【導(dǎo)讀】據(jù)史籍記載，“秘書”一詞在我國最早出。東漢初期秘書指宮中秘藏的圖書資料，東漢后期設(shè)置管理這些秘。藏圖書的官府“秘書監(jiān)”。主管官員“秘書令”或“秘書監(jiān)”，副職為“秘書丞”，分管官員為。古代相當(dāng)于現(xiàn)代秘書職位稱“史官”、“御史”、“尚書”、“掌書記”或“中書舍人”、“翰。統(tǒng)制，下設(shè)秘書處，有秘書長一人，秘書若干。這時(shí)的秘書才真正成為現(xiàn)代意義的秘書職務(wù)了。如國務(wù)秘書、外交秘書、內(nèi)閣官房長官等各部門首長。我國規(guī)定政府秘書屬于國家公務(wù)員，秘書長是政務(wù)類公務(wù)員，一般秘書是事務(wù)類公務(wù)員。秘書在我國現(xiàn)代主要是指為黨和政府機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)體或個(gè)人提供輔助管理與綜合服務(wù)的人員。秘書與服務(wù)對(duì)象不僅有“業(yè)緣關(guān)系”還有“人情關(guān)系”。者共同研究各種有關(guān)問題，但秘書人員在會(huì)上只有發(fā)言權(quán)，而無表決權(quán)。

　　

【正文】 。 標(biāo)明政府機(jī)關(guān)名稱或政府負(fù)責(zé)人職務(wù)、姓名；寫明成文時(shí)間。 議案與提案的不同 ：議案限定于人大中使用，提案限定于政協(xié)中使用。 議案的寫作要求 ： 。 議案的行文規(guī)范主要包括兩個(gè)方面。一是議案只能用于國 家行政機(jī)關(guān)向同級(jí)國家權(quán)力機(jī)關(guān)提請(qǐng)審議事項(xiàng)，行政機(jī)關(guān)的其它事項(xiàng)需要與權(quán)力機(jī)關(guān)溝通時(shí)，不能使用議案行文；二是國家行政機(jī)關(guān)向同級(jí)國家權(quán)力機(jī)關(guān)提請(qǐng)審議事項(xiàng)時(shí)只能使用議案行文，而不能用其它文種行文。 。一般情況下，凡議案的提請(qǐng)者要到會(huì)做一些說明，并解答代表們提出的問題，因此草擬時(shí)，一定要把理由和根據(jù)說得極其清楚，有很強(qiáng)的說服力。所題內(nèi)容應(yīng)是重要事項(xiàng)，案由要明確，案據(jù)要充分 ， 方案要可行。行文要簡明，要一案一事。撰寫要及時(shí) ， 應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)上交。 注意特定的格式要求。 ? 決 定 決定： 是黨的機(jī)關(guān)和國家行政機(jī) 關(guān)共同使用的文種， 決定適用于對(duì)重要事項(xiàng)或者重大行動(dòng)做出安排，獎(jiǎng)懲有關(guān)單位及人員，變更或者撤銷下級(jí)機(jī)關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng)。決定屬于下行文，一般用于上級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)，有時(shí)本單位內(nèi)部也可使用。 注：“決議”則只在黨的機(jī)關(guān)使用，用于經(jīng)會(huì)議討論通過的重要決策事項(xiàng)。 決定的類型 ：一是指導(dǎo)性的決定，另一是關(guān)于重大事項(xiàng)的決定。 決定的寫作 ： 決定，在結(jié)構(gòu)上由標(biāo)題和正文兩大部分組成。 1．標(biāo)題 。 決定的標(biāo)題包括發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、事由、文種三者缺一不可。如在報(bào)紙上公開發(fā)表的決定，成文日期應(yīng)標(biāo)在標(biāo)題之下。 2．正文的寫法 。 決定正文包括決定 因由、決定事項(xiàng)兩個(gè)部分。決定因由，即作出決定的原因，有時(shí)講述事件經(jīng)過及其意義。這部分行文要求簡明扼要，邏輯嚴(yán)密，用語準(zhǔn)確。 決定事項(xiàng)，通常有以下幾種表達(dá)方式：一是一段到底式。即不分段，一口氣寫到底。這種方式適用于內(nèi)容單一、篇幅簡短的決定。二是分條標(biāo)項(xiàng)式。即把決定中涉及的若干問題按照主次列成若干條項(xiàng)，并用數(shù)碼標(biāo)出。這種形式適用于牽涉較多具體問題、事項(xiàng)的決定。三是小標(biāo)題式。即把決定中每條的中心內(nèi)容歸納成小標(biāo)題，分列于每一部分之前。這種寫法條理清晰，內(nèi)容突出。四是分部分表述式。即把全文分成若干部分，每一部分表達(dá)一 個(gè)中心意思，用中文數(shù)碼標(biāo)明各部分的順序。決定的最后，可根據(jù)決定事項(xiàng)提出執(zhí)行決定的要求、意見。表彰性的決定，則提出希望和號(hào)召。在行文上，可作為全文的單獨(dú)一段來寫，也可作為主體部分的一條來寫。 決定的寫作要求 1． 要有政策或法律依據(jù) 。 決定是對(duì)重要事項(xiàng)或者重大行動(dòng)作出安排的公文，因此，在形成文件之前，要充分搞好調(diào)查研究工作，一方面要弄清實(shí)際情況；另一方面要搞清國家的政策和法律依據(jù)，使撰寫的決定既符合國家的政策和法律，又符合客觀事物的實(shí)際。 2．事實(shí)準(zhǔn)確，語言嚴(yán)謹(jǐn) 。 決定所涉及的事實(shí)，如對(duì)重要事項(xiàng)或者重大行動(dòng)做出安 排，獎(jiǎng)懲有關(guān)單位及人員，變更或者撤銷下級(jí)機(jī)關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng)等，都要真實(shí)準(zhǔn)確，按照事物的本來面目如實(shí)反映，既不夸大，也不縮小，以保證決定的正確性、立論的可靠性、安排部署的可行性。決定還要語言嚴(yán)謹(jǐn)，避免使用模棱兩可、含糊不清的話語，以免造成受文單位貫徹執(zhí)行上的困難或偏差。 ? 意 見 意見 是黨和政府頒布方針政策的一種形式 ，用于對(duì)重要的問題提出見解和處理辦法。在 使用范圍 上，一般可分為兩個(gè)方面：一是對(duì)重要的事項(xiàng)表明態(tài)度，提出見解和處理辦法等；二是方針政策性的意見。 意見的寫作方法： 意見一般由標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、落款 四部分組成。 。 意見的標(biāo)題有二種構(gòu)成形式： (1) 發(fā)文機(jī)關(guān)、發(fā)文事由和文種組成。 (2)發(fā)文事由和文種組成。 。 上行文的意見一般有主送機(jī)關(guān)，下行文的意見，執(zhí)行意圖比較明確、針對(duì)性較強(qiáng)的、要寫主送機(jī)關(guān)；涉及面較廣的可以不寫主送機(jī)關(guān)。 。 正文一般為前言、主體、結(jié)尾三部分。前言部分一般交代提出意見的依據(jù)、目的、情況、意義等，回答 “ 為什么提意見 ” 。前言部分常用習(xí)慣用語 “ 為 ?? 現(xiàn)（特）提出如下意見 ” 過渡到下文。主體部分是核心內(nèi)容，主要是對(duì)重要問題提出建議、主張及處理辦法等。一般采用分條列項(xiàng)的 寫法。這部分既要講道理、明政策、通法律，又要可實(shí)施、能操作、便督查。結(jié)尾部分，提出希望或要求。如果主體部分說清楚了，也可不寫結(jié)尾。 。 落款，即標(biāo)明發(fā)文機(jī)關(guān)和成文時(shí)間。由于意見帶有較強(qiáng)的規(guī)范性，有的意見還將發(fā)文機(jī)關(guān)和成文時(shí)間置于標(biāo)題之下。 意見的寫作要求 。 意見的行文方向具有多向性 ,對(duì)不同行文方向的意見 ,要掌握好文字表述時(shí)的分寸。作為上行文意見 ,應(yīng)按請(qǐng)示性公文的程序和要求辦理。作為平行文的意見 ,提出的意見可供對(duì)方參考。作為下行文的意見 ,文中對(duì)貫徹執(zhí)行有明確要求的 ,下級(jí)機(jī)關(guān)應(yīng)遵照?qǐng)?zhí)行 ；無明確要求的 ,下級(jí)機(jī)關(guān)可參照?qǐng)?zhí)行?？傊?,意見是供別人執(zhí)行或參照的 ,而行文對(duì)象不相同 ,表述和措詞一定要注意把握準(zhǔn)確。 。 意見的性質(zhì)和功能介于建議性報(bào)告、請(qǐng)示、指示性通知之間 ,其間的嚴(yán)格區(qū)別還有待深入研究 ,所以在使用意見這一文種時(shí) ,要特別注意與相近文種的區(qū)別。 公告 ，是 國家權(quán)力機(jī)關(guān) 、行政機(jī)關(guān)向國內(nèi)外鄭重宣布重大事件和決議、決定時(shí)所用的一種公文?！秶倚姓C(jī)關(guān)公 文處理辦法》： “ 向國內(nèi)外宣布重要事項(xiàng)，用 ‘ 公告 ’ 。 ” 公告使用頻率也頗高，例如國家領(lǐng)導(dǎo)人、人民代表、人大常委會(huì)委員職務(wù)的變更、任免，國家領(lǐng)導(dǎo)人的重要活動(dòng)、重大科技實(shí)驗(yàn)等均可應(yīng)用公告。 公告具有其嚴(yán)肅、莊重、權(quán)威的特點(diǎn)。它必須由特定的國家機(jī)關(guān)制發(fā)，所及內(nèi)容重大而且多能引人關(guān)注。公告也具有公開性，它可以由 大眾傳播媒介 予以廣泛展布。公告由其性質(zhì)、內(nèi)容、發(fā)布機(jī)關(guān)來區(qū)分，一般分為 國家事項(xiàng)公告和司法公告。 1. 標(biāo)題。 一般由三部分組成： “ 公告 ” 標(biāo)發(fā)文機(jī)關(guān)和文種，有時(shí)只標(biāo)文種即可：標(biāo)題如無發(fā)文機(jī)關(guān)名稱則在結(jié)尾必須落款。 “ 通告 ” 標(biāo)題一般要標(biāo)出單位或是由。 2. 正文。 包括開頭的原因，講原因目的：主體的事項(xiàng)，及告白的內(nèi)容，可以分條款寫下：最后是寫結(jié)尾，寫實(shí)施的期限、范圍以及違反如何等，也可以簡潔的提出對(duì)人民的希望，對(duì)違背者的警告等，然后再寫、或結(jié)尾只寫結(jié)束用語，如 “ 特此公告 ” 等。 3. 文 尾。 包括署名和日期。以機(jī)關(guān)名義發(fā)布，標(biāo)題如已有機(jī)關(guān)名，就不必署了。 ? 通 告 通告 用于公布應(yīng) 當(dāng)遵守或需要周知的事項(xiàng)。 是一文種在公務(wù)和業(yè)務(wù)管理中應(yīng)用范圍廣泛、使用頻率較高的具有知照性和一定約束力的普發(fā)性下行公文。 通告的特點(diǎn)： 1）知照性和約束力 2）專業(yè)性 3） 內(nèi)容的廣泛性 。 通告的內(nèi)容可涉及國家的法令、政策、也可以用來公布社會(huì)生活中的一些具體事務(wù)，如更換自行車牌照等。 3） 范圍的局限性 。 通告只能在一定范圍內(nèi)公布，讓一定范圍內(nèi)的人民群眾遵守和周知的事項(xiàng)。 通告的種類： 1） 告知性通告 2） 執(zhí)行性通告 通告的撰寫： 標(biāo)題、正文。正文：首先概括地寫名依據(jù)、目的， 然后寫明應(yīng)當(dāng)周知和遵守的事項(xiàng)及具體要求，最后是要求 部分。 。 通告的標(biāo)題由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、事由、文種三部分組成；有的省去事由；內(nèi)容簡單或難以概括標(biāo)題的，只寫 “ 通告 ” 二字。 。 通告的正文一般由三部分內(nèi)容構(gòu)成。首先寫清楚發(fā)布通告的目的和法律的依據(jù)。接著以 “ 特此通告如下 ” 作為過渡語，轉(zhuǎn)入第二部分內(nèi)容即通告的具體事項(xiàng)。第二部分一般采用分條列項(xiàng)的方法寫出（通告事項(xiàng)單一的可例外）。最后單列一段提出希望和要求，或說明實(shí)施期限和告知有效范圍。結(jié)語，一般采用 “ 此告 ” 、“ 特此通告 ” 等語。 ? 通 知 通知 是一種告知性、部署性和指示性的公文。具有 應(yīng)用的廣泛性 ， 作者的無限定 性 、 內(nèi)容的規(guī)定性 等特點(diǎn)。 通知適用于批轉(zhuǎn)下級(jí)機(jī)關(guān)的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文，傳達(dá)要求下級(jí)機(jī)關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)，任免人員等。通知是一種使用范圍較廣的文種。凡需要特定機(jī)關(guān)和人員知道、辦理的事宜，都可以用通知。通知大部分是下行文，也有一部分是平行文，即發(fā)給不相隸屬的單位或個(gè)人。 通知的特點(diǎn)： 。 通知的發(fā)文機(jī)關(guān)，幾乎不受級(jí)別的限制。大到國家級(jí)的黨政機(jī)關(guān)，小到基層的企事業(yè)單位，都可以發(fā)布通知，在內(nèi)容方面，大到全國性重大事項(xiàng)、法規(guī)、規(guī)章，小到單位內(nèi)部告知一般事項(xiàng)，都可用通知 行文。在發(fā)文方式上也靈活、方便。 。 上級(jí)機(jī)關(guān)向下級(jí)機(jī)關(guān)用通知行文，都明顯體現(xiàn)出指導(dǎo)性。特別是部署工作、批轉(zhuǎn)和轉(zhuǎn)發(fā)文件的通知，都在實(shí)現(xiàn)著通知的指導(dǎo)功能，受文單位要在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)完成通知布置的任務(wù)。 通知的種類 ：指示性通知 ,批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)、印發(fā)類通知，事物性通知 ,會(huì)議通知 ,任免通 知 通知的寫法 通知的標(biāo)題的寫作有三種方式： (1)發(fā)文機(jī)關(guān)的名稱、事由和文種組成。重要通知的標(biāo)題，一定要具備這三個(gè)要素，使人一看就能大致知道通知的內(nèi)容。 (2)事由和文種構(gòu)成。 (3)文種 “ 通知 ” 作標(biāo)題。這種通知，一般 僅限于日常生活和工作中一些非重大事項(xiàng)的通知。情況特殊的通知，在標(biāo)題中應(yīng)寫明，如 “ 緊急通知 ” 、 “ 補(bǔ)充通知 ” 、 “ 聯(lián)合通知 ” 等。 。 通知的主送機(jī)關(guān)一般有兩種寫法。一種是主送機(jī)關(guān)有一個(gè)或兩、三個(gè)，這種情況，可將幾個(gè)機(jī)關(guān)的名稱全部寫上。另一種是主送機(jī)關(guān)很多，屬普發(fā)文件，這種情況采用概括的寫法。 。 通知正文的基本內(nèi)容，應(yīng)該包括發(fā)布本通知的根據(jù)和緣由；通知的具體事項(xiàng)；落實(shí)通知的要求等。其中，通知的具體事項(xiàng)是正文的重點(diǎn)內(nèi)容。這是通知的一般寫法。由于通知的種類不同，在寫法上又略有差異。發(fā)布性通知寫法較簡單 ，先用一兩句話概述發(fā)文理由，再說明所發(fā)文件名稱，將該文件作為附件附后即可。轉(zhuǎn)發(fā)、批轉(zhuǎn)性通知的正文可根據(jù)實(shí)際情況寫作，有時(shí)，用一句話引出轉(zhuǎn)發(fā)、批轉(zhuǎn)的文件，并說明轉(zhuǎn)發(fā)、批轉(zhuǎn)的根據(jù)和提出執(zhí)行要求。也可分緣由和指示兩部分來寫，緣由寫明發(fā)文的根據(jù)或表明態(tài)度，提出執(zhí)行要求；指示部分說明所轉(zhuǎn)發(fā)、批轉(zhuǎn)文件的意義，并指出具體做法，提出措施和要求。布置工作和安排活動(dòng)的通知，規(guī)范性強(qiáng)，文字較多，需要從實(shí)際出發(fā)，力求高視點(diǎn)，有預(yù)見性、針對(duì)性。寫作時(shí)先概述發(fā)文的原因、目的或基本情況，再提出原則及具體明確的要求、措施、辦法等。內(nèi)容多時(shí) 采用分條列項(xiàng)的方法來寫。告知事項(xiàng)的通知，是用來通報(bào)情況、傳遞信息、交代事項(xiàng)的，只要寫清應(yīng)知應(yīng)辦的事項(xiàng)就達(dá)到了目的。如會(huì)議通知，人數(shù)較少的一般性會(huì)議通知，只需簡要寫明會(huì)議的名稱、目的、時(shí)間、地點(diǎn)、與會(huì)人員、準(zhǔn)備事項(xiàng)（如準(zhǔn)備材料、文件、論文等）即可。內(nèi)容比較復(fù)雜、日期較長、與會(huì)人員較多的會(huì)議，要寫清楚會(huì)議名稱、目的、議題、期限、報(bào)到時(shí)間、地點(diǎn)、與會(huì)人員、準(zhǔn)備事項(xiàng)、食宿安排、差旅費(fèi)報(bào)銷方法以及籌辦會(huì)議單位的名稱、聯(lián)系人、聯(lián)系地址、 地址、電話、傳真、電掛、去會(huì)地路線等，與會(huì)議有關(guān)的項(xiàng)目不能出現(xiàn)差錯(cuò)和遺漏 。 通知的寫作要求 ，措施具體 通知是要求受文單位了解、協(xié)助和執(zhí)行、辦理的公文。因此，寫作時(shí)要重點(diǎn)突出，把道理講清楚，任務(wù)提明確，措施訂具體。只有這樣，才便于受文者在執(zhí)行、辦理中不出現(xiàn)偏差或錯(cuò)誤。 (1)從使用范圍看 , “ 通知 ” 適用于批轉(zhuǎn)下級(jí)機(jī)關(guān)的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文，傳達(dá)要求下級(jí)機(jī)關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)，任免人員等；而 “ 通告 ” 則適用于公布社會(huì)各有關(guān)方面應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項(xiàng)。 (2)從受文對(duì)象看 ,通知的對(duì)象一般是機(jī)關(guān)或單位；通告的對(duì)象一般 是社會(huì)公眾。 (3)從行文要求看 ,通知的事項(xiàng)一般需要辦理和貫徹執(zhí)行；而通告的事項(xiàng)只需遵守和知曉即可。 通知的寫作要領(lǐng) ： 1） 進(jìn)一步明確使用規(guī)范。要準(zhǔn)確把握各類通知的特點(diǎn)和差別 ， 杜絕通知的 “ 泛化 ” 。 2) 注意體式的完整。有的發(fā)文機(jī)關(guān)只注意了通知的 “ 通用 ” 性 ， 卻忽略了其規(guī)定性 ， 寫起來有些隨意 ，這種現(xiàn)象應(yīng)該加以克服。 5） 語言表達(dá)要明確。不論哪種類型的通知 ， 都必須寫的清楚明白 ， 不能模棱兩可 ，否則不 利于通知內(nèi)容的知曉和執(zhí)行。 ? 通 報(bào) 通報(bào)： 通報(bào)用于傳達(dá)重要情況，表彰先進(jìn)，批評(píng)錯(cuò)誤。 通報(bào)的作用。 通報(bào)的作用主要是溝通信 息，互通情況，宣傳先進(jìn)，嚴(yán)肅法紀(jì)，教育干部和群眾，以推動(dòng)各項(xiàng)工作的開展。 通報(bào)的特征。 典型性和代表性 ； 敘事說理性 ； 時(shí)效性和周知性 通報(bào)的寫作 。 通報(bào)的標(biāo)題大致有四種情況： (1)發(fā)文機(jī)關(guān)、事由、文種組成。 (2)事由和文種構(gòu)成。 (3)發(fā)文機(jī)關(guān)和文種組成。 (4)只寫 “ 通報(bào) ” 二字。 。 通報(bào)的正文一般包括如下三個(gè)方面的內(nèi)容：（ 1）主要事實(shí)。包括事實(shí)發(fā)生的時(shí)間、地點(diǎn)、涉及的單位與人員、大致過程、主要情節(jié)、結(jié)果和影響等。敘述事實(shí)的基本情況要真實(shí)、準(zhǔn)確、扼要。要處理好詳略關(guān)系，對(duì)涉及事實(shí)本質(zhì)，對(duì)反映通報(bào)意圖 直接有關(guān)的過程、情節(jié)等，應(yīng)該詳寫，其它可以略寫。要讓人們從敘述中既可很快掌握事實(shí)梗概，又能較快悟出其中的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)。（ 2）分析事實(shí)所包含的意義。表彰性通報(bào)，需要分析先進(jìn)事跡的意義和主要人物的可貴精神，主要經(jīng)驗(yàn)和值得發(fā)揚(yáng)與學(xué)習(xí)點(diǎn)，號(hào)召大家向先進(jìn)學(xué)習(xí)的具體要求等。批評(píng)性通報(bào)，應(yīng)分析產(chǎn)生問題的主客觀原因、主要教訓(xùn)，以及指出防止和杜絕今后發(fā)生類似事件的措施等。情況通報(bào)要圍繞某個(gè)問題，列舉各個(gè)方面的情況，每種情況又分別以典型材料加以說明。（ 3）結(jié)尾。通報(bào)如何結(jié)尾，這要根據(jù)通報(bào)的性質(zhì)而定。多數(shù)情況通報(bào)不另加結(jié)尾部分，主體 寫完就結(jié)束全文。有的批評(píng)性通報(bào)，習(xí)慣以 “ 希望引起大家的注意 ” 、 “ 特此通報(bào) ” 等詞語結(jié)束全文。 。 在通報(bào)正文