【正文】 開展多種形式的利用服務(wù) 閱檔室閱覽、外借、電話查檔、網(wǎng)絡(luò)查詢、提供復(fù)制件、陳列展覽等 ? 開展檔案編研工作 編研工作是系統(tǒng)提供檔案信息的一種服務(wù)方式，也是主動(dòng)服務(wù)的一種形式。 2022/2/6 64 ? 二、檔案利用工作的要求 ? 一 )明確服務(wù)方向，堅(jiān)定服務(wù)思想 推動(dòng)企事業(yè)單位的改革與發(fā)展是我們的服務(wù)方向。具體的有 : ? 為資產(chǎn)與資金管理提供優(yōu)質(zhì)服務(wù) ? 為質(zhì)量管理提供科學(xué)依據(jù) ? 為技術(shù)創(chuàng)新提供條件 ? 為市場(chǎng)營(yíng)銷提供準(zhǔn)確信息 ? 為民主管理提供有效憑證 ? 二 )熟悉檔案、了解需求 ? 如何熟悉檔案 ? 了解需要的方式 ? 三 )了解利用效果 目的有二個(gè) ? 是為了分析開發(fā)利用的效果，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn) ? 是通過積累和宣傳利用的效果，引起領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的重視，擴(kuò)大檔案工作的影響。 2022/2/6 65 四 )正確處理利用與保密的關(guān)系 ? 利用與保密是一組矛盾，但從根本上說是一致的，都是為企事業(yè)單位的發(fā)展服務(wù)，因此片面強(qiáng)調(diào)任何一面都是錯(cuò)誤的，關(guān)鍵是在確定開發(fā)利用范圍和保密范圍 ? 五 )正確處理利用工作與基礎(chǔ)工作的關(guān)系 ? 也就是要“兩手抓”，一手抓基礎(chǔ)、一手抓利用，因?yàn)闆]有完善的基礎(chǔ)工作，就談不上利用，同樣沒有利用，基礎(chǔ)工作也就毫無意義。 2022/2/6 66 ?三、企事業(yè)單位檔案的檢索 ? 是指通過對(duì)檔案材料的內(nèi)容和形成特征的著錄，進(jìn)行檔案的信息加工，并存貯到檢索工作之中，企事業(yè)單位檔案部門借助編制的各種檢索工具，及時(shí)查找到有關(guān)檔案提供利用的過程。 ? （一）、幾種常用檢索工具及其編制方法 ? 案卷目錄 ? 全引目錄 ? 分類目錄 ? 1)按 《 檔案著錄規(guī)則 》 進(jìn)行著錄，填制卡片 ? 2)運(yùn)用分類表和分類標(biāo)引對(duì)每一條目進(jìn)行標(biāo)引并按 分類表體系排列。 2022/2/6 67 ? 專題目錄 ? 1)選擇題目 ? 2)擬訂方案，包括專題內(nèi)容，分類排檢方法，專題涉及年限、地區(qū)、人員分工等。 ? 3)選材并同時(shí)填制卡片 ? 4)組織排列，按照方案中的分類排檢方法系統(tǒng)排列，不同類別之間用指引卡間隔。 ? 指南 有檔案館指南、全宗指南、專題指南，也稱檔案館介紹、全宗介紹和專題介紹。這里主要介紹全宗指南。 ? 全宗指南 用來揭示企事業(yè)單位檔案全宗的情況，采用文章敘述形式。他是作用是報(bào)道企事業(yè)單位全宗信息，提供初步查檢線索，幫助檔案管理人員熟悉全宗內(nèi)檔案的內(nèi)容與成份，更好地從事各項(xiàng)檔案業(yè)務(wù)工作。主要內(nèi)容包括： ? 1)立檔單位的歷史概況 企事業(yè)單位名稱及變化情況、隸屬關(guān)系、性質(zhì)職能、內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)、主要領(lǐng)導(dǎo)人。 ? 2)全宗檔案概況 來源、數(shù)量、所屬年份、整理、鑒定、保管情況 ? 3)全宗檔案的內(nèi)容與成份 一般先劃分年度或時(shí)期，然后按照類別介紹，有特色的和價(jià)值較大的檔案應(yīng)重點(diǎn)介紹。 2022/2/6 68 ? 四、 企事業(yè)單位檔案利用的方式 ? （一）、檔案閱覽 通過開辟閱覽室，供利用者直接查閱利用。企事業(yè)單位檔案的利用服務(wù)方式。這是最常見的一種。 ? 閱覽服務(wù)適用范圍： ? （ 1）是數(shù)量少，不方便借出 ? （ 2）是數(shù)量少，利用比較簡(jiǎn)單，沒必要借出 ? （ 3）有密級(jí)，不適宜借出 ? 閱覽服務(wù)的條件 ? （ 1）、硬件條件：包括閱覽桌椅、服務(wù)臺(tái)、電腦設(shè)備、視聽設(shè)備、復(fù)印機(jī)等 ? （ 2）、檢索工具 ? （ 3）、規(guī)章制度：借閱手續(xù)、閱覽須知等 ? （ 4）、要有服務(wù)人員 ? 工作人員的職責(zé)一是提供服務(wù)，二是對(duì)閱覽過程的監(jiān)護(hù)，防止損壞檔案，保證檔案安全，保護(hù)企事業(yè)單位的商業(yè)秘密。 2022/2/6 69 ? （二）、檔案外借 ? 按照一定的制度，將有關(guān)檔案借給利用者的服務(wù)方式。這是企事業(yè)單位的基本利用方式，在綜合性檔案館中不常見。 ? 適用范圍 ? （ 1）、適用于企事業(yè)單位內(nèi)部不便于離開工作崗位的利用者。 ? （ 2）、每次外借數(shù)量不宜多 ? （ 3）、外借檔案皆應(yīng)在機(jī)密級(jí)以下 ? （ 4）、機(jī)密、絕密、人事、會(huì)計(jì)等檔案一般不外借，若有需要，須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn) ? （ 5）、對(duì)易損檔案、珍貴檔案、孤本一般只提供復(fù)制件。 ? 檔案外借手續(xù) ? 企事業(yè)單位檔案借出，要辦理相關(guān)手續(xù)，填寫檔案借閱登記薄 (有標(biāo)準(zhǔn)登記薄 ) ? 企事業(yè)單位應(yīng)健全規(guī)章制度，采取必要措施，加強(qiáng)對(duì)借出檔案的保護(hù)。借出檔案到期未還的，應(yīng)及時(shí)催還。因工作原因不能歸還的要辦理續(xù)借手續(xù)。 2022/2/6 70 ? （ 三）、電話查檔 ? （四）、網(wǎng)絡(luò)查檔 ? 網(wǎng)絡(luò)查檔效率高，有利于保護(hù)原件。網(wǎng)絡(luò)查檔必須要的授權(quán)范圍，以保護(hù)檔案的信息安全 ? （五）、檔案復(fù)制供應(yīng) (提供各種復(fù)制本 ) ? 檔案復(fù)制供應(yīng)的內(nèi)容 ? （ 1）、為老產(chǎn)品再生產(chǎn)復(fù)制全套圖紙 ? （ 2）、為產(chǎn)品設(shè)計(jì)、工程設(shè)計(jì)配套復(fù)制標(biāo)準(zhǔn)圖、通用圖和已有的設(shè)計(jì)成圖 ? （ 3）、為科技成果進(jìn)入技術(shù)市場(chǎng)復(fù)制圖紙 ? （ 4）、產(chǎn)品維修、工程維修提供復(fù)制圖紙 ? （ 5）、零部件加工制作復(fù)制圖紙 ? （ 6）、為利用者提供所需證明材料提供復(fù)制件 2022/2/6 71 ? （六）、檔案陳列展覽 ? 通過向社會(huì)公眾或在單位內(nèi)部公開展示檔案原件或復(fù)制件的方式，介紹企事業(yè)單位發(fā)展情況，宣傳檔案工作、公布檔案史料。 ? 主要環(huán)節(jié)：選題、選材、總體方案、展覽制作、組織參觀、反饋信息，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn) ? （七）、檔案咨詢服務(wù) 是提供來自檔案功與檔案有關(guān)的智能服務(wù)，既有檔案信息內(nèi)容的，也有檔案專業(yè)知識(shí)的；既有提供檔案復(fù)制件，也有深入研究的歸納性材料，檔案咨詢服務(wù)是全方位的，一條龍式的服務(wù)。 2022/2/6 72 ? 五、檔案利用的服務(wù)質(zhì)量 ? 態(tài)度方面要熱心、細(xì)心、耐心 ? 利用手段要多樣化，主動(dòng)服務(wù)與被動(dòng)服務(wù)相結(jié)合。 ? 工作方式要先進(jìn)化，多利用現(xiàn)代化設(shè)備。 ? 六、 檔案利用效益的計(jì)算 以量的指標(biāo)來衡量檔案利用工作，通用計(jì)算公式 J＝ αS－ C ? J 利用檔案所創(chuàng)經(jīng)濟(jì)效益 ? α 檔案作用系數(shù) (P269有表 ) ? S 利用檔案的某項(xiàng)工作活動(dòng)獲得的全部經(jīng)濟(jì)收入 ? C 開發(fā)利用檔案的成本費(fèi)用， (若小時(shí)，可忽略不計(jì) ) (不包括檔案形成和管理費(fèi)用 ) 2022/2/6 73 企事業(yè)單位檔案編研工作 ? 一、什么是檔案編研工作 ? 是以滿足企事業(yè)單位生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、技術(shù)開發(fā)等各項(xiàng)工作和活動(dòng)利用檔案需要為目的、以庫藏檔案為基礎(chǔ)、以匯編檔案文件匯集和編寫檔案參考資料為成果形式的一項(xiàng)專門工作。 ? 四個(gè)方面含義： ? 一 )檔案編研工作的目的是滿足利用檔案需要 ? 二 )檔案編研工作的物質(zhì)基礎(chǔ)是館藏檔案 ? 三 )檔案編研工作的成果形式是匯集檔案文集 ? 四 )檔案編研工作是一項(xiàng)專門性的工作，它不同于一般的利用服務(wù)，有專門的內(nèi)容、特點(diǎn)和程序 2022/2/6 74 ? 二、檔案編研工作的特點(diǎn) 相對(duì)于檔案館編研工作而言 ? 一 )目的方面 是為實(shí)現(xiàn)工作提供系統(tǒng)完整的檔案信息，更好地滿足本單位各部門利用檔案的需求，為本單位現(xiàn)實(shí)工作服務(wù)。 ? 二 )選題方面 一般側(cè)重于與現(xiàn)實(shí)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、技術(shù)開發(fā)等各項(xiàng)工作和活動(dòng)關(guān)系比較密切的課題。 ? 三 )選材方面 主要在本單位形成的檔案中選材 ? 四 )成果價(jià)值方面 企事業(yè)單位編研成果具有較高的實(shí)用價(jià)值，能解決生活經(jīng)營(yíng)中的實(shí)際問題，能起到減少投入、增加收益、降低增效等作用。 ? 五 )成果使用范圍方面 一般控制在本單位內(nèi)部使用，因?yàn)榭赡苌婕吧虡I(yè)秘密、專利技術(shù) 2022/2/6 75 ? 三、檔案編研工作的意義 ? 可在更大程度和更高層次上滿足利用需 求 ? 利用編研成果可不必檢索，不必調(diào)原件，有利于提高工作的效率 ? 有利于檔案人員熟悉館藏 ? 有利于檔案原件的保護(hù) 2022/2/6 76 ? 四、檔案編研工作的一般程序 ? (一 )選題 主要考慮兩個(gè)方面的因素 ? (二 )選材 ? (三 )加工編輯 ? (四 )總篡 ? (五 )審核 審核工作必須要有一個(gè)專門的臨時(shí)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)，有領(lǐng)導(dǎo)、專業(yè)人員、檔案人員共同組成 2022/2/6 77 ? 五、不同加工層次檔案編研成果的介紹 ? 主要有一次加工、二次加工、三次加工 ? （一 )一次加工 是指將原始文件 (重要文件 )或復(fù)制件匯集裝訂形成的一種匯編材料。常見的有 ? 發(fā)文匯集 ? 專題匯編 ? 圖樣匯編 ? 文集 2022/2/6 78 ? （二 )二次加工 ? 通過摘錄、縮編、剪輯檔案內(nèi)容，并按照一定的要求重新組織整理，形成的概要性、介紹性材料，常見的有： ? 大事記 ? 組織機(jī)構(gòu)沿革 ? 數(shù)據(jù)匯編 2022/2/6 79 ? 三 )三次加工 依據(jù)檔案及相關(guān)資料，通過系統(tǒng)、深入分析研究，編寫形成的一種新的參考材料。他是一種深層次的檔案編研成果，對(duì)史學(xué)研究和決策研究具有參考作用。常見的有： ? 手冊(cè) 也叫指南、要覽或須知 ? 年鑒