【正文】 組織及管理專案團(tuán)隊(duì)的過程 ? 專案團(tuán)隊(duì) 每個(gè)人都有指定的 角色與權(quán)責(zé) (Roles and Responsibilities) ， 他們應(yīng)參與專案的 規(guī)劃 及 決策 ? 專案管理團(tuán)隊(duì) 負(fù)有專案管理的責(zé)任 ， 如：規(guī)劃 、控制及結(jié)案 。 有時(shí)候也稱為 核心團(tuán)隊(duì) 或 領(lǐng)導(dǎo)團(tuán)隊(duì) ? 專案發(fā)貣人通常會(huì)提供 資金援助 、 釐清範(fàn)疇問題及 影響對(duì)專案不利的因素 PMBOK 資料來源 長宏專案管理顧問有限公司 075888800 利害關(guān)係者 Stakeholder ? 利害關(guān)係者是受專案的實(shí)施過程或成果所影響的人 ? 他們會(huì)對(duì)專案的目標(biāo)及結(jié)果有所影響 ? 專案管理團(tuán)隊(duì)要 儘早辨識(shí) 誰是利害關(guān)係者 ， 了解他們的需求 (requirement)及期望 (expectation) ? 利害關(guān)係者區(qū)分成 積極 及 消極 的利害關(guān)係者 。 如興建焚化爐的積極利害關(guān)係人是受益者 ， 但是附近居民生活品質(zhì)受影響是消極利害關(guān)係者 PMBOK 資料來源 長宏專案管理顧問有限公司 075888800 專案團(tuán)隊(duì) 利害關(guān)係者的關(guān)係意示圖 高階主管 發(fā)貣人 專案經(jīng)理 專案成員 專案成員 專案成員 專案管理 團(tuán)隊(duì) 客戶 使用者 管理的機(jī)關(guān) 受影響 的單位 支援的 功能經(jīng)理 功能成員 利害關(guān)係者 資料來源 長宏專案管理顧問有限公司 075888800 角色與權(quán)責(zé) Roles and Responsibilities ? 專案經(jīng)理必需很 清楚地定義 利害關(guān)係者的 角色 與 權(quán)責(zé) ? 專案的角色 (誰做什麼 )和職權(quán) (誰被授權(quán)可決定什麼 )必頇指派給適當(dāng)?shù)睦﹃P(guān)係人 ? 角色 Role： 明確定義團(tuán)隊(duì)履行的職能 。一位成員可以是多重角色 ? 職責(zé) Responsibility： 應(yīng)完成的專案活動(dòng) ? 職權(quán) Authority：授權(quán)給專案資源的權(quán)利，以便做決策及核準(zhǔn) ? 能力 Competency：要完成專案活動(dòng)所需要的能力及技能，若是成員 沒有如此能力就要主動(dòng)訓(xùn)練 ，另行 召募 或 變更時(shí)程 或 範(fàn)圍 資料來源 長宏專案管理顧問有限公司 075888800 權(quán)責(zé) (Responsibility) 角色與職責(zé)意示圖 由 WBS展開的工作包 依成員角色區(qū)分 應(yīng)完成的事項(xiàng) 角色 (Role) 依成員角色區(qū)分 應(yīng)負(fù)責(zé)的責(zé)任 資料來源 長宏專案管理顧問有限公司 075888800 臺(tái)灣 PMP社群幹部與權(quán)責(zé) 幹部 角色 R o l e s 權(quán)責(zé) R e s p o n s i b i l i t i e s社長1 . 審核P M P F o r m o s a 年度活動(dòng)2 . 對(duì)外代表本社群，與他社設(shè)群間聯(lián)繫與溝通3 . 督促各股工作事務(wù)推展4 . 各項(xiàng)未盡事宜之任務(wù)分配1. 訂定社群總則含宗旨 , 命名 , 願(yuàn)景與任務(wù)2. 擬定社群會(huì)員管理及會(huì)議管理辦法3. 與社群幹部共同訂定 R o l e a n d R e s p o n s i b i l i t i e s 及負(fù)責(zé)工作事項(xiàng)4. 推動(dòng)本社群轉(zhuǎn)型臺(tái)灣 P M P 協(xié)會(huì)5 . 出席 / 參與對(duì)外相關(guān)會(huì)議6. 處理本社群社務(wù)，擔(dān)任本社群各項(xiàng)會(huì)議總召集人7. 督促年度計(jì)劃及執(zhí)行會(huì)議進(jìn)行8. 核示各股長提出之企劃案9. 推廣 P M P F o r m o s a 社群對(duì)外宣導(dǎo)副社長1. 襄助社長處理各項(xiàng)事務(wù)及適時(shí)代理其職務(wù)2. 推動(dòng) P M P F o r m o s a 社群發(fā)展3. 負(fù)責(zé)本社群對(duì)內(nèi)的管理及運(yùn)作 , 對(duì)內(nèi)主持會(huì)務(wù)，協(xié)助各股行政事項(xiàng)4. 協(xié)助推展會(huì)務(wù)工作，達(dá)成年度目標(biāo)1. 協(xié)助社長訂定社群總則 , 社員及會(huì)議管理辦法2. 主導(dǎo)本社群內(nèi)部各組織工作進(jìn)行，掌握活動(dòng)相關(guān)事務(wù)3. 協(xié)助社長會(huì)務(wù)推動(dòng)及處理會(huì)務(wù)4. 與社長共同規(guī)劃、統(tǒng)籌年度計(jì)劃及執(zhí)行與會(huì)議進(jìn)行5. 負(fù)責(zé)協(xié)助各股幹部推動(dòng)相關(guān)事項(xiàng)6. 審核各股提出之企劃案7. 規(guī)劃及整合每年二次 P M P 座談會(huì)Ramp。R 文字?jǐn)⑹龉?fàn)例 資料來源 長宏專案管理顧問有限公司 075888800 利害關(guān)係者管理 ? 提早辨識(shí) 誰是利害關(guān)係者 ： 可以提高專案的成功機(jī)率 ? 找出 利害關(guān)係者的 需求 ： 若是未找出需求 ，可能對(duì)專案的過程產(chǎn)生不斷的變更 ? 找出 利害關(guān)係者的 期望 ： 將期望 轉(zhuǎn)成專案工作項(xiàng)目 及專案產(chǎn)出量化結(jié)果 ? 與利害關(guān)係者 溝通 ： 專案過程的進(jìn)度要 不斷向他們 更新資訊 ? 詴圖 影響利關(guān)係人 ：每個(gè)利害關(guān)係者對(duì)專案都會(huì)有影響， 在他們未影響專案之前 ， 你要先影響他們 資料來源 長宏專案管理顧問有限公司 075888800 專案經(jīng)理的角色與權(quán)責(zé) ? 專案經(jīng)理是 負(fù)責(zé)專案達(dá)成目標(biāo)的人 ? 負(fù)專案的成敗之責(zé) ? 主導(dǎo)與 指導(dǎo) 計(jì)畫的方向 ? 在專案的生命週期 越早指派出來 越好 ? 應(yīng)被適當(dāng)?shù)?授權(quán) ，以利完成專案的管理工作 ? 專案經(jīng)理在專案常在做的事： 激勵(lì)團(tuán)隊(duì) 、 訓(xùn)練成員 、 為專案成員未來鋪路 ? 是 主動(dòng) 的 (Proactive) ，而不是遇到問題再處理 (Reacting) ? 是專案 唯一 在做 整合 的人，以達(dá)到專案目標(biāo) ? 有權(quán)利 拒絕專案額外的 事項(xiàng) ? 時(shí)時(shí) 控制 專案進(jìn)度並提出 改善 行動(dòng) ? 建立專案的 變更管理系統(tǒng) 資料來源 長宏專案管理顧問有限公司 075888800 專案發(fā)貣人的角色與權(quán)責(zé) ? 專案發(fā)貣人 是專案 資金提供者 ，也是專案的保護(hù)傘。也許是公司 高階主管 或是 外部客戶 ? 簽核 正式的專案管理計(jì)畫 ? 正面 影響他人 對(duì)專案的認(rèn)同 ? 協(xié)助專 案經(jīng)理 無法解決的瓶頸及衝突 ? 避免 專案 受 外界 影響 ? 核準(zhǔn)或授權(quán)變更 ? 簽收 專案的 產(chǎn)品 資料來源 長宏專案管理顧問有限公司 075888800 利害關(guān)係者的角色與權(quán)責(zé) ? 任何被專案所正向或負(fù)向影響的人員 ? 在整個(gè) 生命週期裡 專案進(jìn)度的 發(fā)佈的對(duì)象 ? 其需求及期望被確認(rèn)及分析 ? 團(tuán)隊(duì)發(fā)展 的實(shí)施對(duì)象 ? 當(dāng)計(jì)畫有變更時(shí)需知會(huì)的對(duì)象 ? 與專案經(jīng)理共同確認(rèn)利害關(guān)係者的角色與權(quán)責(zé) 資料來源 長宏專案管理顧問有限公司 075888800 專案團(tuán)隊(duì)的角色與權(quán)責(zé) ? 執(zhí)行專案管理計(jì)畫 去完成所有被定義的工作 ? 共同建立 WBS ? 確保 其負(fù)責(zé)的 專案交付成果 的 品質(zhì) ? 解決 自己本身在專案 所遇的到資源衝突 ? 提供成本及時(shí)程預(yù)估 資料來源 長宏專案管理顧問有限公司 075888800 ? 功能主管是 專業(yè)部門資源的主管 ，例： MIS經(jīng)理， 協(xié)助公司達(dá)到專案的目標(biāo)是功能主管的天職 ? 指派特定的成員加入專案團(tuán)隊(duì) ? 在時(shí)程發(fā)展過程中，核準(zhǔn)最終時(shí)程 ? 協(xié)助專案成員處理專案任務(wù)所需要的資源問題 功能主管角色與權(quán)責(zé) 資料來源 長宏專案管理顧問有限公司 075888800 專案經(jīng)理的人資職能 ? 建立團(tuán)隊(duì)通訊錄 (team directory) ? 與功能主管協(xié)商最佳資源 ? 建立並確認(rèn) 利害關(guān)係者的 Ramp。R ? 與團(tuán)隊(duì)建立專案的角色與權(quán)責(zé)及工作事項(xiàng) ? 了解團(tuán)隊(duì)能力的限制，並確保他們?nèi)〉糜?xùn)練的資源 ? 為利害關(guān)係者建立正式的人力配備管理計(jì)畫 ? 為專案成員後續(xù)的職涯發(fā)展鋪路 ? 適時(shí)鼓舞團(tuán)隊(duì)士氣及激勵(lì)團(tuán)隊(duì) ? 建立獎(jiǎng)勵(lì)制度 資料來源 長宏專案管理顧問有限公司 075888800 專案經(jīng)理的權(quán)力 ? 正式的權(quán)力 Formal / Legitimate：來自組織正式的職位的權(quán)利 (正式化權(quán)力 ) ? 獎(jiǎng)勵(lì)權(quán)力 Reward：對(duì)良好績效的團(tuán)隊(duì)成員獎(jiǎng)勵(lì)的權(quán)力，可建立獎(jiǎng)勵(lì)制度 (正式化權(quán)力 ) ? 懲罰權(quán)力 Penalty / Coercive ：對(duì)團(tuán)隊(duì)造成不良?xì)夥?(正式化權(quán)力 ) ? 專家權(quán)力 Expert ：指具有專門知識(shí)或技能的人會(huì)擁有較高的聲望 (專業(yè)聲望 ) ? 權(quán)威權(quán)力 Referent ：涉及一位更有權(quán)威的人如總裁或大師(專業(yè)聲望 ) ** 最佳權(quán)力 ：獎(jiǎng)勵(lì)權(quán)力及專家權(quán)力 ** 不得已才使用的權(quán)力 ：懲罰權(quán)力 資料來源 長宏專案管理顧問有限公司 075888800 誰應(yīng)負(fù)責(zé)解決以下問題 ? ? 專案團(tuán)隊(duì)不知道誰負(fù)責(zé)專案 ? 研發(fā)部經(jīng)理想要指派其他工作給自己部門的成員 ，但此成員的時(shí)間資源與他在另一個(gè)專案的工作時(shí)程互相衝突 ? 專案成員不知道誰要負(fù)責(zé)什麼工作 ? 有一項(xiàng)活動(dòng)需要更多的時(shí)間才能完成，此舉將會(huì)造成整體專案完成時(shí)間延誤 ，誰能核準(zhǔn) ? ? 專案經(jīng)理沒有足夠的資源完成專案 資料來源 長宏專案管理顧問有限公司 075888800 獎(jiǎng)勵(lì)及表彰 Recognition and Rewards ? 獎(jiǎng)勵(lì)及表彰可以 引導(dǎo)團(tuán)隊(duì)走向管理者鼓勵(lì)的行為 ? 獎(jiǎng)勵(lì)標(biāo)準(zhǔn)可以訂在人力資源配備管理計(jì)畫 ? 正向的行為需要被表揚(yáng) ，如自願(yuàn)留下來加班 … 若是因計(jì)畫不週詳所造成的加班是不應(yīng)該被鼓勵(lì)的 ? 贏輸 (零和 )獎(jiǎng)勵(lì)的制度 ：只鼓勵(lì)少數(shù)的團(tuán)隊(duì)是不建議的，如當(dāng)月最佳團(tuán)員。 因?yàn)楠?jiǎng)勵(lì)一個(gè)，間接處罰多數(shù) ? 最好的獎(jiǎng)勵(lì)制度是 雙贏 (WinWin)獎(jiǎng)勵(lì)制度，例 ： 如期交報(bào)告的大多數(shù) ? 獎(jiǎng)勵(lì)制度要考量文化的差異 ，如團(tuán)體的獎(jiǎng)勵(lì)制度在鼓吹個(gè)人主義的國家是難以實(shí)行的 PMBOK 資料來源 長宏專案管理顧問有限公司 075888800 專案績效考核 Project Performance Appraisals ? 依據(jù) 專案的長短 、 複雜度 、 組織政策 及勞工契約而建立績效考評(píng) ? 專案成員的主管需參考專案經(jīng)理的對(duì)組員績效的回饋 ? 360度反饋方法 (360 degree feedback principle)：績效 考評(píng)參考主管 ， 同僚及部屬 的評(píng)比 PMBOK 資料來源 長宏專案管理顧問有限公司 075888800 重大改善 活動(dòng) 提列專案 申請(qǐng)表 進(jìn)度執(zhí)行 (Working Plan) 結(jié)案 (REPORT) 主管評(píng)分 建立資料庫 列管 結(jié)合 考核系統(tǒng) 審查會(huì)議 重大專案與考核系統(tǒng)連結(jié) 公司策略 Projects Critical Projects Top5 Projects 資料來源 長宏專案管理顧問有限公司 075888800 專案與 個(gè)人績效考核結(jié)合 ? 每份登入在 PMIS的專案在最後 結(jié)案都可以由專案執(zhí)行者的直屬主管及專案經(jīng)理打?qū)０缚冃Э己?。這個(gè)分?jǐn)?shù)可以定期匯出做績效考核參考的依據(jù) ? 專案在績效考核建議所佔(zhàn)比重 如下： – 管理階層 ： 70%~80% (組織的專案績效 ) – 技術(shù)人員： 40%~50% (個(gè)人的專案績效 ) – 行政人員： 30%~40% (個(gè)人的專案績效 ) 資料來源 長宏專案管理顧問有限公司 075888800 人資管理 Workshop 時(shí)間 ：每組 ５－７人、時(shí)間：１５分 ：每組派一位代表報(bào)告 ：組織的角色與權(quán)責(zé) (責(zé)任 ) (工作項(xiàng)目 ,由 WBS而來 ) 單元回顧 :專案人力資源管理 ? 人力資源管理規(guī)劃 ? 專案利害關(guān)係人 ? 角色與權(quán)責(zé) ? 專案績效如何與考核連結(jié) 資料來源 長宏專案管理顧問有限公司 075888800 PMI在專案管理的 Lessons Learned ? 公司應(yīng)有標(biāo)準(zhǔn)的 專案管理程序 ? 要發(fā)揮專案管理的 績效 ， 應(yīng)把專案成員的績效及考核連結(jié)在一貣 ? WBS 是專案的核心 ， 由成員共討論定案 ? 專案經(jīng)理人花 90%時(shí)間在溝通 ? 專案不要鍍金 ， 因?yàn)槟苋缙谕瓿傻膶０钢挥?70% ? 專案進(jìn)度及績效需 定期發(fā)佈 給利害關(guān)係人 ? 專案經(jīng)理人對(duì) Team是 激勵(lì)者 與 教練的角色 資料來源 長宏專案管理顧問有限公司 075888800 歡迎加入 rogersnotes ? 歡迎您加入 roger 每週筆記分享 , 每週固定分享專案管理 , 自我經(jīng)營成長 amp。 商業(yè)管理 作品 ? 如何取得 rogersnotes 公開場合使用授權(quán) ? 1. 若是您要在網(wǎng)路上分享 rogersnotes 著作，包含 Email 分享或置於非商業(yè)用途的網(wǎng)站上，只要不涉及商業(yè)行為，是被 rogersnotes174。 所允許的，不需填寫此同意書。 2. 本同意書使用範(fàn)圍僅包含在非商業(yè)性質(zhì)或用途的公開場合使用 rogersnotes174。 著作。 3. rogersnotes174。 著作包含所有投稿 rogersnotes174。 作者的著作。 資料來源 長宏專案管理顧問有限公司 07588880