信息與檔案管理考證輔導(dǎo)-資料下載頁
2025-01-10 05:40本頁面
【正文】 的。 3．你是宏達(dá)公司的行政秘書，公司因業(yè)務(wù)發(fā)展需要，剛剛招聘來一位辦公室秘書，擬安排其負(fù)責(zé)信息的收集、整理和傳遞工作。請你向她介紹信息收集的渠道和信息傳遞的方法。 參考答案： 介紹信息收集的渠道： 大眾傳播媒介（廣播、電視、報紙、期刊等） 圖書館 數(shù)據(jù)庫 供應(yīng)商和客戶 貿(mào)易交流活動 信息機(jī)構(gòu) 關(guān)系渠道（海關(guān)、銀行、商檢、工商、稅務(wù)、保險、統(tǒng)計等部門） 調(diào)查渠道（深入市場，實(shí)地調(diào)查） 介紹信息傳遞的方法： 1）語言傳遞（對話、座談、講座、會議、錄音、技術(shù)交流等） 2）文字傳遞（將各種信息編成文本、表格、圖表等進(jìn)行傳遞） 3）電訊傳遞（電話、傳真、電子郵件） 4）可視化輔助物傳遞（影像、投影、展示架、展示或示范、布告欄） 4．公司最近研發(fā)出幾種新產(chǎn)品，為了向社會推廣，擬在展示新產(chǎn)品期間舉行一次新聞發(fā)布會。作為秘書的你將如何為這次新聞發(fā)布會做準(zhǔn)備？ 參考答案： 要落實(shí)發(fā)布會日期、地點(diǎn)、出席名單； 準(zhǔn)備展覽用品、贈品； 制作工作人員及展覽會使用標(biāo)牌； 發(fā)請柬和資料 擬寫及印發(fā)有關(guān)信息材料 布置會場 5．小劉是華美貿(mào)易有限公司的檔案管理員，在一次檔案鑒定中，她發(fā)現(xiàn)幾份關(guān)于該公司已撤銷的一個內(nèi)部機(jī)構(gòu)的管理性文件，他當(dāng)時想，反正那個機(jī)構(gòu)已經(jīng)撤銷了，這幾份文件自然沒用了，于是，她把那幾份文件用碎紙機(jī)銷毀了。過了一段時間，公司領(lǐng)導(dǎo)想找出這幾份文件作為參考，而小劉再也無法找回來了。她這樣做對嗎？請你談?wù)剻n案鑒定工作應(yīng)從哪些方面分析檔案的保存價值。 參考答案： （ 1）小劉的做法是不對的。因為銷毀檔案應(yīng)得到檔案主管領(lǐng)導(dǎo)的批準(zhǔn)，她私自銷毀是錯誤的。再者，該公司一個內(nèi)部機(jī)構(gòu)雖然撤銷了，但其管理性文件反映了該公司的工作職能和歷史發(fā)展面貌，是重要的文件，應(yīng)該保留下來。 （ 2）鑒定檔案的價值應(yīng)從下面 7個方面來分析： 分析檔案的內(nèi)容（著重分析檔案內(nèi)容的重要性、獨(dú)特性、時效性） 分析檔案的來源（分析文件的責(zé)任者，本單位形成的文件大于外單位的） 3）分析檔案產(chǎn)生時間（產(chǎn)生的時間越早越珍貴，在重要?dú)v史時期產(chǎn)生的文件，往往具有重大價值） 4）分析檔案的名稱、稿本和外形特征 5）分析檔案的技術(shù)因素（檔案內(nèi)容和反映對象的技術(shù)水平越高，其價值越大） 6）分析檔案的功能因素 7）分析檔案的作者因素（高級領(lǐng)導(dǎo)人、重要機(jī)關(guān)、著名人物所形成的檔案，往往具有重大價值） 6．宏達(dá)科技創(chuàng)業(yè)公司新建了一幢辦公大樓，其中擬安排建立一個檔案庫房，作為檔案管理人員的你，該如何協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)選好檔案庫房的位置及布局呢？ 參考答案： 合理選擇檔案庫房位置： 1）不宜設(shè)在底層或頂層，以防潮防濕 2）不宜設(shè)在洗手間或鍋爐房的附近 3）不宜設(shè)在樓房的西側(cè)或南側(cè)，以防陽光直射 4）要與檔案人員的辦公室和生活區(qū)分開 5）門窗要加固 合理安排檔案庫房布局： 1）庫房區(qū)域應(yīng)盡可能集中，同一基本大類的檔案應(yīng)盡量安排在一個房間或幾個相鄰的房間中； 2）檔案人員辦公室、閱覽室等應(yīng)靠近庫房門口及樓梯間； 3）利用頻率較高的檔案應(yīng)存放在靠近辦公室的房間里。 7．小鐘在一擁有若干家分公司的大型企業(yè)擔(dān)任辦公室秘書，目前，公司已經(jīng)擁有比較完備的紙質(zhì)檔案檢索系統(tǒng)。為了提高檔案檢索的效率，她建議將利用頻率較高的檔案在總公司網(wǎng)站上公布，實(shí)現(xiàn)電子檢索檔案。請你替她擬定電子檔案檢索步驟。 參考答案： 1）建立網(wǎng)站。若要提供電子文件網(wǎng)絡(luò)檢索，建網(wǎng)站是第一步； 2）加工檢索信息，組織檢索數(shù)據(jù)庫。 第一步，收集數(shù)字形式的檢索工具和著錄條目，對它們之間的聯(lián)系進(jìn)行分析； 第二步，在分析的基礎(chǔ)上，設(shè)計站點(diǎn)體系結(jié)構(gòu)和導(dǎo)航方案； 第三步，根據(jù)導(dǎo)航方案，設(shè)計數(shù)據(jù)庫。 3）實(shí)現(xiàn)文件信息的共享。 再見
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