【導(dǎo)讀】章辦事、規(guī)范管理的工作局面。在制度實施過程中，同時發(fā)現(xiàn)一些制度不夠科學(xué)合理，不符合學(xué)院實際，影響學(xué)院建設(shè)發(fā)展。今年下半年，學(xué)院對。今后，學(xué)院將與時俱進(jìn)，根據(jù)實際不斷完善補充相。關(guān)制度，希望教職員工多提寶貴意見。及相關(guān)法律規(guī)定，結(jié)合學(xué)院實際，制定本章程。學(xué)院的教育主管部門是廣州市教育局。學(xué)院的英文縮略名為：GZVCTB.校區(qū)位于廣州市童心路西勝街42號。第四條學(xué)院是以公益性為目的的事業(yè)單位。人資格，依法享有教學(xué)、科研、行政、人事、資產(chǎn)及財務(wù)自主權(quán)，獨立承擔(dān)法律責(zé)任。學(xué)院院長是學(xué)院的法定代表人。升內(nèi)涵建設(shè)，實現(xiàn)全面協(xié)調(diào)可持續(xù)發(fā)展。第十條學(xué)院實行學(xué)院、系部兩級管理體制。學(xué)院?；諡閳A形，由學(xué)院中、英文名稱、盾牌。州市教育局監(jiān)督。程自主辦學(xué)，保護(hù)學(xué)院的合法權(quán)益。（二）按照干部任命權(quán)限提請任命或任命學(xué)院干部。報廣東省、廣州市人民政府審批。（二）支持建立校外實踐教學(xué)基地。

　　

【正文】 清理分送。緊急公文，應(yīng)提出辦理時限。 （三）承辦公文包括對文件的執(zhí)行、辦理和撰文答復(fù)。承辦部門收到公文后應(yīng)當(dāng)及時辦理，對辦理好準(zhǔn)備上報的公文，要嚴(yán)格把好行文、政策、文字、協(xié)調(diào)、規(guī)范、校對等“六關(guān)”。同時要 在《文件呈批閱辦箋》上完整的寫清楚辦理結(jié)果。對本部門不能辦理、不屬于本部門職權(quán)范圍或者不宜由本部門辦理的公文，應(yīng)及時退回辦公室并說明理由，請示領(lǐng)導(dǎo)重新批示。 （四）各部門上報學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)的請示或報告，一般由辦公室統(tǒng)一登記送領(lǐng)導(dǎo)，遇急件或其他特殊情況，各部門可直接送分管領(lǐng)導(dǎo)審閱或?qū)徟? (五 ) 公文承辦完畢后，承辦部門應(yīng)將公文連同承辦過程中形成的文件（包括文件電子版、照片及影音資料）及時交給辦公室工作人員，公文歸還日期一般應(yīng)不超過 7個工作日。由辦公室工作人員歸檔保存，一年內(nèi)移交檔案室。 第十六條 發(fā)文辦理包括擬稿 、核稿、會簽、審核、簽發(fā)、繕印、校對、復(fù)核、用印、登記、分發(fā)、立卷、歸檔、銷毀等程序。凡擬制公文，必須使用學(xué)院統(tǒng)一印制的發(fā)文稿紙。 （一）擬稿：以學(xué)院名義發(fā)文，根據(jù)內(nèi)容由主辦單位擬稿，非職能部門業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的綜合性和重要文件由學(xué)院辦公室擬稿。 草擬公文應(yīng)當(dāng)做到： ，符合學(xué)院的有關(guān)規(guī)定。 ，標(biāo)題醒目，切合實際，觀點明確，條理清楚，文字精煉，書寫工整，標(biāo)點準(zhǔn)確，篇幅力求簡短。向上級請示、報告和對外答復(fù)問題，必須以學(xué)院統(tǒng)一制定的公文或數(shù)字為依據(jù)，必要時須引用發(fā)文號和文件標(biāo)題。草 擬文稿統(tǒng)一用鋼筆書寫，不能用鉛筆或圓珠 43 筆。 、地名、數(shù)字、引文準(zhǔn)確。引用公文應(yīng)當(dāng)先引標(biāo)題，后引發(fā)文字號。日期應(yīng)當(dāng)盡可能寫具體的年、月、日。 ：第一層為“一、”，第二層為“（一）”，第三層為“ 1.”，第四層為“（ 1）”。 ，除成文時間、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應(yīng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。 （二）核稿、會簽。公文起草后，擬稿部門負(fù)責(zé)人必須認(rèn)真核稿并簽名，行文內(nèi)容涉及兩個或兩個以上部門，必須履行會簽手續(xù)。 （三）審核 。以學(xué)院名義發(fā)文，公文送院領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)之前，應(yīng)當(dāng)先由學(xué)院辦公室進(jìn)行審核。審核的重點是：是否需要行文，是否符合國家的法律、法規(guī)和方針、政策及有關(guān)規(guī)定，是否與有關(guān)部門協(xié)商、會簽，文字表述、文種使用、公文格式等是否符合有關(guān)規(guī)定。 學(xué)院辦公室對下列文稿予以退回重辦： 。 、眉目不清、頭尾不全、附件遺漏及主抄送單位不清的。 ，字跡不清，自造簡化字，用鉛筆或圓珠筆起草或修改的。 (四 )簽發(fā)。審批公文，主批人應(yīng)當(dāng)明確簽署意見，并寫上姓名和審批時間。其他審批人圈閱，應(yīng)當(dāng)視為 同意。以學(xué)院名義發(fā)文一般由學(xué)院辦公室送分管院領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)，重要公文如報送上級機關(guān)的請示、報告等或以學(xué)院名義印發(fā)校內(nèi)的重要決定、發(fā)布的規(guī)章制度、人事任免等，必須經(jīng)學(xué)院黨政一把手簽發(fā)。以部門名義發(fā)文由部門負(fù)責(zé)人簽發(fā)。 （五）編制發(fā)文字號。按機關(guān)代字、文件類別、年代、文件流水號的順序排列，如“穗科貿(mào)函〔 2020〕 1號”。聯(lián)合行文的發(fā)文字號， 44 只標(biāo)主辦單位一家的字號。 （六）校對、復(fù)核、印制。 ，以學(xué)院辦公室名義發(fā)的文件，由擬稿部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)校對 。以部門名義發(fā)的公文由部門擬稿人校對。 文正式印制前 ,以學(xué)院名義發(fā)文，由學(xué)院辦公室負(fù)責(zé)復(fù)核；以部門名義發(fā)文，由部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行復(fù)核，確保公文質(zhì)量。 復(fù)核的重點是：審批、簽發(fā)手續(xù)是否完備，附件材料是否齊全，格式是否統(tǒng)一、規(guī)范，內(nèi)容是否準(zhǔn)確等。 、復(fù)核，確認(rèn)準(zhǔn)確無誤的文稿 ,方可登記進(jìn)行印制。 （ 1）凡以學(xué)院名義發(fā)出的對外文件，用印有“廣州科技貿(mào)易職業(yè)學(xué)院”紅色函頭公文稿紙打印。由學(xué)院辦公室加蓋公章裝封后報出。 (2)凡屬學(xué)院的決定、決議及規(guī)章制度等或以學(xué)院名義發(fā)出的，需學(xué)院相關(guān)部門執(zhí)行的通知等，用印有“廣州科技貿(mào)易職業(yè)學(xué)院”紅頭文件公文稿紙打 印。先打印樣稿，由學(xué)院辦公室蓋印后，再印制發(fā)放。 （ 3）其他部門發(fā)文，用印有“廣州科技貿(mào)易職業(yè)學(xué)院”函頭公文稿紙發(fā)文。使用前必須經(jīng)學(xué)院辦公室同意。印制后加蓋部門公章后發(fā)放。 （七）文件的發(fā)放：對外公文和以學(xué)院名義發(fā)文統(tǒng)一由學(xué)院辦公室負(fù)責(zé)安排報送或發(fā)放。特殊情況對外文件經(jīng)學(xué)院辦公室同意，也可由主辦部門報送。務(wù)必確保公文及時報送、發(fā)放。 第十七條 帶密級的文件不得存放個人手里，如因工作需要，應(yīng)辦理借文手續(xù)，用后即送回學(xué)院辦公室。 第十八條 密碼電報、絕密級文件不準(zhǔn)復(fù)印。機密、秘密級文件一般不復(fù)印，各處室 在借閱過程中不得擅自復(fù)印，確因工作需要復(fù)印的，填寫《密件復(fù)印登記表》，經(jīng)分管院領(lǐng)導(dǎo)或辦公室主任批準(zhǔn)后，由辦公室文秘人員負(fù)責(zé)復(fù)印，復(fù)印件與原件一樣按密件管理。 45 第十九條 凡代表學(xué)院出外開會的人員，會后要及時把會上所發(fā)的文件、資料交學(xué)院辦公室文秘人員登記保管。 第二十條 凡以學(xué)院名義發(fā)出的文件、資料、報告、通知、統(tǒng)計表及會議紀(jì)要等，均需將原稿和 3份打印好的公文交學(xué)院辦公室存檔。各處室要做好本處室的公文歸檔工作。 第二十一條 公文辦完后，應(yīng)當(dāng)根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和有關(guān)規(guī)定，及時將公文定稿、正本和有關(guān)材料整 理立卷。 第二十二條 公文歸檔，應(yīng)當(dāng)根據(jù)相互聯(lián)系、特征和保存價值分類整理立卷，并依內(nèi)容的重要程度確定案卷的保管年限。要保證檔案的齊全、完整，能正確反映本部門的主要工作情況，以便于保管和利用。學(xué)院辦公室和各部門應(yīng)認(rèn)真做好公文的立卷工作。一般是每季度清理一次，年末集中分類立卷。 第二十三條 以學(xué)院名義發(fā)的公文，原件由學(xué)院辦公室立卷，以部門名義發(fā)的公文，原件由發(fā)文部門立卷歸檔，其中幾個部門聯(lián)合辦理的公文，原件由主辦部門立卷，其他部門保存復(fù)印件。 第二十四條 立好的文書案卷要寫明標(biāo)題，編好目錄，按照檔案工作的規(guī)定， 向檔案部門移交。 第二十五條 沒有歸檔和存查價值的公文，經(jīng)過鑒別和主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，可以定期銷毀。銷毀秘密公文，應(yīng)當(dāng)進(jìn)行登記，由 2人監(jiān)銷，保證不丟失、不漏銷。 第二十六條 本規(guī)定由學(xué)院辦公室負(fù)責(zé)解釋。 第二十七條 本規(guī)定自發(fā)布之日起施行。 附件： 46 附件 1 學(xué)院行政發(fā)文辦理程序 部門辦文秘書擬 部門負(fù)責(zé)人核稿 副主任修稿 院辦會稿、校對 院辦主任審批 登 記 院領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā) 復(fù)合、繕印 用 印 分 發(fā) 歸 檔 47 附件 2 院屬部門公文處理 流程 辦公室按領(lǐng)導(dǎo)批辦意見分送承辦單位 分管領(lǐng)導(dǎo)批辦 院屬公文 辦公室審核 辦公室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后退回呈報單位并說明理由 48 廣州科技貿(mào)易職業(yè)學(xué)院會議工作規(guī)范 （修訂） 為進(jìn)一步加強學(xué)院作風(fēng)建設(shè)，改進(jìn)會風(fēng)，結(jié)合我院實際，制定本規(guī)范。 一、會議分類 學(xué)院會議分為以下三類： （一）領(lǐng)導(dǎo)班子會議：黨委會議、院長辦公會 議 、黨委理論中心組學(xué)習(xí)會、領(lǐng)導(dǎo)班子民主生活會等。 （二）全院性會議：黨代會、教代會、全體中層干部會議、教職工大會等。 （三）業(yè)務(wù)會議：院領(lǐng)導(dǎo)及學(xué)院各職能部門根據(jù)各自的工作分工，為落實上級領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)、上級業(yè)務(wù)主管部門或?qū)W院工作部署，組織召 開的屬于業(yè)務(wù)工作方面的各類會議。 二、會議原則 （一）講求實效。學(xué)院各類會議都要本著講求實效的原則，會議要做到議題明確、準(zhǔn)備充分、提高質(zhì)量。決策性會議會前要認(rèn)真調(diào)研，充分溝通，會上以決策為主，不作過多討論；傳達(dá)貫徹上級會議或文件精神的會議，有材料的要按照材料傳達(dá)，沒有材料的要盡量保持原貌，重點強調(diào)結(jié)合實際貫徹落實的意見和要求；工作部署性會議要圍繞中心，突出重點，明確要求，注重務(wù)實。 （二）精簡會議。要本著減少數(shù)量、控制規(guī)格、控制規(guī)模的原則， 49 大力精簡各類會議。減少全院性會議數(shù)量，能不召開全院性會議的盡量不開； 從嚴(yán)控制各類業(yè)務(wù)會議，內(nèi)容相近的多個會議，應(yīng)該合并或連續(xù)召開；可到部門現(xiàn)場解決的問題，一律不開會；必須開的，盡量縮短會議時間、縮小與會人員范圍、減少院級領(lǐng)導(dǎo)陪會；必須邀請院領(lǐng)導(dǎo)參加的，原則上只請分管領(lǐng)導(dǎo)參加；應(yīng)由負(fù)責(zé)具體工作同志參加的，原則上不要求部門領(lǐng)導(dǎo)參加。 （三）壓縮時間。會議要明確時間，領(lǐng)導(dǎo)班子會議一般不超過180分鐘，全院性會議一般不超過 120 分鐘（黨代會、教代會除外），各類業(yè)務(wù)會議一般不超過 60 分鐘。 （四）注重節(jié)約。會議要勤儉節(jié)約，嚴(yán)禁鋪張浪費，邀請院領(lǐng)導(dǎo)參加會議禁止使用請柬。會議有關(guān)材料能上 傳到校園網(wǎng)上的，一律提前上傳到校園網(wǎng)上（涉密的除外），減少印發(fā)紙質(zhì)材料。 （五）逐步實行“無會日”制度。每周五 全院實行“無會日”制度，除特殊需要外，原則上不安排會議。節(jié)假日、雙休日期間，除了安全穩(wěn)定緊急會議外，原則上不安排會議。 （六）各部門需要提交黨委會議、黨政聯(lián)席會議或院長辦公會會議研究的事項，必須提 前 3天上報議題給分 管領(lǐng)導(dǎo)，填寫《議題申請表》，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后報辦公室，黨委會議議題由書記確定、黨政聯(lián)席會議議題由書記和院長確定，院長辦公會議題由院長確定。 三、會議審批 （一）由各分管領(lǐng)導(dǎo)組織召開的業(yè)務(wù)會 議，事先應(yīng)征得主要領(lǐng)導(dǎo)同意后，業(yè)務(wù)部門填寫《學(xué)院會議申請備案登記表》并于每周四下午前報辦公室備案。沒有列入計劃的會議原則上不開，如有特殊情況需要追加會議的，必須提前按相關(guān)規(guī)定程序報批。會議一般通過學(xué)院周程或由具體業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)通知。一般不編發(fā)會議紀(jì)要。 （二）召開領(lǐng)導(dǎo)班子會議及全院性會議，由黨政主要領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)工作需要決定，會議由辦公室負(fù)責(zé)通知。 50 （三）分管領(lǐng)導(dǎo)及各職能部門組織的業(yè)務(wù)會議如與全院性會議或?qū)W院臨時性緊急會議發(fā)生沖突的，應(yīng)服從學(xué)院安排，及時調(diào)整會議時間。 四、會議準(zhǔn)備 （一）領(lǐng)導(dǎo)班子會議準(zhǔn)備工作由辦公 室負(fù)責(zé)；全院性會議準(zhǔn)備工作由辦公室負(fù)責(zé)，相關(guān)部門配合。主要工作如下： 、匯總。 。 ，事先做好溝通、協(xié)調(diào)工作。 。 。 。 。 （二）各分管領(lǐng)導(dǎo)或職能部門組織召開的業(yè)務(wù)會議的準(zhǔn)備工作，由相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)。主要工作如下： ，事先送達(dá)與會有關(guān)部門或上傳到校園網(wǎng)上。 ，主要責(zé)任部門事先應(yīng)做好溝通、協(xié)調(diào)，明確責(zé)任分工 ，達(dá)成一致意見后再做部署。 。 。 。 五、會議備案管理 （一）領(lǐng)導(dǎo)班子會議及全院性會議由辦公室負(fù)責(zé)備案。 （二）由各分管領(lǐng)導(dǎo)或職能部門組織召開的業(yè)務(wù)會議，由相關(guān)承辦部門負(fù)責(zé)備案。 六、會議紀(jì)律 51 （一）與會人員必須準(zhǔn)時出席會議，不得遲到、早退或缺席。因故不能出席會議的，會前要向主持會議的領(lǐng)導(dǎo)請假。會后，由會議主持人指派專人向缺席者傳達(dá)會議有關(guān)內(nèi)容。無故遲到、早退、缺席的，學(xué)院按有關(guān)規(guī)定予以處理。 （二）會議期間應(yīng)自覺關(guān)閉手機或調(diào)為振動。 （三）要遵守會議紀(jì)律，保持良好會風(fēng)，做到“六不準(zhǔn)”：不準(zhǔn)隨意離開會場、不準(zhǔn)在會場內(nèi)吸煙、不準(zhǔn)在會場來回走動、不準(zhǔn)隨意交頭接耳或接聽電話、不準(zhǔn)在會場打瞌睡、不做與會議無關(guān)的其他事情。全院性會議的紀(jì)律，由各系部、各部門負(fù)責(zé)。 （四）領(lǐng)導(dǎo)班子會議由辦公室負(fù)責(zé)簽到；全院性會議由組織人事處負(fù)責(zé)簽到；業(yè)務(wù)會議由相關(guān)承辦部門負(fù)責(zé)簽到。 （五）重要會議的與會者要嚴(yán)格遵守有關(guān)保密紀(jì)律。 七、會議執(zhí)行 要加強對會議落實情況的督促檢查，切實把會議精神落到實處，確保工作取得實效。 （一）學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)班子會議決定的事項，要按照集體領(lǐng)導(dǎo) 和個人分工負(fù)責(zé)的原則，各分管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)組織貫徹落實并負(fù)責(zé)督促檢查，辦公室發(fā)放相關(guān)會議紀(jì)要，協(xié)助分管領(lǐng)導(dǎo)督促檢查。 （二）各分管領(lǐng)導(dǎo)召開業(yè)務(wù)會議決定的事項，由具體承辦部門負(fù)責(zé)執(zhí)行；各分管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)調(diào)度、指揮、督促檢查。 （三）各職能部門召開業(yè)務(wù)會議決定的事項，由各職能部門負(fù)責(zé)執(zhí)行并督促檢查。 （四）有關(guān)會議的執(zhí)行情況由各承辦部門以書面形式報辦公室備案。 附件： 、公務(wù)活動流程 （活動）流程 、院長辦公會議議題申請表 52 附件 1 邀請學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)出席會議、公務(wù)活動流程 明確邀請對象 未明確邀請對象 附件 2 以學(xué)院名義參與會議（活動）流程 有關(guān)部門將通知、邀請函、 請柬等寄送辦公室 辦公室呈送相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批示 辦公室呈主要領(lǐng)導(dǎo)批示 承辦部門正式通知邀請單位 辦公室將批示件及時呈送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo) 有關(guān)單位持正式文、函寄送辦公室 辦公室呈送相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審議 53 附件 3 學(xué)院黨委會、院長辦公會議議題申請表