[農(nóng)業(yè)]建設(shè)項(xiàng)目檔案管理-資料下載頁
2024-10-15 11:41本頁面
【正文】 時(shí)間”排列，卷內(nèi)工作性文件按“文種 —— 文號”或“文種 —— 時(shí)間”排列。 ? （二）編目 ? 1．編頁號 ? 編寫的位置：單面書寫文件在右下角；雙面書寫文件，正面在右下角，背面在左下角。各卷均從 1起編頁號。 ? 2．編制卷內(nèi)目錄。 ? 序號：用阿拉伯?dāng)?shù)字從 1起依次標(biāo)注卷內(nèi)文件材料件數(shù)的順序，一個(gè)文件一個(gè)號。 ? 文件編號：填寫文件材料的文號或圖樣的圖號，或設(shè)備代號、項(xiàng)目代號。 ? 責(zé)任者：填寫文件材料的形成部門或主要責(zé)任者。 ? 文件材料題名：即文件標(biāo)題，填寫文件材料的標(biāo)題全稱。如果文件材料缺題名或題名欠準(zhǔn)確，應(yīng)重新擬寫題名，并加上中括號。 ? 日期：填寫文件材料的形成日期。 ? 頁號：填寫每份文件材料首頁上標(biāo)注的頁號。 ? 備注：需要時(shí)填寫。 ? 3．填寫卷內(nèi)備考表。 ? ? 4．編制案卷封面和脊背。 ? 案卷題名。題名應(yīng)簡明、準(zhǔn)確地揭示卷內(nèi)文件材料的內(nèi)容，構(gòu)成：項(xiàng)目名稱 +針對內(nèi)容 +文件名稱。 ? 項(xiàng)目名稱應(yīng)與批準(zhǔn)的原立項(xiàng)、設(shè)計(jì)相符，外文資料的題名及主要內(nèi)容應(yīng)譯成中文。 ? 針對內(nèi)容應(yīng)反映出結(jié)構(gòu)、部件、階段、專業(yè)。 ? 立卷單位：填寫負(fù)責(zé)文件材料組卷的部門或項(xiàng)目負(fù)責(zé)部門。 ? 起止日期：填寫案卷內(nèi)文件材料形成的起止日期。 ? 保管期限：依據(jù)有關(guān)規(guī)定填寫組卷時(shí)劃定的保管期限。 ? 案卷脊背應(yīng)填寫檔號、案卷題名、保管期限。 ? 案卷封面及脊背的檔號，暫用鉛筆填寫，移交后由接收單位統(tǒng)一正式填寫。 ? （三）圖紙整理方法 ? 1．折疊尺寸：以 A4圖紙大小為準(zhǔn)。 ? 2．折疊要求：圖面向內(nèi)，圖簽統(tǒng)一顯示在右下角，手風(fēng)琴式折疊，圖標(biāo)外露。 ? （四）案卷裝訂要求 ? 案卷內(nèi)不應(yīng)有易銹金屬物。 ? 裝訂可采用兩種形式，但同一項(xiàng)目應(yīng)統(tǒng)一。 ? 1．文字材料整卷裝訂，圖紙不裝訂。 ? 2．單份文字材料裝訂、圖紙不裝訂。 ? 采用這種形式的案卷，應(yīng)在卷內(nèi)每份文件的首頁上方加蓋、填寫檔號章。檔號章內(nèi)容有：檔號、序號。 ? （五）匯總整理項(xiàng)目檔案的要求 ? 各施工分包單位、設(shè)計(jì)單位、監(jiān)理單位應(yīng)按照檔案整理的要求，做好各自職責(zé)范圍內(nèi)檔案的整理、目錄的編制，向業(yè)主移交。 ? 業(yè)主在接收施工各分包單位、設(shè)計(jì)單位、監(jiān)理單位移交的項(xiàng)目檔案后，應(yīng)進(jìn)行匯總整理。匯總整理的要求： ? 1．把各參建單位移交的文件材料按建設(shè)的先后階段理順； ? 2．把各施工單位移交的文件材料按單位工程理順； ? 3．給已理順案卷排列順序的項(xiàng)目檔案從 1起逐卷編制流水號； ? 4．匯總編制項(xiàng)目檔案目錄。（匯總項(xiàng)目檔案編制說明、匯總案卷目錄及相應(yīng)的卷內(nèi)目錄。） ? 七、項(xiàng)目外購設(shè)備材料的整理 ? （一）引進(jìn)設(shè)備項(xiàng)目文件材料的歸檔范圍 ? 引進(jìn)設(shè)備形成的文件材料除了形成內(nèi)購設(shè)備形成的文件材料外，還增加了各階段談判記錄和紀(jì)要、技術(shù)問題來往函電、各種專利和技術(shù)秘密轉(zhuǎn)讓協(xié)議，以及外國技術(shù)人員現(xiàn)場提供的材料等（如設(shè)備調(diào)試記錄）。 ? （二）整理 ? 1．組卷 ? 引進(jìn)設(shè)備的隨機(jī)文件一般是成冊的，且裝潢比較考究，因此總的原則是保持原貌。如果原來是成本裝訂好的，只要符合裝訂牢固、整齊要求，可以不再拆開重新裝訂，但盡量裝盒，還必須補(bǔ)上檔號、補(bǔ)上漢譯案卷題名和卷內(nèi)目錄，案卷內(nèi)沒有編號的要補(bǔ)編頁號。 ? 其他文件材料按“階段 —— 問題 —— 時(shí)間”分類組卷。 ? 2．歸類 ? 由業(yè)主保存的外購設(shè)備檔案部分，先統(tǒng)一以生產(chǎn)裝置或單臺設(shè)備為單位進(jìn)行整理，單獨(dú)編號和編制目錄，待項(xiàng)目竣工后，歸入業(yè)主單位的設(shè)備儀器檔案大類內(nèi)，按照檔案分類編號方案，在每個(gè)案卷的案卷號前加上分類號。 ? 八、檔案目錄的編制要求 ? 以項(xiàng)目為單位編制檔案目錄，如目錄較厚，也可以單位工程或?qū)I(yè)編制分類目錄。檔案目錄是為查找整套檔案提供方便的檢索工具，由項(xiàng)目檔案編制說明、案卷級目錄、卷內(nèi)目錄構(gòu)成。 ? 項(xiàng)目檔案編制說明包括兩個(gè)方面的內(nèi)容： ? 1．項(xiàng)目簡介。（ 1）項(xiàng)目的構(gòu)成，項(xiàng)目的用途，項(xiàng)目的批準(zhǔn)單位和文號、批準(zhǔn)日期；（ 2）項(xiàng)目的總投資、占地面積和走向；（ 3）項(xiàng)目的籌建、動工、試生產(chǎn)日期和正式竣工投產(chǎn)、交付使用日期；（ 4）項(xiàng)目的工藝、設(shè)備產(chǎn)品情況；（ 5）項(xiàng)目的設(shè)計(jì)、施工、安裝、監(jiān)理單位；（ 6）項(xiàng)目的單位工程總數(shù)；（ 7）其他。 * 2．項(xiàng)目檔案簡介。（ 1）項(xiàng)目檔案整理的依據(jù)性文件；（ 2）項(xiàng)目檔案包括的主要文件材料內(nèi)容；（ 3）檔案的數(shù)量；（ 4）其他需要說明的問題。
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