【正文】 　2005年5月16日 參考制度集團(tuán)公司公文管理制度 分公司發(fā)文管理規(guī)定 分公司通知模板二、檔案管理（一）、檔案工作概述檔案、企業(yè)檔案 檔案是國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織和個(gè)人在實(shí)踐活動(dòng)中直接形成的保存?zhèn)洳榈母鞣N文字、圖表、聲像及其他各種形式的歷史記錄。也可簡(jiǎn)單表述為檔案是原始的歷史記錄，可以說(shuō)沒有檔案就沒有歷史。 企業(yè)檔案是指企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)和管理活動(dòng)中形成的對(duì)國(guó)家、社會(huì)和企業(yè)有保存價(jià)值的各種形式的文件材料。其構(gòu)成是以科學(xué)技術(shù)檔案為主體，生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)檔案為重點(diǎn)，包括計(jì)劃統(tǒng)計(jì)、經(jīng)營(yíng)銷售、物資供應(yīng)、財(cái)務(wù)管理、人事檔案、教育衛(wèi)生和黨、政、工等方面的檔案。檔案概念的基本含義有以下四個(gè)方面：檔案是在特定的社會(huì)活動(dòng)中形成。任何機(jī)構(gòu)組織或個(gè)人都會(huì)形成檔案，有什么樣的社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)就有什么樣的檔案，可見檔案存在的普遍性和社會(huì)性。檔案是保存?zhèn)洳榈臍v史文件。檔案是由文件有條件的轉(zhuǎn)化而來(lái)的。文件轉(zhuǎn)化為檔案一般須具備三個(gè)條件：第一，現(xiàn)時(shí)使用完畢或辦理完畢的文件才能歸入檔案；第二，對(duì)日后實(shí)際工作和科學(xué)研究具有考察利用價(jià)值的文件，才有必要作為檔案保存；第三，按照一定的規(guī)律集中保存起來(lái)的文件，才能最后成為檔案。檔案的形式是多種多樣的。 檔案是信息內(nèi)容與載體的統(tǒng)一。檔案的形式包括兩個(gè)方面：一是指檔案的載體形式(紙張、磁盤、磁帶、實(shí)物等)，二是指檔案信息內(nèi)容的記錄方式（手寫、打印、攝影、錄音等），隨著科技發(fā)展、社會(huì)進(jìn)步，檔案的形式越來(lái)越多樣化。檔案是歷史的原始記錄。檔案不同于一般的文獻(xiàn)資料，它是特定的形成者當(dāng)時(shí)當(dāng)事直接使用的原始文件，而非人為事后編寫和另外收集的材料，檔案是最可靠的第一手材料，它具有很強(qiáng)的原始性。這也是檔案與情報(bào)、資料、圖書的主要區(qū)別。企業(yè)檔案的價(jià)值和作用 企業(yè)檔案的作用可概括為： 依據(jù)與憑證作用 企業(yè)檔案是伴隨著企業(yè)活動(dòng)的進(jìn)程而自然形成的，是企業(yè)各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)記錄，是第一手的材料，不是人們按照主觀意愿編寫或事后隨意杜撰的，因此，企業(yè)檔案在企業(yè)活動(dòng)中具有依據(jù)與憑證的功能，可以成為查考、研究、爭(zhēng)辯、護(hù)權(quán)和處理問(wèn)題具有法律效力的依據(jù)，是企業(yè)可持續(xù)性發(fā)展的資源。借鑒和參考作用企業(yè)檔案是積累和繼承企業(yè)活動(dòng)經(jīng)驗(yàn)的有效手段。檔案包含了過(guò)去工作中所形成和接收的各種材料，記載了各種生產(chǎn)活動(dòng)的客觀過(guò)程、工藝技術(shù)、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、科研成果以及組織管理、經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)等情況，可以為組織生產(chǎn)和經(jīng)濟(jì)管理提供參考資料和科學(xué)依據(jù)。有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和工作人員為了有效地開展工作，在熟悉情況、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、制定計(jì)劃、研究案例、處理問(wèn)題過(guò)程中，都要隨時(shí)從檔案中查考過(guò)去的有關(guān)材料，作為參考和憑據(jù)。不僅可以承上啟下、避免重復(fù)、抵觸等問(wèn)題，而且有助于領(lǐng)導(dǎo)決策和計(jì)劃地科學(xué)化。企業(yè)檔案的主體——科技檔案是一種智力勞動(dòng)成果，許多科技檔案是可以重復(fù)利用的，企業(yè)產(chǎn)品改型換代，擴(kuò)大基本建設(shè)，改造引進(jìn)新的項(xiàng)目等，都可以參考相應(yīng)的檔案。企業(yè)檔案是企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)的寶貴資源企業(yè)檔案是同企業(yè)人、財(cái)、物具有同等地位和意義的一項(xiàng)管理財(cái)富，企業(yè)檔案儲(chǔ)備實(shí)際上已經(jīng)成為企業(yè)技術(shù)儲(chǔ)備的一種形式，企業(yè)檔案儲(chǔ)備的豐富程度常常是企業(yè)技術(shù)潛力的大小和發(fā)展后勁的一種標(biāo)志。企業(yè)檔案可以為進(jìn)行生產(chǎn)、科研和基本建設(shè)等查考利用的同時(shí)，有關(guān)公司活動(dòng)、取得成就等的材料又可以在宣傳企業(yè)形象、樹立企業(yè)良好精神、總結(jié)企業(yè)光榮歷史、建設(shè)企業(yè)文化中發(fā)揮作用。國(guó)外企業(yè)家都把自己企業(yè)的檔案資料看作是企業(yè)存在和發(fā)展的珍寶，企業(yè)檔案工作的地位隨著企業(yè)發(fā)展不斷提高。如企業(yè)展廳、宣傳片的制作離不開檔案，檔案管理的好壞直接影響到今后的利用。總之檔案是來(lái)之于民，用之于民，前期的收集管理工作的好壞直接影響到今后的利用。（二）兼職檔案管理員職責(zé)為了保證檔案的完整、齊全與真實(shí)，公司設(shè)立了綜合檔案室和科技檔案室，下屬總經(jīng)辦，集中統(tǒng)一保管公司的重要檔案。同時(shí)，在各分廠、各部門配備兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、保管、移交工作，分公司兼職檔案員一般由辦公室主任擔(dān)任。以下是兼職檔案員的具體工作要求：按《歸檔范圍和要求》及時(shí)收集、保管所在部門應(yīng)歸檔資料，保證其內(nèi)容的真實(shí)、完整、齊全，具體要求見《分公司建檔規(guī)范》。分公司歸檔范圍和要求部門科室歸檔范圍歸檔時(shí)間歸檔要求各生產(chǎn)分公司 生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)各類統(tǒng)計(jì)匯總報(bào)表； 制定的各類規(guī)章制度、工作計(jì)劃，工作匯報(bào)、總結(jié)，會(huì)議記錄、各類證書等辦公事務(wù)資料； 關(guān)于生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)方面的請(qǐng)示批復(fù)，對(duì)外報(bào)道，上級(jí)機(jī)關(guān)、集團(tuán)內(nèi)部來(lái)往的重要文件。 財(cái)務(wù)資料、設(shè)備資料、質(zhì)檢資料、生產(chǎn)原始記錄分類自存?zhèn)洳?，公司檔案室考核驗(yàn)收列出一份詳細(xì)的目錄清單以電子文檔形式交由檔案室備案分公司大事記第二年一季度歸檔　以電子文檔形式交檔案室基建檔案項(xiàng)目決算后移交檔案室歸檔省級(jí)以上政府領(lǐng)導(dǎo)和重要人士來(lái)分公司視察的文字、照片、聲像等材料，分公司獲得的各類榮譽(yù)及時(shí)交檔案室歸檔注意事項(xiàng)：內(nèi)容要齊全，有電子文檔的要一并收集。比如外報(bào)材料，要將通知、申報(bào)材料及批復(fù)文件一起歸檔；訂貨會(huì)材料，無(wú)論是會(huì)議日程、會(huì)議上發(fā)的資料還是領(lǐng)導(dǎo)在會(huì)議上的講話，都應(yīng)作為會(huì)議材料收集上來(lái)。隨著計(jì)算機(jī)的普及，電子文檔被列入檔案收集范圍，主要基于以下原因：一是目前已出現(xiàn)好多以下現(xiàn)象，硬盤或主機(jī)損壞，電腦中資料全部丟失，如果重要資料電子文檔沒有歸檔或備份，不僅給自身工作帶來(lái)不便，也造成公司損失，要重復(fù)勞動(dòng)；二是為今后利用提供方便，提高效率。收集要及時(shí)，一般在事情結(jié)束后，資料的收集工作就應(yīng)跟進(jìn)，否則時(shí)間久了，資料容易散失，若是其中有人事變動(dòng)，收集起來(lái)就會(huì)更加的困難。歸檔的紙質(zhì)材料必須是原件，并有落款、蓋章、時(shí)間、責(zé)任人或領(lǐng)導(dǎo)簽名（蓋章），否則檔案的憑證作用失效。根據(jù)歸檔時(shí)間要求及時(shí)向綜合檔案室移交本部門檔案材料移交時(shí)提供移交清冊(cè)一式兩份（用et表格或excel格式打印，同時(shí)發(fā)電子郵件至danganshi@），清單上列出所有的文件材料名稱、頁(yè)數(shù)，檔案室會(huì)根據(jù)移交目錄清點(diǎn)核對(duì)，雙方履行簽字手續(xù)。移交清單一份檔案室留存，一份由移交部門兼職檔案員留存。（移交清單格式見附件2）注意事項(xiàng)：移交清單必須要填，以分清責(zé)任。如有電子文檔的應(yīng)與紙質(zhì)文件同時(shí)移交。兼職檔案員可發(fā)電子郵件到檔案室郵箱或共享通知檔案室接收，并在移交清單上注明。電子文檔的版本應(yīng)該與移交的紙質(zhì)文件保持一致。照片、聲像材料包括數(shù)碼照片、圖片的移交要求：在移交清冊(cè)中標(biāo)明材料所反映的事件、背景、時(shí)間、地點(diǎn)、有關(guān)人物、照片拍攝者等六要素。負(fù)責(zé)本部門大事記的記錄，每年一季度將上一年大事記整理并到檔案室郵箱danganshi@。負(fù)責(zé)本部門自存檔案的保管和利用自存檔案范圍：凡是反映本部門、分公司工作活動(dòng)，屬公司規(guī)定的歸檔范圍外且具有查考利用價(jià)值的文件材料均屬于自存范圍。包括上級(jí)機(jī)關(guān)、集團(tuán)公司、其他部門發(fā)布的需貫徹執(zhí)行的文件材料和部門自制的文件材料、員工外出學(xué)習(xí)、考察、調(diào)查研究、參加上級(jí)機(jī)關(guān)召開的會(huì)議等公務(wù)活動(dòng)的主要文件資料。自存檔案要求：自存檔案采用產(chǎn)生即歸的方法，由指定的兼職檔案員統(tǒng)一收集、管理，并編制相應(yīng)目錄。自存檔案重要的要有紙質(zhì)留底，一般的在電腦中備份即可，但需在目錄的備注上予以注明文件所在路徑，以便日后查找。（建議各分公司自存電子文檔集中保管，也可視數(shù)量多少一年集中刻錄光盤保存）負(fù)責(zé)督促、定期檢查本廠設(shè)備科、質(zhì)檢科做好內(nèi)部資料的保管工作。（三）、外地分公司建檔規(guī)范為規(guī)范外地分公司檔案資料的管理工作，集團(tuán)公司制定了《外地分公司建檔規(guī)范》，以指導(dǎo)外地分公司檔案資料管理的實(shí)際操作，希各外地分公司遵照?qǐng)?zhí)行。辦公事務(wù)資料歸檔范圍各類規(guī)章制度分公司上報(bào)給集團(tuán)總部的請(qǐng)示報(bào)告及批復(fù)集團(tuán)公司下發(fā)的公文和分公司（部門）間往來(lái)的重要公文分公司行政事務(wù)工作記錄、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃總結(jié)、分公司內(nèi)部通知通報(bào)等分公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)各類統(tǒng)計(jì)匯總報(bào)表員工考核檔案公司的營(yíng)業(yè)執(zhí)照、批準(zhǔn)證書、代碼證、衛(wèi)生許可證、財(cái)政登記證、會(huì)計(jì)登記證、稅務(wù)登記證等各類證書重大活動(dòng)（重要人物來(lái)訪等）的文字材料和聲像材料（照片、錄音帶、錄像帶等）辦公設(shè)備（如電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)、空調(diào)等）說(shuō)明書、隨帶的光盤和軟盤、保修卡等當(dāng)?shù)卣掳l(fā)的各類與公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)有關(guān)的文件1分公司榮譽(yù)檔案（包括上報(bào)材料及獲得榮譽(yù)）歸檔要求整理：首先將資料加以合理的分類。如分設(shè)“制度類”、“工作計(jì)劃與總結(jié)”、“報(bào)表類”、“請(qǐng)示批復(fù)”、“會(huì)議記錄”、“內(nèi)部通知通報(bào)”、“集團(tuán)公司文件”、“人事管理”、“證書類”、“聲像材料類”、“辦公設(shè)備類”等。各分公司可根據(jù)實(shí)際情況確定檔案類別，但分類一定要準(zhǔn)確清晰，不可存在重復(fù)交叉等情況。建議所有文件都采用產(chǎn)生即歸的辦法。具體的做法是：兼職檔案員預(yù)設(shè)幾個(gè)卷盒，外面貼上標(biāo)簽，注明類別，將新產(chǎn)生的文件隨時(shí)歸類存放，并及時(shí)更新目錄清單，以便查找。目錄格式舉例如下： 證書 目錄序號(hào)題名文號(hào)日期責(zé)任者備注1陜西***食品有限公司營(yíng)業(yè)執(zhí)照企合陜咸總字第000140號(hào)20050126咸陽(yáng)市工商行政管理局正副本2陜西***食品有限公司衛(wèi)生許可證如果資料本身就是電子文件，又無(wú)須打印保管的，可直接在電腦中設(shè)立一個(gè)文件夾（等同于保管實(shí)體用的“卷盒”），歸檔和目錄編制要求同上。借閱：公司的資料一般分絕密、機(jī)密、秘密和無(wú)密級(jí)4種，分公司要根據(jù)集團(tuán)公司下發(fā)的《保密制度》或公文上確定的密級(jí)，再結(jié)合分公司的實(shí)際情況，明確借閱權(quán)限。借閱要有登記，以便對(duì)文件的去向加以控制，借閱登記表格式如下： 廠辦資料借閱登記表借閱日期資料名稱借閱人歸還日期備注責(zé)任人：以上工作由分公司辦公室主任或廠辦相應(yīng)管理人員全權(quán)負(fù)責(zé)設(shè)備資料歸檔范圍生產(chǎn)設(shè)備(包括進(jìn)口設(shè)備和自制設(shè)備)的說(shuō)明書生產(chǎn)線的各種布局圖、平面圖、操作規(guī)程、設(shè)備維修保養(yǎng)記錄歸檔要求 設(shè)備資料可以分成三類：一類是生產(chǎn)線安裝資料，這部分包括前面提到的生產(chǎn)線的各種布局圖、平面圖、操作規(guī)程。第二類是設(shè)備隨機(jī)說(shuō)明書；第三類是設(shè)備維修保養(yǎng)記錄。建議按類別分開，按一定的規(guī)律排列，然后編目保存。以設(shè)備隨機(jī)資料為例，最好將所有的資料按一定的規(guī)律排放好，然后在資料的側(cè)立面貼上編號(hào)（考慮到分公司的設(shè)備資料一般比較少，所以編號(hào)為大流水號(hào)3……即可，同樣的資料，如K745701貼標(biāo)機(jī)電控1/3手冊(cè)如有兩本，這兩本資料只能有一個(gè)編號(hào)，但要在份數(shù)這一項(xiàng)目標(biāo)明數(shù)量。新到的資料按流水號(hào)編下去），同時(shí)要用ET或EXCEL表格列一份清單，清楚地標(biāo)明資料的編號(hào)、資料名稱、設(shè)備型號(hào)、使用部門和資料的數(shù)量，以方便查找。格式舉例如下：設(shè)備隨機(jī)資料清單設(shè)備資料編號(hào)設(shè)備型號(hào)設(shè)備資料名稱使用部門或資料所屬的設(shè)備份數(shù)備注1K745701KRONES貼標(biāo)機(jī)電控?zé)峁扪b車間22K745701KRONES貼標(biāo)機(jī)操作手冊(cè)熱罐裝車間1借閱：借閱要有登記，以防丟失，借閱時(shí)間的長(zhǎng)短可視資料的重要程度和實(shí)際工作需要而定，設(shè)備科長(zhǎng)要根據(jù)借閱記錄做好資料的管理工作，防止資料丟失和損壞。借閱清單格式如下：設(shè)備資料借閱登記表借閱日期設(shè)備資料名稱借閱人歸還日期備注責(zé)任人：以上工作由分公司設(shè)備科長(zhǎng)全權(quán)負(fù)責(zé) 質(zhì)檢資料歸檔范圍產(chǎn)品質(zhì)檢記錄(包括包裝材料檢驗(yàn))質(zhì)控點(diǎn)、質(zhì)檢規(guī)程、產(chǎn)品質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)產(chǎn)品工藝配方、工藝操作規(guī)程等技術(shù)文件歸檔要求整理：分類保存好所有檢驗(yàn)記錄，如質(zhì)量原始記錄、巡檢記錄等，建議按月用訂書機(jī)裝訂成冊(cè)，然后在每年的一季度前將去年的質(zhì)檢材料按類別和時(shí)間順序打包整理，附一份簡(jiǎn)單的目錄留存。質(zhì)控點(diǎn)、質(zhì)檢規(guī)程和產(chǎn)品工藝配方等技術(shù)文件要求分別列出目錄清單，格式舉例如下：技術(shù)文件目錄序號(hào)文件名稱文件編號(hào)責(zé)任者下發(fā)時(shí)間接收人1杭州娃哈哈集團(tuán)公司AD鈣奶飲料企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)Q/WHJ 02472003科委20030228***2關(guān)于Q/8WHJ04472001《全脂奶粉內(nèi)控指標(biāo)》的補(bǔ)充通知QSJ081202(05)科委20020110***借閱：質(zhì)檢資料、特別是產(chǎn)品工藝配方等技術(shù)文件由質(zhì)檢科長(zhǎng)親自保管，嚴(yán)格控制借閱范圍，更不能在車間里張貼，以防泄密。責(zé)任人：以上工作由分公司質(zhì)檢科長(zhǎng)全權(quán)負(fù)責(zé)。財(cái)務(wù)資料歸檔范圍會(huì)計(jì)憑證、帳冊(cè)、報(bào)表驗(yàn)資報(bào)告、審計(jì)報(bào)告、資產(chǎn)評(píng)估報(bào)告等歸檔要求整理：會(huì)計(jì)檔案應(yīng)裝入財(cái)務(wù)統(tǒng)一使用的會(huì)計(jì)檔案盒內(nèi)，檔案盒封面和長(zhǎng)立面要書寫清楚各項(xiàng)內(nèi)容，便于查找(具體見檔案管理制度第6頁(yè)）。每一卷盒的長(zhǎng)立面都應(yīng)標(biāo)注會(huì)計(jì)檔案代號(hào)。集團(tuán)公司各類會(huì)計(jì)檔案代號(hào)如下：P—會(huì)計(jì)憑證；Z—會(huì)計(jì)帳冊(cè)；B—會(huì)計(jì)報(bào)表；G—工資、獎(jiǎng)金、補(bǔ)貼、分紅等各類報(bào)表；T—銷售公司內(nèi)勤臺(tái)帳；F1—增值稅發(fā)票存根；F2—普通發(fā)票存根；F3—增值稅發(fā)票抵扣聯(lián)；F4—出庫(kù)單、入庫(kù)單；F5—領(lǐng)料單；Q—其他。標(biāo)號(hào)格式是：代號(hào)－年份—順序號(hào)。比如：2000年會(huì)計(jì)憑證一共有8卷（盒），第一卷（盒）的編號(hào)是：P—2000—1，其余的以此類推；又比如會(huì)計(jì)帳冊(cè)與報(bào)表一起組卷（裝在一個(gè)卷盒里）的，應(yīng)在卷盒上標(biāo)注兩個(gè)編號(hào)，即所有的內(nèi)容都應(yīng)該反映在卷盒表面。借閱：財(cái)務(wù)資料一般除財(cái)務(wù)人員外，不允許外人借閱。3