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2025-01-10 18:19本頁(yè)面
【正文】 贊同 ：贊同對(duì)方的說(shuō)法 ,哪怕是無(wú)足輕重的瑣事。但千萬(wàn)不要在重大問(wèn)題上屈就、誤 導(dǎo)對(duì)方 主動(dòng)負(fù)責(zé) ：承諾在一定時(shí)限內(nèi)解決來(lái)電者提出的問(wèn)題，起碼要有回復(fù) 同情 ：來(lái)電者的抱怨或要求可能是無(wú)理的，他 /她的遭遇或許也不是公司的過(guò)錯(cuò)。但是，我們必須理解對(duì)方的處境，不要吝惜你的同情 如何使溝通更得體、專業(yè)（ 21） 如何寫(xiě)一封得體的電子郵件（ 1） 在處理嚴(yán)重的投訴或進(jìn)行個(gè)別重要的商務(wù)溝通時(shí)，我們往往會(huì)采取書(shū)面溝通的方式。電子郵件已經(jīng)取代了傳統(tǒng)的信函及電報(bào)，乃至傳真成為最主要的書(shū)面溝通工具。 盡管我們寫(xiě)郵件的次數(shù)遠(yuǎn)不及打電話，但是寫(xiě)郵件往往是為了處理重要事件。因此也不容忽視。 得體的郵件不僅是公司形象的重要標(biāo)志，也是成功溝通的重要因素。 如何寫(xiě)一封得體的電子郵件（ 2）標(biāo)題 1．主題好比新聞標(biāo)題，一定不能空白，這是最失禮的 2．標(biāo)題要簡(jiǎn)短，不宜冗長(zhǎng)，但必須點(diǎn)明郵件的內(nèi)容或目的。切忌使用含義不清的標(biāo)題，如 “現(xiàn)代公司鄭總收” 3．一封信盡可能只針對(duì)一個(gè)主題，不在一封信內(nèi)談及多件事情，以便于日后歸檔 4．可適當(dāng)用使用大寫(xiě)字母或特殊字符（如“ * !” 等）來(lái)突出標(biāo)題，引起收件人注意，但應(yīng)適度，特別是不要隨便就用“緊急”之類(lèi)的字眼。 5．回復(fù)對(duì)方郵件時(shí)，可以根據(jù)回復(fù)內(nèi)容需要更改標(biāo)題，不要 RE： RE：一大串。 如何寫(xiě)一封得體的電子郵件（ 3） 開(kāi)頭和結(jié)尾 恰當(dāng)?shù)胤Q呼收件者 ： 和電話溝通一樣，郵件的開(kāi)頭要稱呼收件人，這顯得禮貌。在多個(gè)收件人的情況下可以稱呼：大家、各位。 如果對(duì)方有職務(wù)，應(yīng)按職務(wù)尊稱對(duì)方，如 ”X總 “ x經(jīng)理” 電子郵件開(kāi)頭結(jié)尾最好要都有有問(wèn)候語(yǔ) 開(kāi)頭：“你好” “您好” “大家好” “各位好” ? 結(jié)尾： “祝您工作順利” “謝謝” ? 商務(wù)電郵的正文和 聊天不一樣，行文格式必須留意如下要點(diǎn)： ?必須要分段落，使用合適的標(biāo)點(diǎn)符號(hào)，依據(jù)具體內(nèi)容和邏輯關(guān)聯(lián)，厘清段落。切忌大段文字?jǐn)D成一團(tuán) ?避免錯(cuò)別字和非正式的網(wǎng)絡(luò)用語(yǔ)，比如杯具、雷人等，或其他時(shí)髦的“火星文” ?利用合適的，相關(guān)的圖片，表格等形式來(lái)輔助闡述 ?盡量少用或不用 :) 之類(lèi)的笑臉字符，在商務(wù)信函里面這樣顯得比較輕佻 ?不要用紅字顯示人名，有些人認(rèn)為這是一種冒犯或不敬 如何寫(xiě)一封得體的電子郵件（ 4） 正文 ? 附件要有合適的具體命名，讓對(duì)方很方便地歸檔、查找。不要使用 ? 附件必須是安全的普通文檔，如 JPG格式的圖片、 Word/Excel/PPT/PDF。不要發(fā)送可執(zhí)行文件（比如 EXE結(jié)尾的文件），也不要發(fā)送非常用格式的文件（對(duì)方未必可以打開(kāi)） ? 應(yīng)在正文里面提示收件人查看附件 。 ? 如果附有多個(gè)附件，正文中應(yīng)對(duì)附件內(nèi)容做簡(jiǎn)要說(shuō)明 ? 附件數(shù)目不宜超過(guò) 4個(gè)，數(shù)目較多時(shí)應(yīng)使用 Winzip， RAR軟件打包壓縮成一個(gè)文件 。 ? 附件一般不要超過(guò) 2MB，實(shí)在過(guò)大的文件應(yīng)使用工具軟件分割成幾個(gè)小文件分批發(fā)送 如何寫(xiě)一封得體的電子郵件（ 5） 不要輕視附件 如何寫(xiě)一封得體的電子郵件（ 6） 別忘簽名 和傳統(tǒng)中文信函不一樣，商務(wù)電郵應(yīng)該有“簽名”，或者“署名”。不僅顯示出發(fā)信者的大名，還要有單位、電話。甚至可以加上你自己，或者公司的口號(hào)、座右銘。注意，這和 簽名不一樣，不要太“個(gè)性化”。 可以使用電子郵件軟件中自帶的簽名編輯功能，做完保存后每次都可以用。 如何寫(xiě)一封得體的電子郵件（ 7） 小細(xì)節(jié)提升大形象 ? 分清“收件人”和“抄送” 收件人是直接經(jīng)辦人，或者稱為“主送”。出于對(duì)尊長(zhǎng)的尊重，有時(shí)可以把收件人的上級(jí)、老板放在“抄送”欄。這樣還可以起到監(jiān)督落實(shí)的作用。 在談?wù)撘恍┎惶匾?，不涉及決策的事項(xiàng)時(shí)，不要把尊長(zhǎng)放在“收件人”欄 ?使用企業(yè)郵箱 商務(wù)電郵不要使用 郵箱，盡量使用公司郵箱或是網(wǎng)易、新浪、雅虎等主要門(mén)戶網(wǎng)站的郵箱 ?讓別人記住你 在電郵軟件的賬號(hào)設(shè)置里面設(shè)定好用戶信息（您的名字或其他稱謂）。這樣，你的郵件一進(jìn)入對(duì)方郵箱即顯示出您的名字。 “ 攀枝花分公司陳曉東 ”總要好過(guò)“ ” 非常感謝
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