【正文】 。 此外，公文的語言講究精確，其每一個詞、每一個句子必須保持意思的唯一性，以避免對方按各自的理解行事。但是，由于在公文寫作中使用限定詞語不準確、濫行省略、語序不當、錯用標點符號等，出現(xiàn)了語言的歧義現(xiàn)象，從而造成對文件理解的混亂，形成了文件執(zhí)行中的偏差，給工作帶來了麻煩。如，初級職稱評定后，5年以上可以申報中級職稱，對這一規(guī)定究竟包不包括5年，界定不準確。 由于對公文的成文日期理解不同而造成公文成文日期的錯誤。 公文成文的日期，新《辦法》明確指出以負責人簽發(fā)的日期為準，聯(lián)合行文以最后簽發(fā)機關(guān)負責人的簽發(fā)日期為準、電報以發(fā)出日期為準。由于不重視這一點，很多公文成文的日期是用擬稿者擬稿的日期，或用印發(fā)日期作為成文日期，從而使公文的時效性受到了影響，甚至嚴重影響到文件的貫徹執(zhí)行。會議集體作出的決定，其成文日期是以會議決定的日期，還是領(lǐng)導簽發(fā)的日期為準，新《辦法》仍未明確。 幾個特殊地方，也容易出現(xiàn)錯誤。新《辦法》規(guī)定：當公文排版后所?？瞻滋幉荒苋菹掠≌挛恢脮r，應(yīng)采取調(diào)整行距、字距的措施加以解決，務(wù)使印章與正文同處一面，不得采取標識39。此頁無正文39。的方法解決，再如印章使用的規(guī)定、請示文件應(yīng)當在附注處注明聯(lián)系人的姓名和電話等等，這些地方都要求我們在實際的公文寫作中要特別注意，以避免出現(xiàn)錯誤。 三、公文版記常見錯誤 公文版記由主題詞、抄送機關(guān)和制文機關(guān)名稱和日期組成，位于公文最后一頁，版記的最后一個要素位于最后一行。在這一部分中，最容易出現(xiàn)錯誤的就是主題詞了。主題詞是反映公文主要內(nèi)容的規(guī)范化名詞或名詞詞組，其作用是便于計算機的管理和檢索。從當前的公文寫作實踐看，由于文秘人員對公文內(nèi)容把握不準，對主題概念提煉不準、不全或提煉過多，從而造成了在公文主題詞標引上存在的標引隨意性較大、錯標和漏標的現(xiàn)象。如動員群眾禁止販賣、吸毒經(jīng)驗交流這樣的主題內(nèi)容，如果提煉成動員群眾、毒品犯罪、經(jīng)驗這樣的主題概念就不簡煉了，未起到主題詞的作用，應(yīng)根據(jù)《國務(wù)院公文主題詞表》選用主題詞。公文寫作為公文處理的重要部分，其質(zhì)量直接影響到本機關(guān)的管理效能和辦事效率，因此，我們必須高度重視公文的規(guī)范化寫作。要認真學習新《辦法》，嚴格按新《辦法》的具體規(guī)定寫作和處理公文，要加大對機關(guān)負責人和文秘人員業(yè)務(wù)素質(zhì)的培訓力度，務(wù)必避免和切實改正行政公文寫作中出現(xiàn)的問題，從而使公文處理工作向規(guī)范化、制度化、科學化的方向發(fā)展。公文辦理中常見錯誤分析及對策公文是公務(wù)文書的簡稱,是處理公務(wù),國家技術(shù)監(jiān)督局制定了《國家行政機關(guān)公文格式》(GB/T9704―1999,以下簡稱《格式》),國務(wù)院辦公廳制定了《國家行政機關(guān)公文處理辦法》(2001年1月1日起施行,以下簡稱《辦法》),中央辦公廳制定了《中國共產(chǎn)黨各級領(lǐng)導機關(guān)文件處理條例(試行)》(以下簡稱《條例》).但是不少單位和部門制發(fā)文件,并沒有嚴格按照規(guī)定,要求去做,而是各行其是,制發(fā)文件存在很大的隨意性,造成公文格式的不規(guī)范,影響了公文的質(zhì)量和效能,更影響了集團的行政辦公效率，因此必須引起高度重視.一、存在的問題(一).《辦法》所確定的公文文種共有13類14種,即:命令,令,決定,公告,通告,通知,通報,議案,報告,請示,批復(fù),意見,函,均不可直接行文,但可作為附件,《關(guān)于公司退休人員一次性繳納醫(yī)療費分期繳費的具體操作規(guī)定》,《關(guān)于使用社會保障卡有關(guān)問題的說明》等,這里的操作規(guī)定,說明均不應(yīng)作為文種使用,可以改成《關(guān)于印發(fā)公司退休人員一次性繳納醫(yī)療費分期繳費的具體操作規(guī)定的通知》,《關(guān)于印發(fā)使用社會保障卡有關(guān)問題的說明的通知》,不能作為文種使用的還有“條例”,“規(guī)定”,辦法,總結(jié),計劃等,有的甚至把安排,要點,細則這些既不是公文文種又不是應(yīng)用文體種類的東西作為公文文種直接行文,都是錯誤的.(二)混用文種常見的是把相近的請示和報告:《關(guān)于批準成立項目經(jīng)理部的報告》,《關(guān)于元旦文藝聯(lián)歡會所需經(jīng)費的報告》.兩個標題內(nèi)容十分明確,就是要求上級解決問題,應(yīng)該用請示而不是報告.報告是向上級機關(guān)匯報工作,反映情況,答復(fù)上級機關(guān)的詢問的,這類報告,只要把情況匯報,反映清楚即可,目的是讓上級和領(lǐng)導了解發(fā)展情況,掌握工作進度,做到心中有數(shù),不需要回復(fù)。而請示是向上級機關(guān)請求指示,批準的,需要回復(fù),請示和函混用.《辦法》規(guī)定:不相隸屬單位之間相互商洽工作,詢問和答復(fù)問題,(不相隸屬單位)時卻用了請示.(三)文版格式亂《格式》中就公文的格式,: ,用2號小標宋體字,正文用3號仿宋體字,一般每頁排22行,每行排28個字. ,川華西(2003)240號。辦〔2003〕005號。三是字體字號不標準.《格式》規(guī)定:發(fā)文字號,用3號仿宋體字,居中排布。年份,序號用阿拉伯數(shù)碼標識。年份應(yīng)標全稱,用六角括號〔〕括入。序號不編虛位(即1不編為001),不加 第,有的小于3號。有的用小標宋體字,有的用楷體,也有的用黑體,五花八門. .《辦法》第三章公文格式第十條第六款中明確規(guī)定公文標題中除法規(guī),規(guī)章名稱加書名號外,一般不用標點符號.但在實際中操作中,關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)市政府《關(guān)于強化非典型肺炎防治工作責任制的緊急通知》的通知,關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)建設(shè)廳《關(guān)于實行在網(wǎng)上公示建筑企業(yè)不良行為的通知》的通知,以上兩例中的《》符號都不應(yīng)該使用,應(yīng)改為:關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)市政府關(guān)于強化非典型肺炎防治工作責任制的緊急通知的通知,關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)建設(shè)廳關(guān)于實行在網(wǎng)上公示建筑企業(yè)不良行為的通知的通知, .《辦法》規(guī)定:結(jié)構(gòu)層次序數(shù),第一層為一,第二層為(一),第三層為1.,第四層為(1).但是目前有些單位一些公文序數(shù)數(shù)詞仍然存在使用不規(guī)則的情況,要注意《辦法》規(guī)定的序數(shù)數(shù)詞的寫法,其中一,下面是頓號,1.下面是點號,而(一)和(1)括號外面是不帶頓和點號. .《辦法》規(guī)定:引用公文應(yīng)當先引標題,后引發(fā)文字號.目前,據(jù)辦〔2003〕12號文《關(guān)于的通知》,其引用文號的方法就是不符合規(guī)定的,正確的引用方式應(yīng)為據(jù)《關(guān)于通知》(辦〔2003〕12號). ,只標明成文時間,用漢字將年,月,日標全。零寫為0 ,并且右空4字,但在實際寫作中好些單位的樣式各有不同,有的成文日期甚至早于簽發(fā)日期. 7.抄報,一些單位對上級單位抄送文件時仍然沿用抄報,均用抄送,《辦法》中有很多相關(guān)表述,明確行政公文不再使用抄報一詞. ,《辦法》對附件有明確的要求,但有些公文出現(xiàn)附件和正文之間的間隔或大或小,附件頂格標識,附件序號使用漢語數(shù)字標識,在印發(fā)文件時不管是附件還是附注全當作附件,導致關(guān)系確認錯誤. ,:如印章歪斜,不清晰,排列不齊。印章間相交或相切,相距超過3mm。聯(lián)合行文單位印章順序混亂,或一排超過3個.二、問題產(chǎn)生的原因(一)學習,宣傳力度不夠《辦法》施行后,很多單位和部門都不清楚《辦法》的內(nèi)容,在寫法上完全依照慣例,經(jīng)驗進行操作,甚至都不知道《格式》的存在,沒有按《辦法》的要求切實發(fā)揮對本機關(guān)及下級機關(guān)公文處理工作的管理,指導,督查等職能,對新公文法規(guī)的學習,宣傳和推行組織,監(jiān)督不夠.(二)對新公文法規(guī)重視不足某些公文辦理人員對公文格式的重要性缺乏足夠認識,甚至錯誤地認為公文格式只不過是形式而已,只要內(nèi)容正確,格式不規(guī)范無關(guān)緊要,加上一些單位對新公文法規(guī)沒有組織學習,不作廣泛深入宣傳,導致在公文辦理中常常沿用舊的甚至錯誤的公文格式,大大影響了公文格式標準化的進程.(三)公文辦理人員素質(zhì)有待提高一些公文辦理人員缺乏與時俱進的敬業(yè)精神和責任意識,工作上有敷衍了事的情緒,很少系統(tǒng)地鉆研業(yè)務(wù)知識,主動提高自身業(yè)務(wù)水平,導致計劃經(jīng)濟時代的知識跟不上知識經(jīng)濟時代的發(fā)展,成了秦磚漢瓦,這是造成公文數(shù)量雖多而質(zhì)量不高,格式不規(guī)范的一個主要原因.(四)公文審核把關(guān)不嚴實踐中,有的公文制作者草擬公文時自由發(fā)揮,不守規(guī)則。審核人原則性不強,或礙于情面,或忙于事務(wù),常常忽視對公文格式的把關(guān)和督查,有的公文制作程序不規(guī)范,領(lǐng)導簽發(fā)后才審核,這就不可避免公文中出現(xiàn)了很多不合規(guī)范的問題.三、規(guī)范公文格式的對策(一)提高認識,增強做好公文格式規(guī)范化工作的自覺性。一方面各單位不僅要在思想上高度重視公文處理工作,而且應(yīng)當在實踐中模范遵守《辦法》,并加強對本機關(guān)公文處理工作的領(lǐng)導和檢查,維護公文的嚴肅性和權(quán)威性。另一方面具體從事公文辦理的人員要抱著高度負責的態(tài)度和精益求精的精神,廣泛,深入地學習,宣傳《辦法》,掌握公文寫作的格式,正確辦理公文.(二)加強自身建設(shè),:德能正其身,才能勝其職,筆能成其文,樹立正確的世界觀,人生觀,價值觀,本著對企業(yè),對事業(yè)高度負責的態(tài)度,做到干一行,愛一行,鉆一行,恪盡職守,盡心盡力,鐵肩擔道義,妙手著文章.21世紀是知識經(jīng)濟時代,公文辦理人員只有掌握必要的基礎(chǔ)知識,精深的專業(yè)知識和寬廣的輔助知識,才能切實提高公文處理的質(zhì)量和效率.(三)嚴格要求,審批都必須建立嚴格的制度和規(guī)范,明確各環(huán)節(jié)的權(quán)限和責任,改變過去只重視公文的內(nèi)容,語言而忽視公文格式的做法,把公文格式是否規(guī)范作為審校的重要內(nèi)容,.強化審核,即辦公室收到上報的需要辦理的公文后,文秘部門應(yīng)當進行審核,審核的重點是文種使用,公文格式是否規(guī)范,黨和國家對公文秘書工作提出了新的更高的要求,各級機關(guān)的領(lǐng)導對公文秘書工作更加重視,各級辦公室的負責同志和廣大文秘人員渴望能夠全面地,系統(tǒng)地學習和掌握公文秘書工作的知識和技能,以便提高工作質(zhì)量. 因此,各級機關(guān)的辦公室要有計劃地對本部門公文辦理人員進行業(yè)務(wù)培訓,組織學習新的公文法規(guī),不斷提高公文辦理人員的思想素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平。公文處理與寫作(授課提綱) 主講人:姜建蓉一,公文處理的法規(guī)和規(guī)范(一)最新法規(guī)(二)規(guī)范的主要內(nèi)容(一)最新法規(guī)● 《中國共產(chǎn)黨機關(guān)公文處理條例》 ( 中辦發(fā)〔1996〕14號 ) 中共中央辦公廳1996年5月6日印發(fā)● 《國家行政機關(guān)公文處理辦法》 (國發(fā)〔2000〕23號文件 ) 國務(wù)院2000年8月24日發(fā)布 ●《中華人民共和國國家標準國家行政機關(guān)公文格式》 GB/T9704—1999代替GB/T9704—1988國家質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局1999年12月27日發(fā)布2001年1月1日實施●《國務(wù)院辦公廳關(guān)于實施〈國家行政機關(guān)公文處理辦法〉涉及的幾個具體問題的處理意見》 ( 國辦函〔2001〕1號)寧波市的: ● 《轉(zhuǎn)發(fā)國務(wù)院關(guān)于發(fā)布〈國家行政機關(guān)公文處理辦法〉的通知》 ( 甬政發(fā)〔2000〕273號)●《關(guān)于貫徹執(zhí)行〈國家行政機關(guān)公文處理辦法〉的意見》 ( 甬政發(fā)〔2001〕159號) (二)規(guī)范的主要內(nèi)容 《辦法》與原《辦法》相比,有哪些主要變化 (1)新《辦法》的發(fā)布者發(fā)生了重要變化.新《辦法》總則的第六條規(guī)定:各級行政機關(guān)的負責人應(yīng)當高度重視公文處理工作,模范遵守本辦法并加強對本機關(guān)公文處理工作的領(lǐng)導和檢查.(2)新《辦法》首次對公文處理賦以科學定義.新《辦法》第三條規(guī)定:公文處理是包括公文的擬制,辦理,管理,立卷歸檔在內(nèi)的一系列銜接有序的工作. (3)新《辦法》對主要文種進行了調(diào)整,使之更加完善.第九條將原《辦法》的12類13種修訂為13種. a. 取消了指示,增加了意見文種。b. 將兩告分列,不再作為一類. (4)新《辦法》對部門行文規(guī)則做出了新規(guī)定,使整個行文規(guī)則更加嚴密. 聯(lián)合行文規(guī)則:a. 政府及部門之間。b. 政府與黨,政,軍,群之間.前提是同級的或相應(yīng)的. 上行文行文規(guī)則:a. 一般不得越級請示和報告(意見)。b. 請示應(yīng)當一文一事。c. 請示只寫一個主送,不得抄送下級。d. 報告不得夾帶請示事項。e. 不得以機關(guān)名義向上級機關(guān)負責人直接報送請示,意見和報告。f. 受雙重領(lǐng)導的機關(guān)向上級機關(guān)行文應(yīng)當寫明主送機關(guān)和抄送機關(guān). 部門行文規(guī)則:a. 新《辦法》第十五條規(guī)定:政府各部門除以函的形式商洽工作,詢問和答復(fù)問題,審批事項外,一般不得向下一級政府正式行文.b. 新《辦法》第十五條規(guī)定:部門內(nèi)設(shè)機構(gòu)除辦公廳(室)外不得對外正式行文. c. 新《辦法》第十九條規(guī)定:部門之間對有關(guān)問題未經(jīng)協(xié)商一致,不得各自向下行文.d. 新《辦法》第十七條規(guī)定:屬于部門職權(quán)范圍內(nèi)的事務(wù),應(yīng)當由部門自行行文或聯(lián)合行文。第十八條規(guī)定:屬于主管部門職權(quán)范圍內(nèi)的具體問題,應(yīng)當直接報送主管部門處理. (5)新《辦法》對公文格式的要求,更加科學,更加規(guī)范. 新《辦法》增加了第十一條:公文中各組成部分的標識規(guī)則,參照《國家行政機關(guān)公文格式》國家標準執(zhí)行. (6)新《辦法》在發(fā)文,收文辦理的規(guī)定中,強調(diào)了一個非常富有新意的問題. :公文送負責人簽發(fā)前,應(yīng)當由辦公廳(室)進行審核.:公文正式印刷前,文秘部門應(yīng)當進行復(fù)核,重點是:審批,簽發(fā)手續(xù)是否完備,附件材料是否齊全,格式是否統(tǒng)一,規(guī)范等.:收到下級機關(guān)上報的需要辦理的公文,文秘部門應(yīng)當進行審核.:對不符合本辦法規(guī)定的公文,經(jīng)辦公廳(室)負責人批準后,可以退回呈報單位并說明理由. ,有哪些主要變化 (1)改變了名稱,確定了適用范圍.原國家標準GB/T9704—1988的名稱為《國家機關(guān)公文格式》新國家標準GB/T9704—1999名稱改為《國家行政機關(guān)公文格式》 (2)實行了新的定位方法. a. 根據(jù)字和行的概念,確定公文中各要素的具體位置.字——標識公文中橫向距離的長度單位()。行——標識公文中縱向距離的長度單位,以3號字高度加3號字高度7/8倍的距離為一基準行().b. 引入了公文眉首,主體和版記三部分,將公文中內(nèi)容相關(guān)的要素進行歸類. (3)改變了公文用紙幅面尺寸. 新標準中規(guī)定公文用紙采用GB/T148中規(guī)定的A4型紙,其成品幅面尺寸為:210mm297mm. (4)縮小了圖文區(qū). 新標準將左右白邊增加了19mm,. (5)增加了內(nèi)容. ,印刷要求,裝訂要求,公文中表格的處理等。 ,即上行文格式,信函式公文格式,命令格式,會議紀要格式。 .(6)提高了公文的防偽性. ,不得再使用此頁無正文。