【正文】 長、存取速度快、不易損壞等特點，應作為電子檔案首選的存儲載體，選用時要注意選擇不可擦寫的光盤。 ④ 電子文件的歸檔管理▲ 電子文件歸檔的歸檔范圍、歸檔時間和電子文件的質(zhì)量要求和傳統(tǒng)檔案管理中的要求是一致的。 歸檔后的電子文件，需要登錄和編目。 然后將整理完畢的電子檔案刻盤。 司有和 信息管理學通論 第 7 章 — 758 — ① 保證電子檔案載體物理上的安全 ▲ 要建立一個適合于磁、光介質(zhì)保存的環(huán)境，載體要直立排放，并滿足避光、防塵、防變形的要求，要遠離強磁場和有害氣體等。這一點和傳統(tǒng)檔案保護工作的內(nèi)容是一致的。 ② 保證電子檔案內(nèi)容的可讀性 鑒于電子檔案離開了產(chǎn)生它的原計算機軟、硬件平臺就無法顯示其承載的內(nèi)容，所以電子檔案管理工作，除了對電子檔案本身，還必須對其所依賴的技術(shù)及數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)和相關(guān)定義參數(shù)加以保存或采用其他方法加以轉(zhuǎn)換，以保證內(nèi)容的可讀性。 ③ 對電子檔案進行有效的檢測與維護 對電子檔案載體進行定期檢測和拷貝，發(fā)現(xiàn)問題，及時進行有效的修正或更新。操作時，必須嚴格按照規(guī)范程序進行，因為任何一項誤操作，都可能造成難以彌補的損失。 檢測、維護、拷貝等操作過程要進行記錄。 Information Management 非在線信息系統(tǒng)的管理 （ 1）電子文件的歸檔 （ 2）電子文件的保存和維護 司有和 信息管理學通論 第 7 章 — 759 — ① 電子檔案提供利用的方式 ▲ 提供拷貝 （拷貝后利用） ▲ 網(wǎng)絡(luò)傳輸 （在網(wǎng)上查閱） ▲ 直接利用 （在電子檔案館查閱） ② 電子檔案利用管理的內(nèi)容 ▲ 電子檔案利用者及利用工作者的管理 （使用權(quán)限的管理） 。 ▲ 對提供利用載體的管理 （拷貝的提供和回收） 。 ▲ 電子檔案利用中的安全管理。 Information Management 非在線信息系統(tǒng)的管理 （ 1）電子文件的歸檔 （ 2）電子文件的保存和維護 （ 3）電子檔案的利用 司有和 信息管理學通論 第 7 章 — 760 — ① 電子檔案利用中的安全管理 實行利用權(quán)限控制，防止 無關(guān)人員非法讀取 ，防止在利用過程中 泄密和損傷 信息，并對使用過程進行有效的監(jiān)控。 采用網(wǎng)絡(luò)傳輸或直接利用等利用方式時，對有密級的信息內(nèi)容要加密處理，并對所用的密鑰進行定期或不定期更換。 ② 電子檔案內(nèi)容的安全管理 由于電子檔案的內(nèi)容信息與載體是可以分離的，因而隨時都面臨著被修改、盜竊，甚至被銷毀的危險，會因受到電腦病毒的攻擊而損壞。保護的技術(shù)途徑：防火墻技術(shù)、存取權(quán)限控制、數(shù)據(jù)加密法、數(shù)字水印法、數(shù)字時間印章法等 。 ③ 電子檔案載體存放的安全管理 這方面的工作和傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的保護是一致的，就是“八防”：防火、防水、防潮、防霉、防蟲、防光、防塵、防盜。 對于電子檔案來說，還要增加防磁、防震、防輻射。 Information Management 非在線信息系統(tǒng)的管理 （ 1）電子文件的歸檔 （ 2）電子文件的保存和維護 （ 3）電子檔案的利用 （ 4）電子檔案的安全管理 司有和 信息管理學通論 第 7 章 — 761 — （ 1）知識管理的含義 這是通過對組織外部知識和內(nèi)部知識的采集與存儲、交流與共享、應用與創(chuàng)新，以實現(xiàn)增強組織績效目的的管理活動的全過程。 它包括：對知識進行管理和運用知識進行管理兩個方面。 簡言之：知識管理是在組織內(nèi)以知識為核心的管理活動。 知識是一種信息，所以知識管理是信息管理的一種。 烏家培教授說：“信息管理是知識管理的基礎(chǔ)，知識管理是信息管理的延伸和發(fā)展?！? Information Management 非在線信息系統(tǒng)的管理 知識管理 （ 2）知識管理的功能 通過知識管理，可以提高組織創(chuàng)新能力，提高組織應變能力，提高組織工作效率，提高組織員工技能水平，實現(xiàn)組織知識資產(chǎn)的增值。 但是，知識是需要管理的資源，它的資源價值不會自動地實現(xiàn)。組織實施知識管理，使得組織的知識得以集成，可以在全組織內(nèi)交流和共享，從而使組織知識的潛在資源價值得到充分發(fā)揮 . 司有和 信息管理學通論 第 7 章 — 762 — Information Management 非在線信息系統(tǒng)的管理 知識管理 （ 1）知識的獲取 ① 顯性知識的獲取 ▲ 用文本資料收集 ▲ 用計算機管理信息系統(tǒng)收集 ▲ 利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)收集 ▲ 利用數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)收集 ② 內(nèi)部隱性知識的獲取 ▲ 利用數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)收集 ▲ 通過與員工的交談、觀察、模仿來收集 ③ 外部隱性知識的獲取 ▲ 向外部組織學習，尤其是向合作者學習，合法地了解他們的專利、藍圖、樣品以及許可證貿(mào)易等顯性知識中沒有反映的知識，以求形成優(yōu)勢互補的戰(zhàn)略聯(lián)盟。如果屬于競爭對手，可以通過競爭情報手段來獲取對方的隱性知識。 司有和 信息管理學通論 第 7 章 — 763 — （ 2）知識的整序 知識整序包括對知識進行分類、分析、整理、提煉和初步激活，以求形成對組織有價值的新的知識。 顯性知識的整序，與信息的整序是一致的。 隱性知識的整序，通過對隱性知識的載體：員工個人、部門團體的整序來對隱性知識間接整序。 Information Management 非在線信息系統(tǒng)的管理 知識管理 （ 1）知識的獲取 （ 3）知識的存儲 常用的知識存儲方法有知識倉庫和知識地圖 知識倉庫 它是存放信息和知識的地點，它存儲知識的條目、事件、知識的使用記錄以及來源線索，各種經(jīng)驗、備選的技術(shù)方案、各種用于支持決策的知識，以及與數(shù)據(jù)相關(guān)的語境和經(jīng)驗。 知識地圖 它是一個企業(yè)的知識位置圖。它類似地理位置的圖示，或是知識黃頁、知識目錄、按照某種路徑構(gòu)造的向?qū)綌?shù)據(jù)庫。 （ 4）組織內(nèi)部知識的交流與共享 這是指組織內(nèi)員工個體的知識財富（包括顯性知識和隱性知識），通過各種表述手段（語言、圖表、比喻、類比）和傳播方式（電話、網(wǎng)絡(luò)）為組織中的其它員工個體所分享，并進一步把個體的知識轉(zhuǎn)化為組織知識的過程。 組織內(nèi)部知識的交流與共享的內(nèi)容包括： ① 知識交流與共享的模式 ② 知識交流與共享的策略 ③ 知識共享內(nèi)部環(huán)境的培育 司有和 信息管理學通論 第 7 章 — 764 — （ 4）組織內(nèi)部知識的交流與共享 ① 知識交流與共享的模式 Information Management 非在線信息系統(tǒng)的管理 關(guān)于知識共享模式最著名的是日本學者野中郁次郎和竹內(nèi) 廣孝提出的 SECI模型： 第一，社會化（ Socialization）模式 第二，外部化（ Externalization）模式 第三，綜合化（ Combination）模式 第四，內(nèi)在化（ Internalization）模式 隱性知識 顯性知識 社會化Socialization 外部化Externalization 綜合化Combination 內(nèi)在化Internalization 隱性知識 顯性知識 企業(yè)內(nèi)知識共享 SECI模型 司有和 信息管理學通論 第 7 章 — 765 — ② 知識交流與共享的策略 （ 4）組織內(nèi)部知識的交流與共享 ① 知識交流與共享的模式 Information Management 非在線信息系統(tǒng)的管理 第一，個人化策略 這主要針對隱性知識的共享，將沒有掌握某種知識的人與掌握該知識的人緊密聯(lián)系在一起，為員工之間的知識交流提供更多的機會。 第二，編碼化策略 這主要針對業(yè)已存在的以編碼形式存儲在計算機中的知識實現(xiàn)共享的策略。 ③ 知識共享內(nèi)部環(huán)境的培育 組織內(nèi)顯性知識的共享 組織內(nèi)隱性知識的共享，一要在企業(yè)內(nèi)部提倡知識共享價值觀，營造開放而又信任的合作環(huán)境， 二可組建“實體性知識沙龍”或“虛擬性知識沙龍”，也是實現(xiàn)知識共享的有效途徑。 司有和 信息管理學通論 第 7 章 — 766 — （ 2）知識的整序 Information Management 非在線信息系統(tǒng)的管理 知識管理 （ 1）知識的獲取 （ 3）知識的存儲 （ 4）組織內(nèi)部知識的交流與共享 （ 5）組織內(nèi)的知識應用與創(chuàng)新 組織內(nèi)的知識應用 這主要是指利用所存儲的顯性知識去解決問題并產(chǎn)生新知識的過程。 ▲ 這一方面表現(xiàn)為利用已有的知識，形成新的產(chǎn)品知識、新的業(yè)務過程知識等。 ▲ 另一方面，隨著員工將顯性知識運用到實踐中，能夠得到不同的體驗，常?？梢詫е聠T工自身知識儲備的拓展，即增加員工個人的隱性知識。 組織內(nèi)的知識創(chuàng)新 知識創(chuàng)新是知識管理的最高境界，涉及的領(lǐng)域非常廣泛。 ▲ 包括：技術(shù)創(chuàng)新、管理創(chuàng)新、制度創(chuàng)新等。 技術(shù)創(chuàng)新是知識創(chuàng)新的核心和基礎(chǔ) 制度創(chuàng)新是知識創(chuàng)新的前提 管理創(chuàng)新是知識創(chuàng)新的保障 ▲ 比如，員工知識創(chuàng)新獲得了成功應給予適度獎勵；而對于創(chuàng)新失敗，不分青紅皂白地追究責任就會挫傷員工的創(chuàng)新熱情。這就需要制度創(chuàng)新、管理創(chuàng)新來解決。 司有和 信息管理學通論 第 7 章 — 767 — Information Management 非在線信息系統(tǒng)的管理 知識管理 （ 1）建立和健全組織知識管理機構(gòu)，進行知識運營 實施知識管理必須建立與知識管理相適應的管理機構(gòu)。 組織的知識管理機構(gòu)要具有可塑性和靈活性，盡可能減少組織結(jié)構(gòu)層次，以提高組織知識的傳遞速度，實現(xiàn)組織的高效運作，以利于組織能夠?qū)ν獠凯h(huán)境變化做出快速響應，從而提高組織的應變能力和知識創(chuàng)新能力。 這里的關(guān)鍵是選擇合適的知識主管 （ CKO） （ 2）構(gòu)建組織知識倉庫，提高知識共享意識 實施知識管理的基本條件和方法是建立知識倉庫。 組織的知識倉庫應該存儲有與企業(yè)經(jīng)營、生產(chǎn)、管理有關(guān)的信息和知識，并被有序化，為企業(yè)提供知識服務。 企業(yè)知識倉庫一般設(shè)在企業(yè)的內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)上。 要發(fā)揮知識庫作用，應大力提高員共的知識共享意識。 （ 3）開展學習型組織活動，不斷更新知識內(nèi)容 開展“學習型組織”活動是組織知識管理的重要措施和方法。通過學習型組織活動不僅可以使員工獲得新的知識，而且可以在活動中加大知識的交流速度和范圍，實現(xiàn)知識在組織內(nèi)的廣泛共享，提高組織的知識創(chuàng)新能力。 （ 4）建立知識創(chuàng)新激勵機制，鼓勵知識創(chuàng)新 亦稱“人力資源管理知識化”。因為知識創(chuàng)新在于人，只有建立知識創(chuàng)新激勵機制，才能引發(fā)員工知識創(chuàng)新激情，實現(xiàn)隱性知識和顯性知識的升華。 ▲ 知識創(chuàng)新激勵機制雖然也使用物質(zhì)激勵，但更注重精神激勵。 司有和 信息管理學通論 第 7 章 — 768 — Information Management 討 論 案例分析： 聯(lián)新機械公司 CIO何其昌的企業(yè)信息化命運 司有和 信息管理學通論 第 7 章 — 769 — Information Management 作 業(yè) 思考與練習： 3 司有和 信息管理學通論 第 7 章 — 770 — 謝 謝 大 家 請繼續(xù)學習第八章 The General Theory of Information Management