhǔn)下達(dá)銷售大區(qū)分公司和省(市)分公司(區(qū)外銷售公司)。省(市)分公司(區(qū)外銷售公司)根據(jù)資源、市場和庫存等情況，經(jīng)分管經(jīng)理審批后制定下達(dá)本公司月度資源計劃?！綞RP】分（子）公司業(yè)務(wù)部門按照油品銷售事業(yè)部下達(dá)的配置計劃在ERP系統(tǒng)中維護(hù)采購訂單。 油品銷售事業(yè)部每月根據(jù)資源平衡情況，制定外部采購計劃，報事業(yè)部分管副主任批準(zhǔn)下達(dá)銷售大區(qū)分公司和省(市)分公司(區(qū)外銷售公司)。省(市)分公司(區(qū)外銷售公司)根據(jù)下達(dá)的外部采購計劃，結(jié)合本單位庫存情況制定本區(qū)域外部采購計劃，報省(市)分公司(區(qū)外銷售公司)經(jīng)理批準(zhǔn)下達(dá)?！綞RP】分（子）公司財務(wù)部門根據(jù)批準(zhǔn)的預(yù)算指標(biāo)在ERP系統(tǒng)中對采購基金中心的承諾項目進(jìn)行維護(hù)和下達(dá)。3 內(nèi)部采購 銷售大區(qū)分公司根據(jù)油品銷售事業(yè)部下達(dá)的配置流向計劃安排運輸計劃，如需調(diào)整運輸計劃，業(yè)務(wù)部門分管負(fù)責(zé)人在授權(quán)內(nèi)批準(zhǔn)后下達(dá)執(zhí)行，超出授權(quán)報分管經(jīng)理審批后下達(dá)執(zhí)行。 銷售大區(qū)分公司負(fù)責(zé)組織一次運輸并通知駐廠辦事處安排煉化分（子）公司發(fā)貨。資源出廠后，大區(qū)駐廠辦事處通知省(市)分公司(區(qū)外銷售公司)業(yè)務(wù)部門有關(guān)發(fā)貨的數(shù)量、時間和到站(港)，省(市)分公司(區(qū)外銷售公司)收到發(fā)貨通知后，向倉儲部門發(fā)出收貨通知單。4 外部采購 各級業(yè)務(wù)部門跟蹤了解市場變化情況，適時編制市場價格材料,報部門負(fù)責(zé)人和本分（子）公司分管經(jīng)理，作為確定外部采購價格的依據(jù)。 大區(qū)統(tǒng)一外部采購：銷售大區(qū)分公司根據(jù)油品銷售事業(yè)部下達(dá)的外部采購計劃，合同簽訂人按規(guī)定權(quán)限簽訂購銷合同，銜接具體的價格、數(shù)量和品種，落實到港(站)。 省(市)分公司(區(qū)外銷售公司)外部采購：根據(jù)外部采購計劃，業(yè)務(wù)部門建議采購價格，填寫外部采購申請表，報分管副經(jīng)理審批。需預(yù)付貨款的，由業(yè)務(wù)部門組織對外部供應(yīng)商信用情況進(jìn)行評價。按照法律事務(wù)部審定的標(biāo)準(zhǔn)合同文本,合同簽訂人按規(guī)定權(quán)限與外部供應(yīng)商簽訂采購合同(明確交貨方式、地點、時間、價格、數(shù)量、承付方式、損耗率、違約責(zé)任等)，并通知倉儲、財務(wù)等部門。【ERP】業(yè)務(wù)部門根據(jù)采購合同在ERP系統(tǒng)中維護(hù)采購訂單。5 油庫驗收并辦理入庫手續(xù) 油庫工作人員核對成品油的品種、數(shù)量和內(nèi)容是否與收貨通知單一致，做好收貨及后續(xù)工作。 收貨前由質(zhì)檢人員對油品進(jìn)行質(zhì)量檢驗，出具油品質(zhì)量合格報告。出現(xiàn)質(zhì)量問題或品種差異，查清原因報省（市）分公司(區(qū)外銷售公司)，由相關(guān)部門提出處理意見，報分管經(jīng)理批準(zhǔn)后處理。【ERP】卸油前,油庫經(jīng)辦人員核對成品油收貨通知單的品種、數(shù)量等與ERP系統(tǒng)采購訂單（內(nèi)向交貨）是否一致。 油品計量驗收合格后，倉庫保管人員憑質(zhì)量合格報告、計量報告、收貨通知單辦理入庫，并簽發(fā)入庫單，油庫接卸人員按要求做好收貨作業(yè)，填寫收貨作業(yè)臺賬。 油庫工作人員將收貨通知單、驗收報告、入庫單連續(xù)編號，并由經(jīng)辦人和復(fù)核人簽字，存檔并送相關(guān)部門。 【ERP】在系統(tǒng)中錄入相關(guān)計量數(shù)據(jù)辦理入庫，并打印系統(tǒng)生成的入庫單。 卸油前后，油庫計量人員按要求做好罐前尺