【正文】 資料歸檔單檔案移交單檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)單檔案銷(xiāo)毀清單檔案盒側(cè)面標(biāo)簽參考模式（舉例）附表1：檔案借閱申請(qǐng)表部門(mén)申請(qǐng)時(shí)間檔案名稱借出時(shí)間預(yù)計(jì)歸還時(shí)間實(shí)際歸還時(shí)間原因 經(jīng)辦人簽字： 年 月 日檔案管理部門(mén)意見(jiàn) 負(fù)責(zé)人簽字： 年 月 日分管領(lǐng)導(dǎo)意見(jiàn) 簽字： 年 月 日董事長(zhǎng)審批 簽字： 年 月 日注：本表一式兩份，即檔案管理部門(mén)、辦公室各一份。附表2：檔案借閱登記表日期借閱人檔案名稱所屬部門(mén)借閱日期續(xù)借日期續(xù)借原因歸還日期是否翻?。?yè)數(shù)）備注附表3：檔案翻印申請(qǐng)表部 門(mén)申請(qǐng)時(shí)間檔案名稱翻印頁(yè)數(shù) 頁(yè) 頁(yè) ，共計(jì) 頁(yè)原因 經(jīng)辦人簽字： 年 月 日檔案管理部門(mén)意見(jiàn) 負(fù)責(zé)人簽字： 年 月 日分管領(lǐng)導(dǎo)意見(jiàn) 簽字： 年 月 日董事長(zhǎng)審批 簽字： 年 月 日注：本表一式兩份，即檔案管理部門(mén)、辦公室各一份。附表4： 文檔資料歸檔單序號(hào)文檔名稱編號(hào)資料來(lái)源來(lái)源時(shí)間紙質(zhì)冊(cè)（頁(yè)）數(shù)電子光盤(pán)號(hào)歸檔日期歸檔人備注附表5： 檔案移交單檔案名稱 案卷總數(shù) 密級(jí) 檔案編號(hào) 檔案分類號(hào) 移交單位（蓋章） 移交人 接收單位（蓋章） 接收人 移交接收日期 年 月 日附：檔案移交目錄（本單共二份，移交單位、接收單位各一份）附表6：檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)單部 門(mén)： 序 號(hào)檔 案 名 稱編 號(hào)版 本份 數(shù)銷(xiāo)毀原因:申請(qǐng)人: 年 月 日所在部門(mén)意見(jiàn): 簽字: 年 月 日分管領(lǐng)導(dǎo)意見(jiàn): 簽字: 年 月 日附表7：檔案銷(xiāo)毀清單第 頁(yè) 共 頁(yè)序號(hào)檔案名稱日期密級(jí)保存期限頁(yè)數(shù)備注12345678910111213141516批準(zhǔn)人： 銷(xiāo)毀人： 監(jiān)銷(xiāo)人： 銷(xiāo)毀日期： 年 月 日附表8：檔案盒側(cè)面標(biāo)簽參考模式（舉例） 單位標(biāo)志、logo檔號(hào)（一）會(huì)議紀(jì)要（1）周例會(huì)八月份二○一○年第1盒（共 盒）目錄1～目錄2保存期限 一級(jí)索引及其編號(hào)三級(jí)索引資料檔案盒序號(hào)資料檔案總盒數(shù)本檔案盒內(nèi)存放的資料目錄存放的佐證資料目錄二級(jí)索引及其編號(hào)年份檔案盒內(nèi)存放資料的保存期限第十一章 公文管理辦法第一條 總則（一）為做好集團(tuán)公文處理工作，使之規(guī)范化、制度化，提高公文處理的工作效率，確保政令暢通，指揮快捷，根據(jù)《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》，特制定本辦法。（二）公文處理必須堅(jiān)持“準(zhǔn)確、及時(shí)、安全”的原則。集團(tuán)公文由辦公室統(tǒng)一收發(fā)、分辦、傳遞、用印、立卷和歸檔管理，必須嚴(yán)格執(zhí)行有關(guān)保密規(guī)定。（三）各部門(mén)的兼職文書(shū)人員，負(fù)責(zé)本部門(mén)文書(shū)資料的收發(fā)、分辦、傳遞、用印、立卷和歸檔管理。第二條 公文種類（一）集團(tuán)通用公文的種類包括決定、決議、通報(bào)、通知、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、函、會(huì)議紀(jì)要等；集團(tuán)專用公文包括意向書(shū)、協(xié)議書(shū)、合同書(shū)、標(biāo)書(shū)、契約、各種報(bào)告、廣告書(shū)、說(shuō)明書(shū)、啟事等。（二）集團(tuán)通用公文請(qǐng)示：向上級(jí)單位請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)。報(bào)告：向上級(jí)單位匯報(bào)、反映已經(jīng)完成的工作事項(xiàng)，提出建議，答復(fù)上級(jí)部門(mén)的詢問(wèn)或要求。不需要上級(jí)做出指示、批準(zhǔn)。指示：對(duì)下級(jí)單位布置工作，闡明工作活動(dòng)的指導(dǎo)原則。通告：在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當(dāng)遵守或周知的事項(xiàng)。批復(fù)：用于答復(fù)所屬單位或下級(jí)部門(mén)的答復(fù)請(qǐng)示事項(xiàng)。通知：傳達(dá)上級(jí)的指示，要求下級(jí)辦理或者需要知道的事項(xiàng)，批轉(zhuǎn)下級(jí)的公文或轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)、同級(jí)和不相隸屬單位的公文。用于發(fā)布集團(tuán)內(nèi)部的規(guī)章制度、經(jīng)營(yíng)計(jì)劃；轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)部門(mén)和同級(jí)及互不隸屬部門(mén)的公文；發(fā)布要求下級(jí)單位辦理和有關(guān)單位共同執(zhí)行或周知的事項(xiàng)。通報(bào)：用于表彰先進(jìn)、批評(píng)錯(cuò)誤，傳達(dá)重要精神以及需要所屬單位知道的事項(xiàng)。決定：適用于對(duì)重要事項(xiàng)或重大行動(dòng)做出安排，獎(jiǎng)懲有關(guān)單位及人員；變更或者撤銷(xiāo)下級(jí)單位不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng)，也適用于任免和聘用員工等。函：用于平行的或不相隸屬的單位之間商洽工作、詢問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題，請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)。會(huì)議紀(jì)要：記載、傳達(dá)會(huì)議情況、議定事項(xiàng)和主要精神，要求有關(guān)部門(mén)共同遵守執(zhí)行的，用“會(huì)議紀(jì)要”。1工作聯(lián)系單：是內(nèi)部專門(mén)設(shè)立和使用的一種平行文，主要用于內(nèi)部工作中，平行部門(mén)之間就重大事項(xiàng)做出說(shuō)明，或請(qǐng)對(duì)方辦理的具體工作內(nèi)容、要求。各部門(mén)之間可用工作聯(lián)系單這一文種。集團(tuán)內(nèi)部對(duì)集團(tuán)以及對(duì)政府部門(mén)、社會(huì)團(tuán)體和外部個(gè)人，均不得使用工作聯(lián)系單這一文種。第三條 公文格式（一）公文一般由秘密等級(jí)和保密期限、緊急程度、發(fā)文單位標(biāo)識(shí)、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送單位、正文、附件說(shuō)明、成文日期、印章、附注、主題詞、抄送單位、印發(fā)單位和印發(fā)日期等部分組成。標(biāo)明密級(jí)涉及國(guó)家和集團(tuán)秘密的公文應(yīng)當(dāng)在公文首頁(yè)左上角分別標(biāo)明密級(jí)，分別為“絕密”、“機(jī)密”和“秘密”。其中，絕密級(jí)文件應(yīng)當(dāng)標(biāo)明份數(shù)序號(hào)。用四號(hào)黑體字，頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第1行，兩字之間空1字。標(biāo)明緊急程度緊急公文應(yīng)根據(jù)緊急程度，在公文首頁(yè)左上角分別標(biāo)明“特急”、“急件”。其中電報(bào)應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。用四號(hào)黑體字，頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第1行，兩字之間空1字；如需同時(shí)標(biāo)識(shí)密級(jí)與緊急程度，密級(jí)頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第1行，緊急程度頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第2行。發(fā)文單位應(yīng)當(dāng)使用單位全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱。以集團(tuán)名義印發(fā)的公文，發(fā)文單位標(biāo)識(shí)用“山東中鐵路橋集團(tuán)有限公司”，后面加“文件”組成。如果是會(huì)議紀(jì)要，后面用“會(huì)議紀(jì)要”替代“文件”。使用宋體字，用紅色標(biāo)識(shí)。以各部門(mén)名義印發(fā)的工作聯(lián)系單，發(fā)文單位標(biāo)識(shí)以集團(tuán)全稱后面加“工作聯(lián)系單”組成。使用宋體黑色標(biāo)識(shí)。聯(lián)合行文時(shí)，主辦單位應(yīng)當(dāng)排列在前。發(fā)文字號(hào)發(fā)文字號(hào)包括：?jiǎn)挝淮帧⒛攴荨⑿蛱?hào)。聯(lián)合行文，只標(biāo)明主辦單位發(fā)文字號(hào)。集團(tuán)部門(mén)的發(fā)文代字不得與集團(tuán)發(fā)文代字相混同。公文的發(fā)文字號(hào)一般標(biāo)注在發(fā)文單位之下，橫線上方居中；年份、序號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)；年份應(yīng)標(biāo)全稱，用六角括號(hào)“〔〕”括入；序號(hào)不編虛位（即1不編為001）。發(fā)文字號(hào)之下4mm處印一條與版心等寬的反線，反線顏色同標(biāo)識(shí)顏色。簽發(fā)人公文需標(biāo)識(shí)簽發(fā)人姓名，平行排列于發(fā)文字號(hào)右側(cè)。發(fā)文字號(hào)居中，簽發(fā)人姓名居右空1字；簽發(fā)人后標(biāo)全角冒號(hào)，冒號(hào)后用楷體字標(biāo)識(shí)簽發(fā)人姓名。公文標(biāo)題由相關(guān)介詞“關(guān)于”、發(fā)文事由、文種三部分組成，應(yīng)準(zhǔn)確簡(jiǎn)要地概括公文的主要內(nèi)容并標(biāo)明公文種類，公文標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書(shū)名號(hào)外，一般不使用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。公文標(biāo)題分一行或多行居中排布，紅色反線下空兩行，用二號(hào)小標(biāo)宋體字。轉(zhuǎn)發(fā)文件的標(biāo)題，除被轉(zhuǎn)發(fā)文件的文種為“通知”時(shí)省略外，其它文種可保留一級(jí)。（如需轉(zhuǎn)發(fā)的文件是“國(guó)務(wù)院關(guān)于加強(qiáng)安全生產(chǎn)的通知”，轉(zhuǎn)發(fā)文件的標(biāo)題為“轉(zhuǎn)發(fā)國(guó)務(wù)院關(guān)于加強(qiáng)安全生產(chǎn)工作的通知”，而非用“通知的通知”。）主送單位指公文的主要受理單位，在標(biāo)題下空一行，左側(cè)頂格，用三號(hào)仿宋體字標(biāo)識(shí)。最后一個(gè)主送單位名稱后標(biāo)全角冒號(hào)。主送單位名稱應(yīng)當(dāng)使用全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱、統(tǒng)稱。公文正文位于主送單位名稱下一行，每自然段左空2字，同行頂格。數(shù)字、年份不能回行。附件公文如有附件，應(yīng)在正文下空一行，左空2字，用三號(hào)仿宋體字標(biāo)識(shí)“附件”，后標(biāo)全角冒號(hào)或名稱。附件如有序號(hào)，使用阿拉伯?dāng)?shù)字（如“附件：1. XX”）；附件名稱后不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。成文日期以領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的日期為準(zhǔn)，并在標(biāo)題之下、正文之前注明會(huì)議名稱和通過(guò)日期。用漢字將年、月、日標(biāo)全；“零”寫(xiě)為“O”；如果是一個(gè)單位發(fā)文，成文日期右空4字。1印章公文除“會(huì)議紀(jì)要”（以會(huì)議紀(jì)要名稱為文頭的）和以電報(bào)形式發(fā)出的外，一律加蓋印章。聯(lián)合發(fā)文，各聯(lián)合發(fā)文單位都應(yīng)加蓋印章。聯(lián)合發(fā)文的蓋章順序，應(yīng)與文頭單位排列順序相同。加蓋印章上距正文1行之內(nèi)，端正、居中，下壓成文日期，印章用紅色。1附注公文如有附注，用三號(hào)仿宋體字，居左空2字，加圓括號(hào)標(biāo)識(shí)在成文時(shí)間下一行。1主題詞文件應(yīng)當(dāng)標(biāo)注主題詞。上報(bào)的文件，應(yīng)按照上級(jí)單位的要求標(biāo)注主題詞；下發(fā)的文件，應(yīng)標(biāo)注主題詞表中規(guī)定的詞。除類別詞外，最多不超過(guò)五個(gè)詞匯。主題詞用四號(hào)黑體字，居左頂格標(biāo)識(shí)，后標(biāo)全角冒號(hào)；詞目之間空1字符。1抄送抄送單位指除主送單位外需要執(zhí)行或知曉公文的其它單位，應(yīng)當(dāng)使用全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱、統(tǒng)稱。如有抄送，在主題詞下一行；居左頂格標(biāo)識(shí)，用四號(hào)仿宋體字標(biāo)識(shí)“抄送”，后標(biāo)全角冒號(hào)；回行時(shí)與冒號(hào)后的抄送單位對(duì)齊；在最后一個(gè)抄送單位后標(biāo)句號(hào)。如主送單位移至主題詞之下，標(biāo)識(shí)方法同抄送單位。（二）所有公文，一律采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A4型，左側(cè)裝訂。頁(yè)邊距上為37mm177。1mm，下為35177。1mm，左為28mm177。1mm，右為26177。1mm。標(biāo)題用3號(hào)黑體字，正文用4號(hào)宋體字。張貼的公文用紙大小，根據(jù)實(shí)際需要確定。（三）公文制發(fā)應(yīng)簡(jiǎn)明扼要、保證質(zhì)量、兼顧效率，做到及時(shí)、準(zhǔn)確、安全、保密。第四條 行文規(guī)則（一）行文應(yīng)當(dāng)確有必要，注重效用。（二）行文關(guān)系根據(jù)隸屬關(guān)系和