【導(dǎo)讀】以上內(nèi)容，特別推薦大家看看“辦公費(fèi)用節(jié)省管理細(xì)則”，約上百萬(wàn)的開銷，絕不是危言聳聽！負(fù)責(zé)組織和安排管理層會(huì)議，提供會(huì)議紀(jì)錄與整理服務(wù)。通報(bào)會(huì)議決議，并跟蹤會(huì)議決議的實(shí)施情況。協(xié)助總經(jīng)理的工作，提供決策支持。負(fù)責(zé)制定和完善公司內(nèi)部的管理體系和各項(xiàng)管理制度。負(fù)責(zé)組織和接待相關(guān)單位包括上級(jí)單位的來(lái)訪，負(fù)責(zé)與新聞媒體的接觸。負(fù)責(zé)組織并協(xié)調(diào)公司的公關(guān)危機(jī)處理。建立員工與管理層的溝通渠道，吸引員工關(guān)心公司事務(wù)并參與管理。組織公司內(nèi)部信息發(fā)布和內(nèi)部刊物的出版。從其承辦的工作內(nèi)容來(lái)看，大體有三個(gè)方。辦公系統(tǒng)中的一個(gè)子系統(tǒng)，是依存于大整體的部分。室交辦一些事情，辦公室主任應(yīng)主動(dòng)牽頭承辦，或督促所屬工作人員從速辦理。請(qǐng)示工作，往往不直接去找領(lǐng)導(dǎo)同志本人，而是先找辦公室主任。

　　

【正文】 的文件，可以自外面寄來(lái)的舊封套即可。不是特別怕被人看到的文件不需要裝入封套內(nèi)。二張以上的文件，使用回紋針也是一種浪費(fèi)，用釘書機(jī)釘上或用膠帶貼上就可以。用回紋針郵寄時(shí)，常因曲別針的重量，而超重增加郵費(fèi)的支出。 第七條 考慮信紙的折疊方式 信紙通常都把寫字的一面反折向內(nèi)，是不合 理的。收件人的名稱如露在外面在公司內(nèi)就不需用信封，收件人馬上就知道內(nèi)容比較合理。又有折成四折的習(xí)慣，張數(shù)多時(shí)折為三折，比較好處理。為了收件人與內(nèi)容一目了然，利用三折方式為宜。 第八條 收件人名稱要簡(jiǎn)化 Ｈ公司以一個(gè)字代表廠長(zhǎng)級(jí)，吳廠長(zhǎng)就用吳代表即可?？崎L(zhǎng)級(jí)用兩個(gè)字，陳科長(zhǎng)只用陳科。這種 訂制胸前掛牌開始使用，在公司內(nèi)的往來(lái)文件亦用簡(jiǎn)稱 , 這樣制作名牌時(shí)也因小而節(jié)省費(fèi)用。寫文件時(shí)吳只寫1 個(gè)字，有 3 秒鐘就寫好 , 如要寫成“深圳廠長(zhǎng)吳某先生”要寫 8 個(gè)字，每字用 3 秒，寫 8 個(gè)字要花 24 秒。所以文件的收件人名稱要盡量的簡(jiǎn)單化。 第九條 標(biāo)示事務(wù)用品的價(jià)格 由公司提供的物品，往往沒有成本觀念，容易造成浪費(fèi)使用。所以需要把信紙 1 張多少錢，信封大的多少錢、回紋針 1 支多少錢等，所有用品全部標(biāo)示價(jià)格。對(duì)每種用品的 成本要花多少，讓每人有數(shù)字觀念是節(jié)省費(fèi)用的第一步。每月最少在開會(huì)時(shí)，突然發(fā)出質(zhì)問“某小姐橡皮圈一個(gè)是多少錢”讓大家記得物品成本價(jià)格。 第十條 貼出電話費(fèi)用表 為了要讓全部員工對(duì)電話費(fèi)都有成本概念，編制電話費(fèi)用表，貼在電話機(jī)前。費(fèi)用要詳列，市區(qū)每通 1 次多少錢 ,長(zhǎng)途電話每 3 分鐘、每10 分鐘、每 1 秒鐘為單位連 1 秒鐘花多少錢也要有概念。 第十一條 電話通話定時(shí) 有一本書“一分鐘經(jīng)理”很暢銷。經(jīng)理指導(dǎo)屬下工作，已達(dá)到在 1 分鐘內(nèi)的時(shí)代。電話的通話最長(zhǎng)在 3 分鐘內(nèi)講完。我們 1 分鐘可說(shuō) 50句話， 3 分鐘就 150 句。除了例外，全公司可展開“電話以 3 分鐘內(nèi)完成”的運(yùn)動(dòng)。如指導(dǎo)得當(dāng) ,與外面的通話也可以縮短時(shí)間。 第十二條 利用電話自動(dòng)記錄機(jī) 電話費(fèi)用自動(dòng)記錄機(jī)約幾千元就可以購(gòu)入。為了對(duì)每次打電話花多少電話費(fèi)做到心中有數(shù)。對(duì)每臺(tái)電話每個(gè)月編立預(yù)算遵守費(fèi)用很有效。 幾千元的投資，長(zhǎng)遠(yuǎn)計(jì)算很快就可以回收。許多公司使用自動(dòng)記錄機(jī) 后 ，節(jié)省 30％以上話費(fèi)。 第十三條 長(zhǎng)途電話要經(jīng)由總機(jī) Ｆ公司為了提高成本概念，長(zhǎng)途電話都由總機(jī)發(fā)出。電話機(jī)前放置記錄用紙，填寫通 話結(jié)果。這樣可以做筆錄，同時(shí)可防止無(wú)謂的長(zhǎng)途電話使用。也不會(huì)打錯(cuò)電話，在等對(duì)方通話時(shí)可以再確認(rèn)聯(lián)絡(luò)內(nèi)容。直撥電話很方便，所以掛接長(zhǎng)途電話亦很容易，像使用市區(qū)電話的輕易感覺。 經(jīng)由總機(jī)可防止以上情況，同時(shí)也是培養(yǎng)成本觀念的一種方法。 第十四條 建立電話傳真機(jī)系統(tǒng) 總、分公司之間的電話費(fèi)用，在做記錄后，可考慮建立傳真機(jī)系統(tǒng)。不只可節(jié)省 電話費(fèi)用，還可以用作文書聯(lián)絡(luò)之用，消除傳達(dá)上的錯(cuò)誤。用電話如本人不在時(shí)，就造成電話費(fèi)的浪費(fèi)，用傳真機(jī)可以電送就沒有這個(gè)情況。與電報(bào)機(jī)不同的是，用電話傳真機(jī)時(shí)，不必另請(qǐng)打字員打字，誰(shuí)都輕易會(huì)使用。Ｔ公司改用傳真機(jī)后，電話費(fèi)省下約三分之一。 第十五條 總、分公司之間，聯(lián)絡(luò)制定標(biāo)準(zhǔn)化 員工不要用隨意的方法聯(lián)絡(luò)，需要制定標(biāo)準(zhǔn)的方法。方法可分為１、普通信件，２、限時(shí)專送，３、 電話傳真，４、電話等，這些方法，制定一覽表徹底執(zhí)行。有的公司禁止使用總、分公司之間的電話，改用電話傳真機(jī)，及活用電腦連線等，而達(dá)到節(jié)省費(fèi)用。時(shí)代在進(jìn)步，頭腦也要轉(zhuǎn)得快，信息的傳達(dá)亦要符合時(shí)代需要。 第十六條 用一個(gè)字的單位簡(jiǎn)化公司內(nèi)的電話 我在南部打電話回公司聯(lián)絡(luò)時(shí)，“喂，林，好”就問候完，通常的方法 ,“ 喂，喂，我是林某 ，您好嗎？”要這么說(shuō)，這個(gè)字?jǐn)?shù)的差異，前者三字 ,后者九字，差異很大。前者可節(jié)省時(shí)間與電話費(fèi)。公司內(nèi)的聯(lián)絡(luò)電話簡(jiǎn)略用一個(gè)字來(lái)傳達(dá)。季節(jié)的問候、久未見面、互相問候近況都要免除。 第十七條 打電話要考慮區(qū)域 業(yè)務(wù)員為了聯(lián)絡(luò)，從公司打電話與客戶聯(lián)絡(luò)時(shí)，要考慮打電話的地點(diǎn)。因?yàn)闃I(yè)務(wù)員程度不一，有時(shí)和客戶中的異性一聊，往往忘了費(fèi)用一秒一秒的增加 , 公司應(yīng)編制詳細(xì)電話費(fèi)用表，給每位業(yè)務(wù)員 ，這樣的考慮可達(dá)到節(jié)省電話費(fèi)用。 第十八條 利用５Ｗ２Ｈ表格 為了節(jié)省電話費(fèi)用，打電話前先作成５Ｗ２Ｈ的表格，整理后再打電話。這個(gè)表格不只是打電話前使用，接聽電話或其他“轉(zhuǎn)言記錄”也要廣為利用。 １、ＷＨＥＮ 何時(shí) ２、ＷＨＯ 誰(shuí) ３、ＷＨＡＴ 何事 ４、ＷＨＹ 理由 ５、ＷＨＥＲＥ 場(chǎng)所 ６、ＨＯＷ 方法 ７、ＨＯＷ ＭＵＣＨ 數(shù)量、金額 第十九條 對(duì)方講話中則改時(shí)再打 從這邊打的電話，常常會(huì)碰到對(duì)方在另一線電話講話中。這個(gè)時(shí)候不要用“我等待”而問“是不是要些時(shí)間”如果還要一點(diǎn)時(shí)間的話 ,告訴對(duì)方“待一會(huì)再打來(lái)”先掛斷電話。這樣可以節(jié)省電話費(fèi)用，同時(shí)兩邊的電話機(jī)都可以空出來(lái)。 第二十條 要求對(duì)方打過(guò)來(lái) 向廠部訂貨的 電話盡量避免。讓對(duì)方每天固定時(shí)間打電話來(lái)，這樣可以有計(jì)劃的進(jìn)行工作，同時(shí)可以節(jié)省電話費(fèi)。這個(gè)方法也可以利用在其他事情上。當(dāng)然這個(gè)方法，依對(duì)方的立場(chǎng)，有時(shí)候行的通，有時(shí)候行不通的。例如對(duì)方與這邊立場(chǎng)相等，碰到對(duì)方另有一部電話時(shí)可說(shuō)“很抱歉 ,講完電話可否給我電話聯(lián)絡(luò)”這樣拜托就可以了。 第二十一 條 禁止電話私用 市內(nèi) 電話就無(wú)所謂，家鄉(xiāng)、朋友等的長(zhǎng)途電話，被私人使用是一筆很大支出。私用電話不但是費(fèi)用的損失，對(duì)周圍的人也會(huì)構(gòu)成妨礙工作，所以絕對(duì)禁止。工作中原則上，朋友與戀人打來(lái)電話都要禁止。私用電話要休息時(shí)間打來(lái)。 另外一種方法是，在公司內(nèi)裝設(shè)公用電話，供私用，多少也可以增加收入，一舉兩得。 第二十二條 每 1 盞燈，設(shè)置 1 個(gè)開關(guān) 通常在房間的進(jìn)出口集中設(shè)置開關(guān)。日光燈每 1 盞設(shè)置 1 個(gè)開關(guān)，可以節(jié)省電費(fèi)。已經(jīng)有日光燈集中開關(guān) ,換成每 1 燈 1 開關(guān)的工程費(fèi) ,數(shù)年間就可以節(jié)省回來(lái)。對(duì)節(jié)省有無(wú)觀念，只看是否用 1 盞燈 1 個(gè)開關(guān)就能判斷。 第二十三條 桌上放置臺(tái)燈 在桌上辦事，而光線從天花板照射是一種浪費(fèi)，在各人桌上放置日光臺(tái)燈 ,可以節(jié)省電費(fèi)。臺(tái)燈要準(zhǔn)備２０瓦以上為宜。比裝在天花板上的４０瓦雙管一 盞的日光燈經(jīng)濟(jì)的多。白天稍微陰暗時(shí)，或室內(nèi)只有一、二人時(shí)天花板上的燈大放光明是非常浪費(fèi)。 第二十四條 定期清掃日光燈管 日光燈如果不清掃，六個(gè)月就減低效率１０──３０％。希望盡可能每月都用干布擦試。又三個(gè)月──六個(gè)月一次用清潔劑清除干凈。有的企 業(yè)用到日光燈管壽命終了都沒有清掃過(guò)，這是沒有節(jié)省觀念。污濁的天花板及墻 壁要細(xì)心去清掃，要有自發(fā)去清掃的想法。 第二十五條 窗戶不可放物品 在難得的窗戶旁邊放置物品，阻擋光線進(jìn)入，反而需要照明這就失去了窗的作用。要養(yǎng)成將玻璃常常擦洗干干凈凈的習(xí)慣。 在德國(guó)的家庭中玻璃每天都擦的亮晶晶。有人喜歡洗澡，但一提起擦洗玻璃就認(rèn)為是一件苦差事。 第二十六條 盡量使用日光燈 日光燈的電費(fèi)是燈泡電費(fèi)的三分之一。家庭與商店就當(dāng)別論，在公司內(nèi)盡量使用日光燈。同樣的日光燈白色比晨光色的功效強(qiáng)１０％。在屋外要用比日光燈高壓的水銀燈，可得到相當(dāng)于燈泡 7── 8 倍效果的照明。 第二十七條 日光燈管提早裝換 日光燈的換裝要在３０００－５０００小時(shí)左右。日光燈管壽命終了前，盡早換裝。使用到最后會(huì)增加電費(fèi)及失去效率。 要計(jì)算使用時(shí)間較為困難，用到燈管出現(xiàn)黑影圈時(shí)訂為換裝時(shí)間，每月底定期檢查換裝。 第二十八條 適合場(chǎng)所的照明度 廁所、洗水間、樓梯間 ,走廊等以 150200 度為宜。辦事處用 300500度較為合適。會(huì)議室要配合氣候、白天、晚上的需要而裝置照明調(diào)節(jié)器比較合適。 度 (ＬＵＸ )的訂算是６０瓦燈泡光線離 1 米處的光度為 65 度。 照明度要用得合適。 第二十九條 暖氣器具的保 養(yǎng) 暖氣器具的保養(yǎng)要在使用前進(jìn)行。是否完全燃燒會(huì)造成一個(gè)冬天下來(lái)燃料費(fèi)物很大差別。反射式的暖氣用器，每天勤擦試，可提高熱效率。因?yàn)闊釟馐窍蛏仙?，所以要安裝空氣循環(huán)器，也可以考慮在天窗附近安裝電風(fēng)扇。 第三十條 提前３０分關(guān)掉暖氣機(jī) 使用暖氣機(jī)的企業(yè)，下班前要有關(guān)機(jī)的習(xí)慣。加班也要在加班下班前３０分鐘關(guān)機(jī)。依這個(gè)方法每年 可節(jié)省很大的暖氣費(fèi)用。 第三十一條 空調(diào)機(jī)裝設(shè)位置適當(dāng)嗎？ 空調(diào)機(jī)盡量裝在日光直射不到的位置，最好裝在朝北的方向。日光直射的窗戶使用濾光裝置，避免日光直射。或利用窗簾。在外面的空調(diào)機(jī)，在日光的照射下會(huì)影響效率，上面要裝設(shè)遮陽(yáng)板以免日光直射。 第三