【正文】 長、存取速度快、不易損壞等特點(diǎn)，應(yīng)作為電子檔案首選的存儲(chǔ)載體，選用時(shí)要注意選擇不可擦寫的光盤。 ④ 電子文件的歸檔管理▲ 電子文件歸檔的歸檔范圍、歸檔時(shí)間和電子文件的質(zhì)量要求和傳統(tǒng)檔案管理中的要求是一致的。 歸檔后的電子文件，需要登錄和編目。 然后將整理完畢的電子檔案刻盤。 司有和 信息管理學(xué)通論 第 7 章 — 758 — ① 保證電子檔案載體物理上的安全 ▲ 要建立一個(gè)適合于磁、光介質(zhì)保存的環(huán)境，載體要直立排放，并滿足避光、防塵、防變形的要求，要遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場和有害氣體等。這一點(diǎn)和傳統(tǒng)檔案保護(hù)工作的內(nèi)容是一致的。 ② 保證電子檔案內(nèi)容的可讀性 鑒于電子檔案離開了產(chǎn)生它的原計(jì)算機(jī)軟、硬件平臺(tái)就無法顯示其承載的內(nèi)容，所以電子檔案管理工作，除了對(duì)電子檔案本身，還必須對(duì)其所依賴的技術(shù)及數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)和相關(guān)定義參數(shù)加以保存或采用其他方法加以轉(zhuǎn)換，以保證內(nèi)容的可讀性。 ③ 對(duì)電子檔案進(jìn)行有效的檢測(cè)與維護(hù) 對(duì)電子檔案載體進(jìn)行定期檢測(cè)和拷貝，發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)進(jìn)行有效的修正或更新。操作時(shí)，必須嚴(yán)格按照規(guī)范程序進(jìn)行，因?yàn)槿魏我豁?xiàng)誤操作，都可能造成難以彌補(bǔ)的損失。 檢測(cè)、維護(hù)、拷貝等操作過程要進(jìn)行記錄。 Information Management 非在線信息系統(tǒng)的管理 （ 1）電子文件的歸檔 （ 2）電子文件的保存和維護(hù) 司有和 信息管理學(xué)通論 第 7 章 — 759 — ① 電子檔案提供利用的方式 ▲ 提供拷貝 （拷貝后利用） ▲ 網(wǎng)絡(luò)傳輸 （在網(wǎng)上查閱） ▲ 直接利用 （在電子檔案館查閱） ② 電子檔案利用管理的內(nèi)容 ▲ 電子檔案利用者及利用工作者的管理 （使用權(quán)限的管理） 。 ▲ 對(duì)提供利用載體的管理 （拷貝的提供和回收） 。 ▲ 電子檔案利用中的安全管理。 Information Management 非在線信息系統(tǒng)的管理 （ 1）電子文件的歸檔 （ 2）電子文件的保存和維護(hù) （ 3）電子檔案的利用 司有和 信息管理學(xué)通論 第 7 章 — 760 — ① 電子檔案利用中的安全管理 實(shí)行利用權(quán)限控制，防止 無關(guān)人員非法讀取 ，防止在利用過程中 泄密和損傷 信息，并對(duì)使用過程進(jìn)行有效的監(jiān)控。 采用網(wǎng)絡(luò)傳輸或直接利用等利用方式時(shí)，對(duì)有密級(jí)的信息內(nèi)容要加密處理，并對(duì)所用的密鑰進(jìn)行定期或不定期更換。 ② 電子檔案內(nèi)容的安全管理 由于電子檔案的內(nèi)容信息與載體是可以分離的，因而隨時(shí)都面臨著被修改、盜竊，甚至被銷毀的危險(xiǎn)，會(huì)因受到電腦病毒的攻擊而損壞。保護(hù)的技術(shù)途徑：防火墻技術(shù)、存取權(quán)限控制、數(shù)據(jù)加密法、數(shù)字水印法、數(shù)字時(shí)間印章法等 。 ③ 電子檔案載體存放的安全管理 這方面的工作和傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的保護(hù)是一致的，就是“八防”：防火、防水、防潮、防霉、防蟲、防光、防塵、防盜。 對(duì)于電子檔案來說，還要增加防磁、防震、防輻射。 Information Management 非在線信息系統(tǒng)的管理 （ 1）電子文件的歸檔 （ 2）電子文件的保存和維護(hù) （ 3）電子檔案的利用 （ 4）電子檔案的安全管理 司有和 信息管理學(xué)通論 第 7 章 — 761 — （ 1）知識(shí)管理的含義 這是通過對(duì)組織外部知識(shí)和內(nèi)部知識(shí)的采集與存儲(chǔ)、交流與共享、應(yīng)用與創(chuàng)新，以實(shí)現(xiàn)增強(qiáng)組織績效目的的管理活動(dòng)的全過程。 它包括：對(duì)知識(shí)進(jìn)行管理和運(yùn)用知識(shí)進(jìn)行管理兩個(gè)方面。 簡言之：知識(shí)管理是在組織內(nèi)以知識(shí)為核心的管理活動(dòng)。 知識(shí)是一種信息，所以知識(shí)管理是信息管理的一種。 烏家培教授說：“信息管理是知識(shí)管理的基礎(chǔ)，知識(shí)管理是信息管理的延伸和發(fā)展。” Information Management 非在線信息系統(tǒng)的管理 知識(shí)管理 （ 2）知識(shí)管理的功能 通過知識(shí)管理，可以提高組織創(chuàng)新能力，提高組織應(yīng)變能力，提高組織工作效率，提高組織員工技能水平，實(shí)現(xiàn)組織知識(shí)資產(chǎn)的增值。 但是，知識(shí)是需要管理的資源，它的資源價(jià)值不會(huì)自動(dòng)地實(shí)現(xiàn)。組織實(shí)施知識(shí)管理，使得組織的知識(shí)得以集成，可以在全組織內(nèi)交流和共享，從而使組織知識(shí)的潛在資源價(jià)值得到充分發(fā)揮 . 司有和 信息管理學(xué)通論 第 7 章 — 762 — Information Management 非在線信息系統(tǒng)的管理 知識(shí)管理 （ 1）知識(shí)的獲取 ① 顯性知識(shí)的獲取 ▲ 用文本資料收集 ▲ 用計(jì)算機(jī)管理信息系統(tǒng)收集 ▲ 利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)收集 ▲ 利用數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)收集 ② 內(nèi)部隱性知識(shí)的獲取 ▲ 利用數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)收集 ▲ 通過與員工的交談、觀察、模仿來收集 ③ 外部隱性知識(shí)的獲取 ▲ 向外部組織學(xué)習(xí)，尤其是向合作者學(xué)習(xí)，合法地了解他們的專利、藍(lán)圖、樣品以及許可證貿(mào)易等顯性知識(shí)中沒有反映的知識(shí)，以求形成優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)的戰(zhàn)略聯(lián)盟。如果屬于競爭對(duì)手，可以通過競爭情報(bào)手段來獲取對(duì)方的隱性知識(shí)。 司有和 信息管理學(xué)通論 第 7 章 — 763 — （ 2）知識(shí)的整序 知識(shí)整序包括對(duì)知識(shí)進(jìn)行分類、分析、整理、提煉和初步激活，以求形成對(duì)組織有價(jià)值的新的知識(shí)。 顯性知識(shí)的整序，與信息的整序是一致的。 隱性知識(shí)的整序，通過對(duì)隱性知識(shí)的載體：員工個(gè)人、部門團(tuán)體的整序來對(duì)隱性知識(shí)間接整序。 Information Management 非在線信息系統(tǒng)的管理 知識(shí)管理 （ 1）知識(shí)的獲取 （ 3）知識(shí)的存儲(chǔ) 常用的知識(shí)存儲(chǔ)方法有知識(shí)倉庫和知識(shí)地圖 知識(shí)倉庫 它是存放信息和知識(shí)的地點(diǎn)，它存儲(chǔ)知識(shí)的條目、事件、知識(shí)的使用記錄以及來源線索，各種經(jīng)驗(yàn)、備選的技術(shù)方案、各種用于支持決策的知識(shí)，以及與數(shù)據(jù)相關(guān)的語境和經(jīng)驗(yàn)。 知識(shí)地圖 它是一個(gè)企業(yè)的知識(shí)位置圖。它類似地理位置的圖示，或是知識(shí)黃頁、知識(shí)目錄、按照某種路徑構(gòu)造的向?qū)綌?shù)據(jù)庫。 （ 4）組織內(nèi)部知識(shí)的交流與共享 這是指組織內(nèi)員工個(gè)體的知識(shí)財(cái)富（包括顯性知識(shí)和隱性知識(shí)），通過各種表述手段（語言、圖表、比喻、類比）和傳播方式（電話、網(wǎng)絡(luò)）為組織中的其它員工個(gè)體所分享，并進(jìn)一步把個(gè)體的知識(shí)轉(zhuǎn)化為組織知識(shí)的過程。 組織內(nèi)部知識(shí)的交流與共享的內(nèi)容包括： ① 知識(shí)交流與共享的模式 ② 知識(shí)交流與共享的策略 ③ 知識(shí)共享內(nèi)部環(huán)境的培育 司有和 信息管理學(xué)通論 第 7 章 — 764 — （ 4）組織內(nèi)部知識(shí)的交流與共享 ① 知識(shí)交流與共享的模式 Information Management 非在線信息系統(tǒng)的管理 關(guān)于知識(shí)共享模式最著名的是日本學(xué)者野中郁次郎和竹內(nèi) 廣孝提出的 SECI模型： 第一，社會(huì)化（ Socialization）模式 第二，外部化（ Externalization）模式 第三，綜合化（ Combination）模式 第四，內(nèi)在化（ Internalization）模式 隱性知識(shí) 顯性知識(shí) 社會(huì)化Socialization 外部化Externalization 綜合化Combination 內(nèi)在化Internalization 隱性知識(shí) 顯性知識(shí) 企業(yè)內(nèi)知識(shí)共享 SECI模型 司有和 信息管理學(xué)通論 第 7 章 — 765 — ② 知識(shí)交流與共享的策略 （ 4）組織內(nèi)部知識(shí)的交流與共享 ① 知識(shí)交流與共享的模式 Information Management 非在線信息系統(tǒng)的管理 第一，個(gè)人化策略 這主要針對(duì)隱性知識(shí)的共享，將沒有掌握某種知識(shí)的人與掌握該知識(shí)的人緊密聯(lián)系在一起，為員工之間的知識(shí)交流提供更多的機(jī)會(huì)。 第二，編碼化策略 這主要針對(duì)業(yè)已存在的以編碼形式存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)中的知識(shí)實(shí)現(xiàn)共享的策略。 ③ 知識(shí)共享內(nèi)部環(huán)境的培育 組織內(nèi)顯性知識(shí)的共享 組織內(nèi)隱性知識(shí)的共享，一要在企業(yè)內(nèi)部提倡知識(shí)共享價(jià)值觀，營造開放而又信任的合作環(huán)境， 二可組建“實(shí)體性知識(shí)沙龍”或“虛擬性知識(shí)沙龍”，也是實(shí)現(xiàn)知識(shí)共享的有效途徑。 司有和 信息管理學(xué)通論 第 7 章 — 766 — （ 2）知識(shí)的整序 Information Management 非在線信息系統(tǒng)的管理 知識(shí)管理 （ 1）知識(shí)的獲取 （ 3）知識(shí)的存儲(chǔ) （ 4）組織內(nèi)部知識(shí)的交流與共享 （ 5）組織內(nèi)的知識(shí)應(yīng)用與創(chuàng)新 組織內(nèi)的知識(shí)應(yīng)用 這主要是指利用所存儲(chǔ)的顯性知識(shí)去解決問題并產(chǎn)生新知識(shí)的過程。 ▲ 這一方面表現(xiàn)為利用已有的知識(shí)，形成新的產(chǎn)品知識(shí)、新的業(yè)務(wù)過程知識(shí)等。 ▲ 另一方面，隨著員工將顯性知識(shí)運(yùn)用到實(shí)踐中，能夠得到不同的體驗(yàn)，常常可以導(dǎo)致員工自身知識(shí)儲(chǔ)備的拓展，即增加員工個(gè)人的隱性知識(shí)。 組織內(nèi)的知識(shí)創(chuàng)新 知識(shí)創(chuàng)新是知識(shí)管理的最高境界，涉及的領(lǐng)域非常廣泛。 ▲ 包括：技術(shù)創(chuàng)新、管理創(chuàng)新、制度創(chuàng)新等。 技術(shù)創(chuàng)新是知識(shí)創(chuàng)新的核心和基礎(chǔ) 制度創(chuàng)新是知識(shí)創(chuàng)新的前提 管理創(chuàng)新是知識(shí)創(chuàng)新的保障 ▲ 比如，員工知識(shí)創(chuàng)新獲得了成功應(yīng)給予適度獎(jiǎng)勵(lì)；而對(duì)于創(chuàng)新失敗，不分青紅皂白地追究責(zé)任就會(huì)挫傷員工的創(chuàng)新熱情。這就需要制度創(chuàng)新、管理創(chuàng)新來解決。 司有和 信息管理學(xué)通論 第 7 章 — 767 — Information Management 非在線信息系統(tǒng)的管理 知識(shí)管理 （ 1）建立和健全組織知識(shí)管理機(jī)構(gòu)，進(jìn)行知識(shí)運(yùn)營 實(shí)施知識(shí)管理必須建立與知識(shí)管理相適應(yīng)的管理機(jī)構(gòu)。 組織的知識(shí)管理機(jī)構(gòu)要具有可塑性和靈活性，盡可能減少組織結(jié)構(gòu)層次，以提高組織知識(shí)的傳遞速度，實(shí)現(xiàn)組織的高效運(yùn)作，以利于組織能夠?qū)ν獠凯h(huán)境變化做出快速響應(yīng)，從而提高組織的應(yīng)變能力和知識(shí)創(chuàng)新能力。 這里的關(guān)鍵是選擇合適的知識(shí)主管 （ CKO） （ 2）構(gòu)建組織知識(shí)倉庫，提高知識(shí)共享意識(shí) 實(shí)施知識(shí)管理的基本條件和方法是建立知識(shí)倉庫。 組織的知識(shí)倉庫應(yīng)該存儲(chǔ)有與企業(yè)經(jīng)營、生產(chǎn)、管理有關(guān)的信息和知識(shí)，并被有序化，為企業(yè)提供知識(shí)服務(wù)。 企業(yè)知識(shí)倉庫一般設(shè)在企業(yè)的內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)上。 要發(fā)揮知識(shí)庫作用，應(yīng)大力提高員共的知識(shí)共享意識(shí)。 （ 3）開展學(xué)習(xí)型組織活動(dòng)，不斷更新知識(shí)內(nèi)容 開展“學(xué)習(xí)型組織”活動(dòng)是組織知識(shí)管理的重要措施和方法。通過學(xué)習(xí)型組織活動(dòng)不僅可以使員工獲得新的知識(shí)，而且可以在活動(dòng)中加大知識(shí)的交流速度和范圍，實(shí)現(xiàn)知識(shí)在組織內(nèi)的廣泛共享，提高組織的知識(shí)創(chuàng)新能力。 （ 4）建立知識(shí)創(chuàng)新激勵(lì)機(jī)制，鼓勵(lì)知識(shí)創(chuàng)新 亦稱“人力資源管理知識(shí)化”。因?yàn)橹R(shí)創(chuàng)新在于人，只有建立知識(shí)創(chuàng)新激勵(lì)機(jī)制，才能引發(fā)員工知識(shí)創(chuàng)新激情，實(shí)現(xiàn)隱性知識(shí)和顯性知識(shí)的升華。 ▲ 知識(shí)創(chuàng)新激勵(lì)機(jī)制雖然也使用物質(zhì)激勵(lì)，但更注重精神激勵(lì)。 司有和 信息管理學(xué)通論 第 7 章 — 768 — Information Management 討 論 案例分析： 聯(lián)新機(jī)械公司 CIO何其昌的企業(yè)信息化命運(yùn) 司有和 信息管理學(xué)通論 第 7 章 — 769 — Information Management 作 業(yè) 思考與練習(xí)： 3 司有和 信息管理學(xué)通論 第 7 章 — 770 — 謝 謝 大 家 請(qǐng)繼續(xù)學(xué)習(xí)第八章 The General Theory of Information Management