【導(dǎo)讀】“秘書”一詞在我國最早出現(xiàn)于漢代，最初的涵義不是指人，而是指物。秘藏的圖書資料，東漢后期設(shè)置管理這些秘藏圖書的官府“秘書監(jiān)”。主管官員“秘書令”或“秘。古代相當于現(xiàn)代秘書職位稱“史官”、“御史”、“尚書”、“掌書記”或“中書舍人”、“翰林學(xué)士”。政府實行總統(tǒng)制，下設(shè)秘書處，有秘書長一人，秘書若干。這時的秘書才真正成為現(xiàn)代意義。如國務(wù)秘書、外交秘書、內(nèi)閣官房長官等各部門首長。我國規(guī)定政府秘書屬于國家公務(wù)員，秘書長是政務(wù)類公務(wù)員，秘書的工作內(nèi)容與領(lǐng)導(dǎo)工作一致，由領(lǐng)導(dǎo)親自指派；秘書直接向。秘書與服務(wù)對象不僅有“業(yè)緣關(guān)系”還有“人情關(guān)系”。廣義的秘書工作即秘書部門的工作，也稱辦公室工作；狹。秘書人員在會上只有發(fā)言權(quán)，而無表決權(quán)。善于保守秘密成為秘書人員的首要職業(yè)道德。人洽談業(yè)務(wù)或協(xié)調(diào)工作等等，大都由秘書部門出面辦理。

　　

【正文】 的不同 ：議案限定于人大中使用，提案限定于政協(xié)中使用。 議案的寫作要求 ： 。議案的行文規(guī)范主要包括兩個方面。一是議案只能用于國家行政機關(guān)向同級國家權(quán)力機關(guān)提請審議事項，行政機關(guān)的其它事項需要與權(quán)力機關(guān)溝通時，不能使用議案行文；二是國家行政機關(guān)向同級國家權(quán)力機關(guān)提請審議事項時只能使用議案行文，而不能用其它文種行文。 。一般情況下，凡議案的提請者要到會做一些說明，并解答代表們提出的問題，因此草 擬時，一定要把理由和根據(jù)說得極其清楚，有很強的說服力。所題內(nèi)容應(yīng)是重要事項，案由要明確，案據(jù)要充分，方案要可行。行文要簡明，要一案一事。撰寫要及時，應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)上交。注意特定的格式要求。 216。 決 定 決定 ：是黨的機關(guān)和國家行政機關(guān)共同使用的文種，決定適用于對重要事項或者重大行動做出安排，獎懲有關(guān)單位及人員，變更或者撤銷下級機關(guān)不適當?shù)臎Q定事項。決定屬于下行文，一般用于上級機關(guān)對下級機關(guān)，有時本單位內(nèi)部也可使用。注： “決議 ”則只在黨的機關(guān)使用，用于經(jīng)會議討論通過的重要決策事項 。 決定的類型 ：一是指導(dǎo)性的決定，另一是關(guān)于重大事項的決定。 決定的寫作 ：決定，在結(jié)構(gòu)上由標題和正文兩大部分組成。 1．標題。決定的標題包括發(fā)文機關(guān)名稱、事由、文種三者缺一不可。如在報紙上公開發(fā)表的決定，成文日期應(yīng)標在標題之下。 2．正文的寫法。決定正文包括決定因由、決定事項兩個部分。決定因由，即作出決定的原因，有時講述事件經(jīng)過及其意義。這部分行文要求簡明扼要，邏輯嚴密，用語準確。 決定事項，通常有以下幾種表達方式 ：一是一段到底式。即不分段，一口氣寫 到底。這種方式適用于內(nèi)容單一、篇幅簡短的決定。二是分條標項式。即把決定中涉及的若干問題按照主次列成若干條項，并用數(shù)碼標出。這種形式適用于牽涉較多具體問題、事項的決定。三是小標題式。即把決定中每條的中心內(nèi)容歸納成小標題，分列于每一部分之前。這種寫法條理清晰，內(nèi)容突出。四是分部分表述式。即把全文分成若干部分，每一部分表達一個中心意思，用中文數(shù)碼標明各部分的順序。決定的最后，可根據(jù)決定事項提出執(zhí)行決定的要求、意見。表彰性的決定，則提出希望和號召。在行文上，可作為全文的單獨一段來寫，也可作為主體部分的一條來寫。 決定的寫作要求 1． 要有政策或法律依據(jù)。決定是對重要事項或者重大行動作出安排的公文，因此，在形成文件之前，要充分搞好調(diào)查研究工作，一方面要弄清實際情況；另一方面要搞清國家的政策和法律依據(jù)，使撰寫的決定既符合國家的政策和法律，又符合客觀事物的實際。 2．事實準確，語言嚴謹。決定所涉及的事實，如對重要事項或者重大行動做出安排，獎懲有關(guān)單位及人員，變更或者撤銷下級機關(guān)不適當?shù)臎Q定事項等，都要真實準確，按照事物的本來面目如實反映，既不夸大，也不縮小，以保證決定的正確性、立論的可靠性、安排部署的可行性。決定還要語言嚴謹，避免使用模棱兩可、含糊不清的話語，以免造成受文單位貫徹執(zhí)行上的困難或偏差。 216。 意 見 意見 是黨和政府頒布方針政策的一種形式，用于對重要的問題提出見解和處理辦法。在使用范圍上，一般可分為兩個方面：一是對重要的事項表明態(tài)度，提出見解和處理辦法等；二是方針政策性的意見。 意見的寫作方法 ：意見一般由標題、主送機關(guān)、正文、落款四部分組成。 。意見的標題有二種構(gòu)成形式： (1) 發(fā)文機關(guān)、發(fā)文事由和文種組成。 (2)發(fā)文事由和文種組 成。 。上行文的意見一般有主送機關(guān)，下行文的意見，執(zhí)行意圖比較明確、針對性較強的、要寫主送機關(guān)；涉及面較廣的可以不寫主送機關(guān)。 。正文一般為前言、主體、結(jié)尾三部分。前言部分一般交代提出意見的依據(jù)、目的、情況、意義等，回答 “為什么提意見 ”。前言部分常用習(xí)慣用語 “為 …… 現(xiàn)（特）提出如下意見 ”過渡到下文。主體部分是核心內(nèi)容，主要是對重要問題提出建議、主張及處理辦法等。一般采用分條列項的寫法。這部分既要講道理、明政策、通法律，又要可實施、能操作、便督查。結(jié)尾部分，提出希望或要求。 如果主體部分說清楚了，也可不寫結(jié)尾。 。落款，即標明發(fā)文機關(guān)和成文時間。由于意見帶有較強的規(guī)范性，有的意見還將發(fā)文機關(guān)和成文時間置于標題之下。 意見的寫作要求 。意見的行文方向具有多向性 ,對不同行文方向的意見 ,要掌握好文字表述時的分寸。作為上行文意見 ,應(yīng)按請示性公文的程序和要求辦理。作為平行文的意見 ,提出的意見可供對方參考。作為下行文的意見 ,文中對貫徹執(zhí)行有明確要求的 ,下級機關(guān)應(yīng)遵照執(zhí)行；無明確要求的 ,下級機關(guān)可參照執(zhí)行?？傊?,意見是供別人執(zhí)行或參照的 ,而行文對象不相同 ,表述和措詞一定要注意把握準確。 。意見的性質(zhì)和功能介于建議性報告、請示、指示性通知之間 ,其間的嚴格區(qū)別還有待深入研究 ,所以在使用意見這一文種時 ,要特別注意與相近文種的區(qū)別。 216。 通 告 通告 用于公布應(yīng)當遵守或需要周知的事項。是一文種在公務(wù)和業(yè)務(wù)管理中應(yīng)用范圍廣泛、使用頻率較高的具有知照性和一定約束力的普發(fā)性下行公文。 通告的特點 ： 1）知照性和約束力 2）專業(yè)性 3）內(nèi)容的廣泛性。通告的內(nèi)容可涉及國家的法令、政策、也可 以用來公布社會生活中的一些具體事務(wù)，如更換自行車牌照等。3）范圍的局限性。通告只能在一定范圍內(nèi)公布，讓一定范圍內(nèi)的人民群眾遵守和周知的事項。 通告的種類 ： 1）告知性通告 2）執(zhí)行性通告 通告的撰寫 ：標題、正文。正文：首先概括地寫名依據(jù)、目的，然后寫明應(yīng)當周知和遵守的事項及具體要求，最后是要求部分。 。通告的標題由發(fā)文機關(guān)名稱、事由、文種三部分組成；有的省去事由；內(nèi)容簡單或難以概括標題的，只寫 “通告 ”二字。 。通告的正文一般由三部分內(nèi)容構(gòu)成。首先寫清楚發(fā)布通告的目的和 法律的依據(jù)。接著以 “特此通告如下 ”作為過渡語，轉(zhuǎn)入第二部分內(nèi)容即通告的具體事項。第二部分一般采用分條列項的方法寫出（通告事項單一的可例外）。最后單列一段提出希望和要求，或說明實施期限和告知有效范圍。結(jié)語，一般采用 “此告 ”、 “特此通告 ”等語。 216。 通 知 通知 是一種告知性、部署性和指示性的公文。具有應(yīng)用的廣泛性，作者的無限定性、內(nèi)容的規(guī)定性等特點。通知適用于批轉(zhuǎn)下級機關(guān)的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)和不相隸屬機關(guān)的公文，傳達要求下級機關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項，任免人員等。通知 是一種使用范圍較廣的文種。凡需要特定機關(guān)和人員知道、辦理的事宜，都可以用通知。通知大部分是下行文，也有一部分是平行文，即發(fā)給不相隸屬的單位或個人。 通知的特點 ： 。通知的發(fā)文機關(guān)，幾乎不受級別的限制。大到國家級的黨政機關(guān)，小到基層的企事業(yè)單位，都可以發(fā)布通知，在內(nèi)容方面，大到全國性重大事項、法規(guī)、規(guī)章，小到單位內(nèi)部告知一般事項，都可用通知行文。在發(fā)文方式上也靈活、方便。 。上級機關(guān)向下級機關(guān)用通知行文，都明顯體現(xiàn)出指導(dǎo)性。特別是部署工作、批轉(zhuǎn)和轉(zhuǎn)發(fā)文件的通知，都在實現(xiàn) 著通知的指導(dǎo)功能，受文單位要在規(guī)定的時間內(nèi)完成通知布置的任務(wù)。 通知的種類 ：指示性通知 ,批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)、印發(fā)類通知，事物性通知 ,會議通知 ,任免通知 通知的寫法 。通知的標題的寫作有三種方式： (1)發(fā)文機關(guān)的名稱、事由和文種組成。重要通知的標題，一定要具備這三個要素，使人一看就能大致知道通知的內(nèi)容。 (2)事由和文種構(gòu)成。 (3)文種 “通知 ”作標題。這種通知，一般僅限于日常生活和工作中一些非重大事項的通知。情況特殊的通知，在標題中應(yīng)寫明，如 “緊急通知 ”、 “補充通知 ”、 “聯(lián)合 通知 ”等。 。通知的主送機關(guān)一般有兩種寫法。一種是主送機關(guān)有一個或兩、三個，這種情況，可將幾個機關(guān)的名稱全部寫上。另一種是主送機關(guān)很多，屬普發(fā)文件，這種情況采用概括的寫法。 。通知正文的基本內(nèi)容，應(yīng)該包括發(fā)布本通知的根據(jù)和緣由；通知的具體事項；落實通知的要求等。其中，通知的具體事項是正文的重點內(nèi)容。這是通知的一般寫法。由于通知的種類不同，在寫法上又略有差異。發(fā)布性通知寫法較簡單，先用一兩句話概述發(fā)文理由，再說明所發(fā)文件名稱，將該文件作為附件附后即可。轉(zhuǎn)發(fā)、批轉(zhuǎn)性通知的正 文可根據(jù)實際情況寫作，有時，用一句話引出轉(zhuǎn)發(fā)、批轉(zhuǎn)的文件，并說明轉(zhuǎn)發(fā)、批轉(zhuǎn)的根據(jù)和提出執(zhí)行要求。也可分緣由和指示兩部分來寫，緣由寫明發(fā)文的根據(jù)或表明態(tài)度，提出執(zhí)行要求；指示部分說明所轉(zhuǎn)發(fā)、批轉(zhuǎn)文件的意義，并指出具體做法，提出措施和要求。布置工作和安排活動的通知，規(guī)范性強，文字較多，需要從實際出發(fā)，力求高視點，有預(yù)見性、針對性。寫作時先概述發(fā)文的原因、目的或基本情況，再提出原則及具體明確的要求、措施、辦法等。內(nèi)容多時采用分條列項的方法來寫。告知事項的通知，是用來通報情況、傳遞信息、交代事項的，只要寫清應(yīng)知應(yīng)辦 的事項就達到了目的。如會議通知，人數(shù)較少的一般性會議通知，只需簡要寫明會議的名稱、目的、時間、地點、與會人員、準備事項（如準備材料、文件、論文等）即可。內(nèi)容比較復(fù)雜、日期較長、與會人員較多的會議，要寫清楚會議名稱、目的、議題、期限、報到時間、地點、與會人員、準備事項、食宿安排、差旅費報銷方法以及籌辦會議單位的名稱、聯(lián)系人、聯(lián)系地址、 地址、電話、傳真、電掛、去會地路線等，與會議有關(guān)的項目不能出現(xiàn)差錯和遺漏。 通知的寫作要求 ，措施具體 通知是要求受文單位了解 、協(xié)助和執(zhí)行、辦理的公文。因此，寫作時要重點突出，把道理講清楚，任務(wù)提明確，措施訂具體。只有這樣，才便于受文者在執(zhí)行、辦理中不出現(xiàn)偏差或錯誤。 (1)從使用范圍看 , “通知 ”適用于批轉(zhuǎn)下級機關(guān)的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)和不相隸屬機關(guān)的公文，傳達要求下級機關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項，任免人員等；而 “通告 ”則適用于公布社會各有關(guān)方面應(yīng)當遵守或者周知的事項。 (2)從受文對象看 ,通知的對象一般是機關(guān)或單位；通告的對象一般是社會公眾。 (3)從行文要求看 ,通知的事項一般需要辦理和 貫徹執(zhí)行；而通告的事項只需遵守和知曉即可。 通知的寫作要領(lǐng) ： 1）進一步明確使用規(guī)范。要準確把握各類通知的特點和差別，杜絕通知的 “泛化 ”。 2) 注意體式的完整。有的發(fā)文機關(guān)只注意了通知的 “通用 ”性，卻忽略了其規(guī)定性，寫起來有些隨意，這種現(xiàn)象應(yīng)該加以克服。 5）語言表達要明確。不論哪種類型的通知，都必須寫的清楚明白，不能模棱兩可，否則不利于通知內(nèi)容的知曉和執(zhí)行。 216。 通 報 通報：通報用于傳達重要情況，表彰先進，批評錯誤。 通報的作用。通報的作用主要是溝通信 息，互通情況，宣傳先進，嚴肅法紀，教育干部和群眾，以推動各項工作的開展。 通報的特征。典型性和代表性；敘事說理性；時效性和周知性 通報的寫作 。通報的標題大致有四種情況： (1)發(fā)文機關(guān)、事由、文種組成。 (2)事由和文種構(gòu)成。 (3)發(fā)文機關(guān)和文種組成。 (4)只寫 “通報 ”二字。 。通報的正文一般包括如下三個方面的內(nèi)容：（ 1）主要事實。包括事實發(fā)生的時間、地點、涉及的單位與人員、大致過程、主要情節(jié)、結(jié)果和影響等。敘述事實的基本情況要真實、準確、扼要。 要處理好詳略關(guān)系，對涉及事實本質(zhì)，對反映通報意圖直接有關(guān)的過程、情節(jié)等，應(yīng)該詳寫，其它可以略寫。要讓人們從敘述中既可很快掌握事實梗概，又能較快悟出其中的經(jīng)驗教訓(xùn)。（ 2）分析事實所包含的意義。表彰性通報，需要分析先進事跡的意義和主要人物的可貴精神，主要經(jīng)驗和值得發(fā)揚與學(xué)習(xí)點，號召大家向先進學(xué)習(xí)的具體要求等。批評性通報，應(yīng)分析產(chǎn)生問題的主客觀原因、主要教訓(xùn)，以及指出防止和杜絕今后發(fā)生類似事件的措施等。情況通報要圍繞某個問題，列舉各個方面的情況，每種情況又分別以典型材料加以說明。（ 3）結(jié)尾。通報如何結(jié)尾，這要根據(jù) 通報的性質(zhì)而定。多數(shù)情況通報不另加結(jié)尾部分，主體寫完就結(jié)束全文。有的批評性通報，習(xí)慣以 “希望引起大家的注意 ”、 “特此通報 ”等詞語結(jié)束全文。 。在通報正文的右下方署以發(fā)文機關(guān)的名稱，署名下邊寫成文的年、月、日。 通報的種類：情況通報、表彰通報 、批評通報 通報與通知的區(qū)別。通報和通知都是具有溝通情況，交流信息作用的告知性公文，二者區(qū)別在于：（ 1）目的不同。通知的目的是發(fā)布、轉(zhuǎn)發(fā)和批轉(zhuǎn)文件、安排部署工作；是要求有關(guān)單位或個人必須按照通知的事項要求去做， 具有一定強制性。而通報的目的則是表彰先進，批評錯誤，傳達重要情況，樹立典型，學(xué)習(xí)經(jīng)驗，吸取教訓(xùn)，改進工作。（ 2）對象不同。通報是對所屬人員進行普遍教育的工具，沒有特定的對象。通知部署的任務(wù)和事項極為明確，具有特定的對象。（ 3）時間不同。從制文時間來看，通知是在事前發(fā)文；通報則是事后發(fā)文。即事前通知，事后通報。 216。 報 告 報告是向上級機關(guān)匯報工作、反映情況、提出意見或建議、答復(fù)上級詢問的文種。 報告的類型 工作報告， 情況報告， 上復(fù)性報告， 提出建議、請 求批轉(zhuǎn)或轉(zhuǎn)發(fā)