【導讀】情況，制定本規(guī)章制度。第二條檔案工作的宗旨：收集齊全、及時歸檔、完好保存，方便利用。2．主動上交和積極催收相結合：各部門主動上交和辦公室主動催收相結合。員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀。要性，每損壞或缺失一份，在考核結果中對相關責任人進行責任處理；料交接單，公司不予辦理相關手續(xù)。辦公室集中統(tǒng)一管理，各部門負責部門檔案工作，維護檔案的完整與安全。3．檔案材料的借閱、催還；其主要職責見附件一、部門檔案管理人員職責。紙質檔案指一切以紙質形式存在的檔案資料，對應于聲像檔案資料。料目錄并確定上交時間，下發(fā)各部門執(zhí)行；B.公司各項目部在項目竣工驗收結束后2個月之內上交檔案材料；盤和文字說明兩部分組成。2．各級領導人參加的與公司有關的重大活動的聲像資料；4．其它單位形成的與公司有關的重要聲像資料；

　　

【正文】 題填寫卷內目錄； 錄音、錄像帶、攝像帶光盤以盒為單元填寫卷內目錄。 3．卷內備考表，用于說明卷內聲像材料的整理、變動情況。 六、聲像檔案的保管 聲像檔案入庫前要進行檢查，對已被污損的，要進行必要的技術處理。 保管條件：底片、膠片庫、照片庫、錄音、錄像帶庫應保持在溫濕度相對合理的地方 (20℃左右， 50％以下濕度 )； 底片冊、錄音、錄像帶、攝像帶應立放，磁帶庫必須避開 30 奧斯特以上的磁場，磁場盒與盒的間距不小于 3mm；存放磁 帶最好不用鐵皮柜。 對庫存的照片檔案，要一年檢查一次。 附件四、光盤檔案管理細則 一、光盤的整理： 光盤檔案的管理由信息管理員具體負責。 正確標注每份預歸文件的日期、流水號、文號、標題、分類、主題詞、密級、頁數(shù)、掃描文件路徑、文件名等內容并完成數(shù)據(jù)庫的錄入和圖像掃描工作。 (見 附件五 ) 每年 3 月底前檢查和清理上一年的預歸文件，完成計算機自動歸檔、立卷工作，也可自行調整立卷。 自動生成案卷數(shù)據(jù)庫，填寫數(shù)據(jù)庫內容，包括編寫卷名和填制案卷有關內容并打印出案卷封皮、卷內目錄和全引目錄，系統(tǒng)提供各種 報表。 按計算機分配的卷號貼制卷皮，按計算機分配的卷內順序號往卷內插放文件，在案卷首附卷內文件目錄。 歸檔后，刻制光盤并填好備份光盤的備考文件 二、光盤的管理和保護： 檔案建立初期先保存在硬盤上，便于檢查調整和使用，一旦形成規(guī)模，檢查無誤，就應將數(shù)據(jù)庫和圖像文件一并刻到光盤上加以保存。光盤上的檔案文件不得改動。光盤的使用維護必須遵循以下規(guī)則： 光盤說明：錄制完的光盤應制作相應的盤片標簽，內容按規(guī)定填寫齊全、清楚，貼放在盤片盒正面，（見 附件 九）。 光盤檢測：錄制完后，應進行外觀與載體內容的質量 檢測，確認無污染、劃痕、病毒，保證內容完整。 光盤保管：存有檔案的光盤要一式兩份，一份供查閱，一份封存保管，兩份分開保管。 光盤保護：錄制好的光盤要存放在潔凈、安全、避光、防潮防磁的地方，嚴禁用手摸擦表面，嚴禁摔、碰、折、劃和擠壓光盤。 數(shù)據(jù)檢查：每年進行質量檢查，及時修補、及時復制。 三、光盤檔案的密級劃分和權限管理： 光盤的密級按光盤中文書檔案的最高密級確定。具體劃分同文書檔案密級劃分。 辦公室秘書按公司的保密規(guī)定事先設置權限管理密碼，確保存有檔案信息的光盤內容不被非法調用、刪除、修改、打印 和拷貝。權限設定按光盤內所存最高密級檔案確定。 中國最大的管理資源中心 (大量免費資源共享 ) 第 2 頁 共 31 頁 附件五、光盤標簽 光盤名稱 全宗代號 全宗名稱 起止年代 盤片型號 文件份數(shù) 起止卷號 保管期限 密級 制作時間 制作單位 單位法人代表 保管單位 光盤編號 光盤名稱 掃描人 檢查人 操作系統(tǒng) 圖像格式 硬件環(huán)境 掃描儀型號 光刻機型號 光盤片型號 軟件環(huán)境 漢字系統(tǒng) 圖像處理軟件 版本號 圖像存儲格式 數(shù)據(jù)庫系統(tǒng) 說明 中國最大的管理資源中心 (大量免費資源共享 ) 第 3 頁 共 31 頁 附表一、計劃工作資料單 上報部門 時間 部門經(jīng)理簽字 辦公室主任簽字 工作種類 計劃預計上報材料 上報人： 中國最大的管理資源中心 (大量免費資源共享 ) 第 4 頁 共 31 頁 附表二、查（借）閱文件資料申請單 申請部門 申請人 申請日期 文件名稱 1 2 3 4 用途 預計使用期限 部門領導 簽 字 辦公室主任 主管領導 審 批 經(jīng)辦情況 經(jīng)辦人 附表三、借閱檔案催還單 ： 您所借閱的下列檔案期限已過，檔案借閱原定于 月 日前送還。 辦公室 年 月 日 類號 編號 文件 借期 送還期 數(shù)量 備注 中國最大的管理資源中心 (大量免費資源共享 ) 第 5 頁 共 31 頁 附表四、打（復）印文件資料申請單 申請部門 申請人 申請日期 部門領導 辦公室主任 主管領導 用途 頁數(shù) 份數(shù) 文件 文件 文件 文件 經(jīng)辦情況 經(jīng)辦人 附表五、領用文件資料申請單 編號： 申請部門 申請人 申請日期 部門領導 主管領導 資料管理員 用途 文件性質 份數(shù) 文件 文件 文件 文件 其他情況 中國最大的管理資源中心 (大量免費資源共享 ) 第 6 頁 共 31 頁 附表六、檔案交接清單 種類 密級 類號 編號 名稱 單位 數(shù)量 備注 交接人：＿＿＿＿；接收人：＿＿＿＿； 日期： 年 月 日 附表七、聲像器材借用申請表 借用人 部門 崗位 器材名稱 編號 單位 數(shù)量 申請事由 需要提交的聲像檔案結果 中國最大的管理資源中心 (大量免費資源共享 ) 第 7 頁 共 31 頁 部門經(jīng)理 辦 公室主任 公司領導 借用期限： 年 月 日至 年 月 日