【正文】 據(jù)，采用 STORAGE WORKS系統(tǒng)，來完成 50TB的存儲和每年 10TB速度增長的數(shù)據(jù)庫管理工作。張瑞敏的國際化：全球競爭中的研究院布局。這兩項任務(wù)的完成以紙張載體是無法想象。如果我們依然承認檔案的主要作用在于提供信息和保存歷史，就不能不接受并管理現(xiàn)代社會信息記錄的新形式 —— 電子檔案。 ★ 安然、安達信破產(chǎn)導(dǎo)致的 SOX法案誕生與“法規(guī)遵從”概念的形成。這一轟動一時的案件被認為是美國企業(yè)檔案管理違法的現(xiàn)代經(jīng)典案例。 2022年的 The SarbanesOxley Act（上市公司財務(wù)法案）要求企業(yè)董事會必須按法案 404條款采用審計標準實施內(nèi)部控制。其中就包括檢查評價內(nèi)部控制結(jié)構(gòu)及程序中是否建有檔案（ records），以準確公正地反映交易，并能提供合理的證明，以滿足、符合、支持企業(yè)財務(wù)報告。企業(yè)不重視檔案管理、沒有投入相應(yīng)的資源確保其安全、完整，可能會面臨法律制裁。 該法要求 CEO和 CFO要對財務(wù)狀況的檔案的真實性負責。該法規(guī)定，審計文件要保存七年。如果發(fā)生檔案文件不真實， CEO和 CFO將被罰款 100萬美元，入獄最多至 10年；如果被查出是有意編造虛假文件，則將被罰款 500萬美元，入獄最多至 20年。這一戒則適用于“任何人故意修改、銷毀、肢解、藏匿、掩蓋、偽造、虛構(gòu)檔案或文件?！痹摲ㄌ貏e是要求電子檔案的不可更改性。所以企業(yè)必須面對電子檔案的管理。 ★ 國際電子檔案研究動向 電子檔案管理已經(jīng)成為檔案管理國際標準工作、國際檔案界研究的主體內(nèi)容。如 ISO15489檔案管理、 ISO26102電子檔案長期保存、 ISO23081檔案元數(shù)據(jù)、 ISO19005PDF存檔格式、 ISO14721。開放檔案信息系統(tǒng)（ OAIS）ISO/TR1508 ISO/TR18492等。發(fā)達國家的電子檔案研究項目有：歐洲的MoREQ、 ICA的 InterPARES、美國的塞多納聯(lián)合會（ Sedona Conference）有關(guān)電子檔案的研究報告；加拿大 UBC的有關(guān)電子檔案保管鏈管理研究項目；澳大利亞 VERS和 DIRKS (Designing and Implementing Record Keeping Systems)；荷蘭的數(shù)字保存試驗臺項目（ Digital Preservation Testbed；英國的數(shù)字保管中心項目 Digital Curation Centre (DCC)；美英兩所大學承擔的構(gòu)建數(shù)字材料長期保存技術(shù)策略的凱米里昂計劃（ CAMiLEON Project）；以及元數(shù)據(jù)加密傳輸標準 METS（ Metadata Encoding amp。 Transmission Standard ）；電子資源保存利用網(wǎng)絡(luò) ERPANET（ Electronic Resource Preservation and Access）等。美國國防部 《 檔案管理功能要求 》（ : Records management Application）。 信息技術(shù)行業(yè)的挑戰(zhàn)與發(fā)展 IBM的內(nèi)容管理，包括影像管理、業(yè)務(wù)輸出及報表管理、媒體資產(chǎn)管理、數(shù)字資源 /流媒體管理、海量信息歸檔、數(shù)字版權(quán)保護、規(guī)則及權(quán)限管理、 Web內(nèi)容管理、業(yè)務(wù)及辦公文檔管理、信息集成管理、業(yè)務(wù)流程管理等； ECM開發(fā)的專門管理檔案文件非結(jié)構(gòu)性數(shù)據(jù)的六項技術(shù)包括：文件成像和掃描技術(shù)、綜合文件管理系統(tǒng)（ IDM）、網(wǎng)絡(luò)內(nèi)容管理包技術(shù)、表格設(shè)臵和處理軟件、數(shù)字資產(chǎn)管理軟件以及電子記錄管理技術(shù)； 微軟公司開發(fā)的 Office的 InfoPath電子表單、 sharepoint； Google、 Baidu 的搜索技術(shù)；以及羅賽達光盤等，都為信息管理發(fā)展奠定了基礎(chǔ)。 對企業(yè)來說檔案信息化建設(shè)也不僅是關(guān)注 OA系統(tǒng)的文件，而且有 ERP、PDM等多種系統(tǒng)生成多種格式、平臺和內(nèi)容的電子文件，因而電子檔案管理更為復(fù)雜。持續(xù)發(fā)展與知識抽?。辉朴嬎?、框計算、 SaaS、數(shù)據(jù)抽取。 知識抽取技術(shù)：近年來隨著信息技術(shù)的深入發(fā)展，出現(xiàn)在非結(jié)構(gòu)化文本數(shù)據(jù)處理中的知識、信息抽取技術(shù)。研究人員提出了諸如：自適應(yīng)信息抽取 Adaptive IE、開放信息抽取 Open IE、自動本體學習 Ontology Learning、基于模式的標注 PatternBased Annotation、語義標注Semantic Annotation、基于本體的信息抽取 OBIE等新思路和新方法。（另外還有人像識別的搜索技術(shù)）有人（ Philipp）對非結(jié)構(gòu)化文本中的內(nèi)容對象抽去進行了分類，將其劃分為：詞語提取、同義詞提取、概念抽取、概念層級抽取、關(guān)系抽取、關(guān)系層級生成、公理模式抽取、通用公理抽取等。還有人在研究術(shù)語抽取、 Web對象抽取、事實抽取、評價抽區(qū)、傾向抽取等。其實都是內(nèi)容抽取。還有數(shù)據(jù)記錄抽取、以及產(chǎn)品搜索、人物搜索等。 因此，必須認識數(shù)據(jù)管理技術(shù)對檔案管理的深刻影響。如果不能緊跟信息化，檔案管理有可能被邊緣化，其信息管理功能將被各種信息管理系統(tǒng)替代。而在統(tǒng)一的信息技術(shù)平臺上，以檔案信息資源優(yōu)勢整合信息管理，或是以計算機信息中心為主整合所有信息都成為可能。 IT技術(shù)發(fā)展已經(jīng)到了一個新階段：從沿著摩爾定律在速度、帶寬、存儲上的技術(shù)競爭，到群雄崛起角逐資源管理的態(tài)勢。 PDM—ERP—PLM—ILM—ECM—OA，信息資源管理已經(jīng)成為 IT大鱷覬覦的歡宴： IBM、 EMC、微軟、 SAP、ORACLE、 SUN、 HP、甚至是用友都在轉(zhuǎn)向電子信息資源的管理。 2022年，美國圣迭戈超級計算機中心 SDSC研究整合了來自超級計算機中心的檔案存儲技術(shù)、計算機科學界的數(shù)字網(wǎng)格技術(shù)、數(shù)字圖書館界的信息模型和檔案館界的保存模型，提出“基于收藏的持久檔案館” collectionbased persistent archive概念，并構(gòu)建了“持久檔案館”的原型。 SDSC認為，運用可升級、擴展的檔案存儲技術(shù)（ scalable archival storage technology）數(shù)字信息至少可保存 400年。其中與數(shù)字對象相關(guān)的上下文關(guān)系，對構(gòu)建“基于收藏的持久檔案館”來說是主導(dǎo)性問題。 ★ 應(yīng)對電子檔案管理挑戰(zhàn)的模式： 開創(chuàng)式（ ERA、 baidu）、 追蹤式 跟進式 等待式 ★ 應(yīng)對電子檔案管理挑戰(zhàn)的思路 ： —— 認識層面：信息化是覆蓋全局的戰(zhàn)略舉措，因而要關(guān)注技術(shù)發(fā)展和成長。同時，充分認識到管理電子檔案的難度和信息化之路的漫長，充分認識到檔案管理新模式形成和完善過程的持久。 —— 國家層面：應(yīng)追蹤國際先進管理、國際上新技術(shù)發(fā)展趨勢及其理念。（目前我們既缺乏國家戰(zhàn)略，也缺乏跨專業(yè)合作） ERA已有十幾年經(jīng)驗，追蹤可達到事半功倍。制定和推進信息化發(fā)展戰(zhàn)略，提出要求、采取措施。規(guī)劃與有關(guān)方面的合作。 —— 企業(yè)層面：應(yīng)主動跟進同行業(yè)或跨行業(yè)已有成果，力爭與企業(yè)信息化建設(shè)同步。（國資委正在，廣東省組織企業(yè)研究，工信部）現(xiàn)實與長遠兼顧：首先是滿足當前企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營和管理的需要。學費是成長的營養(yǎng)和代價 IT如出生嬰兒在成長，難道買一件成人服裝讓他穿？當前信息化依然處于需要持續(xù)投入成長之中。 —— 合作層面：檔案信息化建設(shè)與電子檔案管理不僅是檔案部門的任務(wù)，而且涉及多行業(yè)甚至是整個社會。需要信息技術(shù)、法律法規(guī)、軟件開發(fā)、學術(shù)科研、行政管理、企業(yè)用戶等各個方面合作。 建議與思考： 積極主動參與企業(yè)信息化進程（信息化是覆蓋全局的戰(zhàn)略舉措）； 從法規(guī)和技術(shù)兩個層面強調(diào)和看待管理電子檔案的必要性、合規(guī)性、可行性； 關(guān)注技術(shù)發(fā)展和成長； 開展合作研究，高校企業(yè)行政管理部門開發(fā)商。 堅持解放思想 推進企業(yè)檔案管理信息化 而以往的發(fā)展表明，觀念決定發(fā)展方向。思想有多遠，我們才能走多遠；眼界有多寬，事業(yè)才能做多大。在新形勢下發(fā)展檔案工作，必須要解放思想、更新觀念。 對檔案信息要建立資產(chǎn)資源觀 對工作要求要建立知識管理觀 對管理手段要樹立 IT平臺觀 對工作目標要樹立服務(wù)效益觀 對管理模式要建立管理效率觀 “ 創(chuàng)造力打敗效率是早晚的事 ” 當下的管理，至少存在兩種截然不同的管理模式：一種是試圖將所有人變成一個人，借此形成強大的組織力量；另一種則是試圖將組織力量拆分為獨立的個人，以此解放個體的獨立的創(chuàng)造力。前一種是基于傳統(tǒng)典型的工業(yè)管理，是為了實現(xiàn) “ 效率（績效） ”而工作；后一種則是基于未來的知識與信息時代的管理模式，是為了實現(xiàn) “ 創(chuàng)造力（創(chuàng)意） ” 而工作。在可以預(yù)見的未來， “ 創(chuàng)造力 ”打敗 “ 效率 ” 是早晚的事。 我認為，這兩者不是對立，而是相輔相成。創(chuàng)造力有助于提高效率效益，想提高效率必須要有創(chuàng)造力。 總之，檔案信息化任重道遠，但是面對的是無法回避的挑戰(zhàn)，也是檔案事業(yè)中必須跨越的巔峰。信息技術(shù)發(fā)展已經(jīng)清楚地表明，只有主動應(yīng)對，接受電子文件、管理電子檔案、整合信息資源，跨越信息化巔峰，檔案工作才能從必然王國走向自由王國。我們已經(jīng)慢走很多步，但必須主動跟進，不做等待式。 為未來做準備的最好辦法就是塑造未來。 The best way to be ready for the future is to invent it. （ John Scully） 謝 謝 ! Email: Tel: 010 63096737