【正文】 降低采購成本； 在財務總監(jiān)直接領導下審核年度采購計劃，統(tǒng)籌策劃確定采購內容。選 定供應商報財務總監(jiān)審批； 要熟悉和掌握酒店所需各類物資的名稱、型號、規(guī)格、單價、用途、產 地。對酒店的物資采購要求和質量負有領導責任； 教育部屬在采購活動中遵紀守法、講信譽、不索賄、不受賄，與供應商 建立良好關系，平等互利開展業(yè)務； 抓好部屬人員思想教育、法制教育。加強業(yè)務培訓，提高整體業(yè)務水平。 經常與管理公司中央采購經理溝通，提供優(yōu)質低價物品給其它采購部。(二) 采購主任： 直接對采購經理負責，把上級審批采購單，組織采購，完成采購任務； 認真核實各部門的購物計劃，根據(jù)倉庫存庫的情況，定出實際采購計劃。 對定型、常用物資按庫存規(guī)定及時采購； 加強對部屬進行職業(yè)道德教育，防止部屬貪污、挪用、收回扣，增加采 購成本； 嚴格控制現(xiàn)金采購，做好大額現(xiàn)金采購監(jiān)管工作，防止現(xiàn)金損失。(三) 采購員： 加強與供貨單位進行聯(lián)系，優(yōu)先安排各部門急用物資采購； 到供貨單位了解，落實物資的規(guī)格、型號、數(shù)量，避免錯購物資； 嚴格遵守財務制度，購進物資應到財務報帳，不得拖帳、掛帳； 與倉庫聯(lián)系，落實當天實際到貨的品種、規(guī)格、數(shù)量、并把好質量關； 到部門了解物資使用情況； 下班前做好當天工作情況記錄和明天工作計劃； 公平、公正采購物品，不貪污、不挪用、不收回扣。(四) 采購文員： 按時上班，做好經理和本人當天工作準備； 催辦落實上級指示采購任務，了解、熟悉本部門工作情況，及時向經理 提供建設性建議； 接聽電話，詳細記錄。接待來訪客人，文明待客，公平處事； 接受供應商投訴，態(tài)度誠懇。做好記錄，及時向有關人員反映； 協(xié)助經理搞好調查研究，處理日常工作，做好考勤工作； 做好采購會議記錄，并用電腦打印出來。第四節(jié) 財務部各項管理規(guī)定一、財務計劃管理規(guī)定：(一) 酒店整體應編制報表： 年度經營計劃(預算) 每年12月下旬管理公司審核； 每月經營計劃(預算) 每月下旬根據(jù)年度計劃和實際情況調整； 財務月報表 每月15日前上交月報表； 資金流動情況月報表 每月15日前上交月報表； 成本月報表 每月15日前上交月報表。(二) 各部門應編制報表： 營業(yè)計劃費用開支計劃維修及采購計劃二、會計核算管理規(guī)定： 采用借貸記帳法記帳。就是收益已實現(xiàn)，費用已發(fā)生，不論款項是否收 付，都應作為本期收益或費用入帳。一個時期內的各項收入與其相關聯(lián) 的成本費用都應在同一時期內入帳； 會計年制由1月1日—12月31日為一個會計年制； 記帳貨幣為人民幣，用中文書寫； 會計項目按國家財務要求，使用國家財政部認可的電腦軟件； 會計憑證：使用自制原始憑證和外來原始憑證兩種，保管期限為十年。 期滿要銷毀時，經領導審查批準后可銷毀。三、酒店資金管理規(guī)定：(一) 流動資金管理規(guī)定： 管理原則為以較少的占用資金，取得較大的經濟效益。嚴格控制庫存商 品，減少占用流動資金； 加快流動資金周轉，擴大經營。收款和應收款結算要及時，防止爛帳出 現(xiàn)。(二) 固定資產管理規(guī)定： 控制固定資產渠道，增加固定資產要經董事審批； 酒店增建、改造、維修或重新裝修，由行政辦作預算上報董事會審批決定后執(zhí)行。(三) 貨幣資金管理規(guī)定： 現(xiàn)金管理規(guī)定每天備用金額度，超額部分現(xiàn)金當天存入銀行； 執(zhí)行酒店有關現(xiàn)金收付手續(xù)和規(guī)定； 各部門當天收入現(xiàn)金，應當天交回酒店有關人員保管； 銀行存款按酒店規(guī)定手續(xù)辦理送存，填制記帳憑證入帳。銀行提款按酒 店規(guī)定手續(xù)辦理提款，填制記帳憑證入帳。銀行存款帳戶，不準外單位 或個人借用，出納不準發(fā)出全空白支票。(四) 費用管理規(guī)定： 酒店必須給各部門規(guī)定每月、季度、年度費用控制金額，各部門必須嚴 格按酒店規(guī)定費用額運作； 酒店要制定各項費用的開支標準、范圍、審批權限和報銷制度。(旅差費、 誤餐費、手提電話費、司機補助等)； 其它津貼要有規(guī)定，如外出人員津貼、加班工資； 宣傳廣告費每年規(guī)定金額，作使用計劃安排報董事會批準； 辦公用品應堅持以節(jié)約為原則，各部門按月領用，容易比較。 財務部協(xié)助各部門對每月之客人用品、消耗品及印刷品等根據(jù)各營業(yè)點之收入情況，出租房數(shù)、消費人數(shù)作分析比較，有效地控制開支。對各部門人力資源之編制與收入、出租房數(shù)、消費人數(shù)作出分析比較，因應生意之變化作出相對之調整。(五) 成本管理規(guī)定： 酒店要給各營業(yè)部門定出合理的成本百分率； 各營業(yè)部門要按酒店要求嚴格控制經營成本； 成本部經理每月向財務總監(jiān)交酒店營業(yè)部門的經營成本報表，報表制定 必須準確、真實； 成本部經理每月要對酒店的經營成本作分析，提供合理化建議； 嚴格控制各部門的報損報廢率，提倡損壞或報廢物資轉其它部門使用。(六) 物資采購程序和急需物資采購程序的規(guī)定： 物資采購程序規(guī)定：定型物資及計劃內請購程序，應由倉管部根據(jù)物料庫存的最低儲備量情況，用書面填寫請購單一式四聯(lián)，及時向采購部門提出請購。采購部經理接到向財務總監(jiān)報告，財務總監(jiān)審批后再報總經理審批。采購經理接到總經理審批后，一份交部門存查，一份交倉管存查，一份交采購員采購，一份自己存查，控制采購進度。 急需物資采購程序： 非定型及計劃外物資的請購程序，應由使用部門根據(jù)營業(yè)上的需要，提 出急需購買物品的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量，并說明此物品是一次性使 用還是今后長期使用情況。填寫請購單一式四聯(lián)，由部門經理簽名認可， 報財務總監(jiān)審批，再送總經理審批。采購部經理接到總經理審批后，發(fā) 回一份使用部門存查，一份交倉管作為貨到驗收依據(jù)，一份財務總監(jiān)存 查，一份自己存查，控制采購進度。 第五節(jié) 管理參考意見 建議研究“管理公司中央采購與酒店自己采購”怎樣配合一套方案。 建議制定一套酒店倉庫管理核查制度，管理公司不定期抽查執(zhí)行情況。 建議財務部要抓“廢品再生財”管理，為酒店增加營業(yè)收入。 建議財務部制定保密措施，防止財務資料外傳。 建議財務部對收銀員進行不定期抽檢，看是否錢賬相符，有無套外行為。 建議定期對財務人員進行職業(yè)遵法教育和業(yè)務技能培訓，編排每年考核計劃。 建議制定措施，防止私人亂用財務部電腦，防止私人電腦軟件傳染病毒。 建議制定措施，防止財務人員互相盜用密碼。 建議研究全酒店財務之稽核工作，制定一套行之有效的稽核工作計劃。 建議制定“現(xiàn)金采購”控制方案，要求做到“低成本采購而不損失現(xiàn)金。”1 建議定期進行財務技能比賽，挖掘和樹立財務部優(yōu)質服務的典型。1 建議和堅持執(zhí)行財務審批檢查制度，控制各部門費用開支，把好節(jié)流關。1 建議財務部加強與當?shù)囟悇詹块T的關系，爭取當?shù)囟惛畬频曛С帧? 建議每年第四季度，財務部根據(jù)管理公司指示的各種營業(yè)指標，和本酒店年度營業(yè)數(shù)據(jù)編寫明年度的財務預算報表。內部文件嚴禁外傳 第五章 營業(yè)部管理 第一節(jié) 營業(yè)部的組成及工作范圍 金凱悅大酒店營業(yè)部設營業(yè)總監(jiān)(總監(jiān)級)，下設營業(yè)經理(B級)、公關經理(B級)等高層管理職位。營業(yè)部是在總經理的直接領導下，協(xié)助總經理制定酒店營銷計劃，并聯(lián)系各部門認真執(zhí)行。即設立銷售目標，制定銷售策略，推廣并執(zhí)行銷售策略。 設立目標應在總經理直接參與下，會同營業(yè)總監(jiān)、行政總監(jiān)、財務總監(jiān)、房務總監(jiān)、餐飲總監(jiān)等主要策劃人員一起進行。 制定營銷策略，依據(jù)營業(yè)目標進行分析；對酒店出品、服務質量分析；對旅游資源(客源)特點競爭分析；了解對手客源重點和經營管理方向，對財務進行分析(酒店承擔財務支援情況)。 在推廣并執(zhí)行銷售策略時，應確定推銷對象、類別，確定客源范圍，采用多種推銷方法吸引客人。 任何銷售策略都是隨環(huán)境、時間變化而發(fā)生變化。因此銷售人員要有高度的靈敏性和豐富性的市場經驗。以靈活的方式進行酒店整體銷售，以最小的投資為酒店贏得最大利潤。 可采用推銷方法：信函、廣告、代理商、上門推銷、舉辦推銷會、利用名人形象參加國際性展覽會、參加國際性銷售組織等。(附營業(yè)部人事架構圖在下頁)第二節(jié) 營業(yè)部管理人員崗位職責一、 營業(yè)總監(jiān)崗位職責： 認真執(zhí)行總經理指示，實施目標管理，分階段制定銷售目標、策略。做 好市場拓展工作； 參與并督導市場銷售計劃的執(zhí)行，每周分析，總結營業(yè)情況，向上級匯 報； 找出酒店營業(yè)隊伍的存在問題，制定培訓計劃，定期培訓員工。選擇和 挖掘可造之才，重點培養(yǎng)。訓練出一支高素質的營銷隊伍，提高整體銷 售水平； 加強與房務部、餐飲部、娛樂部的聯(lián)系，配合前線部門提高營業(yè)額； 認真研究周邊酒店競爭對手，研究本地旅游資源，研究本酒店的客源類 別及特點，知己知彼，有利競爭； 抓好酒店大堂早、晚銷售陣地，親自到現(xiàn)場接待客人，與客交談，傾聽 投訴。交新朋友，開拓客源，留住客人。 加強對酒店營業(yè)部管理研究，并整理成文字資料上交管理公司。 向總經理推薦各種保持和發(fā)展業(yè)務的策略、統(tǒng)籌，為達到這個目標所必須的各種措施，包括廣告宣傳、促銷活動、個人推銷、公共關系、社會關系，各種銷售方案及雇員的培訓和客人的關系等。 通過制訂和實施特有方案實現(xiàn)下列目標：A、提高基本房價；B、提高客房入住率；C、加強提升各個季節(jié)的業(yè)務量；D、提高酒店在社會上的動態(tài)； 和商業(yè)集團、旅行社、私人俱樂部、職樂協(xié)會、社會各種團體建立廣泛聯(lián)系，以使酒店業(yè)務進一步擴大，具體可以通過：A、推銷專訪；B、電話聯(lián)系；C、在市場領域進行書面信息交流和直接地致函對方。1 建立各種現(xiàn)存和潛在業(yè)務的合理檔案系統(tǒng)并使之管理日?；⑶曳诸惥唧w。二、營業(yè)經理及營業(yè)部各級營業(yè)員崗位職責：(一) 營業(yè)經理： 營業(yè)經理直接對部門經理負責，帶領營業(yè)員完成上級領導交給的營銷 任務； 協(xié)助營業(yè)總監(jiān)制定一個確保市場計劃目標順利完成的工作方案。 每周審查市場銷售部全體人員的活動情況報告，確保銷售目標的實現(xiàn)。 必須不斷的研究市場情況，以便了解業(yè)務的業(yè)源，酒店客人的具體情況，及客人到達的方式等。 與公共部門緊密合作，以使酒店在其他社會關系及宣傳廣告等活動中獲得最大量限度的收益。 會見所有住店有影響的客人，出席各種重要的發(fā)布會。 參與及負責有關團隊、宴會、會議及具體負責客戶之準備和接待工作。 協(xié)助營業(yè)經理對有關報表、營業(yè)數(shù)據(jù)、分析數(shù)據(jù)等之正確、及時的掌握、整理及歸納工作。 客人意見及建議之征詢、反饋工作及提出有效改進意見。 保持與酒店各部門之良好溝通與合作。(二) 營業(yè)主任： 每天做好電話或上門與商務客戶的業(yè)務聯(lián)系，積極推銷客房、餐飲、會 議、娛樂等業(yè)務； 積極開拓客源，每周增加新的商務客戶； 認真處理訂房電話、傳真業(yè)務； 做好各種客戶資料、合同等檔案工作； 每天至少有一次到大堂與客人溝通，并尋找新客戶； 把所有的業(yè)務信息整理成卡，并不斷更新，把最新業(yè)務交托通知前臺，確保部門管理當局能及時調查各種方案。1 代表酒店各部門來參觀酒店各類設施。（二） 營業(yè)代表：1. 負責處理一切團體預訂。2. 負責實施每個團體的具體事宜。3. 制定更新酒店團體業(yè)務計劃。4. 負責處理一切團體客人的具體要求。5. 接待有潛在業(yè)務的客人，預約團體聯(lián)系。6. 通過回收每位團體客人對酒店工作的評價單，及時檢查工作效果。7. 代表酒店銷售形象進行銷售專訪，檢查各種房間和餐飲、娛樂設施。8. 參加各種概定的銷售服務、會議和培訓主課程等。9. 加強與顧客、商業(yè)客戶、政府機關、宴會客戶、競爭對手以及酒店外圍關系人士的互相影響。10. 確保市場及銷售總監(jiān)能獲得有關競爭對手活動和顧客動向方面的第一手資料。11. 檢查各種工作及酒店競爭對手的最新消息。（三）營業(yè)秘書：1. 保持與酒店有關部門良好溝通、合作、如文件、信息傳遞等。2. 熟悉酒店及營業(yè)部價格政策。3. 熟悉營業(yè)部客戶資料。4. 掌握推銷技巧，特別是電話推銷技巧，協(xié)助營業(yè)部之生意接洽。5. 熟悉酒店營業(yè)資料及房、餐、娛樂及宴會等預訂操作。6. 協(xié)助市場及銷售總監(jiān)工作日程安排，如會客、會議出席等。7. 協(xié)助市場及銷售總監(jiān)做好內部紀律管理及信息管理。8. 負責營業(yè)部員工考勤及假期管理。9. 確保所有文件能夠得到妥善的歸檔。10. 統(tǒng)籌安排所有辦公室所需的印刷品及日常用品，并統(tǒng)計開支報告。11. 負責處理各類促銷材料及日常信件的郵寄工作。三、公關經理及公關部崗位職責：(一) 公關經理： 全面主持公關部工作，統(tǒng)籌有關部門的經營推銷活動； 制定推廣計劃，分階段突出重點推廣酒店，充分利用店外各種推廣渠道進行推廣。 嚴格審核酒店各種廣告、電視、廣播、標語、印刷品等內容有無錯漏， 以免影響酒店形象； 協(xié)助總經理接待重要客人，協(xié)調餐飲、娛樂、客房三大營業(yè)部門，抓好酒店內推廣陣地。 了解和收集旅游市場信息，溝通內部關系。為營業(yè)總監(jiān)決策當好參謀； 了解酒店商務客人生日日期，寄送客人生日卡到客戶公司，重要客人可 親自電話祝賀。客人生日那天到酒店，可