【正文】 開展多種形式的利用服務(wù) 閱檔室閱覽、外借、電話查檔、網(wǎng)絡(luò)查詢、提供復(fù)制件、陳列展覽等 ? 開展檔案編研工作 編研工作是系統(tǒng)提供檔案信息的一種服務(wù)方式，也是主動服務(wù)的一種形式。 2022/2/6 64 ? 二、檔案利用工作的要求 ? 一 )明確服務(wù)方向，堅定服務(wù)思想 推動企事業(yè)單位的改革與發(fā)展是我們的服務(wù)方向。具體的有 : ? 為資產(chǎn)與資金管理提供優(yōu)質(zhì)服務(wù) ? 為質(zhì)量管理提供科學(xué)依據(jù) ? 為技術(shù)創(chuàng)新提供條件 ? 為市場營銷提供準(zhǔn)確信息 ? 為民主管理提供有效憑證 ? 二 )熟悉檔案、了解需求 ? 如何熟悉檔案 ? 了解需要的方式 ? 三 )了解利用效果 目的有二個 ? 是為了分析開發(fā)利用的效果，總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn) ? 是通過積累和宣傳利用的效果，引起領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的重視，擴大檔案工作的影響。 2022/2/6 65 四 )正確處理利用與保密的關(guān)系 ? 利用與保密是一組矛盾，但從根本上說是一致的，都是為企事業(yè)單位的發(fā)展服務(wù)，因此片面強調(diào)任何一面都是錯誤的，關(guān)鍵是在確定開發(fā)利用范圍和保密范圍 ? 五 )正確處理利用工作與基礎(chǔ)工作的關(guān)系 ? 也就是要“兩手抓”，一手抓基礎(chǔ)、一手抓利用，因為沒有完善的基礎(chǔ)工作，就談不上利用，同樣沒有利用，基礎(chǔ)工作也就毫無意義。 2022/2/6 66 ?三、企事業(yè)單位檔案的檢索 ? 是指通過對檔案材料的內(nèi)容和形成特征的著錄，進(jìn)行檔案的信息加工，并存貯到檢索工作之中，企事業(yè)單位檔案部門借助編制的各種檢索工具，及時查找到有關(guān)檔案提供利用的過程。 ? （一）、幾種常用檢索工具及其編制方法 ? 案卷目錄 ? 全引目錄 ? 分類目錄 ? 1)按 《 檔案著錄規(guī)則 》 進(jìn)行著錄，填制卡片 ? 2)運用分類表和分類標(biāo)引對每一條目進(jìn)行標(biāo)引并按 分類表體系排列。 2022/2/6 67 ? 專題目錄 ? 1)選擇題目 ? 2)擬訂方案，包括專題內(nèi)容，分類排檢方法，專題涉及年限、地區(qū)、人員分工等。 ? 3)選材并同時填制卡片 ? 4)組織排列，按照方案中的分類排檢方法系統(tǒng)排列，不同類別之間用指引卡間隔。 ? 指南 有檔案館指南、全宗指南、專題指南，也稱檔案館介紹、全宗介紹和專題介紹。這里主要介紹全宗指南。 ? 全宗指南 用來揭示企事業(yè)單位檔案全宗的情況，采用文章敘述形式。他是作用是報道企事業(yè)單位全宗信息，提供初步查檢線索，幫助檔案管理人員熟悉全宗內(nèi)檔案的內(nèi)容與成份，更好地從事各項檔案業(yè)務(wù)工作。主要內(nèi)容包括： ? 1)立檔單位的歷史概況 企事業(yè)單位名稱及變化情況、隸屬關(guān)系、性質(zhì)職能、內(nèi)部組織機構(gòu)、主要領(lǐng)導(dǎo)人。 ? 2)全宗檔案概況 來源、數(shù)量、所屬年份、整理、鑒定、保管情況 ? 3)全宗檔案的內(nèi)容與成份 一般先劃分年度或時期，然后按照類別介紹，有特色的和價值較大的檔案應(yīng)重點介紹。 2022/2/6 68 ? 四、 企事業(yè)單位檔案利用的方式 ? （一）、檔案閱覽 通過開辟閱覽室，供利用者直接查閱利用。企事業(yè)單位檔案的利用服務(wù)方式。這是最常見的一種。 ? 閱覽服務(wù)適用范圍： ? （ 1）是數(shù)量少，不方便借出 ? （ 2）是數(shù)量少，利用比較簡單，沒必要借出 ? （ 3）有密級，不適宜借出 ? 閱覽服務(wù)的條件 ? （ 1）、硬件條件：包括閱覽桌椅、服務(wù)臺、電腦設(shè)備、視聽設(shè)備、復(fù)印機等 ? （ 2）、檢索工具 ? （ 3）、規(guī)章制度：借閱手續(xù)、閱覽須知等 ? （ 4）、要有服務(wù)人員 ? 工作人員的職責(zé)一是提供服務(wù)，二是對閱覽過程的監(jiān)護，防止損壞檔案，保證檔案安全，保護企事業(yè)單位的商業(yè)秘密。 2022/2/6 69 ? （二）、檔案外借 ? 按照一定的制度，將有關(guān)檔案借給利用者的服務(wù)方式。這是企事業(yè)單位的基本利用方式，在綜合性檔案館中不常見。 ? 適用范圍 ? （ 1）、適用于企事業(yè)單位內(nèi)部不便于離開工作崗位的利用者。 ? （ 2）、每次外借數(shù)量不宜多 ? （ 3）、外借檔案皆應(yīng)在機密級以下 ? （ 4）、機密、絕密、人事、會計等檔案一般不外借，若有需要，須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn) ? （ 5）、對易損檔案、珍貴檔案、孤本一般只提供復(fù)制件。 ? 檔案外借手續(xù) ? 企事業(yè)單位檔案借出，要辦理相關(guān)手續(xù)，填寫檔案借閱登記薄 (有標(biāo)準(zhǔn)登記薄 ) ? 企事業(yè)單位應(yīng)健全規(guī)章制度，采取必要措施，加強對借出檔案的保護。借出檔案到期未還的，應(yīng)及時催還。因工作原因不能歸還的要辦理續(xù)借手續(xù)。 2022/2/6 70 ? （ 三）、電話查檔 ? （四）、網(wǎng)絡(luò)查檔 ? 網(wǎng)絡(luò)查檔效率高，有利于保護原件。網(wǎng)絡(luò)查檔必須要的授權(quán)范圍，以保護檔案的信息安全 ? （五）、檔案復(fù)制供應(yīng) (提供各種復(fù)制本 ) ? 檔案復(fù)制供應(yīng)的內(nèi)容 ? （ 1）、為老產(chǎn)品再生產(chǎn)復(fù)制全套圖紙 ? （ 2）、為產(chǎn)品設(shè)計、工程設(shè)計配套復(fù)制標(biāo)準(zhǔn)圖、通用圖和已有的設(shè)計成圖 ? （ 3）、為科技成果進(jìn)入技術(shù)市場復(fù)制圖紙 ? （ 4）、產(chǎn)品維修、工程維修提供復(fù)制圖紙 ? （ 5）、零部件加工制作復(fù)制圖紙 ? （ 6）、為利用者提供所需證明材料提供復(fù)制件 2022/2/6 71 ? （六）、檔案陳列展覽 ? 通過向社會公眾或在單位內(nèi)部公開展示檔案原件或復(fù)制件的方式，介紹企事業(yè)單位發(fā)展情況，宣傳檔案工作、公布檔案史料。 ? 主要環(huán)節(jié)：選題、選材、總體方案、展覽制作、組織參觀、反饋信息，總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn) ? （七）、檔案咨詢服務(wù) 是提供來自檔案功與檔案有關(guān)的智能服務(wù)，既有檔案信息內(nèi)容的，也有檔案專業(yè)知識的；既有提供檔案復(fù)制件，也有深入研究的歸納性材料，檔案咨詢服務(wù)是全方位的，一條龍式的服務(wù)。 2022/2/6 72 ? 五、檔案利用的服務(wù)質(zhì)量 ? 態(tài)度方面要熱心、細(xì)心、耐心 ? 利用手段要多樣化，主動服務(wù)與被動服務(wù)相結(jié)合。 ? 工作方式要先進(jìn)化，多利用現(xiàn)代化設(shè)備。 ? 六、 檔案利用效益的計算 以量的指標(biāo)來衡量檔案利用工作，通用計算公式 J＝ αS－ C ? J 利用檔案所創(chuàng)經(jīng)濟效益 ? α 檔案作用系數(shù) (P269有表 ) ? S 利用檔案的某項工作活動獲得的全部經(jīng)濟收入 ? C 開發(fā)利用檔案的成本費用， (若小時，可忽略不計 ) (不包括檔案形成和管理費用 ) 2022/2/6 73 企事業(yè)單位檔案編研工作 ? 一、什么是檔案編研工作 ? 是以滿足企事業(yè)單位生產(chǎn)經(jīng)營、技術(shù)開發(fā)等各項工作和活動利用檔案需要為目的、以庫藏檔案為基礎(chǔ)、以匯編檔案文件匯集和編寫檔案參考資料為成果形式的一項專門工作。 ? 四個方面含義： ? 一 )檔案編研工作的目的是滿足利用檔案需要 ? 二 )檔案編研工作的物質(zhì)基礎(chǔ)是館藏檔案 ? 三 )檔案編研工作的成果形式是匯集檔案文集 ? 四 )檔案編研工作是一項專門性的工作，它不同于一般的利用服務(wù)，有專門的內(nèi)容、特點和程序 2022/2/6 74 ? 二、檔案編研工作的特點 相對于檔案館編研工作而言 ? 一 )目的方面 是為實現(xiàn)工作提供系統(tǒng)完整的檔案信息，更好地滿足本單位各部門利用檔案的需求，為本單位現(xiàn)實工作服務(wù)。 ? 二 )選題方面 一般側(cè)重于與現(xiàn)實生產(chǎn)經(jīng)營、技術(shù)開發(fā)等各項工作和活動關(guān)系比較密切的課題。 ? 三 )選材方面 主要在本單位形成的檔案中選材 ? 四 )成果價值方面 企事業(yè)單位編研成果具有較高的實用價值，能解決生活經(jīng)營中的實際問題，能起到減少投入、增加收益、降低增效等作用。 ? 五 )成果使用范圍方面 一般控制在本單位內(nèi)部使用，因為可能涉及商業(yè)秘密、專利技術(shù) 2022/2/6 75 ? 三、檔案編研工作的意義 ? 可在更大程度和更高層次上滿足利用需 求 ? 利用編研成果可不必檢索，不必調(diào)原件，有利于提高工作的效率 ? 有利于檔案人員熟悉館藏 ? 有利于檔案原件的保護 2022/2/6 76 ? 四、檔案編研工作的一般程序 ? (一 )選題 主要考慮兩個方面的因素 ? (二 )選材 ? (三 )加工編輯 ? (四 )總篡 ? (五 )審核 審核工作必須要有一個專門的臨時機構(gòu)負(fù)責(zé)，有領(lǐng)導(dǎo)、專業(yè)人員、檔案人員共同組成 2022/2/6 77 ? 五、不同加工層次檔案編研成果的介紹 ? 主要有一次加工、二次加工、三次加工 ? （一 )一次加工 是指將原始文件 (重要文件 )或復(fù)制件匯集裝訂形成的一種匯編材料。常見的有 ? 發(fā)文匯集 ? 專題匯編 ? 圖樣匯編 ? 文集 2022/2/6 78 ? （二 )二次加工 ? 通過摘錄、縮編、剪輯檔案內(nèi)容，并按照一定的要求重新組織整理，形成的概要性、介紹性材料，常見的有： ? 大事記 ? 組織機構(gòu)沿革 ? 數(shù)據(jù)匯編 2022/2/6 79 ? 三 )三次加工 依據(jù)檔案及相關(guān)資料，通過系統(tǒng)、深入分析研究，編寫形成的一種新的參考材料。他是一種深層次的檔案編研成果，對史學(xué)研究和決策研究具有參考作用。常見的有： ? 手冊 也叫指南、要覽或須知 ? 年鑒